Benutzern eine Aufgabe zuweisen

Weisen Sie über eine Kontaktlistenspalte eine Aufgabe einem Teammitglied zu, das auf die Kontakte in Ihrer Smartsheet-Kontaktliste zugreift. Wenn Teammitgliedern Aufgaben zugewiesen sind, können Sie sie in Ressourcenansichten als Ressourcen nachverfolgen und ihnen Benachrichtigungen und Erinnerungen mit Alarmen und Aktionen senden. Sie können die Spalte auch zum Generieren von Berichten zu Aufgaben verwenden, die bestimmten Teammitgliedern zugewiesen sind.

HINWEIS: Zum Hinzufügen oder Bearbeiten einer Spalte müssen Sie der Blattinhaber sein oder das Blatt muss für Sie mit Freigabeberechtigungen auf Administratorebene freigegeben sein. Sie müssen außerdem über eine Smartsheet-Lizenz verfügen. Weitere Informationen zur Freigabe finden Sie unter Freigabeberechtigungsstufen. Sie sind unsicher, ob Sie eine Lizenz haben? Weitere Informationen finden Sie unter Identifizieren Ihres Plan- und Benutzertyps in Smartsheet.


Einrichten einer Kontaktlistenspalte zum Zuweisen

Zum Zuweisen von Aufgaben in Ihrem Blatt an Benutzer muss das Blatt über eine Kontaktlistenspalte verfügen. Andernfalls können Sie anhand folgender Schritte eine hinzufügen:

  1. Klicken Sie auf den Dropdownpfeil unter einer Spaltenüberschrift und wählen Sie 1 Spalte rechts einfügen oder 1 Spalte links einfügen, je nachdem, wo sich die zusätzliche Kontaktlistenspalte befinden soll.

    Das Fenster "Spalte einfügen" wird angezeigt.

    Einfügen einer Kontaktspalte
  2. Geben Sie einen Namen für die Spalte in das Feld "Name" ein (z. B. "Zugewiesen zu").
  3. Wählen Sie den Spaltentyp Kontaktliste aus.

    Wenn Sie über Aufgaben verfügen, die mehreren Benutzern zugewiesen werden müssen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen für Zulassen mehrerer Kontakte pro Zelle

    HINWEIS: In der Mobilanwendung können Sie einen oder mehrere Kontakte zu einer Kontaktlistenspalte hinzufügen, je nachdem, welche Option in der Desktopanwendung eingestellt wurde. Allerdings kann diese Option nicht über die Mobilapp eingerichtet werden.

    Damit bestimmte Benutzer einfacher zu Kontaktzellen im Blatt hinzugefügt werden können, können Sie eine Liste bevorzugter Kontakte unter Werte eingeben. Die hier spezifizierten Benutzer erscheinen, wenn Sie auf den Dropdownpfeil in einer Zelle klicken. Sie können Kontakte (Name und E-Mail-Adresse), Namen oder E-Mail-Adressen als bevorzugte Werte für die Spalte eingeben.

  4. Klicken Sie auf OK.

Das war's! Die Kontaktlistenpalte wird in Ihr Blatt eingefügt. Jetzt können Sie Benutzern Aufgaben zuweisen.

TIPPS:

  • Sie können Filter oder Berichte erstellen und so alle Aufgaben anzeigen, die bestimmten Teammitgliedern zugewiesen sind. Unter Zugewiesene Aufgaben anzeigen erfahren Sie mehr dazu.
  • Fügen Sie mehrere Kontaktlistenspalten ein, wenn Benutzern verschiedene Rollen bezüglich der jeweiligen Aufgaben zugewiesen sind. Beispielsweise kann ein Qualitätssicherungsingenieur eine Genehmigungsanforderung zur Entwicklerüberprüfung genehmigen oder ablehnen, wenn bestätigt wurde, dass ein Fehler nachvollzogen werden kann, der von einem in einer anderen Spalte aufgeführten Qualitätssicherungstester gemeldet wurde,.

Aufgaben mehreren Benutzern zuweisen

Sollen mehrere Benutzer an einer Aufgabe arbeiten, richten Sie Ihre Kontaktlistenspalte so ein, dass mehrere Kontakte pro Zelle zugelassen sind.  

Nach dem Einrichten der Spalte können Sie den Namen eines vorhandenen Kontakts in eine Zelle eingeben, um eine Liste entsprechender Kontakte anzuzeigen. Wählen Sie dann den gewünschten Kontakt aus, um ihn der Liste mit Kontakten hinzuzufügen, denen die Aufgabe zuwiesen ist.

Bedenken Sie Folgendes, wenn Sie mit mehreren Kontakten in einer Zelle arbeiten:

  • Sind mehrere Kontakte zugelassen, muss jedem Kontakt eine E-Mail-Adresse zugeordnet sein. Geben Sie den Namen eines neuen Kontakts in eine Zelle ein, werden Sie dazu aufgefordert, die E-Mail-Adresse des Kontakts ebenfalls einzugeben.
  • Jede Zelle kann bis zu 20 Kontakte enthalten.
  • Sind mehrere Kontakte in der Spalte "Zugewiesene Ressourcen" zugelassen und es ist die "Zuordnung für Spalte %" in den Projekteinstellungen eingerichtet, werden alle Ressourcen in der Zelle zu dem von Ihnen spezifizierten Prozentsatz zugewiesen. Wenn Benutzer mit unterschiedlichen Zuweisungsprozentsätzen für die Ressourcenverwaltung an derselben Aufgabe arbeiten sollen, können Sie dieselbe Aufgabe in mehreren Zeilen Ihres Blatts aufführen und jedes Aufgabenduplikat einem anderen Benutzer zuweisen. Weitere Informationen finden Sie unter Ressourcenverwaltung und -zuweisung.
  • Wenn Sie über die "Zuordnung für Spalte %" keine Zuweisung spezifizieren, werden jedem Benutzer in der Kontaktspalte automatisch 100 % zugewiesen.

