Smartsheet-Authentifizierung für Resource Management verwenden

Die Smartsheet-Authentifizierung ermöglicht Benutzer*innen die Anmeldung bei Resource Management mit ihren Smartsheet-Anmeldeinformationen.

Wer kann das nutzen?

Pläne:

  • Resource Management

Berechtigungen:

RM-Admin

Finden Sie heraus, ob diese Funktion in Smartsheet-Regionen oder Smartsheet Gov enthalten ist.

Sie müssen RM-Admin in Resource Management und ein*e kostenpflichtige*r Benutzer*in in Smartsheet sein, um die Smartsheet-Authentifizierung für Resource Management konfigurieren zu können.

Smartsheet-Authentifizierung aktivieren

Sie benötigen ein Smartsheet-Konto, um die Smartsheet-Authentifizierung für Resource Management zu verwenden. 

Wenn Sie Ihr Konto noch nicht mit Smartsheet verbunden haben:

  1. Wählen Sie in Resource Management die Option Einstellungen > Kontoeinstellungen aus.
  2. Wählen Sie auf der Seite mit den Kontoeinstellungen auf dem Tab „Smartsheet-Integration“ die Option Smartsheet-Authentifizierung aktivieren aus.
  3. Melden Sie sich bei der Smartsheet-Organisation an, die Sie für die Smartsheet-Authentifizierung verwenden möchten.

Wenn Sie Ihr Konto bereits mit Smartsheet verbunden haben:

  1. Wählen Sie in Resource Management die Option Einstellungen > Kontoeinstellungen aus.
  2. Scrollen Sie im linken Menü nach unten zum Tab Authentifizierung.
  3. Wählen Sie auf der Authentifizierungsseite die Option Smartsheet-Authentifizierung aktivieren aus.

Smartsheet-Systemadmins werden automatisch als RM-Administratoren in Resource Management hinzugefügt, wenn sie auf Resource Management zugreifen.

Mindestens zwei Personen müssen sowohl ein RM-Admin in Resource Management als auch Systemadmin in Smartsheet sein.

Wenn die Smartsheet-Authentifizierung aktiviert ist, werden Resource Management- und Smartsheet-Konten verbunden. Resource Management-Benutzer*innen können sich mit Smartsheet anmelden und Teil eines beliebigen Smartsheet-Plans sein, sofern sie zahlungspflichtige Benutzer*innen im verknüpften Resource Management-Plan sind.

Benutzer*innen zum verknüpften Smartsheet-Plan hinzufügen

Benutzer*innen außerhalb Ihres Smartsheet-Plans können auf Resource Management zugreifen, wenn Sie sie einladen, aber Sie sollten Benutzer*innen zum verknüpften Smartsheet-Plan hinzufügen. Sie können dann den Resource Management-Bereich in Smartsheet verwenden und ihre Smartsheet-Identitäten können von Systemadmins verwaltet werden.

Wenn Sie keine Personen zu Ihrem Plan hinzufügen und diese stattdessen kostenlose Konten erstellen, können sie nicht auf den Resource Management-Bereich in Smartsheet zugreifen und ihre Profile bleiben unter der Kontrolle der einzelnen Benutzer*innen. 

Best Practice: Überprüfen, ob lizenzierte Resource Management-Benutzer*innen über Smartsheet-Konten verfügen

  1. Exportieren Sie die Liste der lizenzierten Benutzer*innen aus Resource Management: Wählen Sie Kontoeinstellungen > Personen > Personenliste exportieren aus.
  2. Generieren Sie einen Benutzerlistenbericht über die SeiteBenutzerrollen und Berichte in Smartsheet Admin Center:
    1. Wenn Sie einen Benutzer-Abonnement-Modell-Plan haben, wählen SieWeitere Aktionen > Berichte erstellen > Platztyp aus.
    2. Wenn Sie einen Plan des alten Mitarbeitermodells haben, wählen Sie Weitere Aktionen > Berichte erstellen > Benutzerliste aus.
  3. Vergleichen Sie die beiden Benutzerlisten, um herauszufinden, welche Resource Management-Benutzer*innen ein Smartsheet-Konto benötigen (sofern zutreffend). Sie müssen diese Benutzer*innen zu Smartsheet hinzufügen und ein Profil für sie erstellen. 
  4. Fügen Sie Benutzer*innen einzeln oder in Gruppen hinzu. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Admin Center: Benutzer hinzufügen.

Benutzerkonten können in Smartsheet die Bezeichnungen „unlizenziert“ (altes Mitarbeitermodell) oder „Betrachter“ (Benutzer-Abonnement-Modell) tragen. Sie müssen keine zahlungspflichtigen Benutzer*innen sein.

