Smartsheet ist eine 100-prozentig cloudbasierte Anwendung – die von Ihnen erstellten Blätter werden auf unseren Servern gespeichert. Zum Sichern und Speichern Ihrer Daten auf dem eigenen Computer können Sie entweder ein Backup anfordern (nur für lizenzierte Benutzer) oder in verschiedene Formate exportieren. Bei Team- oder Enterprise-Konten können Sie auch für den obersten Ordner "Blätter" oder für alle Arbeitsbereiche, die zu Ihnen gehören oder für die Sie Administratorrechte besitzen, regelmäßige Backups planen.
Backups sind ZIP-Ordner mit einer Excel- (.xls-)Datei für jedes Blatt, das angefordert wurde (Vorlagen und Berichte sind nicht im Backup enthalten), sowie einem Ordner für Bilder, die zum Tabellenblatt hinzugefügt wurden. Backups können auch Anlagen enthalten, die beim Exportieren nicht einbezogen werden. Nach Anforderung des Backups können Sie direkt in Smartsheet das Backup anzeigen und/oder herunterladen.
HINWEIS: Wenn Sie eine Hierarchie im Blatt haben (über- und untergeordnete Aufgaben), werden die Zeilen auch im Excel-Export gruppiert. Klicken Sie in Excel links neben den Zeilennummern auf das Plussymbol (+), um ausgeblendete untergeordnete Zeilen einzublenden. Sie müssen den Zeilenumbruch und andere Formatierungen, die in Smartsheet angewendet wurden, möglicherweise erneut anwenden.
Lesen Sie sich unsere Support-Tipps im Smartsheet-Blog durch:Organisieren von abgeschlossenen Aufgaben, Ihr Blatt nicht löschen, sondern archivieren
HINWEIS: Sie können alle Blätter und Arbeitsbereiche bis zu einmal alle 24 Stunden sichern.
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Backups sind ZIP-Ordner mit einer Excel- (.xls-)Datei für jedes Blatt, das angefordert wurde (Vorlagen und Berichte sind nicht im Backup enthalten), sowie einem Ordner für Bilder, die zum Tabellenblatt hinzugefügt wurden. Backups können auch Anlagen enthalten, die beim Exportieren nicht einbezogen werden. Nach Anforderung des Backups können Sie direkt in Smartsheet das Backup anzeigen und/oder herunterladen.
HINWEIS: Wenn Sie eine Hierarchie im Blatt haben (über- und untergeordnete Aufgaben), werden die Zeilen auch im Excel-Export gruppiert. Klicken Sie in Excel links neben den Zeilennummern auf das Plussymbol (+), um ausgeblendete untergeordnete Zeilen einzublenden. Sie müssen den Zeilenumbruch und andere Formatierungen, die in Smartsheet angewendet wurden, möglicherweise erneut anwenden.
Backup anfordern
- Als lizenzierter Benutzer eines kostenpflichtigen Kontos oder Testkontos, klicken Sie oben auf die Registerkarte Start.
- Sehen Sie sich die linke Randleiste an, und klicken Sie auf den Namen des Ordners oder Arbeitsbereichs, in dem sich das zu sichernde Blatt befindet. Die darin enthaltenen Unterordner, Blätter, Berichte und Dokumentvorlagen werden in der Mitte des Bildschirms angezeigt.
HINWEIS: Wenn der Ordner oder Arbeitsbereich keine Blätter enthält, ist die Option Backup anfordern ausgegraut. - Klicken Sie mit der rechten Maustaste (Mac-Benutzer: [Control] + Klick) auf den Namen des Blatts, Ordners oder Arbeitsbereichs, und wählen Sie Backup anfordern aus. Das Formular Backup anfordern wird angezeigt.
- Wählen Sie aus, ob Anlagen berücksichtigt werden sollen und ob Sie nach Abschluss eine E-Mail erhalten möchten.
- Klicken Sie auf OK. Innerhalb der nächsten Stunde wird dem Blatt, Ordner oder Arbeitsbereich eine ZIP-Datei angehängt, die eine Excel-Datei mit den ausgewählten Informationen enthält.
HINWEIS: Sie können alle Blätter und Arbeitsbereiche bis zu einmal alle 24 Stunden sichern.
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Wöchentliche Backups planen
Lizenzierte Benutzer in Team-/Enterprise-Plänen können wöchentlich wiederkehrende Backups für ihren Ordner Blätter und für sämtliche Arbeitsbereiche planen, deren Eigentümer sie sind oder für die sie Administratorrechte haben. Der Inhalt dieser Backups wird als ZIP-Datei zur Verfügung gestellt, wobei die Daten der einzelnen Blätter im Excel-Arbeitsmappenformat gespeichert werden (Diskussionen befinden sich auf Blatt zwei der Arbeitsmappe).- Stellen Sie sicher, dass Sie ein lizenzierter Benutzer mit einem Team- oder Enterprise-Plan sind. Wenn Sie ein Backup für einen Arbeitsbereich planen, vergewissern Sie sich, dass Sie über Administratorrechte dafür verfügen.
- Klicken Sie oben auf die Registerkarte Start.
- Schauen Sie auf der linken Randleiste nach, und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Verzeichnis Blätter oder auf den Namen eines Arbeitsbereichs, den Sie besitzen bzw. für den Sie Administratorrechte besitzen, und wählen Sie Regelmäßige Backups planen aus. Das Formular Regelmäßige Backups planen wird angezeigt.
HINWEIS: Wenn der Arbeitsbereich keine Blätter enthält, ist die Option Regelmäßige Backups planen ausgegraut. Die Option steht für einzelne Blätter oder Unterordner nicht zur Verfügung. - Wählen Sie AM aus.
- Wählen Sie aus, ob Anlagen berücksichtigt werden sollen und/oder ob Sie nach Abschluss eine E-Mail erhalten möchten. Wenn Sie einen Arbeitsbereich sichern, wird die E-Mail nur an den Arbeitsbereichseigentümer gesendet.
- Klicken Sie auf OK.
- Wöchentliche Backups werden automatisch von Smartsheet jede Woche zwischen Samstag und Montag generiert und Ihnen danach zur Verfügung gestellt.
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Aktuelle Backup-Anforderungen anzeigen und herunterladen
Nachdem Sie ein Backup angefordert haben, nutzen Sie die folgenden Anweisungen, um in Smartsheet darauf zuzugreifen:- Klicken Sie oben auf die Registerkarte Start.
- Klicken Sie auf der linken Randleiste mit der rechten Maustaste auf den Ordner oder Arbeitsbereich, für den ein Backup erstellt wurde, und wählen Sie Backup anfordern oder Regelmäßige Backups planen aus. Das Formular Backup wird angezeigt.
- Klicken Sie auf Aktuelle Backups anzeigen.
- Wählen Sie zum Starten des Downloads Backup herunterladen aus, oder klicken Sie neben dem Backup auf den Dropdownpfeil.
HINWEIS: Backups können bis zu vier Wochen nach dem Datum der Verarbeitung heruntergeladen werden.
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