Utilice el cronograma de carga de trabajo directamente en las hojas para ver quién está disponible y abordar las sobreasignaciones de recursos.
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Active el seguimiento de la carga de trabajo en sus hojas y calcule la disponibilidad de los recursos asignados para trabajar en proyectos. Se considera una práctica recomendada habilitar el seguimiento de la carga de trabajo con respecto a todo el trabajo comprometido para que los gerentes de proyectos tengan un panorama más preciso de la disponibilidad de una persona. En una hoja de proyecto, generalmente, se incluyen columnas de fecha de inicio y finalización, duración, porcentaje completado y predecesoras.
Debe ser miembro (o usuario con licencia de Smartsheet en el modelo heredado) para activar y ver el seguimiento de la carga de trabajo. Solo puede realizar el seguimiento de la carga de trabajo de los usuarios que integran su plan. Los permisos de los usuarios tienen las siguientes capacidades:
- Los usuarios con permisos de administrador o superiores pueden habilitar el seguimiento de la carga de trabajo.
- Los usuarios con permisos de editor y superiores pueden ver el mapa de calor de la carga de trabajo (en la vista de cuadrícula) y editar su cronograma.
- Los usuarios con permisos de observador y superiores pueden ver el mapa de calor y el cronograma de la carga de trabajo.
Si tiene una cuenta de Resource Management, debe activar la autenticación de Smartsheet para usar las funciones de seguimiento de la carga de trabajo.
Si tiene un plan de Resource Management y utiliza el seguimiento de la carga de trabajo, los administradores y otros usuarios con acceso a todo el plan podrán ver los datos de su proyecto en Resource Management.
Establecer el seguimiento de la carga de trabajo
Desde la vista de tabla
Puede configurar el seguimiento de la carga de trabajo desde Cargas de trabajo
en la barra de herramientas, o Configuración
en el extremo que se ubica más a la derecha en la barra de herramientas. Con ambas experiencias se obtiene el mismo resultado, pero son ligeramente diferentes.
Panel de configuración de la carga de trabajo
- Seleccione Cargas de trabajo
en la barra de herramientas. Se abre el panel de configuración de la carga de trabajo.
- Seleccione las columnas que desea asignar. Consulte la sección Columnas del proyecto a continuación para ver las descripciones de las columnas.
- Seleccione Aplicar.
Seguimiento de la carga de trabajo desde el panel Configuración
- Seleccione Configuración
en la barra de herramientas. Se abre el panel Configuración.
- Seleccione las columnas Fecha de inicio y Fecha de finalización. Esto debe hacerse para que se pueda activar la opción Carga de trabajo.
- Seleccione las columnas que desea asignar. Consulte la sección Columnas del proyecto a continuación para ver las descripciones de las columnas.
Si tiene varias instancias de Resource Management, aparecerá una opción para seleccionar a cuál desea conectar la hoja.
- Seleccione Aplicar.
Desde la vista de cuadrícula
- Abra el panel de Resource Management
. - Seleccione las columnas que desea asignar. Consulte la sección Columnas del proyecto a continuación para ver las descripciones de las columnas.
- Seleccione Realizar el seguimiento de la carga de trabajo.
Columnas del proyecto
Independientemente del método de configuración elegido con anterioridad, las columnas del proyecto que debe seleccionar o crear son las siguientes:
- La fecha de inicio y la fecha de finalización son obligatorias y deben ser del tipo fecha.
- El recurso asignado es obligatorio y debe ser una columna de contacto.
- El % de asignación es una columna opcional y debe ser una columna de tipo texto/número. Especifica cuánto tiempo de una persona (o marcador de posición) se puede destinar a la asignación del proyecto. La columna de asignación varía de 0% a 100%, de manera predeterminada es 100% en las filas con una fecha de inicio, una fecha de finalización y asignadas a un contacto, pero puede actualizarla según sea necesario en la hoja o en el cronograma de carga de trabajo. Si elimina el monto de la asignación, la tarea ya no aparecerá en el cronograma o el mapa de calor de la carga de trabajo.
La asignación predeterminada no se aplica a las filas primarias o a aquellas que tienen una fórmula de columna en la columna de asignación.
- La fase es opcional y debe ser una columna de tipo desplegable de selección única. Se puede agregar durante la configuración o más adelante, en Configuración del proyecto. Obtenga más información sobre cómo integrar las fases del proyecto entre Smartsheet y Resource Management.
Cronograma de carga de trabajo
Después de activar el seguimiento de la carga de trabajo en relación con su proyecto, puede usar el cronograma de carga de trabajo para ver las condiciones de sobreasignación en detalle.
Para ver el cronograma de carga de trabajo, realice o siguiente:
- Desde la vista de tabla: Seleccione Cargas de trabajo en la barra de herramientas.
- Desde la vista de cuadrícula: Amplíe el mapa de calor de la carga de trabajo en un cronograma de carga de trabajo a pantalla completa.
Aquí, puede ver qué otros proyectos contribuyen a la sobreasignación y optar por modificar las asignaciones del proyecto para resolver el problema o por colaborar con otros propietarios del proyecto a fin de cambiar las asignaciones de sus proyectos. Solo puede editar las asignaciones del cronograma de carga de trabajo que pertenezcan a la hoja que tiene abierta. Puede usar el botón expandir/contraer junto a cada nombre de recurso para ver el mapa de calor de asignación de recursos.
En la vista de cuadrícula, debe guardar la hoja antes de que los cambios de asignación se reflejen en el cronograma de carga de trabajo. En la Vista de tabla, esto se hace automáticamente. En ambas vistas, los cambios en el cronograma de la carga de trabajo se sincronizan automáticamente con la hoja.
Utilice el signo de intercalación para expandir los detalles de la asignación de una persona o use Expandir todo para ver los detalles adicionales de la asignación con respecto a todos.
