Datumsbasierte Arbeit mit der Zeitachsenansicht verfolgen

Dank der Zeitachsenansicht erkennen Sie kurzerhand, was aktuell passiert und was als Nächstes ansteht. So bleiben Ihr Team und Ihre Stakeholder*innen fokussiert und auf gemeinsame Ziele ausgerichtet. Diese optimierte Ansicht ist ideal, um eine Roadmap zusammenfassend darzustellen oder einen Portfolio-Überblick über mehrere Projekte zu präsentieren. Wenn Sie zur Zeitachse wechseln, ändern sich das Aussehen und Layout der Sheetsteuerelemente, und einige Funktionen, wie das Dateimenü, der Zugriff auf Formulare und Automatisierungen, sind möglicherweise noch nicht verfügbar. 

Mit der Zeitachsenansicht können Sie:

• Datumsbasierte Arbeit auf einer Zeitachse anzeigen
• Daten in horizontale Bahnen gruppieren und nach bestimmten Elementen filtern
• Meilenstein- und Balkendetails anzeigen und bearbeiten
• Ansicht vergrößern oder verkleinern, um mehr oder weniger Daten anzuzeigen
• Scrollen, um zukünftige oder vergangene Arbeit anzuzeigen

Zeitachsenansicht verwenden

Verwenden Sie die Zeitachsenansicht, wenn Sie eine visuelle Darstellung der wichtigsten Daten und Phasen Ihres Projekts ohne unnötige Details benötigen. Verwenden Sie die Zeitachsenansicht für Folgendes:

• Heben Sie wichtige Meilensteine hervor und stellen Sie sicher, dass wichtige Daten und Leistungen hervorstechen.
• Geben Sie Stakeholder*innen einen allgemeinen Überblick über ein Projekt oder mehrere Projekte.
• Konzentrieren Sie sich auf ein datumsbasiertes Arbeitsmanagement, um Ausrichtung und Klarheit zu gewährleisten.

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Sie benötigen einen Business- oder Enterprise-Plan, um die Zeitachsenansicht verwenden zu können. Weitere Informationen zum Upgrade Ihres Plans.

Zeitachsenansicht öffnen

So wechseln Sie zur Zeitachsenansicht:

1. Navigieren Sie zur oberen Symbolleiste in Ihrem Sheet.
2. Wählen Sie den Layoutumschalter aus.
3. Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Zeitachse aus.

Sheet für Zeitachsenansicht konfigurieren

Wenn ein Sheet keine Datumsspalten enthält, kann die Zeitachsenoption im Sheetlayout-Umschalter nicht ausgewählt werden.

Die Zeitachse ist in jedem Sheet mit mindestens einer Datumsspalte (die nicht durch eine Spaltenformel gestützt ist) verfügbar. Alle Elemente mit einem Datum werden als Meilenstein (Raute) in der Zeitachse angezeigt. Elemente ohne Datum werden in der Ansicht nicht angezeigt.

Wenn Ihr Sheet zwei oder mehr Datumsspalten enthält (die nicht durch eine Spaltenformel gestützt sind), werden die ersten beiden Datumsspalten in den Projekteinstellungen automatisch als Start- und Enddatum festgelegt. Alle Elemente mit mindestens einem Datum (Start- oder Enddatum) werden auf der Zeitachse als Meilensteine angezeigt und alle Elemente mit zwei angegebenen Daten (Start- und Enddatum) werden auf der Zeitachse als Balken angezeigt. Elemente ohne Start- oder Enddatum werden in der Ansicht nicht angezeigt.

Wenn für ein Sheet Projekteinstellungen mit aktivierten Abhängigkeiten konfiguriert und Vorgänger-/Dauerspalten definiert sind, dann verwendet die Zeitachse Dauerwerte, um zu bestimmen, ob ein Element als Balken (Dauer ab 1 Tag) oder als Meilenstein (Dauer 0 Tage) angezeigt wird.

Projekteinstellungen müssen in der Tabellenansicht konfiguriert und bearbeitet werden. 

Zeitachsenelemente erstellen und bearbeiten

In der Zeitachsenansicht werden Daten als Balken (Ereignisse mit einer Dauer von mehreren Tagen) oder Meilensteine (Ereignisse mit einer Dauer von null Tagen) dargestellt. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Balken und Meilensteine, damit ihr vollständiger Name sowie ihr Start- und Enddatum angezeigt werden. Änderungen an Balken und Meilensteinen durch andere Benutzer*innen werden in Echtzeit angezeigt. 

