Centro de administración: Fusionar cuentas con la User Merge (Combinación de usuarios)

Descripción general

Utilice la User Merge (Combinación de usuarios) para lo siguiente:

• Combinar dos cuentas de usuario en su plan que pertenecen a la misma persona. Es posible que una de estas cuentas se haya creado debido a un cambio de correo electrónico o cambio de dominio.

• Puede actualizar la dirección de correo electrónico principal de un usuario en su plan si aún no está asociada con un usuario fuera de su plan.

  Si la dirección de correo electrónico ingresada ya existe como cuenta de usuario de Smartsheet, esa cuenta de usuario debe ser un miembro de su plan.

• Actualizar los dominios de correo electrónico de los usuarios de su plan. La actualización de dominio podría deberse a una fusión, adquisición, desinversión, creación de marca o consolidación.

Requisitos previos

Validar y activar todos los dominios

La User Merge (Combinación de usuarios) requiere la validación y activación del dominio para todos los dominios de correo electrónico asociados con las direcciones de correo electrónico que desea combinar. Aun así, la función User Auto-Provisioning (Aprovisionamiento automático de usuarios) se puede desactivar.

El administrador del sistema que ejecuta la User Merge (Combinación de usuarios) no puede ser una de las cuentas que se combinarán. Otro administrador del sistema debe realizar la User Merge (Combinación de usuarios) de la cuenta de un administrador del sistema.

La cuenta de usuario puede existir y no estar enumerada en User Management (Administración de usuarios) (Legacy Collaborator Model [Modelo de colaborador heredado])/ User roles and reports (Funciones e informes de usuarios) (User Subscription Model [Modelo de suscripción de usuarios]) si se eliminó de la cuenta o se compartió en una hoja. Para combinar este usuario, invítelo a su cuenta y pídale que acepte la invitación para que se lo agregue a su plan como miembro activo.

Si no sabe con seguridad cuál es su tipo de modelo, aprenda cómo determinar el modelo que usa su plan.

Eliminar las funciones de aplicaciones premium

Si cualquiera de las cuentas que desea combinar tiene funciones de aplicaciones premium habilitadas, elimine esos permisos para poder combinar las cuentas. Puede reasignar las funciones de las aplicaciones premium después de combinar las cuentas.

Eliminar usuarios de los grupos de otro plan

Si alguna de las cuentas es miembro de grupos ajenos al plan actual, primero elimínela de esos grupos antes de combinarlas. Puede volver a agregarla a los grupos después de la combinación.

Descargar y configurar la plantilla de User Merge (Combinación de usuarios)

1. Inicie sesión en el Centro de administración con las credenciales actuales de su cuenta de Smartsheet.
2. Seleccione Menu (Menú) > User Management (Administración de usuarios) (Legacy Collaborator Model [Modelo de colaborador heredado])/ User Roles and Reports (Funciones e informes de usuarios) (User Subscription Model [Modelo de suscripción de usuarios]).
3. Seleccione More Actions (Más acciones) > Merge Users (Combinar usuarios)…
4. Para descargar el archivo de plantilla que utilizará para la User Merge (Combinación de usuarios), seleccione Download (Descargar)
5. En la plantilla descargada, introduzca lo siguiente:
   • En Current Login Email Address (Dirección de correo electrónico actual para el inicio de sesión), escriba las direcciones de correo electrónico de las cuentas correspondientes que deberían combinarse y cerrarse.
   • En la columna Replacement Login Email Address (Dirección de correo electrónico de reemplazo para el inicio de sesión), introduzca las direcciones de correo electrónico principales de las cuentas que desea conservar.

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6. Guarde el archivo completado y manténgalo en formato CSV.

Asegúrese de que las direcciones de correo electrónico de cada par pertenezcan a la misma persona.

Después de la combinación, la dirección de correo electrónico principal de la cuenta conservada será el valor que aparecerá en la columna Replacement Login Email Address (Dirección de correo electrónico de reemplazo para el inicio de sesión). El valor de la columna Current Login Email Address (Dirección de correo electrónico actual para el inicio de sesión) queda como una dirección de correo electrónico alternativa en la cuenta.

Puede especificar hasta 500 pares de direcciones de correo electrónico en un archivo. Si tiene que actualizar más de 500 pares de direcciones de correo electrónico, debe cargar otros archivos de combinación.

Generar una vista previa de la combinación y aplicarla

1. Inicie sesión en el Centro de administración con las credenciales actuales de su cuenta de Smartsheet.
2. En la página User Management (Administración de usuarios) (Legacy Collaborator Model [Modelo de colaborador heredado]) o User roles and reports (Funciones e informes de usuarios) (User Subscription Model [Modelo de suscripción de usuarios]), seleccione More Actions (Más acciones) > Merge users (Combinar usuarios)…
3. Cargue el archivo actualizado y seleccione Preview Merge (Vista previa de la combinación).

