Kontakte in der Liste „Meine Smartsheet-Kontakte“ verwalten

Sie nutzen Kontakte in Smartsheet, um die Zusammenarbeit schneller zu gestalten. Sie können Kontakte beispielsweise verwenden, wenn Sie E-Mails senden, Blätter freigeben oder Aufgaben in Smartsheet zuweisen.

Eine Möglichkeit zur Verwaltung von Kontakten ist die Liste „Meine Smartsheet-Kontakte“. Um die Kontakte in Ihrer Liste „Meine Smartsheet-Kontakte“ anzuzeigen, klicken Sie auf Konto (Ihr Profilsymbol rechts oben) > Meine Smartsheet-Kontakte.

Wer Ihre Smartsheet-Kontakte anzeigen kann

Ihre Liste „Meine Smartsheet-Kontakte“ ist privat – nur Sie können sie anzeigen. Wenn Sie einem Kontakt eine Aufgabe zuweisen oder ein Blatt für ihn freigeben, wird die E-Mail-Adresse dieses Kontakts jedoch anderen Personen angezeigt, die auf dieses Blatt zugreifen können.

Bevor Sie beginnen: Ihre CSV-Datei formatieren

Die Gesamtzahl der zulässigen Kontakte ist unbegrenzt. Sie können nur 1.000 Kontakte auf einmal importieren.

Wenn Sie Kontakte aus Outlook, Hotmail oder AOL importieren möchten, müssen Sie zunächst die Kontakte in eine CSV-Datei exportieren.Die Spalten in der CSV-Datei müssen benannt werden mit Vorname, Nachname bzw. E-Mail-Adresse. Wichtig ist, dass alles richtig geschrieben ist, da die Liste ansonsten nicht richtig importiert wird.

Hier ist ein Beispiel für die Formatierung Ihrer CSV-Datei:

Name E-Mail-Adresse
Sally Smart sally.smart@smartsheet.com
Ian Intelligent ian.intelligent@smartsheet.com
Dave Diligent dave.diligent@smartsheet.com

 


Kontakte zu „Meine Smartsheet-Kontakte“ hinzufügen

Massenimport von Kontakten

  1. Klicken Sie auf Konto > Meine Smartsheet-Kontakte.

    Das Formular Meine Smartsheet-Kontakte wird angezeigt.
     
  2. Klicken Sie auf Kontakte importieren und wählen Sie Gmail, .csv (Outlook, Yahoo usw.) oder vcf (vCard-Datei).

    Führen Sie den entsprechenden Schritt für die zu importierende Art von Kontakt aus:

    Gmail
    Wählen Sie aus, welche Kontakte Sie in Smartsheet importieren möchten, und klicken Sie dann auf Importieren

    Möglicherweise werden Sie zur Eingabe Ihres Benutzernamens und Kennworts aufgefordert. Klicken Sie nach Eingabe dieser Informationen auf Anmelden.

    HINWEIS: Smartsheet speichert Ihren E-Mail-Benutzernamen und das Kennwort nicht. Diese Anmeldedaten werden nur für den Zugriff auf Ihr E-Mail-Adressbuch verwendet.

    .csv (Outlook, Yahoo usw.)
    Wählen Sie die CSV-Datei und klicken Sie auf Weiter. Wählen Sie aus, welche Kontakte Sie in Smartsheet importieren möchten, und klicken Sie dann auf Importieren.

    .vcf (vCard-Datei)
    Wählen Sie die vCard-Datei, klicken Sie auf Weiter und klicken Sie dann auf Importieren.

Die Kontakte werden zu Ihrer Liste „Meine Smartsheet-Kontakte“ hinzugefügt.

Kontakte einzeln hinzufügen

  1. Klicken Sie auf Konto > Meine Smartsheet-Kontakte.
  2. Klicken Sie im Formular „Meine Smartsheet-Kontakte“ auf Hinzufügen, um das Kontakt-Fenster anzuzeigen.
  3. Geben Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des Kontakts ein und klicken Sie anschließend auf OK.