Elemente auf der Zeitachse erstellen

Benutzer*innen mit Bearbeiter- und Administratorberechtigungen können Elemente auf der Zeitachse erstellen. Sie können eine beliebige Stelle auf der Zeitachse, an der der Cursor ein (+) anzeigt, auswählen, um ein neues Element hinzuzufügen. Es öffnet sich ein Menü und Sie werden aufgefordert, den Titel des Elements, das Startdatum (erforderlich) und das Enddatum einzugeben. Wählen Sie Hinzufügen aus, und das Element wird auf Ihrer Zeitachse angezeigt.

Wenn Sie ein Start- und Enddatum angeben, ist das erstellte Element ein Balken. Wenn Sie nur ein Startdatum angeben, ist das erstellte Element ein Meilenstein.

Verwenden Sie das Menü auf den Zeitachsenelementen, um sie zu löschen. Öffnen Sie das Menü und wählen Sie dann Element löschen aus.

Details der Zeitachsenelemente anzeigen und bearbeiten

Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Details bearbeiten aus oder doppelklicken Sie auf Balken oder Meilensteine, um alle Details des Elements anzuzeigen und bei Bedarf zu bearbeiten. Änderungen werden sofort gespeichert.  In der Tabellenansicht ausgeblendete Spalten werden nicht im Detailbereich angezeigt. 

Die Reihenfolge der Balken- und Meilensteinstapel wird auf der Zeitachse bestimmt durch: (1) Hierarchieebene, (2) Startdatum, (3) Enddatum und (4) Tabellenzeilenreihenfolge.

Farben der Elemente bearbeiten

Die Zeitachse zeigt die Farben von Aufgabenleisten in der Gantt-, Karten- oder Kalenderansicht auf ihren Balken und Meilensteinen an. Die Bearbeitung von Farben der Elemente mithilfe der bedingten Formatierung hilft bei der visuellen Unterscheidung von Aufgaben nach Status oder Priorität. Dadurch ist es einfacher, den Projektstatus schnell zu beurteilen und Bereiche zu identifizieren, die Aufmerksamkeit erfordern. Um diese Farben der Balken und Meilensteine zu bearbeiten, wechseln Sie zur Gantt-, Karten- oder Kalenderansicht und verwenden Sie eine dieser Optionen:

• Wählen Sie die Farbe einer Aufgabenleiste manuell aus, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Farbleiste klicken.
• Wenden Sie Regeln für die bedingte Formatierung an, insbesondere für das Festlegen der Farbe der Aufgabenleiste.

Wenn Ihr Sheet mindestens eine Regel für die bedingte Formatierung enthält, die die Farbe der Aufgabenleiste bestimmt, werden alle Balken im Sheet, die nicht Ihrer Regel für die bedingte Formatierung entsprechen, grau angezeigt.

Titel der Elemente bearbeiten

Durch das Anpassen der Titel der Elemente können Sie die wichtigsten Informationen auf eine Weise hervorheben, die den Anforderungen Ihres Teams entspricht.Balken- und Meilensteintitel werden standardmäßig aus der primären Spalte des Sheets abgerufen. Über die Schaltfläche „Einstellungen“ in der Symbolleiste können Sie konfigurieren, welche Spalte zum Festlegen der Elementtitel verwendet wird. Es können nur Spalten mit Text/Zahl oder automatischer Nummer ausgewählt werden. Wenn Sie den Titel eines Elements ändern, werden diese Änderungen für alle Betrachter*innen des Sheets angewandt. 

Sie können auch festlegen, wie der Titel eines Elements angezeigt wird – ausgeschrieben oder abgekürzt. Die hier ausgewählte Option ist benutzerspezifisch und gilt nicht für alle Betrachter*innen des Sheets. Wählen Sie die Schaltfläche in der Symbolleiste und dann eine der drei verfügbaren Optionen aus:

• Kein Textüberlauf: Titel von Balken werden gekürzt, um in den Balken zu passen; Titel von Meilensteinen sind auf 20 Zeichen begrenzt.
• Teilweiser Textüberlauf: Nur die ersten 20 Zeichen der Titel von Balken und Meilensteinen werden angezeigt.
• Vollständiger Textüberlauf: Titel von Balken und Meilensteinen können bis zu 150 Zeichen anzeigen; Balkentitel können über die Länge des Balkens hinausgehen. 

Kontakte zu Elementen zuweisen

Um Kontakten Balken und Meilensteine zuzuweisen, kehren Sie zur Tabellenansicht zurück, wählen Sie Spalteneigenschaften bearbeiten für die Kontaktspalte aus und fügen Sie die Kontakte zur Kontaktliste hinzu. Weitere Anweisungen finden Sie unter Bevorzugte Kontakte in einer Kontaktlistenspalte angeben.

