Compartir un informe como adjunto en un correo electrónico

Una manera de compartir información de Smartsheet que haya recopilado en un informe es enviarla a distintas personas como adjunto de un mensaje de correo electrónico. Puede hacerlo por única vez o indicar que el informe se envíe bajo una modalidad recurrente, en forma automática. Al hacerlo, el informe se ejecutará antes de enviarse, a fin de que contenga siempre la información más actualizada.

Tenga en cuenta que, para que el informe esté disponible para otras personas, también puede compartirlo o publicarlo. Para obtener más información sobre estas opciones, consulte la sección Artículos relacionados al final de este artículo.


Enviar un informe como adjunto

Al enviar un informe como adjunto, los destinatarios pueden ver el informe en formato PDF o Excel, sin que sea necesario iniciar sesión en Smartsheet.

  1. En la barra de herramientas izquierda, haga clic en Acciones del informe y, luego, en Enviar como adjunto para que aparezca el formulario Enviar como adjunto.

  2. En la casilla Para, ingrese las direcciones de correo electrónico de los destinatarios (separe las distintas direcciones de correo electrónico con coma).

  3. Edite el Asunto y el Mensaje si desea personalizarlos respecto de los valores predeterminados.

  4. Seleccione el tipo de adjunto en el campo Adjuntar como, ya sea en formato PDF o Excel.

    CONSEJO: Si elige la opción de formato PDF, haga clic en el enlace de opciones para acceder al menú de configuración de PDF e ingresar en las opciones de configuración del PDF. Use las opciones para definir en mayor detalle las propiedades del adjunto.

  5. Haga clic en Enviar.

Los nombres de los destinatarios pasarán de la casilla Para a la sección Enviado a del formulario.

Configurar recurrencia

Puede programar el informe para que se envíe bajo una modalidad recurrente en forma automática. Tenga en cuenta que, al hacerlo, el informe se ejecutará antes de enviarse, a fin de que contenga siempre la información más actualizada.

Para enviar un informe como adjunto a una recurrencia especificada:

  1. Siga los pasos que se mencionan arriba para abrir el formulario Enviar como adjunto.
  2. En el formulario, junto a Entrega, haga clic en el enlace Programar.

    Enviar como entrega con adjunto
     
  3. En el formulario Opciones de entrega, seleccione la frecuencia con la que desea que tenga lugar la entrega (diariamente, semanalmente, mensualmente, anualmente) e indique las demás opciones de recurrencia.
  4. Haga clic en Aceptar.

Una vez que haya configurado estas opciones, las recurrencias aparecerán en el panel de la derecha del formulario Enviar como adjunto. Para editar o eliminar una recurrencia, haga clic en la flecha ubicada junto a la descripción de la recurrencia.