Exportar una hoja o un informe

En Smartsheet, pueden exportarse todo tipo de hojas o informes.

Smartsheet admite la exportación en los siguientes formatos:

La hoja o el informe exportados se guardarán en una ubicación de su equipo según las configuraciones establecidas para su navegador.

CONSEJO: Para encontrar rápidamente el archivo exportado, use el acceso rápido de teclado Ctrl+J en Windows o Command+Option+L en una Mac para abrir la carpeta Descargas correspondiente a su navegador.

No se incluyen los adjuntos en la exportación

Para incluir adjuntos, cree una copia de seguridad de la hoja. Para obtener más información sobre cómo realizar una copia de seguridad de una hoja, consulte Crear una copia de seguridad de sus datos de Smartsheet.


Exportar a Microsoft Excel

Para exportar cualquier hoja o informe desde Smartsheet para usar en Microsoft Excel, haga clic en Archivo > Exportar > Exportar a Excel.

Es posible que los datos exportados no se muestren en Excel tal como lo hacen en Smartsheet. Aquí se incluye una lista de las principales diferencias:

  • Se excluyen los diagramas de Gantt Excel no admite el formato de diagrama de Gantt. Al exportar un diagrama de Gantt a Excel, solo se exportará la lista de tareas en la cual se basa.
  • No se conservan las fórmulas Debido a las diferencias entre las sintaxis de las fórmulas de Excel y de Smartsheet, las fórmulas tampoco se conservan al ser exportadas.

    Para solucionarlo, puede guardar fórmulas como texto, para lo cual deberá eliminar el signo igual de la parte de adelante de la hoja y, luego, guardar la hoja. Una vez que abra el archivo Excel, puede volver a colocar el signo igual y modificar la sintaxis para que la fórmula funcione en Excel.
  • Los comentarios se muestran en una ficha individual Encontrará comentarios en la segunda ficha del libro de trabajo exportado.
  • Los informes se limitan a 20 000 filas Si su informe tiene más de 20 000 filas, puede crear múltiples informes que contengan una menor cantidad de filas y exportar cada informe en un archivo Excel individual.Para obtener más información sobre cómo trabajar con informes, consulte la sección Crear informes.

    NOTA: Si se aplica una clasificación a su informe, podrán exportarse menos de 20 000 filas.
  • No todas los tipos de columnas son compatibles con Excel. Excel no admite tipos de columnas desplegables, de contacto, de casilla de verificación o símbolos (bolas de Harvey, banderas, etc.). Cuando exporte hojas en las que se utilicen estos tipos de columnas, solo se exportarán los valores de texto. Los valores en los tipos de columnas booleanas (por ejemplo, casilla de verificación) se exportarán como verdaderos o falsos, en función del estado del elemento en la celda.

Exportar a PDF

Puede exportar cualquier hoja o informe de su cuenta de Smartsheet a un formato PDF.

NOTA: Si tiene imágenes en la cuadrícula de la hoja, las primeras 100 imágenes se incluirán en el PDF. Se incluirá el nombre de las imágenes adicionales en la cuadrícula, en lugar de la imagen en sí.

  1. Abra la hoja que quiera exportar.
  2. Haga clic en Archivo > Exportar > Exportar a PDF.

    Aparecerá el formulario Configurar impresión (PDF). Para más instrucciones sobre cómo configurar la apariencia del PDF, consulte nuestro artículo Cómo imprimir hojas.
  3. Puede elegir exportar la Hoja completa o las Filas seleccionadas. (Si la opción Filas seleccionadas no está disponible, cierre el formulario Configuración de PDF, seleccione las filas para imprimir y vuelva a abrir el formulario.)
  4. Si desea imprimir un diagrama de Gantt o un calendario, puede incluir todas las fechas en el PDF o seleccionar un rango de fechas personalizado para imprimir.
  5. Puede elegir imprimir a Escala o con la opción Ajustar al ancho.

    Puede cambiar el valor del porcentaje en el campo Escala para aumentar o disminuir el tamaño de los datos del PDF. Seleccionar Ajustar al ancho disminuirá el tamaño de los datos de manera tal que se ajusten al ancho de una sola página.
     
  6. Seleccione cualquiera de las opciones adicionales y luego haga clic en Aceptar.

La hoja comenzará a descargarse en su explorador como un archivo PDF.

