Arbeitslastverfolgung in Smartsheet

Aktivieren Sie die Arbeitslastverfolgung in Ihren Sheets, um die Verfügbarkeit der Ressourcen zu berechnen, die für die Arbeit an Projekten zugewiesen sind. Es empfiehlt sich, die Arbeitslastverfolgung für alle zugesagten Arbeiten zu aktivieren, damit sich Projektmanager*innen ein möglichst genaues Bild von der Verfügbarkeit einer Person machen können. Ein Projektsheet enthält typischerweise die Spalten „Startdatum“, „Enddatum“, „Dauer“, „% abgeschlossen“ und „Vorgänger“. 

Sie müssen ein Mitglied (oder ein lizenzierter Smartsheet-Benutzer im alten Modell) sein, um die Arbeitslastverfolgung zu aktivieren und anzuzeigen. Sie können nur die Arbeitslast von Benutzer*innen nachverfolgen, die Ihrem Plan angehören.  Benutzerberechtigungen umfassen die folgenden Funktionen:

• Benutzer*innen mit Admin- oder höheren Berechtigungen können die Arbeitslastverfolgung aktivieren. 
• Benutzer*innen mit den Berechtigungen als Bearbeiter oder höher können die Arbeitslast-Heatmap (in der Tabellenansicht (klassisch)) anzeigen und den Arbeitszeitplan bearbeiten.
• Benutzer*innen mit den Berechtigungen als Betrachter oder höher können die Arbeitslast-Heatmap und den Arbeitszeitplan anzeigen. 

 Wenn Sie über ein Resource Management-Konto verfügen, müssen Sie die Smartsheet-Authentifizierung aktivieren, um die Funktionen zur Arbeitslastverfolgung verwenden zu können.

Wenn Sie über einen Resource Management-Plan verfügen und die Arbeitslastverfolgung verwenden, sind Ihre Projektdaten in Resource Management für Admins und andere Benutzer*innen mit planweitem Zugriff sichtbar. 

Arbeitslastverfolgung einrichten

In der Tabellenansicht (modern)

Sie können die Arbeitslastverfolgung über Arbeitslasten  in der Symbolleiste oder in den Einstellungen   ganz rechts in der Symbolleiste einrichten. Beide Erfahrungen liefern das gleiche Ergebnis, unterscheiden sich jedoch geringfügig.

Bereich „Konfiguration der Arbeitslast“

1. Wählen Sie Arbeitslasten  in der Symbolleiste aus. Der Bereich „Konfiguration der Arbeitslast“ wird geöffnet.

Brandfolder Image

2. Wählen Sie die Spalten für die Zuordnung aus. Spaltenbeschreibungen finden Sie weiter unten im Abschnitt „Projektspalten“.
3. Wählen Sie Anwenden aus.

Arbeitslastverfolgung über den Bereich „Einstellungen“

1. Wählen Sie Einstellungen  in der Symbolleiste aus. Der Bereich „Einstellungen“ wird geöffnet.
2. Wählen Sie die Spalten „Startdatum“ und „Enddatum“ aus. Das ist erforderlich, damit der Umschalter „Arbeitslast“ aktiviert werden kann.

Brandfolder Image

3. Wählen Sie die Spalten für die Zuordnung aus. Spaltenbeschreibungen finden Sie weiter unten im Abschnitt „Projektspalten“.

Wenn Sie mehrere Resource Management-Instanzen haben, wird eine Option angezeigt, mit der Sie auswählen können, mit welcher Sie das Sheet verbinden möchten.

4. Wählen Sie „Anwenden“ aus.

In der Tabellenansicht (klassisch)

1. Öffnen Sie den Bereich „Resource Management“ .
2. Wählen Sie die Spalten für die Zuordnung aus. Spaltenbeschreibungen finden Sie weiter unten im Abschnitt „Projektspalten“.
3. Wählen Sie Arbeitslast verfolgen aus.

Projektspalten

Unabhängig von der oben gewählten Konfigurationsmethode müssen Sie folgende Projektspalten auswählen oder erstellen:

• Startdatum und Enddatum sind erforderlich und müssen vom Typ „Datum“ sein. 
• Zugewiesene Ressource ist erforderlich und muss eine Kontaktspalte sein.
• Zuordnung % ist eine optionale Spalte und muss vom Typ „Text/Zahl“ sein. Sie gibt an, wie viel Zeit einer Person (oder einem Platzhalter) für die Projektzuweisung zugeteilt werden kann. Die Spalte „Zuordnung“ reicht von 0 % bis 100 %. Der Standardwert ist 100 % für Zeilen mit einem Startdatum und einem Enddatum, die einem Kontakt zugewiesen sind. Sie können den Wert jedoch nach Bedarf im Sheet oder im Arbeitszeitplan aktualisieren. Wenn Sie den Zuordnungswert löschen, wird die Aufgabe nicht mehr in der Arbeitslast-Heatmap oder im Arbeitszeitplan angezeigt.

