Arbeitslastverfolgung in Smartsheet

Die Arbeitslastverfolgung ist für Benutzer*innen mit einem Business- oder Enterprise-Plan von Smartsheet verfügbar. Sie müssen entweder lizenzierte*r Benutzer*in (altes Mitarbeitendenmodell) oder Mitglied (Benutzer-Abonnement-Modell) sein. Sheetinhaber*innen und Admins können die Arbeitslastverfolgung aktivieren. Sheetinhaber*innen, Admins und Bearbeiter*innen des Plans können die Arbeitslast-Heatmap anzeigen und den Arbeitszeitplan bearbeiten. Sheetkommentierer*innen und Betrachter*innen können die Arbeitslast-Heatmap und den -zeitplan anzeigen. 

Wenn Sie im RM-Bereich eine Anmeldeschaltfläche sehen, müssen Sie Smartsheet-Authentifizierung für Ihr Resource Management-Konto aktivieren, um die Funktionen zur Arbeitslastverfolgung nutzen zu können.

Wenn Sie über einen Resource Management-Plan verfügen und die Arbeitslastverfolgung verwenden, sind Ihre Projektdaten in Resource Management für Admins und andere Benutzer*innen mit planweitem Zugriff sichtbar. 

Für Sheets können Sie die Arbeitslastnachverfolgung aktivieren, damit die Verfügbarkeit der Ressourcen berechnet wird, die der Arbeit am Projekt zugewiesen sind. Sie können die Verfügbarkeit anhand aller Zuweisungen in Sheets berechnen, für die die Arbeitslastnachverfolgung aktiviert ist. Es gilt als Best Practice, die Arbeitslastverfolgung für alle zugesagten Arbeiten zu aktivieren, damit sich Projektmanager*innen ein möglichst genaues Bild von der Verfügbarkeit einer Person machen können. In jedem Sheet befindet sich eine Spalte mit der Bezeichnung „Zuordnung %“. In dieser Spalte kann angegeben werden, wie viel Zeit einer Person für die Projektzuweisung zugeteilt werden kann. 

Die Option zum Nachverfolgen der Arbeitslast Ihres Teams wird angezeigt, wenn: 

• Sie mit einem leeren Sheet beginnen und zwei Spalten des Typs „Datum“ und eine Spalte des Typs „Kontakt“ hinzufügen.
• Sie mit einer Gantt-Ansicht, Projektsheet-Vorlage oder Projektassistentenvorlage beginnen, und zwar sofort nach dem Öffnen des Sheets.
• Sie ein bestehendes Sheet mit Daten öffnen, die zwei Spalten des Typs „Datum“ und eine Spalte des Typs „Kontakt“ enthalten.

In jedem Sheet mit aktivierter Arbeitslastverfolgung befindet sich eine Spalte für „Zuordnung %“. Diese Spalte gibt an, wie viel Zeit einer Person (oder einem Platzhalter) für die Projektzuweisung zugeteilt werden kann. Bei Zeilen mit einem Startdatum, einem Enddatum und einem Kontakt ist die Zuordnungsspalte standardmäßig auf 100 % festgelegt. Sie können die Zuordnung nach Bedarf im Sheet oder im Arbeitszeitplan aktualisieren.

• Die Zuordnung kann zwischen 0 % und über 100 % liegen.
• Auf übergeordnete Zeilen wird keine Standardzuordnung angewendet, Sie können diese jedoch manuell ausfüllen.
• Wenn Sie den Zuordnungsbetrag löschen, wird die Aufgabe weder in der Arbeitslast-Heatmap noch im Zeitplan angezeigt.

Die Standardzuordnung wird nicht auf Zeilen angewendet, die über eine Spaltenformel in der Zuordnungsspalte verfügen. 

