Actuar en función de las alertas y solicitudes en Workplace Chat

Envíe notificaciones y solicitudes desde Smartsheet, y responda en tiempo real desde Workplace Chat de Facebook. Por ejemplo, puede iniciar una acción respecto de una solicitud de aprobación de Smartsheet mientras chatea con un compañero de trabajo en Workplace Chat sobre dicha solicitud, todo sin tener que salir de la aplicación Workplace Chat.

Antes de comenzar

Ser un destinatario en un flujo de trabajo automatizado

Antes de recibir alertas y solicitudes en Workplace Chat, deberá ser un destinatario en un flujo de trabajo automatizado en una hoja de Smartsheet. Para obtener más información sobre cómo crear flujos de trabajo automatizados, consulte Ahorre tiempo y trabaje con mayor rapidez gracias a los flujos de trabajo automatizados.

Configurar la integración

El administrador de Workplace debe instalar la integración para que pueda recibir alertas de Smartsheet. Para esto:

  1. Inicie sesión en Workplace con sus credenciales de administrador.
  2. Haga clic en el Panel de administración ubicado a la derecha del icono del perfil.
  3. Seleccione la opción Integraciones en el panel izquierdo.
  4. Busque Smartsheet en la tienda de aplicaciones de Workplace y haga clic en el icono + > Instalar.

Si aparece la página de confirmación, habrá instalado correctamente la integración en su organización.

Quienes forman parte de la organización podrán autorizar sus perfiles de Workplace para recibir alertas de Smartsheet al iniciar una conversación con Smartsheet en las ventanas de chat. (Smartsheet aparecerá bajo los bots cuando lo busque en Workplace Chat).

Configurar la cuenta de Workplace para recibir notificaciones

Una vez que el administrador de Workplace instala la integración siguiendo los pasos mencionados, puede buscar Smartsheet como bot en Workplace Chat, para lo cual deberá escribir la palabra "Smartsheet" en la barra de búsqueda Búscar chats.

Escriba Smartsheet en los chats de búsqueda.

Para configurar su cuenta de Workplace para recibir notificaciones de Smartsheet:

  1. Busque el bot de Smartsheet y selecciónelo para iniciar una conversación.

    CONSEJO: Para buscar el bot de Smartsheet, escriba "Smartsheet" en la barra de búsqueda Buscar chats.
     
  2. En la ventana de chat de Smartsheet, haga clic en el botón Comenzar ubicado al pie de la página.
  3. El bot de Smartsheet le pedirá autorización. Haga clic en las opciones disponibles en el chat para autorizar o rechazar el acceso de Smartsheet a Workplace.
  4. Cuando se lo indique, inicie sesión en su cuenta de Smartsheet y haga clic en Permitir.

    NOTA: Si utiliza la aplicación de Workplace para iOS y quiere iniciar sesión en Smarsheet con Google a través de la aplicación Workplace, recibirá el error 403. Consulte la sección de resolución de problemas abajo para obtener más información.


Cuando vea la página de confirmación, significará que está listo para recibir solicitudes de actualización, solicitudes de aprobación, notificaciones y recordatorios de Smartsheet.

Cancelar el registro a las notificaciones de Smartsheet

Para cancelar el registro, haga clic en el icono del menú ubicado en el redactor de chats y seleccione Cancelar el registro a las notificaciones.

Cancelar el registro para recibir notificaciones.

Puede volver a registrarse para recibir notificaciones en cualqluier momento siguiendo los pasos que se mencionan en la sección Configurar de arriba.

Consejos para aprovechar al máximo Smartsheet en Workplace Chat

A continuación, se mencionan algunas de las maneras en que puede aprovechar al máximo la combinación del trabajo en Smartsheet y la comunicación en Workplace Chat.

Cómo ejecutar solicitudes de actualización y solicitudes de aprobación en Workplace Chat

Puede aprobar solicitudes de presupuestos o completar y enviar solicitudes de actualización directamente desde la ventana de chat de Smartsheet en Workplace Chat. Haga clic en Abrir formulario de aprobación o formulario de actualización para autorizar o rechazar una solicitud de aprobación o completar una solicitud de actualización directamente desde Workplace Chat.  

Botón del formulario Abrir aprobación.
  

Obtenga más información sobre cómo crear Solicitudes de aprobación y Solicitudes de actualización en Smartsheet.

Configurar un recordatorio para iniciar una acción más adelante

Puede configurar la integración para que le envíe otro recordatorio para revisarlo más adelante. Haga clic en Recordarme más tarde y, luego, seleccione el horario deseado.

Recordarme más tarde.

Obtenga más información sobre la configuración de Recordatorios en Smartsheet.

¿Utiliza Workplace para dispositivos móviles? Desactive las notificaciones emergentes para dispositivos móviles de Smartsheet.

Si utiliza la aplicación de Workplace para dispositivos móviles en forma activa, así como la aplicación de Smartsheet para dispositivos móviles, recibirá la misma notificación de cada una de las aplicaciones. Desactive las notificaciones emergentes de Smartsheet para asegurarse de recibir únicamente una notificación a través de Workplace. 

Para obtener más información sore cómo desactivar las notificaciones emergentes para dispositivos móviles, consulte el artículo de ayuda Cómo ajustar las configuraciones personales.


Resolución de problemas relacionados con la integración

Workplace para iOS: 403 Error al intentar iniciar sesión en Smartsheet luego de presionar la opción Iniciar sesión en Google.

Para iniciar sesión sin errores utilizando las credenciales de Google luego de presionar Registro de notificaciones o Autorizar en Workplace para iOS: 

  1. Presione el icono iOS-compartir (extremo inferior) y seleccione Abrir en Safari.

    Se lo direccionará a una página de inicio de Smartsheet en el navegador móvil de Safari.
     
  2. Presione el botón de inicio de sesión en Google y siga el proceso de autenticación.

De lo contrario, puede iniciar sesión con otro método. Algunos de los otros métodos para iniciar sesión son (aunque no se limitan a ellos):

  • Su dirección de correo electrónico y contraseña de Smartsheet (en la aplicación móvil de Workplace)
  • Workplace en su navegador de escritorio
  • Aplicación de escritorio de Workplace

Workplace para iOS: No se direcciona a Smartsheet al presionar "Ver notificación"

Para ir a Smartsheet y obtener información detallada sobre sus notificaciones:

  1. Presione Ver notificación.

    Aparecerá la página de inicio de sesión de Smartsheet.
     
  2. Presione el icono iOS-compartir (extremo inferior) y seleccione Abrir en Safari.

    Se lo direccionará a una página de inicio de Smartsheet en el navegador móvil de Safari.
     
  3. En Safari, presione la opción Abrir en la parte superior.

Se lo conducirá a la aplicación de Smartsheet para iOS para ver los detalles de la notificación.

 

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