Die Standardzuordnung wird nicht auf übergeordnete Zeilen oder Zeilen mit einer Spaltenformel in der Zuordnungsspalte angewendet.

• Phase ist optional und muss eine Dropdown-Spalte mit Einfachauswahl sein. Sie kann während der Konfiguration oder später in den Projekteinstellungen hinzugefügt werden. Weitere Informationen erhalten Sie unter Projektphasen zwischen Smartsheet und Resource Management integrieren. 

Arbeitszeitplan

Nachdem Sie die Arbeitslastverfolgung für Ihr Projekt aktiviert haben, können Sie den Arbeitszeitplan verwenden, um die Bedingungen für die Überbuchung im Detail anzuzeigen.

So zeigen Sie den Arbeitszeitplan an:

• In der Tabellenansicht (modern): Wählen Sie Arbeitslasten in der Symbolleiste aus.
• In der Tabellenansicht (klassisch): Erweitern Sie die Arbeitslast-Heatmap zu einem Arbeitszeitplan im Vollbildmodus.

Hier sehen Sie, welche anderen Projekte zu einer Überbuchung beitragen, und können entweder die Projektzuweisungen ändern, um das Problem zu beheben, oder mit anderen Projektinhaber*innen zusammenarbeiten, um die Zuweisungen für ihre Projekte zu ändern. Sie können nur Zuweisungen im Arbeitszeitplan bearbeiten, die sich auf das geöffnete Sheet beziehen. Sie können die Schaltfläche zum Erweitern/Reduzieren neben jedem Ressourcennamen verwenden, um die Heatmap für die Ressourcenzuweisung anzuzeigen.

In der Tabellenansicht (klassisch) müssen Sie das Sheet speichern, damit Zuweisungsänderungen im Arbeitszeitplan übernommen werden. In der Tabellenansicht (modern) erfolgt dies automatisch. In beiden Ansichten werden Änderungen am Arbeitszeitplan automatisch mit dem Sheet synchronisiert. 

Brandfolder Image

Verwenden Sie das Caret-Symbol, um die Zuweisungsdetails für eine Person zu erweitern, oder Alle erweitern, um zusätzliche Zuweisungsdetails für alle Personen anzuzeigen. 

In der Arbeitszeitplan-Ansicht werden Zuweisungen aus allen Sheets konsolidiert, in denen die Arbeitslastverfolgung aktiviert ist und in denen die in Ihrem Sheet zugewiesenen Ressourcen auch Zuweisungen in anderen Sheets haben. 

Farben des Arbeitszeitplans

Arbeitslast-Heatmap

Nach dem Aktivieren der Arbeitslastverfolgung für Ihr Projekt zeigt der Resource Management-Bereich eine Arbeitslast-Heatmap mit Überbuchungen an. 

Sie müssen sich in der Tabellenansicht (klassisch) befinden, um die Arbeitslast-Heatmap anzuzeigen.

Ein roter Balken zeigt an, dass Ressourcen überbucht sind, damit Sie Maßnahmen ergreifen können, um Probleme bei der Personalbesetzung zu beheben.

Verfügbarkeit, Überbuchung und die Zuordnungs-Heatmap werden nur für bis zu 60 Tage in der Vergangenheit angezeigt.

Brandfolder Image

Farben der Arbeitslast-Heatmap

Arbeitslastverfolgung deaktivieren

• In der Tabellenansicht (modern): Öffnen Sie die Einstellungen und deaktivieren Sie Arbeitslasten.

• In der Tabellenansicht (klassisch): Wählen Sie im Resource Management-Bereich das Dreipunktmenü und dann Arbeitslastverfolgung deaktivieren aus. 

Archivierte Projekte werden im Arbeitszeitplan ausgeblendet.  Wenn Sie über ein Konto in Resource Management verfügen, melden Sie sich an, um archivierte Projekte im Resource Management-Zeitplan anzuzeigen. 