En la vista del cronograma de carga de trabajo, se consolidan las asignaciones de todas las hojas en las que está activado el seguimiento de la carga de trabajo, y los recursos asignados a su hoja también tienen asignaciones en otras hojas.
Colores del cronograma de la carga de trabajo
| Color | Significado |
|---|---|
Rojo | Sobreasignado |
Gris medio | Asignaciones relacionadas con otros proyectos |
Gris claro | Disponible |
Azul | Asignaciones relacionadas con la hoja del proyecto actual |
Mapa de calor de la carga de trabajo
Después de activar el seguimiento de la carga de trabajo con respecto a su proyecto, en el panel de Resource Management, se muestra un mapa de calor de la carga de trabajo en el que se destaca la sobreasignación.
Debe estar en la vista de cuadrícula para ver el mapa de calor de la carga de trabajo.
Una barra roja indica que los recursos están sobreasignados y que debe tomar medidas para resolver los problemas de dotación de personal.
La disponibilidad, la sobreasignación y el mapa de calor de asignación solo se muestran con respecto a los últimos sesenta días.
Colores del mapa de calor de la carga de trabajo
| Color | Significado |
|---|---|
Rojo | Sobreasignado |
Gris oscuro | Totalmente asignado (100%) |
Gris medio | Parcialmente asignado (de 1 a 99%) |
Gris claro | Disponible, 0% asignado |
Azul | Asignaciones relacionadas con la hoja del proyecto actual |
Desactivar el seguimiento de la carga de trabajo
En la Vista de tabla: Abra Configuración y desactive Cargas de trabajo.
- En la vista de cuadrícula: En el Panel de Resource Management, seleccione el menú de tres puntos y, luego, seleccione Desactivar el seguimiento de la carga de trabajo.
Los proyectos archivados se ocultan en el cronograma de la carga de trabajo. Si tiene una cuenta de Resource Management, inicie sesión para ver los proyectos archivados en el cronograma de la herramienta.
Eliminar una hoja con el seguimiento de carga de trabajo
Cuando se elimina una hoja en Smartsheet que está conectada a un proyecto de Resource Management, el proyecto de Resource Management se elimina o se archiva.
- Si no hay entradas de tiempo asociadas, se elimina el proyecto.
- Si hay entradas de tiempo asociadas, se archiva el proyecto.
Si elimina el proyecto en Resource Management, no se realizan cambios en la hoja.
Cambiar las cuentas de Resource Management
Si tiene varias cuentas de Resource Management, puede cambiar el proyecto a otra si es necesario.
En la vista de tabla, realice lo siguiente:
- Seleccione Configuración.
- Desactivar cargas de trabajo.
- Activar cargas de trabajo. Siga los pasos de la sección Configurar el seguimiento de la carga de trabajo y seleccione la nueva organización deseada cuando se le solicite.
En la vista de cuadrícula, realice lo siguiente:
- Seleccione el menú de tres puntos
. - Seleccione Desactivar el seguimiento de la carga de trabajo.
- En el panel de Resource Management, seleccione Activar el seguimiento de la carga de trabajo.
- Seleccione la cuenta que desea usar para el proyecto.
Vea un proyecto en Resource Management
Esta información se aplica a los usuarios que tienen una cuenta de Resource Management. Para obtener más información sobre la compra de Resource Management de Smartsheet, comuníquese con su equipo de cuentas o contacte a Soporte.
Los usuarios con una licencia de Resource Management que tienen uso compartido de la hoja pueden ver el proyecto allí. En la vista de cuadrícula, desde el mapa de calor de la carga de trabajo, seleccione el nombre del proyecto para abrirlo en Resource Management. Puede ver información adicional sobre presupuestos, líneas de tiempo, ubicaciones y más.
Su nivel de permiso de Resource Management determina cuánta información puede ver en Resource Management con respecto al proyecto. Obtenga más información sobre qué pueden hacer y ver los usuarios con sus niveles de permiso.
Actualización de las capacidades de Resource Management
Con las capacidades de Resource Management de Smartsheet, accede a perfiles mejorados y ampliados que permiten capturar las habilidades, las funciones, las disciplinas, la disponibilidad a tiempo parcial de una persona y mucho más. Esta información permite que Resource Management muestre recomendaciones para la dotación de personal basadas en habilidades, planifique los cronogramas de las personas y mucho más.
Resource Management crea automáticamente perfiles de usuarios (recursos no administrados) cuando se asignan a un proyecto que utiliza el seguimiento de la carga de trabajo. Resource Management funciona en segundo plano para potenciar el seguimiento de la carga de trabajo. Si opta por actualizar a las capacidades de Resource Management, estos datos estarán disponibles. Obtenga más información sobre los perfiles de recursos no administrados.
Si ya utiliza Resource Management de Smartsheet, los datos del seguimiento de la carga de trabajo se sincronizarán automáticamente con su instancia de Resource Management.
Active el seguimiento de la carga de trabajo durante la prueba gratuita de Smartsheet
Si no tiene una cuenta de Smartsheet, pero desea explorar el seguimiento de la carga de trabajo, puede iniciar una prueba gratuita de Smartsheet. Para activar el seguimiento de la carga de trabajo una vez iniciada la prueba, haga lo siguiente:
Seleccione el ícono de su perfil y, a continuación, haga clic en Administración de usuarios.
La opción Administración de usuarios solo está disponible para la persona que inició la prueba gratuita.
- Seleccione Agregar usuario.
- En la ventana Configuración de la cuenta, ingrese el nombre de la cuenta.
- Guarde los cambios.
- Ahora, el ícono de Resource Management aparecerá en el sector derecho. Seleccione el ícono para comenzar el seguimiento de la carga de trabajo.