Personen eine Aufgabe zuweisen

Gilt für

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Funktionen

Wer kann diese Funktion nutzen?

Um eine Spalte hinzuzufügen oder zu bearbeiten, müssen Sie der Blattinhaber sein oder das Blatt muss mit Freigabeberechtigungen auf Administratorebene für Sie freigegeben sein. Sie benötigen zudem eine Smartsheet-Lizenz. Weitere Informationen zur Freigabe finden Sie unter Freigabeberechtigungsstufen. Sie sind sich nicht sicher, ob Sie eine Lizenz haben? Siehe Ihren Smartsheet-Plan und -Benutzertypen finden.

In Smartsheet können Sie den Spaltentyp „Kontaktliste“ verwenden, um Teammitgliedern Aufgaben zuzuweisen. Wenn Teammitgliedern Aufgaben zugewiesen werden, können Sie sie als Ressourcen in Ressourcenansichten nachverfolgen und ihnen Benachrichtigungen und Erinnerungen mit Alarmen und Aktionen senden. Sie können diese Spalte auch verwenden, um Berichte zu Aufgaben zu generieren, die spezifischen Teammitgliedern zugewiesen sind.


Eine Kontaktliste für die Zuweisung einrichten

Um Personen Aufgaben in Ihrem Blatt zuzuweisen, muss das Blatt eine Kontaktlistenspalte enthalten. Wenn es keine Kontaktlistenspalte hat, können Sie anhand der folgenden Schritte eine einfügen:

  1. Klicken Sie auf den Dropdownpfeil unter einem Spaltenkopf und wählen Sie 1 Spalte rechts einfügen oder 1 Spalte links einfügen, je nachdem, wo sich die zusätzliche Kontaktlistenspalte befinden soll.

    Das Fenster „Spalte einfügen“ wird angezeigt.

    Kontaktlistenspalte einfügen
  2. Geben Sie den Namen der Spalte in das Feld „Name“ ein (z. B. „Zugewiesen zu“).
  3. Wählen Sie den Spaltentyp Kontaktliste aus.

    Wenn Sie Aufgaben haben, die mehreren Personen zugewiesen werden müssen, aktivieren Sie das Kästchen Mehrere Kontakte pro Zelle zulassen

    HINWEIS: In der mobilen Anwendung können Sie einen oder mehr Kontakte zu einer Kontaktlistenspalte hinzufügen, je nachdem, welche Option in der Desktop-Anwendung festgelegt wurde. Sie können diese Option jedoch nicht von der Mobil-App aus einstellen.

    Damit bestimmte Personen einfacher zu Kontaktzellen im Blatt hinzugefügt werden können, können Sie eine Liste der bevorzugten Kontakte unter Werte eingeben – die hier angegebenen Personen werden angezeigt, wenn Sie auf den Dropdown-Pfeil in einer Zelle klicken. Sie können Kontakte (Name und E-Mail-Adresse), Namen oder E-Mail-Adressen als bevorzugte Werte für die Spalte eingeben.

  4. Klicken Sie auf OK.

Das war's! Die Kontaktlistenspalte wird in Ihr Blatt eingefügt. Sie können jetzt Personen Aufgaben zuweisen.

TIPPS:

  • Sie können Filter oder Berichte erstellen, um alle Aufgaben anzuzeigen, die bestimmten Teammitgliedern zugewiesen sind. Lesen Sie nach unter Zugewiesene Aufgaben anzeigen, um mehr darüber zu erfahren.
  • Fügen Sie mehrere Kontaktlistenspalten ein, wenn Personen verschiedene Rollen in Zusammenhang mit den einzelnen Aufgaben haben. Ein Qualitätssicherungsingenieur kann beispielsweise eine Genehmigungsanforderung für die Entwicklerprüfung genehmigen oder ablehnen, wenn er sich vergewissert hat, dass er einen Bug, der von einem Qualitätssicherungstester eingereicht wurde, in einer anderen Spalte reproduzieren kann.
  • Wenn kein Kontaktlistenfeld für die Ressourcenverwaltung verwendet wird, können Sie eine Formel erstellen, die Personen basierend auf Bedingungen automatisch Aufgaben zuweist. Weisen Sie beispielsweise mithilfe einer VLOOKUP-Formel einem Abteilungsleiter eine Aufgabe zu, die seine Genehmigung erfordert. Weitere Informationen zum Erstellen von Formeln finden Sie unter Formeln in Smartsheet erstellen und bearbeiten.

