Exportar una hoja, un informe o un espacio de trabajo

Comprenda cómo exportar hojas, informes o espacios de trabajo desde Smartsheet.

¿Quién puede usar esto?

Planes:

  • Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Permisos:

  • Propietario
  • Administrador
  • Editor

Averigüe si esta capacidad está incluida en Smartsheet Regions o Smartsheet Gov.

En la aplicación de Smartsheet, puede exportar cualquier hoja o informe en los siguientes formatos:

  • Microsoft Excel
  • PDF
  • Imagen (PNG) (solo diagrama de Gantt)
  • Hojas de cálculo de Google
  • Microsoft Project (solo diagrama de Gantt como XML)

Después de exportar una hoja o un informe, el navegador lo guarda en su computadora. Almacena el archivo que exportó en una carpeta según la configuración del navegador. 

La exportación no incluye todo. Se excluyen los grupos y las filas de resumen, y se descartan los archivos adjuntos. Para incluir los adjuntos, cree una copia de seguridad de la hoja.

Para localizar rápidamente el archivo exportado, abra la carpeta Descargas en su navegador. Utilice el acceso directo del teclado Ctrl + J en Windows o Command + Option + L en macOS.

Vea cómo automatizar la exportación de datos.

Puede exportar espacios de trabajo, carpetas y hojas o informes individuales.

Exportar espacios de trabajo

  1. En el panel del espacio de trabajo, seleccione el menú de tres puntos sobre el nombre del espacio de trabajo.
  2. Seleccione Exportar.

export  

Exportar carpetas

  1. En el panel del espacio de trabajo, haga clic con el botón derecho del mouse en la carpeta que desea exportar.
  2. Seleccione Exportar. 
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Exportar hojas o informes

Tiene dos opciones diferentes para exportar la hoja o el informe:

  • En la barra de navegación superior, seleccione Archivo > Exportar.
  • En el panel del espacio de trabajo, haga clic con el botón derecho del mouse en la hoja o el informe y seleccione Exportar.
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En el caso de las hojas, puede administrar la automatización de la exportación directamente desde Data Shuttle seleccionando Conexiones > Crear flujo de trabajo o Administrar flujos de trabajo en la barra de navegación superior.

Como alternativa, para las hojas, puede cambiar a la vista de tabla desde la opción para cambiar vistas en la barra de herramientas superior y seleccionar Integraciones de datos > Crear flujo de trabajo (o Administrar flujos de trabajo). En el panel Integraciones de datos a la derecha, puede programar la importación y exportación de datos desde Smartsheet y sistemas de almacenamiento compatibles.

Generar exportaciones recurrentes

Para enviarse o enviar a otras personas una versión PDF o Excel de su hoja o informe por correo electrónico de forma recurrente, consulte los siguientes artículos de ayuda:

Exportar a Microsoft Excel

Para exportar cualquier hoja o informe de Smartsheet a Microsoft Excel, seleccione Archivo > Exportar > Exportar a Microsoft Excel.

Es posible que los datos exportados no se muestren en Excel tal como lo hacen en Smartsheet. Aquí se incluye una lista de las principales diferencias:

  • Diagramas de Gantt: Excel no admite el formato de diagrama de Gantt. Cuando se exporta un diagrama de Gantt, solo se transfiere la lista de tareas en la que está basado.
  • Fórmulas:Las fórmulas no se conservan debido a las diferencias entre la sintaxis de las fórmulas de Excel y las de Smartsheet. Para solucionarlo, elimine el signo igual al principio de las fórmulas para almacenarlas como textos y, a continuación, guarde la hoja. Una vez que abra el archivo de Excel, puede volver a colocar el signo igual y modificar la sintaxis para que las fórmulas funcionen en Excel.
  • Comentarios y resúmenes de hojas: Aparecen en el libro de trabajo exportado en pestañas distintas.

  • Informes: Se limitan a 20 000 filas. Si el informe tiene más de 20 000 filas, puede crear varios informes que contengan una menor cantidad de filas y exportar cada uno en un archivo de Excel individual. Obtenga más información en el artículo “Trabajar con hojas de origen en informes”.

    Si se aplica una clasificación a su informe, es posible que se exporten menos de 20 000 filas.

  • Tipos de columnas: Excel no admite tipos de columnas desplegables, de lista de contactos, de casilla de verificación ni de símbolos (bolas de Harvey, etc.). Solo se exportarán los valores de texto cuando exporte hojas en las que se utilicen estos tipos de columnas. Los valores en los tipos de columnas booleanas (casilla de verificación, etc.) se exportarán como Verdaderos o Falsos, en función del estado del elemento en la celda.

