Utilizar columnas de ayuda en Smartsheet

Las columnas de ayuda son columnas adicionales que puede agregar a una hoja para facilitar operaciones específicas, como la administración, el análisis o la visualización de datos. A menudo, se basan en fórmulas de columna, pero también pueden incluir valores manuales.

Con frecuencia, se ocultan durante el uso regular o se bloquean para evitar modificaciones. Las columnas de ayuda no requieren actualizaciones durante las operaciones diarias de la hoja.

Beneficios

• Simplifique los filtros y los informes identificando las filas que cumplen con varios criterios o criterios complejos a través de una casilla de verificación, lo que elimina la necesidad de definir estos criterios repetidamente.
• Mejore la legibilidad simplificando las fórmulas y facilitando la comprensión de los datos.
• Cree flujos de trabajo reutilizables y modulares.
• Mejore la colaboración al proporcionar perspectivas claras a los equipos con señales visuales.
• Cree valores de referencia únicos para las búsquedas de datos entre hojas. 

Utilice las columnas de ayuda de manera eficiente, ya que cuentan para sus límites en el total de columnas, filas, celdas y referencias.

Usos comunes de las columnas de ayuda 

Seguimiento del estado o progreso

Utilice columnas de ayuda que tengan fórmulas o listas desplegables para supervisar el estado o el porcentaje de finalización de una tarea. Por ejemplo, al usar la función IF, puede crear una columna que determine si una tarea está En curso o Retrasada en función de su fecha de vencimiento y progreso.

Desencadenadores de automatización

Las columnas de ayuda pueden impulsar la automatización. Por ejemplo, una columna de casilla de verificación puede desencadenar una alerta o acción automatizada cuando está marcada.

Esto no se aplica a las fórmulas entre hojas ni a los valores vinculados a celdas.

Cálculos de fechas

Las columnas de ayuda facilitan el cálculo de las fechas límite, el estado vencido o el tiempo entre eventos. Por ejemplo, puede tener una columna para mostrar la cantidad de días restantes hasta la fecha de vencimiento.

Indicadores y alertas

Puede usar símbolos o menús desplegables para marcar filas específicas en función de las condiciones. Por ejemplo, puede tener la función OR en una columna de símbolos que marque las tareas en riesgo.

Categorización de datos

Puede agregar columnas para agrupar o filtrar datos, como asignar niveles de prioridad o etiquetar filas para un informe específico. Por ejemplo, clasifique las filas por departamento mediante un menú desplegable o una fórmula.

Resumen y datos acumulados

Utilice columnas de ayuda para preparar los datos para la acumulación en informes o paneles. Por ejemplo, utilice la función COUNT con una columna de casilla de verificación para marcar filas específicas para incluir o excluir en filtros o informes en función del nivel de jerarquía o la comparación de valores.

Formato de datos y texto

Puede extraer o manipular texto de otras columnas para personalizar la visualización, como usar la función JOIN para combinar el nombre de una tarea y la persona asignada o unir todas las tareas primarias de una fila para mostrar su ascendencia.

Formato condicional

Las columnas de ayuda pueden contener valores calculados que se utilizan para aplicar reglas de formato condicional. Por ejemplo, una columna con valores numéricos basados en la prioridad y la proximidad de la fecha de vencimiento debe mostrarse con colores de relleno verde, amarillo o rojo.

Otro uso es aprovechar ISEVEN o ISODD en una columna de ayuda, observando un número de secuencia, para formatear cada dos filas con un relleno ligero para facilitar el seguimiento de datos en una hoja ancha. 

Consejos para trabajar con columnas de ayuda

• Utilice fórmulas de columna en las columnas de ayuda para asegurarse de que se completen cuando se creen nuevas filas.
• Bloquee las columnas de ayuda para evitar cambios accidentales de los colaboradores.
• Etiquete las columnas de ayuda con un título descriptivo. Incluya De ayuda en el título para identificarlas ante otros usuarios y en los informes y filtros.
• Oculte las columnas de ayuda para evitar ruido visual en la hoja y ediciones accidentales de otros colaboradores.

Las columnas de ayuda ocultas aún se muestran en la vista de tarjeta, las versiones exportadas, cuando se guardan como nuevas y las opciones desplegables para informes y filtros de hojas. Como solución alternativa, considere reubicarlas al final de una hoja, bloquear las columnas y etiquetarlas.