Aprobar tiempo o gastos

Activar el flujo de trabajo de aprobaciones

Los administradores de asignaciones de recursos pueden configurar aprobaciones para las entradas de tiempo y gastos de su organización. En Configuración de la cuenta, vaya a la sección Flujo de trabajo de aprobaciones.

• Si está trabajando en Resource Management en Smartsheet, seleccione el menú de tres puntos en la esquina superior derecha y, luego, Configuración de la cuenta.
• Si trabaja en Resource Management de forma independiente, seleccione Configuración > Configuración de la cuenta.

Aquí puede hacer lo siguiente:

• Habilitar el flujo de trabajo de aprobación para tiempo y gastos

• Bloquear entradas tras la aprobación

  Debe habilitar esta configuración para asegurarse de que los usuarios no puedan agregar tiempo o gastos adicionales después de aprobar las entradas. Sin habilitar esta configuración, los usuarios no pueden editar el tiempo ni los gastos aprobados, pero pueden agregar tiempo o gastos adicionales a las entradas aprobadas.

• Permita que los propietarios del proyecto aprueben el tiempo y los gastos de los proyectos de su propiedad.
• Configure notificaciones por correo electrónico para las aprobaciones de tiempo y gastos.
• Permita que el responsable de aprobación desbloquee las entradas de tiempo y gastos enviadas.

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Vista del responsable de aprobación

Establezca quién aprueba el tiempo y los gastos en la configuración de perfil de la persona.

Siga estos pasos para ir a la vista del responsable de aprobación:

1. Seleccione Mi trabajo (su página de perfil).
2. Seleccione la pestaña Aprobaciones.
3. En el panel izquierdo, seleccione Vista del responsable de aprobación.

Si es responsable de aprobación, esta es su vista predeterminada. Los editores de proyectos observan esta vista de forma predeterminada cuando los propietarios del proyecto son responsables de aprobación. 

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Aprobaciones como propietario de un proyecto

Puede configurar Resource Management para que los propietarios de proyectos puedan revisar y aprobar el tiempo y los gastos de los proyectos de los que son propietarios. Si es propietario de un proyecto, verá planillas horarias para el tiempo relacionado con sus proyectos, pero no verá el tiempo ingresado para proyectos que son propiedad de otros.

Puede filtrar las planillas horarias que ve por las siguientes categorías:

• Plazo: Vea las planillas horarias por este año, este trimestre, este mes, esta semana, el año pasado, etc. 
• Estado de aprobación: Vea las planillas horarias por su estado de aprobación actual.
  • Rechazado: Planillas horarias que no aprobó.
  • Aprobado: Planillas horarias que aprobó.
  • Pendiente de aprobación: Planillas horarias que los usuarios enviaron para su aprobación.
  • No enviado: Los usuarios de las planillas horarias han accedido, pero no han editado el valor ni aceptado el cronograma.
  • [ninguno]: Planillas horarias de usuarios que aún no han tomado medidas en el cronograma que les ha asignado.
• Responsable de aprobación: Vea las planillas horarias asignadas a usted o a otros aprobadores.
• Propietario del proyecto: Filtre las planillas horarias por los propietarios del proyecto.
• Personas: Vea las planillas horarias de usuarios específicos.
• Proyecto: Vea las planillas horarias asociadas a un proyecto específico.
• Cliente: Vea las planillas horarias de los usuarios asignados a un cliente específico.
• Disciplina: Vea las planillas horarias por la naturaleza del trabajo de los usuarios (por ejemplo, RR. HH., TI).
• Función: Filtre las planillas horarias por la función de los usuarios (por ejemplo, gerente, redactor).
• Etiquetas de personas: Filtre las planillas horarias por las etiquetas de personas de los usuarios.
• Nombre de la fase: Vea las planillas horarias asociadas a una fase específica del proyecto. 
• Etiquetas del proyecto: Filtre las planillas horarias por categoría de proyecto.
• Tipo de licencia: Filtre las planillas horarias por los tipos de licencia de los usuarios.
• Habilidades: Filtre las planillas horarias por las habilidades de las personas.

La vista del responsable de aprobación agrupa las entradas de tiempo en planillas horarias semanales. Cada planilla horaria muestra las horas registradas para cada proyecto, por persona, por semana.

Puede ver el total de horas confirmadas y programadas para cada proyecto, junto con una diferencia calculada (positiva para más de lo programado, negativa para menos de lo programado).

Los recursos que envían tiempo para un proyecto no son visibles para el propietario del proyecto, a menos que se agreguen al proyecto como un miembro del equipo con tiempo enviado para el proyecto. 

Asegúrese de haber agregado ese recurso como miembro del equipo a su proyecto para aprobar el tiempo.

Los propietarios de proyectos no pueden ver el tiempo enviado por los recursos asignados a otros proyectos, excepto en los siguientes casos: 

• Tienen permisos de editor de carteras o superiores.
• El propietario del proyecto es un aprobador de recursos
• Los recursos forman parte del proyecto como miembros del equipo y han enviado tiempo contra el proyecto. 

Asegúrese de haber agregado ese recurso como miembro del equipo a su proyecto para aprobar el tiempo.

Ver detalles sobre el tiempo y los gastos

Puede ver más detalles en las planillas horarias que ve en la vista del responsable de aprobación. 

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Filtrar hojas de tiempo o gastos 

Puede aprobar el tiempo para proyectos específicos en lugar de hacerlo para toda la hoja de tiempo o gastos. Siga estos pasos para mostrar las entradas de tiempo de un proyecto o conjunto de proyectos específicos y aprobarlos:

1. En el panel izquierdo, utilice los filtros de proyectos o etiquetas de proyectos.
   • Después de configurar esos filtros, solo verá las planillas horarias de los proyectos o las categorías de proyectos que haya seleccionado. 
2. En la planilla horaria, seleccione Aprobar y bloquear.

Esto no afecta las entradas de los proyectos que no seleccionó en el filtro.

Siga estos pasos para aprobar tiempo o gastos:

Utilice notificaciones para alertar a las personas cuando se hayan rechazado o aprobado sus entradas de tiempo o gastos.

En la parte inferior de la planilla horaria, seleccione Aprobar y bloquear para aprobar la entrada de tiempo o gastos. 

Para asegurarse de que los usuarios no puedan agregar tiempo o gastos a las entradas aprobadas, habilite la configuración que bloquea automáticamente las entradas de tiempo y gastos tras la aprobación. Puede hacerlo en la sección Flujo de trabajo de aprobaciones en Configuración de la cuenta. 

Siga estos pasos para rechazar la hoja de tiempo o gastos:

1. En el área inferior izquierda de la hoja de tiempo o gastos, escriba una nota en el cuadro de texto. 
   • Si rechaza la entrada de tiempo sin dejar una nota, el sistema le pedirá que deje una nota. 
2. Seleccione Rechazar. 

Después de rechazar la hoja de horas o gastos, se restablece a No enviado. El remitente debe ajustar su entrada de tiempo o gastos y volver a enviarla para su aprobación. 

Usar mis vistas

Cree una vista guardada o varias vistas guardadas para diferentes situaciones. 

Cuando crea una vista guardada, puede acceder a ella fácilmente desde Mi vista.

Para crear una vista guardada 

1. Vaya a la pestaña Aprobaciones. 
2. En el panel izquierdo, seleccione Vista de responsable de aprobación. 
3. En el panel izquierdo, ajuste el plazo deseado, el estado de aprobación y otros filtros. 
4. Desplácese hacia arriba hasta Mis vistas. 
5. Seleccione + Guardar vista actual.