Ihr erstes Sheet mit DataTable verbinden

Voraussetzungen

Voraussetzungen für die Verwendung von DataTable:

• Überprüfen Sie, ob Sie Inhaber- oder Administratorberechtigungen für alle Sheets haben, in denen Sie eine DataTable-Verbindung erstellen möchten.
• DataTable muss eine Premium-Anwendung sein, die Ihnen zur Verfügung steht.
• Sie müssen von Ihrem Systemadministrator im Admin Center Berechtigungen für die DataTable Premium-Anwendung aktivieren lassen.

Bei DataTable anmelden, um Ihre Zugriffsstufe zu überprüfen. Andernfalls besuchen Sie die Marketplace-Seite für DataTable, um Ihren Vertriebsmitarbeiter bei preisbezogenen Anfragen zu kontaktieren.

Verbindungsmethoden

Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Sheet mit einer DataTable zu verbinden:

• Modus Hinzufügen und aktualisieren: Übertragen Sie Untersätze der Daten von einer DataTable auf ein Sheet. Sie können Filterkriterien verwenden, um die Daten einzugrenzen, Sheetspalten zuzuordnen und zu steuern, wie die Änderungen an der DataTable im Sheet angewendet werden. Verwenden Sie die Optionen Hinzufügen, Aktualisieren und Entfernen, um Ihr Sheet an die Filterkriterien Ihrer Verbindung anzupassen.
• Modus „Suche“: Führen Sie Daten aus einer DataTable auf Grundlage einer eindeutigen ID in einem Sheet zusammen, ähnlich wie bei „VLOOKUP“. Wählen Sie eine eindeutige ID aus, um Werte in der DataTable zu suchen, und entscheiden Sie, welche Sheetspalten wieder der DataTable zugeordnet werden sollen. Der Modus „Suche“ ermöglicht es Ihnen, eine DataTable als Referenz für in einem Sheet laufende Prozesse zu verwenden.

Im Modus „Suche“ überschreibt Ihre Verbindung die Änderungen im Sheet mit Daten aus der DataTable. Im Modus „Suche“ sperrt die Verbindung die zugeordneten Spalten, sodass die Daten darin nicht bearbeitet werden können.

In einem Sheet vorgenommene Änderungen werden nicht an die DataTable übertragen.

Sie können bis zu 1.000 Sheets mit einer DataTable verbinden.

Modus „Hinzufügen und aktualisieren“

Schritt 1: Tabelle auswählen

1. Gehen Sie zu dem Sheet, das Sie mit einer DataTable verbinden möchten.
2. Wechseln Sie zur Gitteransicht, indem Sie Gitter im Ansichtswechsler in der oberen Symbolleiste auswählen.
3. Wählen Sie das Verbindungsmenü und dann Mit einer DataTable verbinden aus.
4. Wählen Sie Hinzufügen und aktualisieren aus.
5. Wählen Sie die gewünschte DataTable aus.

Schritt 2: Daten filtern

Filtern Sie die Daten, die von der DataTable auf Ihr Sheet übertragen werden sollen. Für Ihr Sheet gilt eine Obergrenze von 500.000 Zellen und 20.000 Zeilen, während die DataTable mehr Daten enthalten kann.

Sie müssen mindestens ein Filterkriterium festlegen und können Ihrer Verbindung bis zu zehn Kriterien hinzufügen. Die Kriterien hängen vom Datentyp des Feldes ab, auf das Sie filtern.

1. Wählen Sie unter alle die Sync records aus, die alle Bedingungen erfüllen, um zwischen der Anforderung aller Filter und mindestens einer Bedingung umzuschalten. Wählen Sie +Neue Bedingung hinzufügen aus, wenn Sie weitere Bedingungen hinzufügen möchten. 
2. Legen Sie Ihre Filter fest und wählen Sie dann Nächste aus. 

Schritt 3: Daten aus einer DataTable einem Sheet zuordnen

1. Aktivieren Sie die Felder, die Sie zuordnen möchten, und wählen Sie dann die Sheetspalte aus, an die die Informationen übertragen werden sollen. Die Namen in der DataTable und dem Sheet müssen nicht übereinstimmen. 

