Exportar una hoja o un informe

En la aplicación Smartsheet, puede exportar cualquier hoja o informe a los siguientes formatos:

• Microsoft Excel
• PDF
• Imagen (PNG) (solo diagrama de Gantt)
• Hojas de cálculo de Google
• Microsoft Project (solo diagrama de Gantt como XML)

Para mejorar la automatización de las exportaciones de datos, incorporamos dos puntos de entrada en las hojas:

• En la barra de navegación superior, seleccione Archivo > Exportar: Tiene cinco opciones para exportar sus datos y cuatro opciones para automatizar la exportación de estos.
• Además, en la barra de navegación superior, puede seleccionar el menú Conexión y elegir Crear flujo de trabajo o Gestionar flujos de trabajo para administrar la automatización de las exportaciones directamente desde Data Shuttle.

Después de exportar una hoja o un informe, el navegador lo guardará en su computadora. Almacenará el archivo que exportó en una carpeta según la configuración del navegador. 

La exportación no incluye todo. Se excluyen los grupos y las filas de resumen, y se descartan los archivos adjuntos. Para incluir los archivos adjuntos, cree una copia de seguridad de la hoja.

Para localizar rápidamente el archivo exportado, abra la carpeta Descargas en su navegador. Utilice el acceso directo del teclado Crl + J en Windows o Command + Option + L en macOS.

Utilizar la opción Enviar como archivo adjunto para generar exportaciones recurrentes

Para enviarse o enviar a otras personas una versión PDF o Excel de su hoja o informe por correo electrónico de forma recurrente, consulte los siguientes artículos de ayuda:

• Enviar toda la hoja o el informe por correo electrónico como archivo adjunto en PDF o Excel (.xls) 

• Compartir un informe como archivo adjunto en un correo electrónico

Exportar a Microsoft Excel

Para exportar cualquier hoja o informe desde Smartsheet para usar en Microsoft Excel, seleccione Archivo > Exportar > Exportar a Microsoft Excel.

Es posible que los datos exportados no se muestren en Excel tal como lo hacen en Smartsheet. Aquí se incluye una lista de las principales diferencias:

• Diagramas de Gantt: Excel no admite el formato de diagrama de Gantt. Al exportar un diagrama de Gantt a Excel, solo se exportará la lista de tareas en la que se basa.
• Fórmulas: Debido a las diferencias entre las sintaxis de las fórmulas de Excel y de Smartsheet, las fórmulas no se conservan.
  Para solucionarlo, elimine el signo igual al principio de las fórmulas para almacenarlas como textos y, a continuación, guarde la hoja. Una vez que abra el archivo de Excel, puede volver a colocar el signo igual y modificar la sintaxis para que las fórmulas funcionen en Excel.
• Comentarios y resúmenes de la hoja: Estos aparecen en tabs separadas en el libro exportado.
• Informes: Se limitan a 20 000 filas. Si el informe tiene más de 20 000 filas, puede crear varios informes que contengan una menor cantidad de filas y exportar cada uno en un archivo de Excel individual. Obtenga más información sobre cómo crear informes.
  Si se aplica una clasificación al informe, podrán exportarse menos de 20 000 filas.
• Tipos de columnas: Excel no admite tipos de columnas desplegables, de lista de contactos, de casilla de verificación o de símbolos (bolas de Harvey, etc.). Cuando exporte hojas en las que se utilicen estos tipos de columnas, solo se exportarán los valores de texto. Los valores en los tipos de columnas booleanas (casilla de verificación, etc.) se exportarán como Verdaderos o Falsos, en función del estado del elemento en la celda.

Exportar a una imagen (formato PNG)

Para exportar cualquier hoja o informe que incluya un diagrama de Gantt al formato PNG, siga estos pasos:

1. Abra la hoja que quiera exportar. 
2. En la barra de herramientas, cambie la hoja o el informe a Vista de Gantt. 
3. Seleccione Archivo > Exportar > Exportar Gantt a imagen (PNG).
4. En la sección Selección del formulario Exportar Gantt a imagen (PNG), elija exportar toda la hoja o las filas seleccionadas.
   • Si la opción Filas seleccionadas no está disponible, cierre el formulario Exportar Gantt a imagen (PNG), seleccione las filas para imprimir y vuelva a abrir el formulario.
5. Seleccione las columnas que desea incluir en la imagen en la sección Opciones. 
   • De manera predeterminada, solo se incluye la columna primaria, pero puede seleccionar el nombre de la columna primaria o el botón Editar para incluir columnas adicionales.