Zeitachsenansicht verwenden

Elemente auf der Zeitachse gruppieren

Durch das Gruppieren von Elementen auf einer Zeitachse können Sie Aufgaben thematisch in horizontalen Bahnen nach zugewiesenen Personen, Teams, Status, Region, Abteilung usw. organisieren. Die Zeitachsenansicht unterstützt bis zu zwei Gruppierungsebenen. Die Daten können nach beliebigen Dropdown-Listen (Einfachauswahl), Kontaktlisten (Einfachauswahl) oder Symbolspalten gruppiert werden. Wenn Sie ein Sheet zum ersten Mal in die Zeitachsenansicht laden, wird die Gruppierung standardmäßig angewendet, Sie können sie jedoch anhand der Schritte unten anpassen oder entfernen. 

So fügen Sie eine Gruppierung hinzu:

1. Wählen Sie in der Symbolleiste die Option Gruppe aus. 
2. Wählen Sie in jeder Dropdown-Liste die Spalte aus, nach der Sie gruppieren möchten. 

Die Gruppierung ist eine benutzerspezifische Einstellung. Smartsheet speichert die angewandte Gruppierung für alle Benutzer*innen für jede Zeitachse.

Nicht kategorisierte Bahn

Wenn Sie eine Gruppierung anwenden, können Sie auswählen, ob die nicht kategorisierte Bahn ein- oder ausgeblendet werden soll, indem Sie die Schaltfläche Gruppe in der Symbolleiste umschalten. Wie die anderen Gruppierungseinstellungen werden auch diese Einstellungen für die nicht kategorisierte Bahn für alle Benutzer*innen für jede Zeitachse gespeichert. 

Elementhierarchie

Ein Dropdown-Pfeil neben dem Elementtitel gibt an, ob dieses Element untergeordnete Elemente in der gleichen Gruppierungsbahn enthält.Die Hierarchie wird in der Zeitachsenansicht beachtet. Übergeordnete Elemente werden über ihren untergeordneten Elementen angezeigt. 

In der Zeitachsenansicht wird der Status „erweitert“ oder „minimiert“ für alle Benutzer*innen, jede Zeitachse und jedes entsprechende Sheet beibehalten. Diese Daten werden in den Website-Daten und Cookies Ihres Browsers gespeichert. Wenn Sie Ihre Cookies löschen, gehen die gespeicherten Einstellungen zum Erweitern und Minimieren in allen Sheets verloren. Beim erneuten Öffnen werden alle Sheets standardmäßig mit einer vollständig erweiterten Hierarchie angezeigt.

Wählen Sie den Dropdown-Pfeil eines übergeordneten Elements aus, um direkt untergeordnete Elemente anzuzeigen. Sie können auch die Option Alle in Ansicht erweitern oder Alle in Ansicht minimieren im Elementmenü verwenden, um alle hierarchischen Beziehungen zwischen Elementen anzuzeigen oder auszublenden. Wenn übergeordnete Balken minimiert werden, bleiben ihre direkt untergeordneten Meilensteine sichtbar und werden im Balken angezeigt.

Steuerelemente für die Zeitskala

Durch das Anpassen der Zeitskala können Sie sich auf den relevantesten Zeitraum für Ihr Projekt konzentrieren, egal ob es sich um eine detaillierte tägliche Ansicht für die kurzfristige Planung oder eine breitere Jahresübersicht für die Strategieplanung handelt. Sie können die Zeitachse so ändern, dass Tage, Wochen, Monate, Quartale oder Jahre angezeigt werden, indem Sie das Dropdown-Menü in der Symbolleiste verwenden. Sie können die Zeitachse mit den Steuerelementen der Symbolleiste auch vergrößern oder verkleinern und durch Auswahl der Schaltfläche Heute zum heutigen Tag springen.

Filter in der Zeitachsenansicht

Durch das Anwenden und Verwalten von Filtern in der Zeitachsenansicht können Sie sich auf bestimmte Aufgaben oder Teammitglieder konzentrieren und dadurch Diskussionen effizienter gestalten und Ihre Aufmerksamkeit auf Elemente mit hoher Priorität lenken. Filter, die in der Tabellen-, Karten-, Gantt- oder Kalenderansicht angewandt werden, werden automatisch angewandt, wenn Sie in die Zeitachsenansicht wechseln, und umgekehrt.

