Usar la autenticación de Smartsheet para Resource Management

Debe ser administrador de recursos en Resource Management y usuario pago en Smartsheet para configurar la autenticación de Smartsheet en Resource Management.

Activar autenticación de Smartsheet

Necesita una cuenta de Smartsheet para usar la autenticación de Smartsheet en Resource Management. 

Si aún no conectó su cuenta a Smartsheet, debe hacer lo siguiente:

1. En Resource Management, seleccione Configuración > Configuración de la cuenta.
2. En la página de configuración de la cuenta, en la pestaña de integraciones de Smartsheet, seleccione Activar autenticación de Smartsheet.
3. Inicie sesión en la organización de Smartsheet que desea usar para la autenticación de Smartsheet.

Si ya conectó su cuenta a Smartsheet, debe hacer lo siguiente:

1. En Resource Management, seleccione Configuración > Configuración de la cuenta.
2. En el menú de la izquierda, desplácese hacia abajo hasta la pestaña Autenticación.
3. En la página de autenticación, seleccione Activar autenticación de Smartsheet.

Los administradores del sistema de Smartsheet se agregan automáticamente como Administradores de recursos en Resource Management cuando acceden a Resource Management.

Se recomienda tener al menos dos personas que cumplan la función de administrador de recursos en Resource Management y de Administrador del sistema en Smartsheet.

Con la autenticación de Smartsheet activada, las cuentas de Resource Management y Smartsheet se conectan. Los usuarios de Resource Management pueden iniciar sesión con Smartsheet y formar parte de cualquier plan de Smartsheet, siempre que sean usuarios pagos en el plan de Resource Management conectado.

Agregar usuarios al plan de Smartsheet conectado

Los usuarios que no pertenecen a su plan de Smartsheet pueden acceder a Resource Management si los invita, pero debe agregar usuarios al plan de Smartsheet conectado.. Luego, pueden usar el panel de Resource Management en Smartsheet y los administradores del sistema pueden administrar su identidad de Smartsheet.

Si no se agregan personas a su plan y, en cambio, se crean cuentas gratuitas, no podrán acceder al panel de Resource Management en Smartsheet y su perfil solo podrá ser administrado por el usuario individual. 

Práctica recomendada: Verificar que los usuarios con licencia de Resource Management tengan cuentas de Smartsheet

1. Exporte la lista de usuarios con licencia desde Resource Management: Seleccione Configuración de la cuenta > Personas > Exportar lista de personas.
2. Genere un informe de lista de usuarios desde la página Roles e informes de usuarios en el Centro de administración de Smartsheet:
   1. Si tiene un plan del Modelo de suscripción de usuarios, seleccione Más acciones > Generar informes > Tipo de puesto.
   2. Si está en un plan de Modelo de colaborador heredado, seleccione Más acciones > Generar informes > Lista de usuarios.
3. Compare y contraste las dos listas de usuarios para determinar qué usuarios de Resource Management necesitan una cuenta de Smartsheet (si corresponde). Debe agregar a esos usuarios a Smartsheet y crear un perfil para ellos. 
4. Agregue usuarios individualmente o agregue usuarios de forma masiva. Consulte el artículo Centro de administración: Agregar usuarios.

Las cuentas de usuario pueden no tener licencia (Modelo de colaboración heredado) o ser de observadores (Modelo de suscripción de usuarios) en Smartsheet. No es necesario que sean usuarios pagos.

Aprovisionamiento automático de usuarios (UAP) para Resource Management

La activación del UAP para Resource Management agrega usuarios de manera automática a su organización. No necesita enviar invitaciones. De forma predeterminada, todos los usuarios tienen permisos de Editor del proyecto. El aprovisionamiento automático funciona mejor cuando desea que todos los usuarios tengan el mismo nivel de permiso y se conviertan en usuarios pagos.

Activar UAP para Resource Management

1. Inicie sesión en Resource Management.
2. Seleccione Configuración de la cuenta > Autenticación > Editar.
3. Marque la casilla de verificación Autoaprovisionamiento.
4. Opcional: Seleccione una función predeterminada en el menú desplegable.

Actualizaciones de perfil

Cuando su cuenta utiliza la autenticación de Smartsheet, usted administra todos los campos de identidad básicos, como la imagen de perfil, el nombre, el correo electrónico y los números de teléfono de la oficina o de celular en Smartsheet, y esos campos aparecen bloqueados en Resource Management. Las actualizaciones que realice en la información de contacto en Smartsheet se reflejarán automáticamente en Resource Management. Obtenga más información sobre cómo actualizar la información de contacto de otros o usted mismo en Smartsheet. 

Beneficios de la autenticación de Smartsheet

• Acceso de inicio de sesión único: Inicie sesión en todas las aplicaciones de Smartsheet, incluida Resource Management, con un inicio de sesión único administrado en Smartsheet.
• Autenticación mejorada: Los métodos seguros como TOTP basado en correo electrónico, SAML, SSO de Entra ID y SSO de Google ofrecen una experiencia de inicio de sesión más segura.
• Resource Management en Smartsheet: Acceda a Resource Management directamente desde la barra de navegación global en Smartsheet, lo que elimina la necesidad de utilizar varias pestañas del navegador.
• Cronograma de carga de trabajo: Vea en qué están trabajando las personas y equilibre las cargas de trabajo de manera eficaz. Obtenga más información sobre el seguimiento de la carga de trabajo.
• Informes avanzados: Integre sin problemas los datos de Resource Management en Smartsheet. Ordene, agrupe y muestre fácilmente las métricas clave en los paneles para optimizar la visibilidad y la toma de decisiones. Obtenga más información sobre los informes avanzados.
• Soporte para proyectos por fases: Conecte las hojas del plan del proyecto con las fases a Resource Management para respaldar el seguimiento del tiempo a nivel de fase del proyecto, el seguimiento del presupuesto a nivel de fase y mucho más.
• Importar proyectos de Resource Management a Smartsheet: Cree hojas de plan de proyecto de forma automática en función de los proyectos que se crearon por primera vez en Resource Management con fines de planificación de la capacidad.