Der neue Kontakt wird Ihrer Kontaktliste hinzugefügt.

Einzelne Kontakte hinzufügen, wenn Sie ein Smartsheet-Element freigeben

Wenn Sie Elemente in Smartsheet freigeben, indem Sie eine E-Mail-Adresse eingeben, wird die E-Mail-Adresse möglicherweise automatisch Ihrer Liste „Meine Smartsheet-Kontakte“ hinzugefügt. Um einen Namen mit der Adresse zu verknüpfen, führen Sie die Schritte in diesem Artikel aus, um den Kontakt zu bearbeiten.

-oder-
Sie können auch auf das Mitarbeitersymbol neben dem Feld Mitarbeiter einladen klicken, um Ihre aktuelle Smartsheet-Kontaktliste anzuzeigen. Klicken Sie unten links im Fenster auf Neu hinzufügen, um der Liste einen Kontakt hinzuzufügen.


Kontakte bearbeiten oder löschen

  1. Klicken Sie auf Konto > Meine Smartsheet-Kontakte.

    Das Formular Meine Smartsheet-Kontakte wird angezeigt.
     
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kontakt, der bearbeitet oder gelöscht werden soll, und wählen Sie entsprechend Kontakt bearbeiten bzw. Kontakt löschen aus.

HINWEIS: Wenn Sie einen Kontakt aus Ihrer Kontaktliste löschen oder bearbeiten, wird die E-Mail-Adresse nicht aus freigegebenen Blättern entfernt oder dort gelöscht und zugewiesene Aufgaben werden nicht aktualisiert. Informationen zur Entfernung eines Mitarbeiters aus freigegebenen Blättern finden Sie unter Blätter freigeben.  Um Aufgaben neu zuzuweisen, lesen Sie den Artikel Suchen und Ersetzen.


Kontakte aus Ihrer Liste „Meine Smartsheet-Kontakte“ exportieren

  1. Klicken Sie auf Konto > Meine Smartsheet-Kontakte.

    Das Formular Meine Smartsheet-Kontakte wird angezeigt.
     
  2. Klicken Sie auf Kontakte exportieren > .csv.

Die Kontakte aus Ihrer Liste „Meine Smartsheet-Kontakte“ werden in eine CSV-Datei exportiert und an dem Speicherort abgelegt, an dem Downloads auf Ihrem Computer gespeichert werden.


Tipps und bewährte Vorgehensweisen zur Verwendung von Kontakten

Bei der Arbeit mit Kontakten sollten Sie Folgendes beachten:

  • Beim Klicken auf eine Kontaktlistenspalte werden Ihnen möglicherweise nicht alle Ihre Kontakte angezeigt. Folgendes sehen Sie: (1) Kontakte, die bereits im Blatt verwendet wurden, und (2) die Namen der Mitarbeiter, für die das Blatt freigegeben wurde.
  • Um Kontakte aus Ihrer gesamten Smartsheet-Kontaktliste zu verwenden, geben Sie die ersten Buchstaben des Kontaktnamens in eine Zelle in der Kontaktlistenspalte ein. Die relevanten Ergebnisse werden automatisch erkannt und angezeigt. Derzeit gibt es keine Möglichkeit, Kontaktlisteneinträge aus anderen Blättern zu verwenden.
  • Die für Ihre Kontakte ausgewählten Namen werden angezeigt, wenn Sie ihnen Aufgaben in den Kontaktlistenspalten zuweisen. In anderen Bereichen, wie derFreigabeliste, wird der angezeigte Name dem Smartsheet-Konto des Benutzers entnommen. (Sie können den Namen, der für Ihr Smartsheet-Konto verwendet wird, in den persönlichen Einstellungen ändern: Klicken Sie auf Konto > Persönliche Einstellungen).
  • Gruppenadministratoren mit Plänen für mehrere Benutzer können Kontakte zu Gruppen zusammenfassen. Damit wird das Freigeben und Versenden von Informationen an mehrere Personen vereinfacht. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie unter Gruppen verwalten.
  • Sie können nur 1.000 Kontakte auf einmal importieren.