Exportar una hoja o un informe desde Smartsheet

Es posible exportar cualquier hoja o informe de Smartsheet.

Smartsheet admite la exportación a los siguientes formatos:

La hoja o el informe exportados se guardarán en su computadora en función de la configuración establecida en su navegador.

CONSEJO: Para localizar rápidamente el archivo exportado, utilice el atajo de teclado Ctrl + J en Windows o Command + Option + L en Mac para abrir la carpeta Descargas de su navegador.

NOTA: Cuando exporte una hoja, no se incluirán los adjuntos. Para incluir adjuntos, cree, en cambio, una copia de respaldo de la hoja. Para obtener más información sobre cómo realizar una copia de seguridad de una hoja, consulte Cómo crear una copia de seguridad de sus datos de Smartsheet.


Exportar a Microsoft Excel

Para exportar una hoja o un informe desde Smartsheet para usar en Microsoft Excel, haga clic en Archivo > Exportar > Exportar a Excel.

NOTA: Los datos exportados no aparecerán en Excel tal como lo hacen en Smartsheet. En la siguiente tabla, se muestran las principales diferencias.

Los diaframas de Gantt quedan excluidosExcel no admite un formato de diagrama de Gantt. Al exportar un diagrama de Gantt a Excel, solo se exportará la lista de tareas en la que está basado.
No se conservan las fórmulasDebido a las diferencias entre las sintaxis de las fórmulas de Excel y de Smartsheet, las fórmulas no se conservan al ser exportadas.

Para solucionar este problema, puede almacenar fórmulas como texto, para lo cual debe eliminar el signo de igual ubicado delante de la fórmula y, luego, guardar la hoja. Una vez que abra el archivo Excel, puede volver a colocar el signo igual y modificar la sintaxis para que la fórmula funcione en Excel.
Las filas filtradas o contraídas se ocultarán en ExcelSi las filas están filtradas o contraídas en la hoja, también estarán ocultas en la exportación en Excel.

Para mostrar las filas en Excel: haga clic en el icono Seleccionar todo, ubicado en el extremo superior izquierdo de la hoja, haga clic con el botón derecho del mouse en un número de fila, y, luego, haga clic en Mostrar.
Los comentarios aparecen en otra fichaLos comentarios de debate pueden encontrarse en la segunda ficha del libro de trabajo que se exportó.
Los informes se limitan a 20,000 filasÚnicamente las primeras 20,000 filas se incluirán en el documento Excel.

Si el informe tiene más de 20,000 filas, cree varios informes que contengan una menor cantidad de filas y exporte cada uno de los informes como un archivo Excel individual.

Para obtener más información sobre cómo trabajar con los informes, consulte Cómo crear informes.
No todos los tipos de columnas son compatibles en Excel

Excel no admite ciertos tipos de columnas, como Lista desplegable, Contacto, Casilla de verificación, Símbolos (bolas de Harvey, banderas, etc.).

Cuando exporte hojas en los que se utilicen estos tipos de columnas, solo se exportarán valores de texto. Los valores de los tipos de columnas booleanas (por ejemplo, casilla de verificación) se exportarán como verdadero o falso en función del estado que tenga el elemento en la celda.

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Exportar a hoja de cálculo de Google

Para exportar una hoja o un informe desde Smartsheet para utilizarlo en una hoja de cálculo de Google, haga clic en Archivo > Exportar > Exportar a hoja de cálculo de Google.

NOTAS:

  • Dado que las hojas de cálculo de Google no son compatibles con el formato de un diagrama de Gantt, al exportar un gráfico de Gantt a Google, solo se exportará la lista de tareas.
  • Las hojas de cálculo de Google no admiten ciertos tipos de columnas, como Lista desplegable, Contacto, Casilla de verificación, Símbolos (bolas de Harvey, banderas, etc.). Cuando exporte hojas en los que se utilicen estos tipos de columnas, solo se exportarán valores de texto. Los valores de los tipos de columnas booleanas (por ejemplo, casilla de verificación) se exportarán como verdadero o falso en función del estado que tenga el elemento en la celda.
  • Debido a las diferencias entre la sintaxis de las fórmulas de las hojas de cálculo de Google y de Smartsheet, las fórmulas no se conservan al ser exportadas. Para solucionar este problema, puede almacenar fórmulas como texto, para lo cual debe eliminar el signo de igual ubicado delante de la fórmula y, luego, guardar la hoja. Una vez que abra el archivo Excel, puede volver a colocar el signo igual y modificar la sintaxis para que la fórmula funcione en Excel.


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Exportar a PDF

Puede exportar cualquier hoja o informe de su cuenta de Smartsheet a un formato PDF.

NOTA: Si tiene imágenes en la cuadrícula de la hoja, las primeras 100 imágenes se incluirán en el PDF. El nombre de las imágenes adicionales se incluirá en la cuadrícula, en lugar de la imagen en sí.