Personalizar la escala de tiempo impresa en la exportación de imágenes

Si utiliza un intervalo de fechas personalizado, el intervalo depende de la opción de Visualización de escala de tiempo que seleccione. Por ejemplo, en el formulario Configuración del proyecto, estableció el Encabezado primario de la visualización de la línea de tiempo en Años. También eligió el 1 de marzo como fecha de inicio y el 30 de junio como fecha de finalización. En el PDF, se mostrará un año completo debido a su elección de línea de tiempo.

Para limitar la línea de tiempo impresa, en la tab Visualización de la línea de tiempo del formulario Configuración del proyecto, cambie la opción Encabezado primario por Trimestres o Semanas. Para obtener más información, consulte Modificar las dependencias y la configuración de Gantt.

Exportar a Hojas de cálculo de Google

Para exportar cualquier hoja o informe de Smartsheet a Hojas de cálculo de Google, haga clic en Archivo > Exportar > Exportar a Hojas de cálculo de Google.

De forma similar a los archivos exportados en Excel, los archivos exportados a Hojas de cálculo de Google no aparecerán exactamente como lo hacen en Smartsheet. Aquí se incluye una lista de las principales diferencias:

• Diagramas de Gantt: Google Sheets no admite el formato de diagrama de Gantt. Al exportar un diagrama de Gantt a Google Sheets, solo se exportará la lista de tareas.
• Tipos de columnas: Al igual que Excel, Google Sheets no admite los tipos de columnas desplegables, de lista de contactos, de casilla de verificación o de símbolos (bolas de Harvey, etc.). Cuando exporte hojas en las que se utilicen estos tipos de columnas, solo se exportarán los valores de texto. Los valores en las columnas booleanas (casilla de verificación, etc.) se exportarán como Verdaderos o Falsos, en función del estado del elemento en la celda.
• Resúmenes de hoja: Estos aparecen en una tab separada en el libro exportado.
• Fórmulas: La sintaxis de las fórmulas de Smartsheet es diferente a la de Google Sheets; por esto, no se conservarán. 
  Para solucionarlo, elimine el signo igual al principio de las fórmulas para almacenarlas como textos y, a continuación, guarde la hoja. Una vez que abra la hoja de Google, puede volver a colocar el signo igual y modificar la sintaxis para que la fórmula funcione en Hojas de cálculo de Google.
• Para revocar el acceso de Smartsheet o cambiar la cuenta de Google a la que exporta un archivo, lea las instrucciones de Google para Eliminar el acceso al sitio o a la aplicación.

¿No encuentra su descarga? Revise su Google Drive personal. Ahí es donde Smartsheet coloca sus exportaciones.

Exportar a Microsoft Project

Cualquier hoja con un diagrama de Gantt puede exportarse a un formato de Microsoft Project. Esta opción no está disponible para los informes.

1. Abra la hoja que quiera exportar.
2. En la barra de herramientas, cambie la hoja a Vista de Gantt. 
3. Seleccione Archivo > Exportar > Exportar a MS Project para descargar la hoja en formato XML.
4. Abra Microsoft Project para importar el archivo XML.

Dado que Smartsheet y Microsoft Project tienen funcionalidades distintas, la hoja exportada puede mostrarse diferente en cualquiera de las aplicaciones. En estos casos, tal vez quiera copiar datos de un programa y pegarlos en otro usando los accesos directos de teclado Ctrl + C y Ctrl + V (Windows) o Command + C y Command + V (macOS).

Exportar a PDF

Para exportar una hoja o un informe al formato PDF, seleccione Archivo > Exportar > Exportar a PDF. 

Cuando exporta una hoja o un informe en formato PDF, puede configurar su diseño y elegir qué columnas incluir.

En la sección Opciones del formulario Configuración de PDF, no puede elegir qué columnas incluir en el archivo PDF si la hoja o el informe no está en el modo Vista de Gantt. Obtenga más información sobre cómo imprimir una hoja o un informe desde Smartsheet.