Anwendungsfälle und häufig gestellte Fragen für Smartsheet Data Shuttle

Mit Smartsheet Data Shuttle können Sie mit Zuversicht Entscheidungen treffen, Ihre Daten plattformübergreifend zentralisieren, routinemäßige Geschäftsprozesse automatisieren und effizient arbeiten. Dieser Artikel enthält einige Anwendungsfälle oder Beispiele dafür, wie Sie Smartsheet Data Shuttle-Uploads und -Offloads verwenden können, sowie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu Smartsheet Data Shuttle.

Who can use this?

Plans:

Business
Enterprise
Smartsheet Advance Package

Permissions:

Bearbeiter
Administrator
Inhaber

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

Voraussetzungen

Um Smartsheet Data Shuttle zu verwenden, müssen Sie:

ein*e Benutzer*in mit Berechtigungen als Inhaber*in, Administrator*in oder Bearbeiter*in für das Zielsheet sein,
von Ihrem*Ihrer Systemadministrator*in unter Admin Center Berechtigungen für die Smartsheet Data Shuttle Premium-Anwendung aktivieren lassen.

Melden Sie sich bei datashuttle.smartsheet.com an, um Ihre Zugriffsstufe zu prüfen.

Smartsheet Data Shuttle für Uploads

Daten müssen für Smartsheet Data Shuttle im CSV-, XLSX- oder Google Tabellen-Format heruntergeladen werden.

Sie können in Smartsheet Data Shuttle einen Hochlade-Workflow erstellen, um die folgenden Aktionen auszuführen:

tatsächliche Arbeitsstunden aus einem externen Zeiterfassungs-Tool importieren
tatsächliche Ausgaben aus einem externen Buchhaltungssystem importieren
Liefervertriebspipelines aus einem CRM-Tool aktualisieren, das nicht zu SFDC (Salesforce) gehört
Daten aus einem externen System in einem Eingangssheet zusammenführen und so die Bereitstellung in Smartsheet Control Center vorantreiben
Daten aus individuellen Formularerstellungs-Tools in Smartsheet importieren

Smartsheet Data Shuttle für Offloads

Sie können Smartsheet Data Shuttle verwenden, um Daten als Anlage in ein Smartsheet-Sheet oder eine externe Cloud-Quelle, z. B. OneDrive/SharePoint, Google Drive oder Box, auszulagern.

Erstellen Sie einen Auslagerungsworkflow in Smartsheet Data Shuttle, um die folgenden Aktionen auszuführen:

Benutzer*innen, die Smartsheet nicht verwenden, wichtige Smartsheet-Informationen anzeigen
komplexe Daten für Datenbankeinspeisungen in einer einfachen Struktur exportieren
Sheets wöchentlich in einem Cloud-Speichersystem verfügbar machen und sie als E-Mail-Anlagen versenden
bearbeitete, gefilterte Sheetdaten für die Erstellung komplexer Lösungen als Anlage an ein anderes Sheet senden
Daten exportieren, archivieren und prüfen, indem exportierte Versionen als Sicherungen aufgehoben werden

Häufig gestellte Fragen zu Data Shuttle

Was sind die ersten Schritte mit Smartsheet Data Shuttle?

Werfen Sie einen Blick auf unseren Lernpfad von Smartsheet Data Shuttle! Er enthält alles, was Sie für die Nutzung von Smartsheet Data Shuttle benötigen.

Stellt Smartsheet Data Shuttle eine direkte, automatische Verbindung zwischen Smartsheet und anderen Systemen her?

Smartsheet Data Shuttle kann CSV- oder XLSX-Exporte aus anderen Systemen automatisch hochladen und CSV- oder XLSX-Exporte aus Smartsheet generieren. Es stellt keine direkte Verbindung mit anderen Systemen her, aber es kann verwendet werden, um das Hochladen und Zusammenführen von Informationen in vorhandene Sheets zu optimieren.

Es gibt verschiedene Integrationen und Connector für bestimmte Systeme (einschließlich bidirektionaler Synchronisierungen mit Jira, Salesforce und Microsoft Dynamics 365).Mit Smartsheet Bridge können benutzerdefinierte Integrationen für andere Systeme erstellt werden.

Welche Datenquellen kann ich als Erfassungspunkte für Smartsheet Data Shuttle-Hochlade-Workflows verwenden?

CSV-, XSLX- oder Google Tabellen-Dateien, die entweder Anlagen eines Sheets oder einer Zeile in Smartsheet sind oder in Google Drive, Microsoft OneDrive/SharePoint oder Box gespeichert sind.