   Die Verbindung fügt Ihrem Sheet eine neue Spalte mit dem Namen DataTable Record ID hinzu. Diese ID verfolgt die aus der DataTable hinzugefügten Zeilen. Diese Spalte ist standardmäßig gesperrt und ausgeblendet. Wenn Sie einen Wert in dieser Spalte ändern, wird die entsprechende Zeile nicht mehr aktualisiert.

2. Wählen Sie Weiter aus.

Schritt 4: Verbindungsverhalten festlegen

1. Aktivieren Sie beliebige Kombinationen von Verhaltensweisen: 
   • Fügen Sie Zeilen hinzu, während sie zur DataTable hinzugefügt werden
   • Aktualisieren Sie Zeilen, während sie sich in der DataTable ändern
   • Entfernen Sie Zeilen, die nicht mehr den Filterbedingungen entsprechen
2. Wenn Sie mit dem Aktivieren der Verhaltensweisen fertig sind, wählen Sie Nächste aus.

Schritt 5: Verbindung überprüfen

Eine Zusammenfassung der erstellten Verbindung wird angezeigt.

1. Um die Verbindungseinstellungen zu ändern, wählen Sie Zurück aus, um zu ihnen zu navigieren, und ändern Sie sie dann.
2. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Erstellen auf der letzten Seite aus.

Smartsheet fügt automatisch Daten aus der DataTable, die den Filterkriterien entsprechen, zu Ihrem Sheet hinzu. Neue Daten können mehrere Minuten benötigen, um zu erscheinen, und Sie müssen möglicherweise Ihr Sheet aktualisieren, um die neuen Daten zu sehen.

Modus „Suche“

Schritt 1: Verbindung einrichten

1. Gehen Sie zu dem Sheet, das Sie mit einer DataTable verbinden möchten, und wählen Sie die Rasteransicht aus.
2. Wählen Sie das Verbindungsmenü aus und wählen Sie dann Mit einer DataTable verbinden aus.
3. Wählen Sie Suchmodus aus.
4. Wählen Sie die gewünschte DataTable aus. 

Schritt 2: Eindeutige ID wählen

1. Wählen Sie einen eindeutigen Identifikator aus, um die Sheet-Zeilen mit den DataTable-Datensätzen abzugleichen.
   • Achten Sie darauf, ein Feld in der DataTable auszuwählen, das eindeutige Werte enthält. Jeder Wert ist normalerweise eine aus Zahlen und Buchstaben aus dem Datensatz bestehende Zeichenfolge, wie z. B. ein Filialcode oder die ID eines Datensatzes in einer Datenbank.
   • Wenn in der DataTable Datensätze mit übereinstimmenden eindeutigen IDs vorhanden sind, verwendet die Verbindung die Daten des ersten Datensatzes, den sie findet. In der Regel ist dies der Datensatz mit der niedrigsten DataTable-Datensatz-ID.
2. Wählen Sie Weiter aus, nachdem Sie die eindeutige ID zugeordnet haben.

Schritt 3: Felder anpassen

1. Aktivieren Sie jedes Feld, das Sie zuordnen möchten, und wählen Sie dann die Spalten des Sheets aus, in die Sie die Felddaten übertragen möchten.

   Wählen Sie mindestens ein Feld aus. Die Namen in der DataTable und dem Sheet müssen nicht übereinstimmen.

2. Wählen Sie Next (Weiter) aus.

Schritt 4: Verbindung überprüfen

Eine Zusammenfassung der erstellten Verbindung wird angezeigt.

1. Um die Verbindungseinstellungen zu ändern, wählen Sie Zurück, um zu ihnen zu navigieren, und ändern Sie sie dann.
2. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Erstellen auf der letzten Seite aus.

Die Verbindung aktiviert sich automatisch und fügt Suchwerte für eindeutige IDs hinzu, die mit den DataTable-Datensatz-IDs übereinstimmen. Neue Daten können mehrere Minuten benötigen, um angezeigt zu werden, und Sie müssen das Sheet möglicherweise aktualisieren.