Blatt oder Bericht exportieren

In der Smartsheet-App können Sie alle Blätter und Berichte in die folgenden Formate exportieren:

• Microsoft Excel
• Image (PNG) (nur Gantt-Diagramme)
• Google Tabellen
• Microsoft Project (nur Gantt-Diagramme)
• PDF

Nach dem Export eines Blattes oder Berichts speichert Ihr Brower dieses bzw. diesen auf Ihren Computer. Die exportierte Datei wird basierend auf Ihren Browsereinstellungen in einem Ordner gespeichert. 

In Ihrem Export ist nicht alles enthalten. Gruppierungen und Zusammenfassungszeilen sind nicht enthalten und Anlagen werden entfernt. Um Anlagen mit einzubeziehen, erstellen Sie eine Sicherungskopie des Blattes.

Um die exportierte Datei schnell zu finden, öffnen Sie den Ordner „Downloads“ in Ihrem Browser. Verwenden Sie den Tastaturbefehl Strg+J unter Windows oder Cmd+Option+L unter macOS.

„Als Anlage senden“ verwenden, um wiederkehrende Exporte zu generieren

Um regelmäßig an siich selbst oder andere eine PDF- oder Excel-Version Ihres Blatts oder Berichts per E-Mail zu verschicken, lesen Sie die folgenden Hilfeartikel:

• Senden Sie das gesamtes Blatt oder den Bericht per E-Mail als Anlage im PDF- oder Excel- (.xls-)Format.

• Einen Bericht als Anlage per E-Mail freigeben

In Microsoft Excel exportieren

Um beliebige Blätter oder Berichte aus Smartsheet zur Verwendung in Microsoft Excel zu exportieren, wählen Sie Datei > Exportieren > In Excel exportieren.

Die exportierten Daten werden möglicherweise in Excel nicht genauso wie in Smartsheet angezeigt. Hier ist eine Liste mit einigen der wichtigsten Unterschiede:

• Gantt-Diagramme sind nicht einbezogen: Excel unterstützt das Gantt-Diagrammformat nicht. Durch das Exportieren eines Gantt-Diagramms in Excel wird nur die Aufgabenliste exportiert, auf der es basiert.
• Formeln werden nicht beibehalten: Aufgrund der Unterschiede zwischen der Excel- und Smartsheet-Formelsyntax bleiben auch Formeln beim Export nicht erhalten.

Um dies zu umgehen, entfernen Sie das Gleichheitszeichen am Anfang der Formeln, um sie als Texte zu speichern. Speichern Sie dann das Blatt. Nachdem Sie die Excel-Datei geöffnet haben, können Sie das Gleichheitszeichen wieder einfügen und die Syntax ändern, um die Formeln für Excel anzupassen.

• Kommentare werden auf einer separaten Registerkarte angezeigt: Sie finden Kommentare auf der zweiten Registerkarte des exportierten Arbeitsbuchs.
• Berichte sind auf 20.000 Zeilen begrenzt: Wenn Ihr Bericht mehr als 20.000 Zeilen umfasst, können Sie mehrere Berichte mit weniger Zeilen erstellen und jeden Berichte als separate Excel-Datei exportieren. Weitere Informationen zur Arbeit mit Berichten finden Sie unter Berichte erstellen.

Wenn eine Sortierung auf Ihren Bericht angewendet wurde, werden möglicherweise weniger als 20.000 Zeilen exportiert.

• Nicht alle Spaltentypen werden in Excel unterstützt: Excel unterstützt keine Spalten vom Typ Dropdown, Kontaktliste, Kontrollkästchen oder Symbole (z. B. Harvey Balls usw.) . Wenn Sie Blätter mit diesen Spaltentypen exportieren, werden nur Textwerte exportiert. Werte in Booleschen Spaltentypen (z. B. Kontrollkästchen) werden als True (Wahr) oder False (Falsch) exportiert, je nach Status des Elements in der Zelle.

Als Bild exportieren (PNG-Format)

Um beliebige Blätter oder Berichte mit einem Gantt-Diagramm in ein PNG-Format zu exportieren, führen Sie diese Schritte aus:

1. Öffnen Sie das zu exportierende Blatt.
2. Wechseln Sie in der Symbolleiste zur Gantt-Ansicht des Blattes oder Berichts. 
3. Wählen Sie Datei > Exportieren > Gantt als Bild (PNG) exportieren.
4. Im Abschnitt Auswahl des Formulars Gantt als Bild (PNG) exportieren können Sie das gesamte Blatt oder nur ausgewählte Zeilen exportieren.
   • (Wenn die Option Ausgewählte Zeilen nicht verfügbar ist, schließen Sie das Formular Gantt als Bild (PNG) exportieren, wählen Sie die zu druckenden Zeilen aus und öffnen Sie das Formular erneut.
5. Wählen Sie im Abschnitt Optionen aus, welche Spalten in das Bild einbezogen werden. 
   • Standardmäßig ist nur die primäre Spalte enthalten; wenn jedoch zusätzliche Spalten aufgenommen werden sollen, klicken Sie auf den Namen der primären Spalte oder auf die Schaltfläche Bearbeiten.

