Personen eine Aufgabe zuweisen

Eine Kontaktliste für die Zuweisung einrichten

Um Personen Aufgaben in Ihrem Sheet zuzuweisen, muss das Sheet eine Kontaktlistenspalte enthalten. Wenn es keine Kontaktlistenspalte hat, können Sie anhand der folgenden Schritte eine einfügen:

1. Oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Spaltentitel und wählen Sie anschließend Spalte rechts einfügen oder Spalte links einfügen aus. 
2. Das Fenster „Neue Spalte“ wird angezeigt.
3. Geben Sie den Namen der Spalte in das Feld „Name“ ein (z. B. „Zugewiesen zu“).

4. Wählen Sie den Spaltentyp Kontaktliste aus.

   Wenn Sie Aufgaben haben, die mehreren Personen zugewiesen werden müssen, aktivieren Sie Mehrere Kontakte pro Zelle zulassen. 

    

   In der Mobil-App können Sie einen oder mehr Kontakte zu einer Kontaktlistenspalte hinzufügen, je nachdem, welche Option in der Webanwendung festgelegt wurde. Sie können diese Option jedoch nicht in der Mobil-App einstellen.

    

   Damit bestimmte Personen einfacher zu Kontaktzellen im Sheet hinzugefügt werden können, können Sie eine Liste der bevorzugten Kontakte in das Feld „Kontakte hinzufügen“ eingeben – die hier angegebenen Personen werden angezeigt, wenn Sie auf den Dropdown-Pfeil in einer Zelle klicken. 

5. Klicken Sie auf OK.

Fertig! Die Kontaktlistenspalte wird in Ihr Sheet eingefügt. Sie können jetzt Personen Aufgaben zuweisen.

• Sie können Filter oder Berichte erstellen, um alle Aufgaben anzuzeigen, die bestimmten Teammitgliedern zugewiesen sind. Weitere Informationen zum Anzeigen Ihrer zugewiesenen Aufgaben
• Fügen Sie mehrere Kontaktlistenspalten ein, wenn Personen verschiedene Rollen in Zusammenhang mit den einzelnen Aufgaben haben. 
• Sie können Alarme so einrichten, dass automatisch Benachrichtigungen und Anforderungen an Personen gesendet werden, denen Aufgaben zugewiesen sind. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Arbeit mit Alarmen und Aktionen automatisieren können.
• Wenn kein Kontaktlistenfeld für das Ressourcenmanagement verwendet wird, können Sie eine Formel erstellen, die Personen basierend auf Bedingungen automatisch Aufgaben zuweist. Weisen Sie beispielsweise mithilfe der Formeln INDEX und MATCH einer Abteilungsleitung eine Aufgabe zu, die ihre Genehmigung erfordert. Erfahren Sie, wie Sie Formeln in Smartsheet erstellen und bearbeiten und Formelkombinationen für Sheet-übergreifende Referenzen erstellen.
• Sie können auch Workflows verwenden, um Kontakte automatisch zu einer Zelle hinzuzufügen. Erfahren Sie, wie Sie Personen mit einem automatisierten Workflow zuweisen.

Aufgaben mehreren Kontakten zuweisen

Wenn Sie möchten, dass mehrere Personen an einer Aufgabe arbeiten, richten Sie Ihre Kontaktlistenspalte mithilfe der Option Mehrere Kontakte pro Zelle zulassen ein.  

Sobald die Spalte eingerichtet ist, geben Sie den Namen eines bestehenden Kontakts in eine Zelle ein, um eine Liste passender Kontakte anzuzeigen, und wählen dann den gewünschten Kontakt aus, um ihn der Liste der Kontakte hinzuzufügen, die der Aufgabe zugewiesen sind.

Berücksichtigen Sie Folgendes, wenn Sie mit mehreren Kontakten in einer Zelle arbeiten:

• Jeder Kontakt muss mit einer E-Mail-Adresse verknüpft sein. Wenn Sie den Namen eines neuen Kontakts in eine Zelle eingeben, werden Sie aufgefordert, auch seine E-Mail-Adresse einzugeben.
• Sie können bis zu 20 Kontakte pro Zelle hinzufügen.
• Spalten mit mehreren Kontakten können nicht für die Gruppierung in einem Bericht verwendet werden. Weitere Informationen über das Konfigurieren der Gruppierung zum Organisieren von Ergebnissen im Berichts-Generator

Sie können die Kapazitätsansicht verwenden, um Zuweisungen mit zu vielen oder zu wenig Ressourcen in Ihrem Unternehmen zu identifizieren, die Verfügbarkeit für neue Arbeit zu erkennen und Einstellungsbedarf zu prognostizieren, um effiziente Personalentscheidungen zu treffen.

