Backups Ihrer Smartsheet-Daten erstellen

Gilt für

Smartsheet
Enterprise

Funktionen

Wer kann diese Funktion nutzen?

 Der Blattinhaber kann ein Backup anfordern. Eine Lizenz ist erforderlich.

Smartsheet wird zu 100 % in der Cloud betrieben: Die von Ihnen erstellten Blätter werden auf Smartsheet-Servern gespeichert.

Wenn Sie ein Backup Ihrer Daten möchten, haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Fordern Sie ein einmaliges oder regelmäßiges Backup an. Lesen Sie weiter für mehr Informationen zur Anforderung von Backups.
    -oder-
  • Exportieren Sie manuell ein oder mehrere Blätter oder Berichte. Weitere Informationen zum Exportieren finden Sie im Artikel Blätter und Berichte aus Smartsheet exportieren.

Nach Anforderung des Backups können Sie direkt in Smartsheet das Backup anzeigen und/oder herunterladen.


Backup-Übersicht

Wie häufig Backups erstellt werden können

Sie können Backups für Blätter und Arbeitsbereiche bis zu einmal alle 24 Stunden anfordern. Tägliche Backups müssen nacheinander anhand der Schritte im Anschluss angefordert werden (sie können nicht geplant werden).

Wenn Sie einem Business- oder Enterprise-Plan angehören, können Sie wöchentlich wiederkehrende Backups für Ihr Blattverzeichnis auf oberster Ebene oder für sämtliche Arbeitsbereiche anfordern, deren Eigentümer Sie sind oder für die Sie Administratorrechte haben. (Sie sind sich nicht sicher, über welchen Plantyp Sie verfügen? Lesen Sie nach unter Ihren Smartsheet-Plan und -Benutzertyp erkennen.)

Was ein Backup enthält

Ein Backup besteht aus einem ZIP-Ordner mit folgenden Elementen:

  • Excel-Dateien (xlsx) der Daten aus jedem Blatt, für die Sie ein Backup angefordert haben. Wenn Ihr Blatt Kommentare enthält, werden diese auf einer separaten Registerkarte Kommentare in jeder Excel-Arbeitsmappe erfasst.
     
  • Ein Ordner mit allen Bildern, die in Ihr Blatt integriert sind. (Weitere Informationen zu eingebetteten Bildern erhalten Sie im Artikel Bilder zur Tabellenblattansicht hinzufügen.)
     
  • Ein Ordner mit sämtlichen Anlagen, die von einem Computer oder Mobilgerät aus direkt in Ihre Blätter hochgeladen wurden (beachten Sie, dass Anlagen von Online-Quellen wie Google Drive, OneDrive, Box, Dropbox, Evernote, Egnyte oder URL im Backup nicht enthalten sind).

Berichte und Smartsheet-Dashboards können derzeit nicht gesichert werden. (Sie können einen Bericht exportieren, um eine Kopie davon zu speichern. Weitere Informationen zum Exportieren finden Sie im Artikel Blätter und Berichte aus Smartsheet exportieren.)

Tipps zur Verwendung des Backups

Es wird nicht die gesamte Formatierung in der Excel-Datei beibehalten. Vielleicht müssen Sie die Formatierung erneut anwenden, wie z. B. Zeilenumbrüche (der Befehl Text umbrechen in Excel).

Wenn Ihr Blatt eine Hierarchie enthält (das Einrücken oder Ausrücken zur Erstellung untergeordneter Aufgaben), werden die Zeilen ähnlich im Outline-Format in der exportierten Excel-Datei gruppiert. Klicken Sie in Excel links neben den Zeilennummern auf das Plussymbol (+) neben ausgeblendeten Zeilen, um ihre untergeordneten Aufgaben einzublenden.

Weitere Informationen zur Verwendung von Hierarchien in Smartsheet finden Sie unter Hierarchie: Zeilen einrücken und ausrücken.