Gedruckte Zeitachse in Ihrem Bildexport anpassen

Wenn Sie einen Benutzerdefinierten Datumsbereich verwenden, hängt die angezeigte Zeitspanne von Ihrer Auswahl für „Anzeige der Zeitachse“ ab. Im Formular Projekteinstellungen legen Sie beispielsweise die Primäre Überschrift Ihrer Anzeige der Zeitachse auf Jahre fest. Sie wählen auch 1. März als Ihr Startdatum und 30. Juni als Ihr Enddatum. Die PDF zeigt aufgrund Ihrer Auswahl der Zeitachse ein ganzes Jahr an.

Um Ihre gedruckte Zeitachse einzuschränken, ändern Sie auf der Registerkarte Anzeige der Zeitachse des Formulars Projekteinstellungen die Auswahl Primäre Überschrift in Quartale oder Wochen. Weitere Informationen finden Sie unter Abhängigkeits- und Gantt-Einstellungen ändern.

In Google Sheets exportieren

Um beliebige Blätter oder Berichte aus Smartsheet in Google Sheets zu exportieren, klicken Sie auf Datei > Exportieren > In Google Sheets exportieren.

Ähnlich wie Dateien, die in Excel exportiert wurden, werden auch Dateien, die in Google Sheets exportiert wurden, nicht genau wie in Smartsheet angezeigt. Hier ist eine Liste der wichtigsten Unterschiede:

• Gantt-Diagramme sind nicht einbezogen: Google Sheets unterstützt kein Gantt-Diagrammformat. Durch das Exportieren eines Gantt-Diagramms in Google wird nur die Aufgabenliste exportiert.
• In Google Sheets werden nicht alle Spaltentypen unterstützt: Ähnlich wie Excel unterstützt Google Sheets keine Spalten vom Typ Dropdown, Kontaktliste, Kontrollkästchen und Symbole (z. B. Harvey Balls usw.) . Wenn Sie Blätter mit diesen Spaltentypen exportieren, werden nur Textwerte exportiert. Werte in Booleschen Spalten (z. B. Kontrollkästchen) werden als True (Wahr) oder False (Falsch) exportiert, je nach Status des Elements in der Zelle.
• Formeln bleiben bei Dateiexporten nicht erhalten: Die Formelsyntax von Smartsheet ist anders als bei Google Sheets. 

Um dies zu umgehen, entfernen Sie das Gleichheitszeichen am Anfang der Formeln, um sie als Texte zu speichern. Speichern Sie dann das Blatt. Nachdem Sie das Google Sheet geöffnet haben, können Sie das Gleichheitszeichen wieder einfügen und die Syntax ändern, um die Formel für Google Sheets anzupassen.

• Um den Zugriff von Smartsheet wieder aufzuheben oder das Google-Konto, in das Sie exportieren, zu ändern, befolgen Sie die Anweisungen von Google zum Entfernen des Website- oder App-Zugriffs.

Sie können Ihren Download nicht finden? Sehen Sie in Ihrem persönlichen Google Drive nach. Dort speichert Smartsheet Ihre Exporte.

In Microsoft Project exportieren

Alle Blätter, die ein Gantt-Diagramm umfassen, können in das Microsoft Project-Format exportiert werden. Diese Option ist für Berichte nicht verfügbar.

1. Öffnen Sie das zu exportierende Blatt.
2. Wechseln Sie in der Symbolleiste in die Gantt-Ansicht des Blattes. 
3. Um das Blatt im XML-Format herunterzuladen, wählen Sie Datei > Export > In MS-Projekt exportieren.
4. Um die XML-Datei zu importieren, öffnen Sie Microsoft Project.

Da sich die Funktionen von Smartsheet und Microsoft Project unterscheiden, wird das exportierte Blatt in der jeweils anderen Anwendung möglicherweise anders angezeigt. In diesen Fällen können Sie Daten mit den Tastaturbefehlen Strg + C und Strg + V (Windows) oder Befehlstaste + C und Befehlstaste + V (Mac) aus einem Programm kopieren und in ein anderes einfügen.

In PDF exportieren

Um ein Blatt oder einen Bericht in das PDF-Format zu exportieren, wählen Sie Datei > Exportieren > In PDF exportieren. 

Wenn Sie ein Blatt oder einen Bericht in das PDF-Format exportieren, können Sie das Layout einrichten und auswählen, welche Spalten einbezogen werden sollen.

Im Abschnitt Optionen des Formulars PDF-Einrichtung können Sie nicht auswählen, welche Spalten in die PDF-Datei einbezogen werden, wenn Ihr Blatt oder Bericht nicht in der Gantt-Ansicht angezeigt wird. Im Hilfeartikel Ein Blatt oder einen Bericht aus Smartsheet drucken finden Sie weitere Informationen zum Erstellen einer druckbaren PDF.