Prozesse durchgängig mit visuellen Workflows automatisieren

Mit automatisierten Workflows können Sie einen erheblichen Anteil der Arbeit und Prozesse mit einer Reihe von verbundenen Aktionen automatisieren, wie beispielsweise Genehmigungen, die visuell auf einem einzelnen Bildschirm dargestellt werden. Beispiel für die leistungsstarke Automatisierung, die in einem einzigen Workflow erzielt werden kann:

1. Ein technischer Redakteur schließt einen Entwurf ab und markiert seine Aufgabe in Smartsheet als abgeschlossen.
2. Dadurch wird eine Genehmigungsanforderung ausgelöst, die basierend auf dem Thema des Artikels an den zuständigen Technischen Reviewer gesendet wird.
3. Wenn der Technische Reviewer den Entwurf absegnet, wird automatisch eine weitere Genehmigungsanforderung an das Webteam gesendet, welches den neuen Artikel prüft und die Veröffentlichung genehmigt. 
4. Nach der Veröffentlichung erhält der Inhaltsleiter einen automatisierten Alarm, dass neue Inhalte veröffentlicht wurden.

Workflow einrichten

So beginnen Sie mit dem Erstellen eines Workflows:

1. Wählen Sie links oben in Ihrem Blatt Automatisierung aus. 
2. Wählen Sie Workflows verwalten ...
   
   Das Automatisierungsfenster wird geöffnet.
    
3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste „Neue Regel erstellen“ die Option Workflow erstellen ... aus.
   
   Der Workflow-Editor wird angezeigt.
   
   

Nach dem Zugriff auf den Workflow-Editor können Sie den Auslöserblock, die Bedingungspfade und -blöcke sowie die Aktionsblöcke zur Erstellung Ihres Workflows konfigurieren.

• In einem Workflow bezieht sich ein Block auf ein beliebiges Objekt, das im Workflow-Editor Platz belegt.
• Die Blöcke sind durch Pfade verbunden, die durch die Pfeillinien zwischen den Blöcken gekennzeichnet sind. Es kann mehrere bedingte Pfade in einem einzigen Workflow geben, die zu unterschiedlichen Ergebnissen oder Aktionen je nach den Bedingungen jedes Pfades führen.

Workflow mit Bedingungs- und Aktionsblöcken und Pfaden entwickeln

Wählen Sie die Schaltfläche „Hinzufügen“ , um neue Pfade und Blöcke entsprechend Ihrer Bedürfnisse in den Workflow einzufügen:

• Bedingung hinzufügen: Filtern Sie, welche Zeilen im aktuellen Pfad des Workflows enthalten sind.
• Neuen Bedingungspfad hinzufügen: Definieren Sie einen alternativen Weg für Ihren Workflow, der genommen werden soll, wenn die erste Bedingung nicht erfüllt ist.
• Aktion hinzufügen: Am Ende jedes Pfads in Ihrem Workflow, um zu definieren, was Ihr Workflow tun soll, wenn Ihre Bedingungen erfüllt sind.

TIPPS:

• Bei mehreren Pfaden wird jeder Bedingungsblock am Anfang jedes Pfades der Reihe nach von links nach rechts ausgewertet. Der Bedingungsblock ganz links, den die Zeile erfüllt, definiert, welchen Pfad die Zeile durch den Workflow nimmt, wobei alle nachfolgenden Bedingungs- und Aktionsblöcke auf dem gewählten Pfad sofort ausgewertet werden.
• Mindestens ein Aktionsblock muss am Ende jedes Pfads hinzugefügt werden. Nach einem Aktionsblock können Sie bei Bedarf zusätzliche Bedingungen und Pfade definieren, solange ein weiterer Aktionsblock folgt. 

Um unendliche Genehmigungsschleifen zu vermeiden, lösen Zellen, die blattübergreifende Formeln oder Zellverknüpfungen enthalten, keine Automatisierung aus, die das Blatt automatisch ändert (Zeile verschieben, Zeile kopieren, Zeile sperren, Zeile entsperren, Genehmigungsanforderung). Um dies zu umgehen, ziehen Sie die Verwendung der zeitbasierten Automatisierung oder regelmäßiger Workflows in Betracht.

Auslöserblöcke: Ausführung Ihres Workflows definieren 

Sie können die Kriterien definieren, die Ihren Workflow auslösen. Auslöser umfassen:

• Wenn eine Zeile hinzugefügt oder geändert wird
• Wenn eine Zeile geändert wird
• Wenn eine Zeile hinzugefügt wird (dadurch werden keine Änderungen an bestehenden Zeilen ausgelöst)

Wählen Sie Änderung angeben, um sicherzustellen, dass nur bestimmte Änderungen in den von Ihnen ausgewählten Spalten den Workflow auslösen. Sie können beispielsweise einen Workflow erstellen, der nur dann ausgelöst wird, wenn eine Zeile in der Spalte „Status“ als „Abgeschlossen“ markiert ist.

In der Dropdown-Liste Workflow ausführen können Sie einstellen, ob der Workflow bei Auslösung sofort, stündlich, täglich oder wöchentlich ausgeführt wird. Workflows, die täglich ausgeführt werden sollen, bewerten Änderungen an dem Blatt und werden zwischen 00:00 Uhr und 04:00 Uhr in der Zeitzone des Blattinhabers ausgeführt. (Wöchentliche Workflows laufen freitags zwischen 00:00 Uhr und 4:00 Uhr.)

