Crear una copia de seguridad de sus datos en Smartsheet

Aplica a

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Capacidades

¿Quiénes pueden usar esta capacidad?

El propietario de la hoja puede solicitar una copia de seguridad. La licencia es obligatoria.

Smartsheet opera 100% en la nube: las hojas que crea se almacenan en los servidores de Smartsheet.

Si quiere tener una copia de seguridad de sus datos, puede optar por una de las siguientes opciones:

  • solicitar una copia por única vez o periódica; continuar leyendo para obtener más información sobre cómo solicitar copias de seguridad.
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  • exportar manualmente una o más hojas o informes. Para obtener más información sobre cómo exportar, consulte el artículo Exportar hojas e informes desde Smartsheet.

Después de solicitar la copia de seguridad, puede verla o descargarla directamente desde Smartsheet.


Descripción general de la copia de seguridad

Con qué frecuencia pueden crearse las copias de seguridad

Puede crear copias de seguridad para hojas y espacios de trabajo una vez cada 24 horas. Las copias de seguridad diarias deben solicitarse de a una a la vez siguiendo los pasos que se mencionan a continuación (no pueden programarse).

Si forma parte de un plan de Negocios o Empresarial, puede programar copias de seguridad semanales periódicas para su directorio de hojas de primer nivel o para cualquier espacio de trabajo de su propiedad o respecto del cual tenga derechos como administrador. (¿No sabe con certeza qué tipo de cuenta tiene? Consulte Cómo identificar su plan y tipo de usuario de Smartsheet).

Cómo está compuesta la copia de seguridad

Una copia de seguridad está compuesta por una carpeta ZIP que contiene lo siguiente:

  • archivos en formato Excel (.xlsx) de los datos de cada hoja respecto de los cuales ha solicitado crear una copia de seguridad. Si sus hojas contienen comentarios, se capturarán en una ficha individual llamada Comentarios en cada libro de trabajo de Excel.
     
  • Una carpeta con imágenes incluidas en línea en su hoja. (Para obtener más información sobre las imágenes en línea, consulte el artículo Agregar imágenes a la vista de cuadrícula).
     
  • Una carpeta con todos los adjuntos que se cargaron directamente en sus hojas desde una computadora o dispositivo móvil (cabe destacar que los adjuntos de fuentes en línea, como Google Drive, OneDrive, Box, Dropbox, Evernote, Egnyte o URLno se incluyen en la copia de seguridad).

Por el momento, no pueden realizarse copias de seguridad de los informes y los paneles de Smartsheet. (Puede exportar un informe para guardar una copia.Para obtener más información sobre cómo exportar, consulte el artículo Exportar hojas e informes desde Smartsheet).

Consejos para usar las copias de seguridad

No se conservará la totalidad del formato en el archivo Excel. Por lo tanto, tal vez deba volver a aplicar formato, como ajuste de líneas (el comando Ajustar texto en Excel).

Si su hoja incluye jerarquías (aplicación o anulación de sangrías para crear subtareas), las filas se agruparán de manera similar en formato de diseño en el archivo Excel exportado. Haga clic en el + (ícono más) a la izquierda de los números de fila de Excel para expandir las filas contraídas y ver sus subtareas.

Para obtener más información sobre cómo usar las jerarquías en Smartsheet, consulte Jerarquía: Aplicar sangría a las filas o anularla.


Solicitar una copia de seguridad

Para solicitar una copia de seguridad:

  1. En la barra de navegación izquierda, haga clic en Examinar.

  2. Haga clic con el botón secundario en el nombre de una hoja, una carpeta o un espacio de trabajo y seleccione Solicitar copia de seguridad.

    Si un espacio de trabajo no incluye hojas, la opción Solicitar copia de seguridad no estará disponible.
    Los informes y paneles no se incluyen en la copia de seguridad.

  3. En la ventana Solicitar copia de seguridad, seleccione si desea incluir adjuntos o recibir un correo electrónico tras la compleción.

    Los adjuntos de fuentes en línea, como Google Drive, OneDrive, Box, Dropbox, Evernote, Egnyte o URL no se incluyen en la copia de seguridad.

  4. Haga clic en Aceptar.

Después de solicitar la copia de seguridad, puede descargarla directamente desde Smartsheet.

 


Programar copias de seguridad periódicas semanales

Si es un usuario con licencia de un plan de Negocios o Empresarial, puede programar copias de seguridad periódicas semanales para todas las hojas de su directorio Hojas y cualquier espacio de trabajo que usted posea o respecto del cual tenga permisos de nivel de administrador.

Estas copias de seguridad proporcionan contenido en un formato de archivo ZIP, con datos de hojas individuales almacenados en un formato de libro de trabajo de Excel (los comentarios se guardarán en la ficha Comentarios del libro de trabajo).

Una vez habilitadas, Smartsheet genera de manera automática estas copias de seguridad semanales todas las semanas entre el sábado y el lunes.

Para programar una copia de seguridad semanal:

  1. En la barra de navegación izquierda, haga clic en Examinar.

  2. Haga clic con el botón secundario en el nombre de una hoja, una carpeta o un espacio de trabajo y seleccione Programar copia de seguridad periódica. Aparecerá el formulario Programar copia de seguridad periódica.

    Si el espacio de trabajo no contiene hojas, la opción para Programar copia de seguridad periódica aparecerá en gris.

  3. Marque la casilla de verificación Activar copias de seguridad periódicas. Marque las casillas de verificación si quiere incluir adjunto y desea recibir una notificación por correo electrónico respecto de la copia de seguridad.
     
  4. Haga clic en Aceptar.

Después de solicitar la copia de seguridad, puede descargarla directamente desde Smartsheet.

  • Si realiza una copia de seguridad de un espacio de trabajo, el correo electrónico se enviará al propietario del espacio de trabajo únicamente.
  • Los adjuntos de fuentes en línea, como Google Drive, OneDrive, Box, Dropbox, Evernote, Egnyte o URL no se incluyen en la copia de seguridad.
  • Por el momento, no pueden realizarse copias de seguridad de informes y paneles.

Desactivar copias de seguridad periódicas

  1. En la barra de navegación izquierda, haga clic en Examinar.
  2. Haga clic con el botón secundario en el nombre de una hoja, una carpeta o un espacio de trabajo y seleccione Programar copia de seguridad periódica.
  3. En Configuración de copia de seguridad periódica, desmarque las casillas de verificación.

Descargar una copia de seguridad reciente

  1. En la barra de navegación izquierda, haga clic en Examinar.
  2. Haga clic con el botón secundario en la carpeta Hojas o en el nombre del espacio de trabajo en el panel de la izquierda, y luego seleccione Solicitar copia de seguridad periódica o Programar copia de seguridad periódica para mostrar el formulario de copia de seguridad.
  3. Haga clic en Ver copias de seguridad recientes.
  4. En la ventana Copias de seguridad recientes de hojas, seleccione Descargar copia de seguridad para comenzar con la descarga.

Las copias de seguridad están disponibles para descargar durante cuatro semanas después de la fecha de la copia de seguridad. Tras cuatro semanas, los enlaces a las copias de seguridad dejan de estar disponibles.