Zuweisung zu einem einzelnen Kontakt einschränken

Wenn eine Aufgabe nur einer Person zugewiesen werden soll, schränken Sie die Kontaktspalte auf einen einzelnen Kontakt ein, indem Sie das Kästchen Mehrere Kontakte pro Zelle zulassen deaktiviert lassen. Mit einer Genehmigungsanforderung können Sie beispielsweise sicherstellen, dass nur eine Person, wie z. B. ein*e Manager*in, die einzelnen Schritte im Prozess genehmigt, um zu gewährleisten, dass nicht mehrere Kontakte die Genehmigungen der anderen überschreiben.

• Mit einer Einzelkontaktspalte können Sie Ihre bevorzugte Kontaktliste verwenden, um Aufgaben nach der zugewiesenen Person zu gruppieren, wenn Sie zur Kartenansicht wechseln.Weitere Informationen zur Kartenansicht
• Einzelkontaktspalten können auch für die Gruppierung in einem Bericht verwendet werden. 
• Sie können mehrere Kontaktspalten hinzufügen, wenn Personen an verschiedenen Teilen der einzelnen Aufgaben arbeiten.

Verwalten, welche Kontakte angezeigt werden, wenn Sie etwas in eine Zelle eingeben

Wenn Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse in eine Kontaktlistenspalte eingeben, umfassen die angezeigten Namen Folgendes:

• Sämtliche bevorzugten Kontaktwerte, die Sie im Fenster „Spalteneigenschaften“ eingerichtet haben
• Alle Mitarbeitenden, für die das Sheet freigegeben wurde
• Sämtliche anderen Kontakte oder E-Mail-Adressen, die anderen Zeilen im Sheet zugewiesen sind
• Personen in Ihrer persönlichen Smartsheet-Kontaktliste 
• Wenn Ihr Konto Teil eines Business- oder Enterprise-Plans ist, alle anderen Personen, die Teil des Plans sind. Weitere Informationen zum Verwalten von Benutzer*innen

Kontakte mit dem automatischen Vorschlagstool hinzufügen

Wenn Sie mit der Eingabe eines Namens oder einer E-Mail-Adresse beginnen und es keine automatischen Vorschläge von der Kontaktliste gibt, bedeutet dies, dass keine Kontakte zu Ihrer Eingabe passen. Um sie zu Ihrer Kontaktlistenspalte hinzuzufügen, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil in der Zelle und wählen Sie dann Neu hinzufügen aus, um den Kontaktnamen und die E-Mail-Adresse zu Ihrer Liste hinzuzufügen und ihn der Zeile zuzuweisen. Sie können auch die Spalteneigenschaften bearbeiten, um sie zu den bevorzugten Kontaktwerten hinzuzufügen.

Doppelte Kontakte aus der Kontaktliste entfernen

Gelegentlich werden Sie doppelte Kontakte sehen, wenn Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse in eine Zelle eingeben. Wenn Sie Namen oder E-Mail-Adressen aus der Kontaktliste entfernen möchten, entfernen Sie sie aus den bevorzugten Kontaktwerten und aus anderen Zellen in der Spalte. 

Wenn Sie noch immer doppelte Kontaktwerte sehen, kann es sein, dass der für den Kontakt eingerichtete Name in Ihren persönlichen Smartsheet-Kontakten nicht mit dem Namen übereinstimmt, den die Person mit ihrem persönlichen Profil verknüpft hat. Siehe Kontakte in der Liste „Meine Smartsheet-Kontakte“ verwalten und Ihr persönliches Profil verwalten, um sicherzustellen, dass der Name in Ihren Kontakten mit dem Namen in ihrem Profil übereinstimmt.

Sie können keine freigegebenen Mitarbeiter*innen aus der Kontaktliste entfernen.