Aufgaben mehreren Kontakten zuweisen

Wenn Sie möchten, dass mehrere Personen an einer Aufgabe arbeiten, richten Sie Ihre Kontaktlistenspalte mithilfe der Option Mehrere Kontakte pro Zelle zulassen ein.  

Sobald die Spalte eingerichtet ist, geben Sie den Namen eines bestehenden Kontakts in eine Zelle ein, um eine Liste passender Kontakte anzuzeigen, und wählen dann den gewünschten Kontakt aus, um ihn der Liste der Kontakte hinzuzufügen, die der Aufgabe zugewiesen sind.

Berücksichtigen Sie Folgendes, wenn Sie mit mehreren Kontakten in einer Zelle arbeiten:

  • Wenn mehrere Kontakte zulässig sind, muss jeder Kontakt mit einer E-Mail-Adresse verknüpft sein. Wenn Sie den Namen eines neuen Kontakts in eine Zelle eingeben, werden Sie aufgefordert, auch seine E-Mail-Adresse einzugeben.
  • Sie können bis zu 20 Kontakte pro Zelle hinzufügen.
  • Wenn Sie mehrere Kontakte in der Spalte „Zugewiesene Ressource“ zugelassen haben und die Spalte „Zuordnung %“ in den Projekteinstellungen eingerichtet haben, werden alle Ressourcen in der Zelle mit dem von Ihnen angegebenen Prozentsatz zugeordnet. Wenn Sie möchten, dass Personen mit verschiedenen Zuordnungsprozentwerten für die Ressourcenverwaltung an derselben Aufgabe arbeiten, können Sie dieselbe Aufgabe in mehreren Zeilen in Ihrem Blatt auflisten und jeden der doppelten Aufgabeneinträge einer anderen Person zuordnen. Siehe Ressourcenverwaltung und -zuordnung.
  • Wenn Sie keine Zuordnung über die Spalte „Zuordnung %“ angeben, erhält jeder in der Kontaktspalte automatisch eine Zuordnung von 100 %.
  • Ein Bericht behandelt Kontaktlistenspalten für die Einfach- und für die Mehrfachzuordnung als verschiedene Spaltentypen. Dies kann zu unerwarteten Ergebnissen führen, wenn Daten aus einer Mischung aus Spalten für die Einfach- und für die Mehrfachzuordnung herangezogen werden. Siehe Bericht zu Daten aus mehreren Blättern für weitere Informationen hierzu.

TIPPS:

  • Sie können Alarme so einrichten, dass automatisch Benachrichtigungen und Anforderungen an Personen gesendet werden, denen Aufgaben zugewiesen sind. Weitere Informationen finden Sie unter Ihre Arbeit mit Alarmen und Aktionen automatisieren.
  • Wenn mehrere Personen an verschiedenen Teilen derselben Aufgabe arbeiten, können Sie Unteraufgaben erstellen, indem Sie Zeilen unter der übergeordneten Aufgabe einrücken und die einzelnen Unteraufgaben dann Personen zuweisen. Siehe Hierarchie: Zeilen einrücken/ausrücken für weitere Einzelheiten.