Automatisiertes Benutzer-Provisioning (UAP) für Resource Management

Wenn Sie das automatisierte Benutzer-Provisioning für Resource Management aktivieren, werden Benutzer*innen automatisch zu Ihrer Organisation hinzugefügt. Sie müssen keine Einladungen senden. Alle Benutzer*innen haben standardmäßig Projektbearbeiter-Berechtigungen. Das automatisierte Benutzer-Provisioning funktioniert am besten, wenn alle Benutzer*innen die gleiche Berechtigungsstufe haben und zahlungspflichtige Benutzer*innen werden sollen.

Automatisiertes Benutzer-Provisioning für Resource Management aktivieren

  1. Melden Sie sich bei Resource Management an.
  2. Wählen Sie Kontoeinstellungen > Authentifizierung > Bearbeiten aus.
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für das automatisierte Benutzer-Provisioning.
  4. Optional: Wählen Sie eine Standardrolle aus der Dropdown-Liste aus.

Profil-Aktualisierungen

Wenn Ihr Konto die Smartsheet-Authentifizierung verwendet, verwalten Sie alle grundlegenden Identitätsfelder wie Profilbild, Name, E-Mail-Adresse und Büro-/Mobiltelefonnummern in Smartsheet. Diese Felder werden in Resource Management gesperrt angezeigt. Alle Aktualisierungen, die Sie an den Kontaktinformationen in Smartsheet vornehmen, werden automatisch in Resource Management übernommen. Erhalten Sie weitere Informationen zum Aktualisieren von Kontaktinformationen für andere Personen oder sich selbst in Smartsheet. 

Vorteile der Smartsheet-Authentifizierung

  • Zugriff per Einmalanmeldung: Melden Sie sich mit einem in Smartsheet verwalteten Login bei allen Smartsheet-Anwendungen an, einschließlich Resource Management.
  • Verbesserte Authentifizierung: Sichere Methoden wie E-Mail-basierter TOTP, SAML, Entra ID SSO und Google SSO bieten eine sicherere Anmeldung.
  • Resource Management in Smartsheet: Rufen Sie Resource Management direkt über die globale Navigationsleiste in Smartsheet auf – so brauchen Sie nur noch ein Browsertab.
  • Arbeitszeitplan: Sehen Sie, woran die Mitarbeitenden arbeiten, und gleichen Sie die Arbeitslast effektiv aus. Erfahren Sie mehr über die Arbeitslastverfolgung.
  • Erweiterte Berichte: Integrieren Sie Resource Management-Daten nahtlos in Smartsheet. Sie können wichtige Messzahlen in Dashboards einfach sortieren, gruppieren und anzeigen, um die Transparenz und Entscheidungsfindung zu verbessern. Erfahren Sie mehr über erweiterte Berichte.
  • Support für Projekte, die in Phasen aufgeteilt sind: Verknüpfen Sie Projektplansheets mit Phasen mit Resource Management, um die Zeiterfassung auf Projektphasenebene, die Budgetverfolgung auf Phasenebene und weitere Funktionen zu nutzen.
  • Resource Management-Projekte in Smartsheet importieren: Lassen Sie Projektplansheets automatisch auf der Grundlage von Projekten erstellen, die zur Kapazitätsplanung zuerst in Resource Management erstellt wurden. 

Häufig gestellte Fragen

Können Benutzer*innen die Smartsheet-Authentifizierung sofort verwenden?

Um sicherzustellen, dass Ihre Benutzer*innen die Option Mit Smartsheet anmelden verwenden, teilen Sie Ihren Teammitgliedern mit, dass sie sich von Resource Management abmelden und dann mit der Option Mit Smartsheet anmelden wieder anmelden sollen.

Wie ändert man die Profildaten eines Benutzers oder einer Benutzerin?

Wenn Sie Mit Smartsheet anmelden verwenden, können Sie die Benutzerprofile (Name, E-Mail-Adresse usw.) in Resource Management nicht bearbeiten. Sie müssen die Profildaten von Benutzer*innen im verknüpften Smartsheet-Konto ändern.

Resource Management-Benutzer*innen, die nicht Teil des verbundenen Smartsheet-Kontos sind, müssen ihre Profildaten selbst aktualisieren. 

Kann ich die Option „Mit Smartsheet anmelden“ verwenden, wenn ich mehrere Resource Management-Konten habe?

Ja, und um die verfügbaren Funktionen zu nutzen, wenn Ihr Plan die Option Mit Smartsheet anmelden (Smartsheet-Authentifizierung) verwendet, müssen alle Pläne, bei denen Sie ein Konto haben, auch die Option „Mit Smartsheet anmelden“ verwenden.