Use el Administrador de Planes Empresariales (EPM) para establecer políticas de seguridad y gobernanza para todos los planes en los dominios validados de su organización.
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EPM crea una jerarquía de planes con dos niveles:
- Plan principal: Este plan establece las políticas y agrega planes a la familia.
- Plan administrado: Estos planes heredan las políticas de seguridad y gobernanza del plan principal.
Póngase en contacto con su gerente de Éxito del Cliente de Smartsheet o con el gerente de Cuentas Técnicas para designar su plan principal. Una vez que establezca el plan principal, siga los pasos a continuación.
Validar sus dominios
- Vaya al Centro de administración.
- Seleccione el ícono de Menú en la esquina superior izquierda y navegue a Administración de dominios.
Seleccione Agregar dominio y siga las instrucciones en el panel de la derecha. Para verificar sus dominios, debe configurar un registro de DNS público.
Si no está seguro de cómo hacerlo, copie las instrucciones en el asistente para notificar a su administrador de DNS público y pídale que lo haga por usted.
- Después de haber ingresado toda su información, seleccione Verificar.
Una vez que verifique sus dominios, cualquier plan abierto bajo ese dominio aparecerá en la pantalla Administrar planes. Obtenga más información sobre la administración de dominios.
Configurar opciones de autenticación
Este proceso garantiza que todas las personas en su organización usen el mismo método de inicio de sesión. Siga las instrucciones en el asistente; es posible que necesite comunicarse con su Proveedor de Identidad (IdP) para obtener la información que necesita.
- Se recomienda que utilice inicio de sesión único (SSO) para la autenticación y desactive el correo electrónico/contraseña. Antes de aplicar esta práctica recomendada, confirme que el SSO de su equipo esté listo.
- Informe a su equipo que está implementando la gestión centralizada de planes e infórmeles a todos que están siendo añadidos a la familia EPM.
- Pida a cada administrador del plan que confirme si las personas en su plan utilizan direcciones de correo electrónico de SSO como sus direcciones de correo electrónico principales. El administrador del plan principal debe dejar la opción de correo electrónico/contraseña activada en el nivel del plan principal hasta que todos los administradores del plan administrado hayan confirmado que están listos para SSO.
- Si los administradores del plan administrado no responden, el administrador del plan principal puede necesitar contactarlos para discutir que cada administrador del plan administrado podría tener que ejecutar una Combinación de usuarios para actualizar las direcciones de correo electrónico principales para que coincidan con las direcciones de correo electrónico de SSO de los usuarios restantes.
¿Necesita más información para configurar las opciones de autenticación? Consulte Centro de administración: Administrar opciones de autenticación.
Incorporar planes administrados en su organización
- En la pantalla Administrar planes, seleccione los planes con los que desea trabajar.
- Seleccione agregar. Esto convierte cualquier plan independiente en planes administrados. Heredan automáticamente los ajustes de autenticación y validación de dominios que creó en el plan principal.
Un mensaje identifica cualquier plan no elegible. Póngase en contacto con el propietario del plan para averiguar si desea combinar su plan con un plan administrado existente o actualizar a un plan Empresarial.
Fije un plazo para el cumplimiento (por ejemplo, la activación del UAP) y comuníquelo a su equipo. Después de eso, aún pueden usar su plan, pero no pueden agregar nuevos usuarios.
Determine el comportamiento del Aprovisionamiento automático de usuarios (UAP).
Esta sección contiene información relevante tanto para el Modelo de colaborador heredado como para el Modelo de suscripción de usuarios. Si no está seguro sobre su tipo de modelo, consulte Determinar el modelo que usa su plan.
De forma predeterminada, esta configuración se aplica a todos los usuarios en sus dominios validados. Puede activar y desactivar el UAP para dominios específicos luego de haberlos agregado.
Los planes que no son Empresariales se deben cambiar a una versión superior o combinar antes de activar el UAP. Después de activar el UAP, los planes que no cumplan con los requisitos no podrán agregar nuevos usuarios. Obtenga más información sobre el Aprovisionamiento Automático de Usuarios.
- Desde el menú Centro de administración, navegue a Configuraciones y seleccione Aprovisionamiento automático de usuarios.
- Desde el menú desplegable Aprovisionamiento automático de usuarios, seleccione una de las siguientes opciones:
- Desactivado: El usuario no recibe aprovisionamiento automático.
- Activado: Agregar como usuario gratuito: El usuario se agrega automáticamente como un usuario sin licencia.
Activado: Agregar como usuario con licencia: El usuario recibe automáticamente una licencia (Modelo de colaborador heredado) o designación de miembro (Modelo de suscripción de usuarios).
Esta opción solo se aplica al colaborador heredado. Obtenga más información sobre los tipos de usuario.
Una vez que configure el UAP, los planes administrados pueden agregar usuarios sin licencia (Modelo de colaborador heredado) del plan principal o invitar a personas que no tienen cuentas de Smartsheet a unirse a sus planes. Si usa SAML para la autenticación, también puede establecer una política de movimiento de usuarios. Obtenga información sobre cómo definir una política de movimiento de usuarios.
Permisos heredados
Si tiene varios planes y uno de ellos es el plan principal en el Administrador de plan Empresarial, puede configurar controles de publicación para informes, hojas y paneles en el plan principal. Todos los planes administrados heredan esos controles.
De la misma manera, también puede configurar controles de uso compartido. Puede cambiar esta configuración en el plan administrado si es administrador en el plan principal.