Eine Datei oder einen Link von einer Online-Ressource anhängen

Um die Dateien im Auge zu behalten, die in einer anderen Online-Ressource gespeichert sind (z. B. Google Drive oder OneDrive) und diese Dateien mit Elementen zu verknüpfen, die Sie in Smartsheet nachverfolgen, können Sie die Funktion „Anlagen“ nutzen. Sie können Dateiverknüpfungen auf Ebene von Arbeitsbereichen, Blättern, Zeilen oder Kommentaren vornehmen.

So legen Sie los:

  • Arbeitsbereich: Klicken Sie auf das Symbol Anlagen rechts oben im Arbeitsbereich. 
     Schaltfläche „Arbeitsbereichsanlagen“
  • Blatt: Klicken Sie im rechten Bereich auf Anlagen, um den Bereich „Anlagen“ anzuzeigen.
     Symbol „Anlagen“ im rechten Bereich
    Klicken Sie unten im Bereich „Anlagen“ auf Dateien an Blatt anhängen.
  • Zeile: Klicken Sie auf das Symbol Anlagen (in der Kartenansicht klicken Sie auf eine Karte und dann auf Anlage hinzufügen).
  • Kommentar: Öffnen Sie den Kommentar zur Bearbeitung und klicken Sie auf das Symbol Anlage hinzufügen rechts neben dem Kommentar.

Wer kann diese Funktion nutzen?

Symbol „Berechtigungsanforderungen“Inhaber, Administratoren und Bearbeiter eines Blattes können Anlagen hinzufügen, löschen und verschiedene Versionen erstellen. Alle Benutzer mit Zugriff auf den Blatt können Anlagen anzeigen und herunterladen. Sie können in einer E-Mail eine Anlage an jeden beliebigen Benutzer mit einer gültigen E-Mail-Adresse senden. Einige Online-Speicherdienste erfordern zusätzliche Freigabeberechtigungseinstellungen, damit die Benutzer auf eine Datei zugreifen oder diese bearbeiten können.
Symbol „Planverfügbarkeit“ Alle Plantypen.Systemadministratoren für Enterprise- und Premier-Konten können sämtliche Dateianlagenoptionen deaktivieren. (Siehe Globale Kontoeinstellungen verwalten.)


Unterstützte Cloud-Speicherdienste von Dritten

Die Tabelle im Anschluss listet die Online-Speicherdienste auf, die Sie mit der Smartsheet-Funktion für Anlagen verwenden können. Anhand der Informationen zu den Workflows für die einzelnen Dienste können Sie von diesen Diensten gespeicherte Dateien effektiv anhängen und darauf zugreifen.

Speicherdienst

Workflow zum Anhängen der Datei

Workflow zum Zugriff auf die Datei

Google Drive

 

Wenn Sie für Ihre Smartsheet-Adresse eine Google-Adresse verwenden, wird ein Popup-Fenster angezeigt, in dem der Zugriff auf Ihre Google Drive-Dokumente angefordert wird.


 Klicken Sie auf Zugriff gewähren, um fortzufahren.


Wenn Sie in Smartsheet keine Google-Adresse verwenden, wird ein Popup-Fenster angezeigt, über das Sie sich zunächst bei einem Google-Konto anmelden können. Sie müssen diese Informationen nur beim ersten Mal angeben, wenn Sie eine Datei von Google Drive hochladen – wenn Sie das nächste Mal eine Anlage hinzufügen, sind diese gespeichert.

Sie müssen die entsprechenden Berechtigungen für diese Programme haben und in Smartsheet ist der Zugriff auf das Blatt oder den Arbeitsbereich erforderlich.

Wenn Sie eine Google Drive-Anlage öffnen, die in das Format Google-Dokumente, Google-Tabellenblatt oder Google-Folien konvertiert wurde, können Sie die Änderungen direkt an der Datei vornehmen und Google speichert Ihre Änderungen automatisch.


Die Änderungen sind in der Smartsheet-Anlage ersichtlich.


 Weitere Informationen finden Sie im verwandten Inhalt zur Unterstützung von Google Drive.

OneDrive

 

Ein Popup-Fenster wird angezeigt, über das Sie sich bei OneDrive anmelden können, wenn Sie diese Funktion zum ersten Mal verwenden. Wenn Sie das nächste Mal ein Element aus OneDrive anhängen, sind die Anmeldeinformationen gespeichert.

Wenn Sie merken, dass Sie im falschen OneDrive-Konto angemeldet sind, klicken Sie rechts oben auf Ihre E-Mail-Adresse und wählen Sie dann Konto wechseln aus.