La opción Preview Merge (Vista previa de la combinación) valida las direcciones de correo electrónico en busca de problemas, como direcciones de correo electrónico no válidas, entradas duplicadas, dominios no validados y más. Las entradas que no indican Ready for Merge (Todo listo para la combinación) no se aplicarán, y se mostrará una solución práctica en la columna Recommendation (Recomendación).

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4. Cuando todo esté listo, seleccione Apply Merge (Aplicar combinación). Verá un mensaje de confirmación en el que se indica que el proceso de User Merge (Combinación de usuarios) está en curso.
5. Cuando finaliza el proceso de User Merge (Combinación de usuarios), los usuarios afectados reciben un correo electrónico de confirmación en el que se les informan los cambios. 

Usted también recibirá un correo electrónico con un enlace al informe que contiene los resultados de la User Merge (Combinación de usuarios), que incluye lo siguiente:

• Current Login Email Address (Dirección de correo electrónico actual para el inicio de sesión): Dirección de correo electrónico que se combinó.
• Replacement Login Email Address (Dirección de correo electrónico de reemplazo para el inicio de sesión): Dirección de correo electrónico que se conservó.
• Result (Resultado): muestra si la combinación se realizó correctamente para un usuario determinado.
• Metrics to display (Métricas que muestran): un recuento de funciones, elementos propios, elementos compartidos y membresías de grupos de la cuenta conservada.

Elementos incluidos en la User Merge (Combinación de usuarios)

Smartsheet sigue esta lógica:

Legacy Collaborator Model (Modelo de colaborador heredado) 

1. Si un usuario tiene cuentas con licencia y sin licencia, Smartsheet cierra la cuenta sin licencia. 
   • Smartsheet transfiere todos los elementos de la cuenta sin licencia a la cuenta con licencia. 
2. Si un usuario tiene dos cuentas con licencia, Smartsheet mantiene la cuenta más antigua y cierra la nueva.

User Subscription Model (Modelo de suscripción de usuarios)

1. Si un usuario tiene cuentas de Miembro y de Observador, Smartsheet cierra la cuenta de Observador.
   • Smartsheet transfiere todos los elementos de la cuenta de Observador a la cuenta de Miembro.

2. Si un usuario tiene dos cuentas de Miembro, Smartsheet mantiene la cuenta más antigua y cierra la nueva.

    

Al finalizar, Smartsheet transfiere los siguientes elementos de la cuenta cerrada a la cuenta conservada:

• Hojas, informes, espacios de trabajo y paneles a los que el usuario tiene acceso
• Grupos que son propiedad del usuario
• Membresía de grupos
• Funciones
• Direcciones de correo electrónico alternativas
• Información de perfil

En el proceso de User Merge (Combinación de usuarios), el sistema mueve los elementos del espacio de trabajo a la carpeta Transferred From (Transferido desde) .

Cuestiones para tener en cuenta

Smartsheet les pedirá a los usuarios que no pertenecen a Smartsheet que creen una cuenta si recibieron lo siguiente:

• Una invitación para editar o ver un elemento de Smartsheet
• Una alerta de un flujo de trabajo de automatización u otros desencadenadores 

Para prevenir la pérdida de flujos de trabajo de conectores de aplicación premium y los tokens de API durante la combinación de cuentas, asegúrese de lo siguiente:

• La cuenta que desea conservar tiene licencia (Legacy Collaborator Model [Modelo de colaborador heredado]) o es una cuenta de Miembro (User Subscription Model [Modelo de suscripción de usuarios]).
• La cuenta que desea cerrar no tiene licencia (Legacy Collaborator Model [Modelo de colaborador heredado]) o es una cuenta de Observador (User Subscription Model [Modelo de suscripción de usuarios]).

Elementos que no se incluyen en una User Merge (Combinación de usuarios)

• Flujos de trabajo de automatización
• Contactos
• Conectores
• Favoritos
• Tokens de API* 

* Los tokens de API se utilizan para las integraciones y aplicaciones premium, como Control Center y la aplicación Calendar. Es posible que los usuarios deban volver a autenticarse en estas aplicaciones para utilizarlas.

Deshacer User Merge (Combinación de usuarios)

Para deshacer combinación de usuarios, resalte las filas del archivo User Merge (Combinación de usuarios) que desea deshacer y póngase en contacto con el Soporte de Smartsheet. Asegúrese de adjuntar el archivo User Merge (Combinación de usuarios) a la solicitud de soporte.

Soporte de Smartsheet se pondrá en contacto con usted para confirmar la solicitud antes de realizar los cambios.

Solo se puede deshacer una combinación de usuarios si se completó en los últimos siete días.

La acción de deshacer solo devolverá parcialmente una cuenta de usuario a su estado original previo a la combinación. Solo se restablecerán los elementos que se hayan combinado. Es posible que los usuarios deban volver a autenticarse en las aplicaciones premium, solucionar los flujos de trabajo automatizados o realizar alguna otra acción.