  1. Abra la hoja que desea exportar y haga clic en Archivo > Exportar > Exportar a PDF.

    Aparecerá el formulario Configurar impresión (PDF). Para obtener más instrucciones sobre cómo configurar la apariencia del PDF, consulte nuestro artículo Cómo imprimir hojas.
  2. Puede elegir exportar la hoja completa o solo las filas seleccionadas. (Si la opción Filas seleccionadas no está disponible, cierre el formulario Configuración de PDF, seleccione las filas para imprimir y vuelva a abrir el formulario).
  3. Si desea imprimir un diagrama de Gantt o un calendario, puede incluir todas las fechas en el PDF o puede seleccionar un intervalo de fechas personalizado para imprimir.
  4. Puede elegir imprimir a Escala o con la opción Ajustar al ancho.

    Puede cambiar el valor del porcentaje en el campo Escala para aumentar o disminuir el tamaño de los datos del PDF. Al seleccionar Ajustar al ancho, disminuirá el tamaño de los datos de modo tal que se ajuste al ancho de una sola página.
     
  5. Seleccione cualquier otra opción y luego haga clic en Aceptar.

La hoja comenzará a descargarse en su navegador como un archivo PDF.

CONSEJOS: 

  • Para exportar una vista de calendario de una hoja, ábrala en esa vista y, luego, haga clic en el icono de la impresora de la barra de herramientas superior.
  • Si la hoja incluye un diagrama de Gantt que le gustaría excluir del PDF, cambie a la vista de cuadrícula mediante el uso del icono ubicado en la barra de herramientas izquierda.
  • Si decide usar la opción Intervalo de fechas personalizado, el intervalo temporal que se muestre dependerá de la opción de visualización de escala de tiempo primaria, por ejemplo, si la visualización de escala de tiempo primaria es Años y usted elige el 1 de marzo como la fecha de inicio y el 30 de junio como la fecha de finalización, el PDF resultante mostrará, de todas formas, un año completo debido a su elección de escala de tiempo primaria. Para limitar la escala de tiempo impresa, cambie la opción de Escala de tiempo primaria por Trimestres o Semanas. Para obtener más información, consulte Modificar configuración de dependencias y diagramas de Gantt.

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Exportar a Microsoft Project

Cualquier hoja que incluya un diagrama de Gantt puede exportarse a un formato de Microsoft Project. 

  1. Abra la hoja que desea exportar y asegúrese de que la hoja se encuentre en la vista de Gantt (haga clic en vista de Gantt ubicada a la izquierda de la barra de herramientas superior).
  2. Seleccione Archivo > Exportar > Exportar a MS Project para descargar la hoja en formato XML.

Abra Microsoft Project para importar el archivo XML.

NOTA: Dado que Smartsheet y Microsoft Project tienen funcionalidades distintas, la hoja exportada puede mostrarse diferente en cualquiera de las aplicaciones. En estos casos, puede copiar los datos desde una y pegarlos en la otra con las teclas de acceso rápido Ctrl + C y Ctrl + V (Windows) o Command + C y Command + V (Mac).

Para obtener más información sobre el uso de la función copiar y pegar, consulte el artículo de ayuda Uso de la función copiar y pegar.

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Exportar a imagen (formato PNG)

Cualquier hoja que incluya un diagrama de Gantt puede exportarse a una imagen (formato PNG). 

  1. Abra la hoja que desea exportar y asegúrese de que la hoja se encuentre en la vista de Gantt (haga clic en vista de Gantt ubicada a la izquierda de la barra de herramientas superior).
  2. Haga clic en Archivo > Exportar > Exportar Gantt a Imagen (PNG) para mostrar el formulario Exportar Gantt a Imagen.
  3. Puede elegir exportar la Hoja completa o las Filas seleccionadas. (Si la opción Filas seleccionadas no está disponible, cierre el formulario Gantt a imagen, seleccione las filas para imprimir y vuelva a abrir el formulario).
  4. Elija incluir Todas las fechas o seleccione un Intervalo de fechas personalizado para que aparezcan en la imagen exportada.
  5. Seleccione las columnas que desea incluir en la imagen en la sección Opciones. De manera predeterminada, solo se incluye la columna Primaria, pero puede hacer clic en el nombre de la columna Primaria o en el botón Editar para incluir columnas adicionales.

CONSEJO: Si decide usar la opción Intervalo de fechas personalizado, el intervalo temporal que se muestre dependerá de la opción de visualización de escala de tiempo primaria, por ejemplo, si la visualización de escala de tiempo primaria es Años y usted elige el 1 de marzo como la fecha de inicio y el 30 de junio como la fecha de finalización, el PDF resultante mostrará, de todas formas, un año completo debido a su elección de escala de tiempo primaria. Para limitar la escala de tiempo impresa, cambie la opción de Escala de tiempo principal a Trimestres o Semanas. Para obtener más información, consulte Modificar configuración de dependencias y diagramas de Gantt.

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