In der Symbolleiste in der Zeitachsenansicht können Sie einen vorhandenen Filter auswählen, zwischen Filtern wechseln oder Filter deaktivieren. Sie können Ihre Daten auch weiter filtern, indem Sie neben den gespeicherten Filtern zusätzliche Filter anwenden. Sie können diese neuen Filter speichern und bei Bedarf freigeben.

In der Zeitachsenansicht können Sie auch gespeicherte Filter bearbeiten oder löschen.

Anlagen in der Zeitachsenansicht

Durch die Zentralisierung von Anlagen und Kommentaren in der Zeitachsenansicht sind alle zugehörigen Projektinformationen an einem Ort gespeichert. Dadurch müssen keine E-Mails hin und her geschickt werden und Teammitglieder haben einfachen Zugriff auf wichtige Dokumente und Diskussionen.

Um den Anlagenbereich in der Zeitachsenansicht zu öffnen, wählen Sie das Büroklammersymbol in der Symbolleiste aus oder bewegen Sie den Mauszeiger über ein beliebiges Zeitachsenelement. Wählen Sie in dem Bereich die Option Hinzufügen aus, um eine Anlage von Ihrem Computer oder eine URL hochzuladen. Sie können Dateien auch in den Anlagenbereich ziehen und dort ablegen.

Sie können das Dropdown-Menü verwenden, um Anlagen für ein bestimmtes Zeitachsenelement oder das gesamte Sheet anzuzeigen. Verwenden Sie das Aktionsmenü, um die Anlage in einem neuen Tab zu öffnen, die Datei herunterzuladen, die Beschreibung zu bearbeiten, die Datei umzubenennen, eine neue Version hochzuladen, den Versionsverlauf anzuzeigen oder die Anlage zu löschen. 

Zeitachse freigeben

Durch die Freigabe Ihrer Zeitachse stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter*innen immer über die relevanteste Projektansicht auf dem neuesten Stand sind, was eine bessere Kommunikation, Transparenz und Abstimmung innerhalb Ihres Teams fördert. Sie können Ihr Sheet direkt über die Zeitachsenansicht für Mitarbeiter*innen freigeben. Sie können die Zeitachse als Standardansicht mit einem bestimmten angewandten Filter festlegen.

1. Wählen Sie im Sheet oben rechts die Option Freigeben aus. 
2. Fügen Sie beliebige Personen oder Gruppen ein. 
3. Wählen Sie Bearbeiten neben „Standardansicht“ aus. 
   1. Fügen Sie in der Dropdown-Liste „Filter“ bei Bedarf einen Filter hinzu.
   2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste „Ansicht“ die Option Zeitachsenansicht aus.
   3. Wählen Sie Speichern aus.
4. Wählen Sie Freigeben oder Link kopieren aus.

Mit anderen zusammenarbeiten

Sie können einzelne Zeitachsenelemente oder das gesamte Sheet kommentieren. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Zeitachsenelement und wählen Sie das Kommentarsymbol unten im Popup-Menü aus, um den Konversationsbereich für das jeweilige Element zu öffnen. Wählen Sie über die Dropdown-Option Alle aus, um zu wechseln und die Kommentare für das gesamte Sheet anzuzeigen. Fügen Sie Kommentare hinzu und markieren Sie andere Benutzer*innen für die Zusammenarbeit an den Elementen.

Sie können Änderungen von anderen Benutzer*innen – insbesondere neu erstellte, aktualisierte und gelöschte Elemente – in der Zeitachsenansicht in Echtzeit sehen. Die anderen Benutzer*innen, die das Sheet anzeigen oder bearbeiten, werden oben rechts aufgelistet. Halten Sie den Mauszeiger über das Kontobild, um die Kontaktinformationen anzuzeigen.

Benutzer*innen, die das Sheet in der Zeitachsenansicht anzeigen, können alle anderen Benutzer*innen sehen, unabhängig davon, welche Ansicht diese verwenden. Benutzer*innen, die das Sheet in der Tabellen-, Karten-, Kalender- oder Gantt-Ansicht anzeigen, können nicht sehen, welche Benutzer*innen das Sheet in der Zeitachsenansicht anzeigen. 

Einschränkungen der Zeitachsenansicht

Die Zeitachsenansicht ist derzeit in Berichten, Dashboards oder WorkApps nicht verfügbar. Sie befindet sich jedoch in aktiver Entwicklung und im Laufe der Zeit werden nach wie vor neue Funktionen eingeführt. Mit Ihrem Feedback können Sie das Produkt mitgestalten. Bitte teilen Sie uns Ihr Feedback direkt über das Produktfeedback-Formular mit.