Exportar a una imagen (formato PNG)

Para exportar cualquier hoja o informe que incluya un diagrama de Gantt al formato PNG, siga estos pasos:

  1. Abra la hoja que quiera exportar. 
  2. En la barra de herramientas, cambie la hoja o el informe a vista de Gantt. 
  3. Seleccione Archivo > Exportar > Exportar Gantt a imagen (PNG).
  4. En la sección Selección del formulario Exportar Gantt a imagen (PNG), elija exportar toda la hoja o las filas seleccionadas.
    • Si la opción Filas seleccionadas no está disponible, cierre el formulario Exportar Gantt a imagen (PNG), seleccione las filas para imprimir y vuelva a abrir el formulario.
  5. Seleccione las columnas que desea incluir en la imagen en la sección Opciones. 
    • De manera predeterminada, solo se incluye la columna primaria, pero puede seleccionar el nombre de la columna primaria o el botón Editar para incluir columnas adicionales.

Personalizar la línea de tiempo impresa en la exportación de imágenes

Si utiliza un Intervalo de fechas personalizado, el intervalo depende de la opción de Visualización de la línea de tiempo que seleccione. Por ejemplo, en el formulario Configuración del proyecto, estableció el Encabezado primario de la visualización de la línea de tiempo en Años. También eligió el 1 de marzo como fecha de inicio y el 30 de junio como fecha de finalización. En el PDF, se mostrará un año completo debido a su elección de línea de tiempo.

Para limitar la línea de tiempo impresa, en la pestaña Visualización de la línea de tiempo del formulario Configuración del proyecto, cambie la opción de encabezado primario por Trimestres o Semanas. Para obtener más información, consulte el artículo “Configuración del proyecto en las hojas”.

Exportar a Hojas de cálculo de Google

Para exportar cualquier hoja o informe de Smartsheet a Hojas de cálculo de Google, seleccione Archivo > Exportar > Exportar a hojas de cálculo de Google.

De forma similar a los archivos exportados en Excel, los archivos exportados a Hojas de cálculo de Google no aparecerán exactamente como lo hacen en Smartsheet. Aquí se incluye una lista de las principales diferencias:

  • Diagramas de Gantt: Hojas de cálculo de Google no admite el formato de diagrama de Gantt. Si exporta un diagrama de Gantt a Google, solo se transfiere la lista de tareas.
  • Tipos de columnas: Hojas de cálculo de Google no admite columnas desplegables, de listas de contactos, de casillas de verificación ni de símbolos (bolas de Harvey, etc.). Solo se exportarán los valores de texto cuando exporte hojas en las que se utilicen estos tipos de columnas. Los valores en las columnas booleanas (casilla de verificación, etc.) se exportarán como Verdaderos o Falsos en función del estado del elemento en la celda.
  • Resúmenes de hojas: Estos aparecen en una pestaña distinta en el libro exportado.

  • Fórmulas: La sintaxis de las fórmulas de Smartsheet difiere de la de Hojas de cálculo de Google. Por lo tanto, las fórmulas no se conservan. 

    Para solucionarlo, elimine el signo igual al principio de las fórmulas para almacenarlas como textos y, a continuación, guarde la hoja. Una vez que abra la hoja de Google, puede volver a colocar el signo igual y modificar la sintaxis para que la fórmula funcione en Hojas de cálculo de Google.

  • Para revocar el acceso de Smartsheet o cambiar la cuenta de Google a la que exporta un archivo, lea las instrucciones de Google para eliminar el acceso al sitio o a la aplicación.

¿No encuentra su descarga? Revise su Google Drive personal. Ahí es donde Smartsheet coloca sus exportaciones.

Exportar a Microsoft Project

Cualquier hoja con un diagrama de Gantt puede exportarse a un formato de Microsoft Project. Esta opción no está disponible para los informes.

  1. Abra la hoja que quiera exportar.
  2. En la barra de herramientas, cambie la hoja a Vista de Gantt. 
  3. Seleccione Archivo > Exportar > Exportar a MS Project para descargar la hoja en formato XML.
  4. Abra Microsoft Project para importar el archivo XML.

Dado que Smartsheet y Microsoft Project tienen funcionalidades distintas, la hoja exportada puede mostrarse diferente en cualquiera de las aplicaciones. En estos casos, tal vez quiera copiar datos de un programa y pegarlos en otro usando los accesos directos del teclado Ctrl + C y Ctrl + V (Windows) o Command + C y Command + V (macOS).

Exportar a PDF

Para exportar una hoja o un informe al formato PDF, seleccione Archivo > Exportar > Exportar a PDF. 

Si exporta una hoja o un informe en formato PDF, puede configurar su diseño y elegir qué columnas incluir.

En la sección Opciones del formulario Configuración de PDF, no puede elegir qué columnas incluir en el archivo PDF si la hoja o el informe no está en el modo vista de Gantt. Obtenga más información sobre cómo imprimir una hoja o un informe desde Smartsheet.