TIPPS:

  • Sie können Alarme so einrichten, dass Benachrichtigungen und Anforderungen automatisch an Benutzer gesendet werden, denen Aufgaben zugewiesen sind. Weitere Informationen finden Sie unter Ihre Arbeit mit Alarmen und Aktionen automatisieren.
  • Arbeiten mehrere Benutzer an unterschiedlichen Abschnitten derselben Aufgabe, erstellen Sie Unteraufgaben, indem Sie Zeilen unterhalb der übergeordneten Aufgabe einrücken und anschließend jede Unteraufgabe Benutzern zuweisen. Weitere Details finden Sie unter Hierarchie: Zeilen einrücken/ausrücken.

Beschränken von Aufgaben auf einen Kontakt

Soll eine Aufgabe nur einem Benutzer zugewiesen werden, können Sie die Kontaktspalte auf einen Kontakt beschränken, indem Sie das Kontrollkästchen für Zulassen mehrerer Kontakte pro Zelle nicht aktivieren. Beispielsweise möchten Sie bei Genehmigungsanforderungen unter Umständen sicherstellen, dass nur eine Person, etwa der Manager, jeden Schritt des Vorgangs genehmigt, um sicherzustellen, dass nicht mehrere Kontakte ihre Genehmigungen gegenseitig überschreiben.

TIPPS: 

  • Mit einer Spalte für nur einen Kontakt können Sie Ihre Liste mit bevorzugten Kontakten verwenden und so Aufgaben nach zugewiesenem Benutzer gruppieren, wenn Sie zur Kartenansicht wechseln. Diese Funktion ist nicht verfügbar, wenn mehrere Kontakte zugelassen sind. Weitere Informationen zur Kartenansicht finden Sie unter Verwenden der Kartenansicht zur Visualisierung Ihres Projekts.
  • Sie können mehrere Kontaktlistenspalten einfügen, wenn Benutzern an verschiedenen Teilen der jeweiligen Aufgabe arbeiten. Beispielsweise können Sie bei einem Projekt zur Softwarequalitätssicherung separate Kontaktspalten für Sofwareprüfingenieure und den genehmigenden Manager hinzufügen.

Verwalten der beim Tippen in eine Zelle angezeigten Kontakte

Bei der Eingabe eines Namens oder einer E-Mail-Adresse in einer Kontaktlistenspalte enthalten die angezeigten Namen Folgendes:

  • Die Werte bevorzugter Kontakte, die Sie mithilfe des Felds Werte im Fenster "Spalte einfügen" oder "Spalteneigenschaften bearbeiten" eingerichtet haben.
  • Alle Mitarbeiter, für die das Blatt freigegeben ist.
  • Sämtliche anderen Kontakte oder E-Mail-Adressen, die anderen Zeilen im Blatt zugewiesen sind.
  • Personen auf Ihrer persönlichen Smartsheet-Kontaktliste. (Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier.)
  • Andere Benutzer im Konto, sofern Sie Mitglied eines Mehrbenutzerkontos sind. (Weitere Informationen zur Benutzerverwaltung finden Sie hier.)

Hinzufügen von Kontakten zur Auswahl automatischer Vorschläge

Wenn Sie mit der Eingabe eines Namens oder einer E-Mail-Adresse beginnen und keine Kontaktliste zur Auswahl automatischer Vorschläge angezeigt wird, bedeutet dies, dass keine Kontakte in Ihrer Kontaktliste zu Ihrer Eingabe passen. Klicken Sie zum Hinzufügen von Kontakten zu Ihrer Kontaktlistenspalte auf den Dropdownpfeil in der Zelle und wählen Sie dann Neu hinzufügen, um den Namen und die E-Mail-Adresse des Kontakts zu Ihrer Liste hinzuzufügen und ihn der Zeile zuzuweisen. Sie können auch die Spalteneigenschaften bearbeiten, um Kontakte zu Ihren Werten der bevorzugten Kontakte hinzuzufügen.

sally smart neu hinzufügen

Entfernen doppelter Kontakte aus der Kontaktliste

Gelegentlich erscheinen beim Tippen eines Namens oder einer E-Mail-Adresse in eine Zeile doppelte Kontakteinträge. Wenn Sie Namen oder E-Mail-Adressen aus der Kontaktliste entfernen möchten, entfernen Sie sie aus den Werten für bevorzugte Kontakte und anderen Zellen in der Spalte. 

Werden Ihnen weiterhin doppelte Kontaktwerte angezeigt, entspricht der Name, den Sie für den Kontakt in Ihren persönlichen Smartsheet-Kontakten eingerichtet haben, unter Umständen nicht dem Namen, der mit dem entsprechenden persönlichen Profil verknüpft wurde. Stellen Sie unter Kontakte in der Liste "Meine Smartsheet-Kontakte" verwalten und Verwalten Ihres persönlichen Profils sicher, dass der Name in Ihren Kontakten mit dem Namen im entsprechenden Profil übereinstimmt.

HINWEIS: Sie können keine Mitarbeiter aus der Kontaktliste entfernen, für die Elemente freigegeben wurden.

War dieser Artikel hilfreich?
JaNein

Haben Sie Fragen? Lassen Sie uns helfen.

Live-Chat