Wenn mehrere Zeilen geändert werden, wenn das Blatt innerhalb des Zeitrahmens mit der ausgewählten Häufigkeit gespeichert wird, wird der Workflow für jede Zeile ausgeführt, die die Auslöserkriterien erfüllt.

Aktionsblöcke: Angeben, welche Art der Automatisierung ausgelöst wird

Bei einem Aktionsblock können Sie auswählen, welche Art von Alarm, Anforderung oder sonstige Automatisierung Ihr Workflow nach dem Auslösen ausführen soll. In der folgenden Tabelle finden Sie Informationen dazu, welche Arten von Aktionen diese ausführen.

Wenn Sie einen Aktionsblock hinzufügen, wählen Sie aus, welchen Aktionstyp Sie verwenden möchten. Wenn Sie einen Aktionstyp auswählen und ihn dann ändern möchten, klicken Sie oben rechts im Block auf das Menüsymbol, um die Aktion zu ändern.

Nachdem Sie auf das Menüsymbol geklickt haben, können Sie auf Erweiterte Optionen klicken, um zu konfigurieren, welche Spalten in der Alarmmeldung oder Anforderung angezeigt werden.

Genehmigung von Entscheidungsträgern nacheinander anfordern

Wenn Sie die Genehmigungen der Entscheidungsträger nacheinander einholen und Aktionen nacheinander versenden möchten, statt alle gleichzeitig, können Sie mehrere Genehmigungsanforderungen in einem einzelnen Pfad erstellen. Genehmigungsanforderungen halten den Workflow an, bis sie genehmigt oder abgelehnt wurden. Sobald der Genehmigungsstatus aktualisiert ist, wird der Workflow durch nachfolgende Bedingungen und Aktionen auf dem durch das Resultat der Genehmigungsanfrage definierten Pfad fortgesetzt.

Aktionen, die mit dem Resultat einer Genehmigungsanforderung verbunden sind, werden durch den Status der Genehmigungsanforderung durch Eingabe von „Genehmigt“ oder „Abgelehnt“ ausgeführt und berücksichtigen keine der vor der Genehmigungsanforderung definierten Bedingungen. Da der Workflow-Auslöser und darauf folgende Bedingungsblöcke zwischen dem Auslöser und der Genehmigungsanforderung umgangen werden können, wenn jemand den Genehmigungsstatus im Blatt manuell ändert, hat es sich bewährt, entweder die Genehmigungsstatusspalten im Quellblatt zu sperren oder das Blatt nicht direkt für die Personen freizugeben, deren Genehmigung Sie benötigen.

Bedingungsblöcke: Filtern, was Sie senden

Zwischen Auslöser- und Aktionsblöcken können Sie Bedingungen definieren, um zu filtern, welche Zeilen in den resultierenden Alarm oder die Aktion aufgenommen werden. Sie können auch bedingte Pfade hinzufügen, um verschiedene Warnungen und Aktionen in Ihrem Workflow basierend auf den von Ihnen angegebenen Kriterien zu definieren. Wenn beispielsweise ein neues IT-Anforderungsticket über ein Formular zu einem Blatt hinzugefügt wird, können Sie je nach Abteilung, Priorität und Anforderungstyp, die im Ticket angegeben sind, unterschiedliche Alarmmeldungen und Anfragen an bestimmte Empfänger senden.

Innerhalb eines Bedingungsblocks können Sie auf den blauen Text zwischen Ihren Bedingungen klicken, um zu definieren, ob nur eine Bedingung erfüllt sein muss (oder) oder alle Bedingungen erfüllt sein müssen (und), bevor die Zeile in den Alarm oder die Anforderung aufgenommen wird. Wenn Sie UND- und ODER-Bedingungen kombinieren möchten, erstellen Sie mehrere Bedingungsblöcke auf einem einzigen Pfad.

Bewährte Vorgehensweise bei der Erstellung von Workflows

Ihre Auslöser eine Stunde im Voraus setzen

Setzen Sie Ihre Auslöser so, dass sie eine Stunde, bevor die Aktion stattfinden soll, aktiv werden. Dadurch wird sichergestellt, dass technische Probleme die pünktliche Durchführung der Aktion nicht verhindern.

Workflow benennen und speichern

Sobald Sie den Workflow-Auslöser, die Bedingungen, Pfade, Alarme und Aktionen definiert haben, können Sie Ihren Workflow speichern. Geben Sie im Textfeld rechts oben im Workflow-Editor einen Namen für Ihren Workflow ein, damit Sie wissen, wofür der Workflow verwendet wird.

Workflow bearbeiten, klonen oder komplett löschen

Nach dem Speichern des Workflows sehen Sie ihn im Fenster „Alarme und Aktionen verwalten“ aufgelistet. (Klicken Sie auf Automatisierung > Workflows verwalten ..., um dieses Fenster anzuzeigen.) In diesem Fenster haben Sie die Möglichkeit, durch Auswahl des Dropdown-Pfeils oben rechts einen Workflow zu deaktivieren (oder zu aktivieren), zu bearbeiten, zu klonen oder zu löschen.

Wenn Sie einen Workflow klonen, empfiehlt es sich, alle Genehmigungsanforderungen so zu ändern, dass sie entweder in einer neuen Spalte gespeichert werden oder neue Werte verwenden, wenn sie genehmigt oder abgelehnt werden. Wenn diese Änderungen nicht vorgenommen werden, können die Genehmigungen in Ihrem ursprünglichen Workflow dazu führen, dass Genehmigungsanforderungen im geklonten Workflow ausgeführt werden.