Crear un mensaje de bienvenida personalizado, una página de ayuda o una pantalla de cambio de categoría

Existen múltiples formas de crear contenido personalizado para ayudar a su equipo a ponerse al día con Smartsheet: 

• Una pantalla de bienvenida que incluya un mensaje para los usuarios la primera vez que inician sesión.
• Una pantalla de ayuda para orientar a los miembros del equipo sobre cómo usar Smartsheet.
• Una pantalla de cambio de categoría para ayudar a los usuarios en el proceso de incorporación.

Crear una pantalla de bienvenida personalizada

La pantalla de bienvenida se muestra a los nuevos usuarios que usted invite al plan Empresarial la primera vez que inician sesión en Smartsheet y a los usuarios existentes en el próximo inicio de sesión. Puede usar la pantalla de bienvenida para mostrar los términos y condiciones internos a los usuarios, y pedirles que los acepten antes de continuar.

Para aceptar los términos y condiciones, los usuarios deben usar Smartsheet en el navegador de una computadora, y no desde la aplicación o un navegador para dispositivos móviles. Después de aceptarlos desde el navegador de una computadora, pueden utilizar la aplicación para dispositivos móviles como de costumbre.

1. Inicie sesión en el Centro de administración.
2. Seleccione el ícono de Menú en la esquina superior izquierda de la pantalla.

3. Vaya a Configuración > Marca y personalización > Páginas personalizadas y seleccione Administrar páginas de bienvenida personalizadas.

   Aparecerá la ventana Administración de la cuenta.

4. Seleccione Editar junto a Pantalla personalizada de bienvenida.
   Aparecerá la ventana Pantalla personalizada de bienvenida.
5. Seleccione la casilla Contenido personalizado habilitado a fin de activar la configuración para los usuarios.

6. Ingrese la URL segura (https://) donde se encuentra el contenido personalizado.

   No se admiten enlaces (http://) que no sean seguros ni enlaces a archivos internos. Se debe poder insertar el enlace y este debe ser accesible desde la Web. Si no se puede insertar el enlace, se producirá un error que indicará que el dominio rechazó la conexión.

7. Si lo desea, seleccione la casilla Solicite al usuario que haga clic en “Aceptar”. Cuando se selecciona esta opción, los usuarios deben marcar una casilla que indica que leyeron y comprendieron la información incluida en la pantalla de bienvenida antes de ingresar a Smartsheet.

   Puede descargar la lista de usuarios desde el Centro de administración para saber qué usuarios aceptaron los términos.

8. Seleccione Restablecer para mostrar la pantalla de bienvenida a todos los usuarios la próxima vez que inicien sesión, independientemente de que hayan visualizado versiones anteriores en el pasado.
9. Seleccione el botón Vista previa para ver cómo aparecerá la pantalla de bienvenida.
10. Seleccione Aceptar para guardar los cambios.

Personalizar una pantalla de ayuda interna

La pantalla de ayuda interna se muestra como opción en la lista desplegable cada vez que un usuario del plan Empresarial selecciona Ayuda en el extremo inferior izquierdo de Smartsheet. Puede utilizar la pantalla de ayuda para mostrarles a los usuarios qué hojas son relevantes para qué equipos, cómo participar en un flujo de trabajo o con quiénes comunicarse para obtener ayuda.

1. Inicie sesión en el Centro de administración.
2. Seleccione el ícono de Menú en la esquina superior izquierda de la pantalla.

3. Vaya a Configuración > Marca y personalización > Páginas personalizadas y seleccione Administrar páginas de ayuda personalizadas.

   Aparecerá la ventana Administración de la cuenta.

4. Seleccione el botón Editar junto a Pantalla de ayuda personalizada.
   Aparecerá la ventana Pantalla de ayuda personalizada.
5. Seleccione la casilla Enlace de Ayuda de recursos personalizados habilitado a fin de activar la configuración para los usuarios.
6. En el campo Texto del enlace de Ayuda, ingrese el nombre o una breve descripción de la pantalla de ayuda. El texto aparecerá en la lista desplegable cuando los usuarios seleccionen Ayuda en el extremo inferior izquierdo.
7. Ingrese la URL donde se encuentra el contenido de ayuda. El enlace debe ser accesible desde la Web.

8. Seleccione si desea Ejecutar en una nueva pestaña del navegador. Si no está seleccionada la opción, el contenido personalizado se muestra en un iFrame que aparece como ventana emergente dentro de la interfaz de Smartsheet. Si está seleccionada, se abrirá una nueva pestaña del navegador y se mostrará allí el contenido.

   La casilla Ejecutar en una nueva pestaña del navegador debe estar seleccionada cuando se utiliza una URL no segura (http://).

9. Seleccione el botón Vista previa para ver cómo aparecerá la pantalla de ayuda interna.
10. Seleccione Aceptar para guardar los cambios.

Crear una pantalla de cambio de categoría personalizada

Esta función solo está disponible para el Modelo de colaborador heredado. Si no sabe con seguridad cuál es su tipo de modelo, aprenda cómo determinar el modelo que usa su plan.

Aparecerá una pantalla de cambio de categoría personalizada cuando un usuario intente realizar una acción a la que no tiene acceso (por ejemplo, si intenta crear una nueva hoja).

Puede personalizar la pantalla de cambio de categoría para que incluya una página interna en la que se solicite/proporcione más información sobre cómo debe proceder el usuario con su solicitud. O bien un formulario que recopile más información sobre las necesidades del usuario en torno a Smartsheet, para que usted pueda determinar si cambia su nivel de acceso o no.

1. Inicie sesión en el Centro de administración.
2. Seleccione el ícono de Menú en la esquina superior izquierda de la pantalla.

3. Vaya a Configuración > Marca y personalización > Páginas personalizadas y seleccione Administrar páginas de bienvenida personalizadas.

   Aparecerá la ventana Administración de la cuenta.

   Esta función solo está disponible para los administradores del sistema. Si usted es administrador del sistema y no encuentra la opción Configuración de la cuenta en la ventana Administración de la cuenta, comuníquese con nuestro equipo de Soporte para obtener ayuda.

4. Seleccione el botón Editar junto a Pantalla de cambio de categoría personalizada.
   Aparecerá la ventana Pantalla de cambio de categoría personalizada.
5. Seleccione la casilla Pantalla de cambio de categoría personalizada habilitada a fin de activar la configuración para los usuarios.
6. Ingrese la URL donde se encuentra el contenido personalizado. El enlace debe ser accesible desde la Web.

7. Seleccione si desea Ejecutar en una nueva pestaña del navegador. Si no está seleccionada la opción, el contenido personalizado se muestra en un iFrame que aparece como ventana emergente dentro de la interfaz de Smartsheet. Si está seleccionada, se abrirá una nueva pestaña del navegador y se mostrará allí el contenido.

   La casilla Ejecutar en una nueva pestaña del navegador debe estar seleccionada cuando se utiliza una URL no segura (http://).

8. Seleccione el botón Vista previa para ver cómo aparecerá la pantalla de cambio de categoría.
9. Seleccione Aceptar para guardar los cambios.