CONSEJOS:

  • Para exportar una Vista de calendario de una hoja, abra dicha vista y, luego, haga clic en el ícono de la impresora en la barra de herramientas superior.
  • Si su hoja incluye un diagrama de Gantt que quisiera excluir del PDF, cambie a la Vista de cuadrícula con el ícono en la barra de herramientas a la izquierda.
  • Al usar la opción Rango de fechas personalizado, el intervalo temporal que se muestra dependerá de la opción de visualización de escala de tiempo primaria, por ejemplo, si la visualización de escala de tiempo primaria es Años y usted elige el 1.º de marzo como la fecha de inicio y el 30 de junio como la fecha de finalización, el PDF resultante mostrará un año completo debido a su elección de escala de tiempo primaria. Para limitar la escala de tiempo impresa, cambie la opción Escala de tiempo primaria por Trimestres o Semanas. Para obtener más información, consulte Modificar las dependencias y la configuración de Gantt.

Exportar a una imagen (formato PNG)

Cualquier hoja o informe que incluya un diagrama de Gantt puede exportarse a una imagen (formato PNG):

  1. Abra la hoja que quiera exportar y asegúrese de que la hoja esté en la Vista de Gantt (haga clic en Vista de Gantt a la izquierda de la barra de herramientas superior).
  2. Haga clic en Archivo > Exportar > Exportar diagrama de Gantt a una imagen (PNG) para mostrar el formulario Exportar Gantt a imagen.
  3. Puede elegir exportar la Hoja completa o las Filas seleccionadas. (Si la opción Filas seleccionadas no está disponible, cierre el formulario Gantt a imagen, seleccione las filas para imprimir y vuelva a abrir el formulario).
  4. Elija incluir Todas las fechas o seleccione un Rango de fechas personalizado para que aparezcan en la imagen exportada.
  5. Seleccione las columnas que desea incluir en la imagen en la sección Opciones.

    De manera predeterminada, solo se incluye la columna primaria, pero puede hacer clic en el nombre de la columna primaria o en el botón Editar para incluir columnas adicionales.

CONSEJO: Al usar la opción Rango de fechas personalizado, el intervalo temporal que se muestra dependerá de la opción de visualización de escala de tiempo primaria, por ejemplo, si la visualización de escala de tiempo primaria es Años y usted elige el 1.º de marzo como la fecha de inicio y el 30 de junio como la fecha de finalización, el PDF resultante mostrará un año completo debido a su elección de escala de tiempo primaria. Para limitar la escala de tiempo impresa, cambie la opción Escala de tiempo primaria por Trimestres o Semanas. Para obtener más información, consulte Modificar las dependencias y la configuración de Gantt.


Exportar a hoja de Google

Para exportar cualquier hoja o informe desde Smartsheet para usar en Hojas de Google, haga clic en Archivo > Exportar > Exportar a Hojas de Google.

NOTAS:

  • Dado que las Hojas de Google no son compatibles con el formato de un diagrama de Gantt, al exportar un diagrama de Gantt a Google, solo se exportará la lista de tareas.
  • Hojas de Google no admite ciertos tipos de columnas: Desplegable, Contacto, Casilla de verificación, Símbolos (bolas de Harvey, banderas, etc.)Cuando exporte hojas en las que se utilicen estos tipos de columnas, solo se exportarán los valores de texto. Los valores en los tipos de columnas booleanas (por ejemplo, casilla de verificación) se exportarán como verdaderos o falsos, en función del estado del elemento en la celda.
  • Debido a la diferencia entre las sintaxis de las fórmulas de Google y Smartsheet, las fórmulas tampoco se conservan al ser exportadas. Para solucionarlo, puede guardar fórmulas como texto, para lo cual deberá eliminar el signo igual de la parte de adelante de la hoja y, luego, guardar la hoja. Una vez que abra la hoja de Google, puede volver a colocar el signo igual y modificar la sintaxis para que la fórmula funcione en Hojas de Google.

Exportar a Microsoft Project

Cualquier hoja con un diagrama de Gantt puede exportarse a un formato de Microsoft Project. Esta opción no está disponible para los informes.

  1. Abra la hoja que quiera exportar y asegúrese de que la hoja esté en la Vista de Gantt (haga clic en Vista de Gantt a la izquierda de la barra de herramientas superior).
  2. Haga clic en Archivo > Exportar > Exportar a MS Project para descargar la hoja en formato XML.
  3. Abra Microsoft Project para importar el archivo XML.

NOTA: Dado que Smartsheet y Microsoft Project tienen funcionalidades distintas, la hoja exportada puede mostrarse diferente en cualquiera de las aplicaciones. En estos casos, tal vez quiera copiar datos de un programa y pegarlos en otro usando los accesos directos de teclado Ctrl+C y Ctrl+V (Windows) o Command+C y Command+V (Mac).

Para obtener más información sobre cómo copiar y pegar, consulte el artículo de ayuda Usar la función de copiar y pegar.