OneDrive-Anlagen sind schreibgeschützt, sofern Sie nicht der Inhaber der Datei sind oder die Datei in OneDrive für Sie freigegeben wurde.

Wenn Sie Bearbeitungsberechtigungen für die Datei haben, sehen Sie „Dokument bearbeiten“ oben in der Datei.

Dropbox

Ein Popup-Fenster wird angezeigt, über das Sie sich bei Dropbox anmelden können, wenn Sie diese Funktion zum ersten Mal verwenden. Wenn Sie das nächste Mal ein Element aus Dropbox anhängen, sind die Anmeldeinformationen gespeichert. Wenn Sie ein Element aus Dropbox anhängen, wird ein öffentlicher Link erstellt und zu Smartsheet hinzugefügt.

Wenn Sie merken, dass Sie am falschen Dropbox-Konto angemeldet sind, klicken Sie rechts oben auf Ihren Namen, um sich ab- und bei dem gewünschten Konto wieder anzumelden.

Dropbox-Anlagen sind schreibgeschützt, wenn von Smartsheet aus darauf zugegriffen wird, sofern es sich nicht um Microsoft Word-, PowerPoint- oder Excel-Dateien handelt.

Dropbox unterstützt die Integration mit Microsoft Office Online, die es Ihnen ermöglicht, diese Dateien direkt durch Klicken auf „Öffnen“ oben zu bearbeiten. Daran vorgenommene Änderungen werden wiederum mit der Anlage in Smartsheet synchronisiert.

Weitere Informationen finden Sie in der Dropbox-Hilfe zum Bearbeiten von Office-Dateien.

Box

Ein Popup-Fenster wird angezeigt, über das Sie sich bei Box anmelden können, wenn Sie diese Funktion zum ersten Mal verwenden. Wenn Sie das nächste Mal ein Element aus Box anhängen, sind die Anmeldeinformationen gespeichert.

Wenn Sie merken, dass Sie beim falschen Box-Konto angemeldet sind, klicken Sie in der unteren linken Ecke des Fensters auf den Link Box-Konto wechseln.

Box-Anlagen können nur angezeigt werden, wenn auf sie über Smartsheet zugegriffen wird. (Sie müssen zu Box wechseln, um die Datei herunterzuladen oder zu bearbeiten.)

Evernote

Ein Popup-Fenster wird angezeigt, über das Sie sich bei Evernote anmelden und Smartsheet den Zugriff auf Ihre Dateien erlauben können, wenn Sie diese Funktion zum ersten Mal verwenden. Wenn Sie das nächste Mal ein Element aus Evernote anhängen, sind die Anmeldeinformationen gespeichert.

Wenn Sie merken, dass Sie beim falschen Evernote-Konto angemeldet sind, klicken Sie in der unteren linken Ecke des Fensters auf den Link Evernote-Konto wechseln.

 

Evernote-Notizen sind schreibgeschützt, wenn Sie aus Smartsheet heraus geöffnet werden. Sämtliche an Ihren Notizen direkt in Evernote vorgenommenen Änderungen werden wiederum mit der Smartsheet-Anlage synchronisiert.

 

Egnyte

Es wird ein Popup-Fenster angezeigt, in dem Sie nach Ihrer Egnyte-Domäne, nach Ihrem Egnyte-Benutzernamen und -Kennwort gefragt und um die Bestätigung geben werden, den Zugriff auf Smartsheet zuzulassen. Wenn Sie das nächste Mal ein Element aus Egnyte anhängen, sind die Anmeldeinformationen gespeichert.

 Wenn Sie merken, dass Sie beim falschen Egnyte-Konto angemeldet sind, klicken Sie rechts oben auf „Benutzer wechseln“, um sich an einem anderen Egnyte-Konto anzumelden.

 

Wenn Sie eine Egnyte-Anlage öffnen, sehen Sie vielleicht die Option zum Bearbeiten oben. Zum Bearbeiten von Egnyte-Dateien müssen Sie das Egnyte WebEdit-Tool herunterladen und installieren. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie im Egnyte Support Center. An der Datei über das Egnyte WebEdit-Tool vorgenommene Änderungen werden wiederum mit der Anlage in Smartsheet synchronisiert.

HINWEIS: Der Egnyte-Ordner mit den Dateien muss (im Gegensatz zu den einzelnen Dateien) freigegeben werden, damit andere Mitarbeiter diese in Smartsheet öffnen können. Anweisungen zum Freigeben von Ordnern erhalten Sie vom Egnyte-Helpdesk.