Backup anfordern

So fordern Sie ein Backup an:

  1. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Durchsuchen.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen eines Blattes, Ordners oder Arbeitsbereichs und wählen Sie Backup anfordern aus.

    Wenn ein Arbeitsbereich keine Blätter enthält, ist die Option „Backup anfordern“ nicht verfügbar.
    Berichte und Dashboards sind nicht im Backup enthalten.

  3. Wählen Sie im Fenster Backup anfordern aus, ob Sie Anlagen mit einbeziehen oder bei Abschluss eine E-Mail erhalten möchten.

    Anlagen von Online-Quellen wie Google Drive, OneDrive, Box, Dropbox, Evernote, Egnyte oder URL sind im Backup nicht enthalten.

  4. Klicken Sie auf OK.

Nach Anforderung des Backups können Sie direkt in Smartsheet das Backup herunterladen.

 


Wöchentliche Backups planen

Wenn Sie ein lizenzierter Benutzer mit einem Business- oder Enterprise-Plan sind, können Sie wöchentlich wiederkehrende Backups für alle Blätter in Ihrem Verzeichnis Blätter und sämtlichen Arbeitsbereichen planen, deren Eigentümer Sie sind oder für die Sie Berechtigungen auf Administratorebene haben.

Der Inhalt dieser Backups wird als ZIP-Datei zur Verfügung gestellt, wobei die Daten der einzelnen Blätter im Excel-Arbeitsmappenformat gespeichert werden (Kommentare werden auf der Registerkarte Kommentare in der Arbeitsmappe gespeichert).

Wenn Sie sie aktiviert haben, werden diese wöchentlichen Backups automatisch von Smartsheet jede Woche zwischen Samstag und Montag generiert.

So planen Sie ein wöchentliches Backup:

  1. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Durchsuchen.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen eines Blattes, Ordners oder Arbeitsbereichs und wählen Sie Regelmäßiges Backup planen aus. Das Formular „Regelmäßige Backups planen“ wird angezeigt.

    Wenn der Arbeitsbereich keine Blätter enthält, ist die Option Regelmäßige Backups planen nicht verfügbar.

  3. Wählen Sie das Kontrollkästchen Regelmäßige Backups aktivieren. Wählen Sie die Kontrollkästchen, wenn Sie Anlagen mit einbeziehen möchten und wenn Sie eine E-Mail-Benachrichtigung zum Backup erhalten möchten.
     
  4. Klicken Sie auf OK.

Nach Anforderung des Backups können Sie direkt in Smartsheet das Backup herunterladen.

  • Wenn Sie einen Arbeitsbereich sichern, wird die E-Mail nur an den Arbeitsbereichseigentümer gesendet.
  • Anlagen von Online-Quellen wie Google Drive, OneDrive, Box, Dropbox, Evernote, Egnyte oder URL sind im Backup nicht enthalten.
  • Berichte und Dashboards können derzeit nicht gesichert werden.

So deaktivieren Sie regelmäßige Backups

  1. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Durchsuchen.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen eines Blattes, Ordners oder Arbeitsbereichs und wählen Sie Regelmäßiges Backup planen aus.
  3. Deaktivieren Sie unter Einstellungen für regelmäßige Backups die Kontrollkästchen.

Ein kürzlich erstelltes Backup herunterladen

  1. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Durchsuchen.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner „Blätter“ oder den Arbeitsbereichsnamen im linken Bereich und wählen Sie dann Backup anfordern oder Regelmäßiges Backup planen, um das Backup-Formular anzuzeigen.
  3. Klicken Sie auf Aktuelle Backups anzeigen.
  4. Wählen Sie im Fenster „Aktuelle Backups von Blättern“ Backup herunterladen, um den Download zu starten.

Backups können bis zu vier Wochen nach dem Datum des Backups heruntergeladen werden. Nach vier Wochen werden die Links zu den Backups deaktiviert.