In Commercial-Plänen ist der Zugriff auf die folgenden Laufwerke standardmäßig abhängig von Systemberechtigungen möglich, aber der*die Systemadministrator*in kann den Zugriff einschränken:
- Google Drive
- OneDrive/Sharepoint
- Box
In Smartsheet Gov-Plänen ist das Laufwerk für das GCC High-Angebot von Microsoft ebenfalls verfügbar. Da die meisten Laufwerke jedoch nicht standardmäßig zugänglich sind, müssen Sie den Support kontaktieren, um den Zugriff zu aktivieren.

Kann Smartsheet ODBC-Verbindungen mit externen SQL-Servern herstellen?

Der Live-Daten-Connector bietet eine gemeinsame Integration für jede ODBC-fähige externe Anwendung. Da es sich bei der ODBC um ein Desktop-Produkt handelt, muss der Kunde externe Produkte installieren können. Das bedeutet, dass dies mit Cloud-Diensten nicht wirklich funktioniert.

Wenn es nicht funktioniert, benötigen Sie wahrscheinlich einen Export, damit Data Shuttle sie von einem externen Speicherdienst abrufen kann.

Werden archivierte Workflows meiner Gesamtanzahl angerechnet?

Ja. Workflows müssen vollständig gelöscht werden, ansonsten werden sie der Gesamtzahl der Workflows angerechnet.

Ist Data Shuttle für Smartsheet Gov oder Smartsheet Regions EU verfügbar?

Ja, Data Shuttle ist sowohl in den USA als auch in der EU in der Smartsheet Commercial-Instanz sowie in Smartsheet Gov verfügbar. Weitere Informationen finden Sie in den Artikeln Smartsheet Gov und Smartsheet-Regionen.

Was ist der Unterschied zwischen einem Data Shuttle-Hochlade-Workflow und dem Importieren einer XLSX-Datei in Smartsheet?

Sie können ein neues Sheet erstellen, indem Sie eine XLSX-Datei in Smartsheet importieren. Wenn Sie ein bestehendes Sheet haben, das regelmäßig Änderungen übernehmen muss, ist die Erstellung eines Data Shuttle-Hochlade-Workflows effizienter.

Wo kann ich Dateien mit Data Shuttle abladen?

Mit Data Shuttle können Sie Daten von Smartsheet in OneDrive/SharePoint, Box, Google Drive oder als Anlage in ein Smartsheet-Sheet abladen. Das Anlagenformat kann entweder XLSX von Excel oder CSV sein.

Wie sehe ich, welche Data Shuttle-Workflows erstellt wurden?

Sie können alle von Ihnen erstellten Workflows sehen. Smartsheet-Systemadministratoren können alle Workflows sehen, die von Benutzern in ihrer Organisation erstellt wurden. Weitere Informationen finden Sie unter Bestehende Data Shuttle-Workflows verwalten.

Wie geht Data Shuttle mit Sonderzeichen um?

Dateien, die über Data Shuttle importiert wurden, müssen als UTF-8 kodiert werden.

Kann ich die importierten bzw. exportierten Daten filtern?

Ja. Sie können Filter für Hoch- und Ablade-Workflows so festlegen, dass nur eine Teilmenge Ihrer Daten importiert oder exportiert wird.

Gibt es Beschränkungen hinsichtlich der Anzahl der Zeilen, die ich hochladen bzw. auslagern kann?

Wenn Sie einen Upload aus einer Quelle durchführen müssen, um mehr als 5.000 Zeilen zu ersetzen oder Daten in 20.000 Zeilen zusammenzuführen, können Sie Filter anwenden oder nur eine Auswahl an Spalten zuordnen. Sie können auch mehrere Workflows mit einer gemeinsamen Datenkategorie erstellen, um Daten in mehreren Sheets zu verteilen. Sie können bis zu 20.000 Zeilen abladen.

Wer kann Smartsheet Data Shuttle nutzen, wenn ich es in meinem Plan habe?

Alle Benutzer*innen in einem Plan, die Smartsheet Data Shuttle haben, können darauf zugreifen, indem sie sich bei datashuttle.smartsheet.com anmelden. Smartsheet Data Shuttle wird im Launcher angezeigt, bis sich ein*e Benutzer*in zum ersten Mal anmeldet. Systemadministrator*innen können im Benutzer-Admin Center für Smartsheet Data Shuttle und andere Premium-Apps den Zugriff einschränken.

Gilt für

Funktionen

Wer kann diese Funktion nutzen?