Sheet mit Arbeitslastverfolgung löschen

Wenn Sie in Smartsheet ein Sheet löschen, das mit einem Resource Management-Projekt verbunden ist, wird das Projekt in Resource Management gelöscht oder archiviert.

• Sind keine zugehörigen Zeiteinträge vorhanden, wird das Projekt gelöscht.
• Sind zugehörige Zeiteinträge vorhanden, wird das Projekt archiviert.

Wenn Sie das Projekt in Resource Management löschen, werden keine Änderungen am Sheet vorgenommen. 

Zwischen Resource Management-Konten wechseln

Wenn Sie über mehrere Resource Management-Konten verfügen, können Sie das Projekt bei Bedarf in ein anderes Konto verschieben.

In der Tabellenansicht (modern):

1. Wählen Sie Einstellungen aus.
2. Deaktivieren Sie Arbeitslasten.
3. Aktivieren Sie Arbeitslasten. Führen Sie die Schritte im Abschnitt „Arbeitslastverfolgung einrichten“ aus und wählen Sie die neue gewünschte Organisation aus, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

In der Tabellenansicht (klassisch):

1. Wählen Sie das Kebab-Menü  aus.
2. Wählen Sie Arbeitslastverfolgung deaktivieren aus.
3. Wählen Sie im Resource Management-Bereich Arbeitslast verfolgen aus.
4. Wählen Sie das Konto aus, das Sie für das Projekt verwenden möchten. 

Projekt in Resource Management anzeigen

Dies gilt für Benutzer*innen mit einem Resource Management-Konto. Weitere Informationen zum Kauf von Smartsheet Resource Management erhalten Sie von Ihrem Account-Team oder unserem Support.

Benutzer*innen mit einer Resource Management-Lizenz, für die das Sheet freigegeben wurde, können das Projekt in Resource Management anzeigen. Wählen Sie in der Tabellenansicht (klassisch) in der Arbeitslast-Heatmap den Projektnamen aus, um das Projekt in Resource Management zu öffnen. Sie können zusätzliche Informationen zu Budgets, Zeitplan, Standort und mehr anzeigen.

Ihre Resource Management-Berechtigungsstufe bestimmt, wie viele Informationen Sie für das Projekt in Resource Management sehen können. Weitere Informationen zu Berechtigungsstufen finden Sie hier. 

Upgrade auf Resource Management-Funktionen durchführen

Die Resource Management-Funktionen von Smartsheet bieten verbesserte und erweiterte Profile. Hiermit lassen sich unter anderem die Fähigkeiten, Rollen, Disziplinen und die Teilzeitverfügbarkeiten von Mitarbeitenden erfassen. Mithilfe dieser Informationen kann Resource Management kompetenzbasierte Personalempfehlungen aussprechen, Zeitpläne von Mitarbeitenden zur Planung nutzen und vieles mehr.
 
Resource Management erstellt automatisch Benutzerprofile (nicht verwaltete Ressourcen), wenn Benutzer*innen einem Projekt zugewiesen werden, das die Arbeitslastverfolgung nutzt. Resource Management arbeitet hinter den Kulissen an der Verbesserung der Arbeitslastverfolgung. Wenn Sie sich für ein Upgrade auf die Resource Management-Funktionen entscheiden, werden diese Daten verfügbar. Weitere Informationen zu Profilen nicht verwalteter Ressourcen  

Wenn Sie Smartsheet Resource Management bereits verwenden, werden die Daten der Arbeitslastverfolgung automatisch mit Ihrer Resource Management-Instanz synchronisiert. 

Arbeitslastverfolgung in der kostenlosen Testversion von Smartsheet aktivieren

Wenn Sie kein Smartsheet-Konto haben, aber die Arbeitslastverfolgung ausprobieren möchten, können Sie Smartsheet kostenlos testen. So aktivieren Sie die Arbeitslastverfolgung nach dem Start der Testphase:

1. Wählen Sie Ihr Profilsymbol und dann Benutzerverwaltung aus.

   Die Option „Benutzerverwaltung“ steht nur der Person zur Verfügung, die die kostenlose Testversion gebucht hat. 

2. Wählen Sie Benutzer hinzufügen aus. 
3. Geben Sie im Fenster Kontoeinrichtung den Kontonamen ein.
4. Speichern Sie die Änderungen. 
5. Nun wird auf der rechten Seite das Resource Management-Symbol angezeigt. Wählen Sie das Symbol aus, um die Arbeitslastverfolgung zu starten.