Kontakte in der Liste "Meine Smartsheet-Kontakte" verwalten

In Smartsheet verwenden Sie Kontakte, um eine schnellere Zusammenarbeit zu ermöglichen. Beispielsweise verwenden Sie Kontakte, wenn Sie E-Mails senden, Blätter freigeben oder Aufgaben in Smartsheet zuweisen.

Eine Möglichkeit, Ihre Kontakte zu verwalten, ist die Liste "Meine Smartsheet-Kontakte". Um die Kontakte in Ihrer "Meine Smartsheet-Kontakte"-Liste anzuzeigen, klicken Sie auf Konto (Ihr Profilsymbol oben rechts) > Meine Smartsheet-Kontakte.

In diesem Artikel:

Wem werden meine Smartsheet-Kontakte angezeigt?

Ihre "Meine Smartsheet-Kontakte"-Liste ist privat – nur Sie können sie anzeigen. Wenn Sie jedoch einem Ihrer Kontakte eine Aufgabe zuweisen oder ein Blatt freigeben, wird die E-Mail-Adresse dieses Kontakts allen anderen Personen angezeigt, die auf dieses Blatt zugreifen können.

Bevor Sie beginnen

Die Gesamtzahl der zulässigen Kontakte ist unbegrenzt. Sie können jedoch nur 1.000 Kontakte auf einmal hinzufügen.

Wenn Sie Kontakte aus Outlook, Hotmail oder AOL importieren möchten, müssen Sie die Kontakte zunächst in eine .csv-Datei exportieren. Die Spalten in der.csv-Datei müssen Vorname, Nachname bzw. E-Mail-Adresse heißen. Eine korrekte Schreibweise ist wichtig, da die Liste sonst nicht korrekt importiert wird.


Kontakte zu "Meine Smartsheet-Kontakte" hinzufügen

Massenimport von Kontakten

  1. Klicken Sie auf Konto > Meine Smartsheet-Kontakte.

    Das Formular Meine Smartsheet-Kontakte wird angezeigt.
     
  2. Klicken Sie auf Kontakte importieren und wählen Sie dann Gmail, .csv (Outlook, Yahoo etc.) oder .vcf (vCard-Datei) aus.

    Folgen Sie dem Schritt, der für den Kontakttyp, den Sie importieren möchten, geeignet ist:

    Google Mail
    Wählen Sie aus, welche Kontakte Sie in Smartsheet importieren möchten, und klicken Sie dann auf Importieren

    Möglicherweise werden Sie zur Eingabe Ihres Benutzernamens und Kennworts aufgefordert. Klicken Sie nach Eingabe dieser Informationen auf Anmelden. Smartsheet speichert Ihren E-Mail-Benutzernamen und das Kennwort nicht. Sie werden nur für den Zugriff auf Ihr E-Mail-Adressbuch verwendet.

    .csv (Outlook, Yahoo etc.)
    Wählen Sie die .csv-Datei aus und klicken Sie auf Weiter. Wählen Sie aus, welche Kontakte Sie in Smartsheet importieren möchten, und klicken Sie dann auf Importieren.

    .vcf (vCard-Datei)
    Wählen Sie die vCard-Datei aus, klicken Sie auf Weiter und dann auf Importieren.

Die Kontakte werden zu Ihrer Liste "Meine Smartsheet-Kontakte" hinzugefügt.

Kontakte einzeln hinzufügen

  1. Klicken Sie auf Konto > Meine Smartsheet-Kontakte.
  2. Klicken Sie im Formular "Meine Smartsheet-Kontakte" auf Hinzufügen, um das Fenster "Kontakte" anzuzeigen.
  3. Geben Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des Kontakts ein und klicken Sie auf OK.

Der neue Kontakt wird Ihrer Kontaktliste hinzugefügt.

Hinzufügen einzelner Kontakte beim Freigeben eines Smartsheet-Elements

Wenn Sie Elemente in Smartsheet durch Eingabe einer E-Mail-Adresse freigeben, kann die E-Mail-Adresse automatisch zur Liste "Meine Smartsheet-Kontakte" hinzugefügt werden. Damit der Adresse eine Name zugeordnet wird, folgen Sie den Schritten in diesem Artikel, um den Kontakt zu bearbeiten.

oder
Klicken Sie auf das Mitarbeitersymbol neben dem Feld Mitarbeiter einladen, um Ihre aktuelle Smartsheet-Kontaktliste anzuzeigen. Klicken Sie in der unteren linken Ecke des Fensters auf Neu hinzufügen, um einen Kontakt zur Liste hinzuzufügen.


Kontakte bearbeiten oder löschen

  1. Klicken Sie auf Konto > Meine Smartsheet-Kontakte.

    Das Formular Meine Smartsheet-Kontakte wird angezeigt.
     
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kontakt, den Sie bearbeiten oder löschen möchten, und wählen Sie Kontakt bearbeiten oder Kontakt löschen.

HINWEIS: Wenn Sie einen Kontakt aus Ihrer Kontaktliste löschen oder bearbeiten, wird die E-Mail-Adresse nicht aus freigegebenen Blättern entfernt oder dort aktualisiert und zugewiesene Aufgaben werden nicht aktualisiert. Informationen zum Entfernen eines Mitarbeiters aus der Freigabe von Blättern finden Sie unter Blätter freigeben.  Lesen Sie den Artikel über Suchen und Ersetzen, wenn Sie Aufgaben neu zuweisen möchten.


Kontakte aus Ihrer Liste "Meine Smartsheet-Kontakte" exportieren

  1. Klicken Sie auf Konto > Meine Smartsheet-Kontakte.

    Das Formular Meine Smartsheet-Kontakte wird angezeigt.
     
  2. Klicken Sie auf Kontakte exportieren > .csv

Die Kontakte aus Ihrer Liste "Meine Smartsheet-Kontakte" werden als .csv-Datei an den Ort exportiert, an dem die Downloads auf Ihrem Computer gespeichert sind.


Tipps und Best Practices für die Verwendung von Kontakten

Berücksichtigen Sie Folgendes bei der Arbeit mit Kontakten:

  • Ihnen werden möglicherweise nicht alle Ihre Kontakte angezeigt, wenn Sie in eine Kontaktlistenspalte klicken. Sie bekommen Folgendes angezeigt: (1) Kontakte, die bereits im Blatt verwendet wurden und (2) Namen von Mitarbeitern, die für das Blatt freigegeben wurden.
  • Um Kontakte aus Ihrer gesamten Smartsheet-Kontaktliste zu verwenden, geben Sie die ersten Buchstaben des Kontaktnamens in eine Zelle in der Kontaktlistenspalte ein. Die relevanten Ergebnisse werden automatisch erkannt und angezeigt. Derzeit gibt es keine Möglichkeit, Kontaktlisteneinträge aus anderen Blättern zu verwenden.
  • Die für Ihre Kontakte ausgewählten Namen werden angezeigt, wenn Sie ihnen Aufgaben in den Spalten der Kontaktliste zuweisen. In anderen Bereichen, wie der Freigabeliste, wird der angezeigte Name dem Smartsheet-Konto des Benutzers entnommen. (Sie können den Namen Ihres Smartsheet-Kontos über die "Persönlichen Einstellungen" ändern: Klicken Sie auf Konto > Persönliche Einstellungen).
  • Gruppenadministratoren in Mehrbenutzerplänen können Kontakte zu Gruppen zusammenfassen. Damit wird das Freigeben und Versenden von Informationen an mehrere Personen vereinfacht. Weitere Informationen finden Sie unter Gruppen verwalten.
  • Sie können nur 1.000 Kontakte auf einmal importieren.
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