Zuweisung zu einem einzelnen Kontakt einschränken

Wenn eine Aufgabe nur einer Person zugewiesen werden soll, schränken Sie die Kontaktspalte auf einen einzelnen Kontakt ein, indem Sie das Kästchen Mehrere Kontakte pro Zelle zulassen deaktiviert lassen. Mit einer Genehmigungsanforderung können Sie beispielsweise sicherstellen, dass nur eine Person, wie z. B. der Manager, die einzelnen Schritte im Prozess genehmigt, um zu gewährleisten, dass nicht mehrere Kontakte die Genehmigungen der anderen überschreiben.

TIPPS: 

  • Mit einer Einzelkontaktspalte können Sie Ihre bevorzugte Kontaktliste verwenden, um Aufgaben nach der zugewiesenen Person zu gruppieren, wenn Sie zur Kartenansicht wechseln. Dies ist nicht möglich, wenn mehrere Kontakte zugelassen sind. Weitere Informationen zur Kartenansicht finden Sie unter Verwenden der Kartenansicht für die Visualisierung Ihres Projekts.
  • Sie können mehrere Kontaktspalten hinzufügen, wenn Personen an verschiedenen Teilen der einzelnen Aufgaben arbeiten. In einem Softwarequalitätssicherungsprojekt könnten Sie beispielsweise separate Kontaktspalten für die „Softwaretestingenieure“ und den „Genehmigenden Manager“ hinzufügen.

Verwalten, welche Kontakte angezeigt werden, wenn Sie etwas in eine Zelle eingeben

Wenn Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse in eine Kontaktlistenspalte eingeben, umfassen die angezeigten Namen Folgendes:

  • Sämtliche bevorzugten Kontaktwerte, die Sie über das Feld Werte im Fenster „Spalte einfügen“ oder „Spalteneigenschaften bearbeiten“ eingerichtet haben.
  • Alle Mitarbeiter, für die das Blatt freigegeben wurde
  • Sämtliche anderen Kontakte oder E-Mail-Adressen, die anderen Zeilen im Blatt zugewiesen sind
  • Personen in Ihrer persönlichen Smartsheet-Kontaktliste. (Weitere Informationen dazu finden Sie hier.)
  • Wenn Sie Teil eines Business- oder Enterprise-Kontos sind, andere Personen in diesem Konto. (Weitere Informationen zur Benutzerverwaltung finden Sie hier.)

Kontakte mit dem automatischen Vorschlagstool hinzufügen

Wenn Sie mit der Eingabe eines Namens oder E-Mail einer Adresse beginnen und es keine automatischen Vorschläge von der Kontaktliste gibt, bedeutet dies, dass keine Kontakte zu Ihrer Eingabe passen. Um sie zu Ihrer Kontaktlistenspalte hinzuzufügen, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil in der Zelle, und wählen Sie dann Neu hinzufügen aus, um den Kontaktnamen und die E-Mail-Adresse zu Ihrer Liste hinzuzufügen und ihn der Zeile zuzuweisen. Sie können auch die Spalteneigenschaften bearbeiten, um sie zu den bevorzugten Kontaktwerten hinzuzufügen.

Sally Smart neu hinzufügen

Doppelte Kontakte aus der Kontaktliste entfernen

Gelegentlich werden Sie doppelte Kontakte sehen, wenn Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse in eine Zelle eingeben. Wenn Sie Namen oder E-Mail-Adressen aus der Kontaktliste entfernen möchten, entfernen Sie sie aus den bevorzugten Kontaktwerten und aus anderen Zellen in der Spalte. 

Wenn Sie noch immer doppelte Kontaktwerte sehen, kann es sein, dass der für den Kontakt eingerichtete Name in Ihren persönlichen Smartsheet-Kontakten nicht mit dem Namen übereinstimmt, den die Person mit ihrem persönlichen Profil verknüpft hat. Siehe Kontakte in der Liste „Meine Smartsheet-Kontakte“ verwalten und Ihr persönliches Profil verwalten, um sicherzustellen, dass der Name in Ihren Kontakten mit dem Namen in ihrem Profil übereinstimmt.

Sie können aus der Liste keine Mitarbeiter entfernen, für die die Kontaktliste freigegeben wurde.