Actuar respecto de las alertas y solicitudes en Workplace Chat

Envíe notificaciones y solicitudes desde Smartsheet y responda en tiempo real desde Workplace Chat by Facebook. Por ejemplo, puede iniciar una acción en una solicitud de aprobación de Smartsheet mientras conversa con un compañero de trabajo en Workplace Chat respecto de una solicitud, todo esto sin salir de la aplicación Workplace Chat.

Antes de comenzar

Sea el destinatario de un flujo de trabajo automatizado

Antes de recibir alertas y solicitudes en Workplace Chat, deberá ser destinatario en un flujo de trabajo automatizado en una hoja en Smartsheet. Para obtener información sobre cómo crear flujos de trabajo automatizados, consulte Cómo ahorrar tiempo y trabajar con mayor rapidez con los flujos de trabajo automatizados.

Configurar la integración

Su administrador de Workplace debe instalar esta integración antes de poder recibir alertas de Smartsheet. Para esto:

  1. Inicie sesión en Workplace con sus credenciales de administrador.
  2. Haga clic en Panel de administrador ubicado a la derecha del ícono de perfil.
  3. Seleccione Integraciones en el panel de la izquierda.
  4. Busque Smartsheet en la tienda de aplicaciones de Workplace y haga clic en el ícono + más > Instalar.

Cuando vea la página de confirmación, significará que la integración se ha instalado correctamente en su organización.

Todas las personas que forman parte de su organización podrán autorizar sus perfiles de Workplace para recibir alertas de Smartsheet, para lo cual deberán comenzar una conversación con Smartsheet en sus ventanas de chat. (Smartsheet se mostrará debajo de los bots cuando la busque en Workplace Chat).

Configure su cuenta de Workplace para recibir notificaciones

Una vez que el administrador de Workplace haya terminado de instalar la integración siguiendo los pasos mencionados, puede buscar Smartsheet como un bot en Workplace chat, para lo cual deberá escribir "Smartsheet" en la barra de búsqueda Buscar chats.

Escriba Smartsheet en Buscar chats.

Para configurar su cuenta de Workplace para recibir notificaciones de Smartsheet:

  1. busque el bot de Smartsheet y selecciónelo para iniciar una conversación.

    CONSEJO: Puede buscar el bot de Smartsheet escribiendo "Smartsheet" en la barra de búsqueda Buscar chats.
     
  2. En la ventana de chats de Smartsheet, haga clic en el botón Comenzar, ubicado al pie de la página.
  3. El bot de Smartsheet le pedirá autorización. Haga clic en las opciones disponibles en el chat para autorizar o denegar el acceso de Smartsheet a Workplace.
  4. Cuando se lo indiquen, inicie sesión en su cuenta de Smartsheet y haga clic en Autorizar.

    NOTA: Si usa la aplicación de Workplace para iOS y quiere iniciar sesión en Smartsheet con Google a través de la aplicación Workplace, recibirá el mensaje de error 403. Consulte la sección de resolución de problemas abajo para obtener más información.



Cuando vea la página de confirmación, estará listo para recibir solicitudes de actualización, solicitudes de aprobación, notificaciones y recordatorios de Smartsheet.

Nota: La automatización en Workplace Chat forma parte de sus preferencias de notificaciones personales. No hay una opción de Workplace Chat en el generador de flujos de trabajo.

Probar la integración

Si quiere probar la integración y asegurarse de recibir la automatización de Smartsheet:

  1. Vaya a Cuenta > Configuración personal y seleccione Notificaciones del panel de la izquierda.
  2. En Aplicaciones de mensajería, marque la casilla de verificación en cada tipo de notificación que le gustaría recibir en Workplace Chat.
  3. Envíese una solicitud de actualización o cree un recordatorio, para lo cual deberá seguir los pasos que se indican en el artículo Automatizar procesos de principio a fin con flujos de trabajo visuales.

En unos instantes, debería recibir la automatización en Workplace Chat.

Cancelar el registro de las notificaciones de Smartsheet

Para cancelar el registro, haga clic en el ícono del menú en el redactor de chats y seleccione Cancelar registro de notificaciones.

Cancelar registro de notificaciones

Puede volver a registrarse para recibir notificaciones cuando lo desee. Para ello, siga los pasos que se indican en la sección Configurar arriba.

Consejos para sacar provecho de Smartsheet en Workplace Chat

A continuación, se mencionan algunas maneras de optimizar la combinación entre trabajo en Smartsheet y comunicación en Workplace Chat.

Ejecute solicitudes de aprobación y solicitudes de actualización en Workplace Chat

Puede aprobar solicitudes de presupuesto o completar y enviar solicitudes de actualización directamente desde la ventana de chat de Smartsheet en Workplace Chat. Haga clic en Abrir formulario de aprobación o Abrir formulario de actualización para aprobar o rechazar una solicitud de aprobación, o completar una solicitud de actualización directamente desde Workplace Chat.

Botón Abrir formulario de aprobación.
  

Obtenga más información sobre cómo crear Solicitudes de aprobación y Solicitudes de actualización en Smartsheet.

Definir un recordatorio para iniciar una acción más adelante

Puede configurar la integración para que le envíe otro recordatorio para revisarlo más adelante. Haga clic en Recordarme más tarde y seleccione el horario deseado.

Recordarme más tarde.

Obtenga más información sobre cómo configurar recordatorios en Smartsheet.

¿Usa Workplace para dispositivos móviles? Desactive las notificaciones de inserción móvil de Smartsheet

Si utiliza la aplicación para dispositivos móviles de Workplace, así como la aplicación para dispositivos móviles de Smartsheet, recibirá la misma notificación de cada una de las aplicaciones. Desactive las notificaciones emergentes de Smartsheet de manera tal de recibir una sola notificación a través de Workplace.

Para obtener más información sobre cómo deshabilitar las notificaciones de inserción móvil, consulte el artículo de ayuda Ajustar las configuraciones personales.


Resolución de problemas relacionados con la integración

Workplace para iOS: Error 403 al intentar iniciar sesión en Smartsheet luego de presionar la opción de inicio de sesión en Google.

Para iniciar sesión sin errores utilizando las credenciales de Google luego de presionar Registrar notificaciones o Autorizar en Workplace para iOS:

  1. presione el ícono iOS-share (extremo inferior) y seleccione Abrir en Safari.

    
 Se lo conducirá a la página de inicio de sesión de Smartsheet en el navegador para dispositivos móviles Safari.
     
  2. Presione el botón de inicio de sesión de Google y repase el proceso de autenticación.

Por otro lado, podría analizar la posibilidad de iniciar sesión con otro método. Algunos de los otros métodos para iniciar sesión son (aunque la lista no se limita a ellos):

  • Su dirección de correo electrónico y contraseña de Smartsheet (en la aplicación para dispositivos móviles de Workplace)
  • Workplace en su navegador de escritorio
  • Aplicación de Workplace para escritorio

Workplace para iOS: No navega a Smartsheet al presionar "Ver notificación"

Para navegar a Smartsheet y ver más detalles en sus notificaciones:

  1. Presione Ver notificación.

    Aparecerá una página de inicio de sesión en Smartsheet.
     
  2. presione el ícono iOS-share (extremo inferior) y seleccione Abrir en Safari.

    Se lo conducirá a la página de inicio de sesión de Smartsheet en el navegador para dispositivos móviles Safari.
     
  3. En Safari, presione Abrir en la parte superior.

Se lo conducirá a la aplicación de Smartsheet para iOS para ver los detalles de la notificación.

 

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