Wenn Sie bei der Aufforderung Jetzt testen auswählen, wird der Resource Management-Bereich geöffnet, in dem Sie mit der Arbeitslastverfolgung beginnen können. Wenn Sie bei der Aufforderung Verwerfen auswählen, wird die Meldung geschlossen und für 3 Tage nicht mehr in Ihren Sheets angezeigt. Wenn Sie das Kästchen Nicht mehr anzeigen aktivieren und dann Verwerfen auswählen, wird die Aufforderung dauerhaft aus allen Ihren Sheets entfernt. 

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Ein Projektsheet enthält typischerweise die Spalten „Startdatum“, „Enddatum“, „Dauer“, „% abgeschlossen“ und „Vorgänger“. Doch Smartsheet konfiguriert automatisch die zusätzlich erforderlichen Spalten, um ein Sheet mithilfe von Resource Management im Hintergrund in ein Projektsheet umzuwandeln, wenn Sie der Verwendung der Arbeitslastverfolgung zustimmen. 

Arbeitslast-Heatmap

Nachdem Sie die Arbeitslastverfolgung für Ihr Projekt im Resource Management-Bereich aktiviert haben, zeigt der Bereich eine Arbeitslast-Heatmap mit Überbuchungen an. Mit der Arbeitslast-Heatmap können Sie Probleme bei der Personalbesetzung identifizieren. Ein roter Balken zeigt an, dass Ressourcen überbucht sind, damit Sie Maßnahmen ergreifen können, um Probleme bei der Personalbesetzung zu beheben.

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Farben der Arbeitslast-Heatmap

Arbeitszeitplan

Sie können die Arbeitslast-Heatmap in einen Vollbild-Arbeitszeitplan erweitern, um die Bedingungen für die Überbuchung im Detail zu sehen. Hier sehen Sie, welche anderen Projekte zu einer Überbuchung beitragen, und können entweder die Projektzuweisung ändern, um das Problem zu beheben, oder mit anderen Projektinhabern zusammenarbeiten, um die Zuweisungen für ihre Projekte zu ändern. Sie können nur Zuweisungen im Arbeitszeitplan bearbeiten, die sich auf das geöffnete Sheet beziehen. Sie können die Schaltflächen zum Erweitern/Reduzieren neben jedem Ressourcennamen verwenden, um die Zuordnungs-Heatmap für Ressourcen zu visualisieren.

Sie müssen das Sheet speichern, damit Zuweisungsänderungen in der Tabelle auf den Arbeitszeitplan übertragen werden. Wenn Sie jedoch Zuweisungsänderungen im Arbeitszeitplan vornehmen, werden die Änderungen ohne Speichern automatisch mit der Tabelle synchronisiert. 

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Verwenden Sie das Caret-Zeichen, um die Zuweisungsdetails für einzelne Personen zu erweitern. Mit der Funktion Alle erweitern werden zusätzliche Zuweisungsdetails für alle Personen angezeigt. 

In der Arbeitszeitplan-Ansicht werden Zuweisungen aus allen Sheets konsolidiert, in denen die Arbeitslastverfolgung aktiviert ist und in denen die in Ihrem Sheet zugewiesenen Ressourcen auch Zuweisungen in anderen Sheets haben. 

Farben des Arbeitszeitplans

Arbeitslast-Heatmap und Arbeitszeitplan einrichten

1. Öffnen Sie Ihr Sheet.
2. Wählen Sie das Symbol für den Resource Management-Bereich  aus.
3. Aktivieren Sie die Arbeitslastverfolgung für das Sheet.
4. Überprüfen Sie die Arbeitslast-Heatmap, um die zugewiesenen Personen für Arbeit im Projektplan anzuzeigen und sicherzustellen, dass niemand überbucht ist.

Indikatoren für eine Überbuchung werden mit zunehmender Wahrscheinlichkeit angezeigt, wenn die Arbeitslastverfolgung für andere Projekte aktiviert wird, an denen Ressourcen arbeiten. Andere Projektmanager sollten die Arbeitslastverfolgung für ihre Projekte aktivieren. Das verbessert die Transparenz für alle Arbeiten, die Ressourcen zu erledigen haben.

5. Erweitern Sie die Arbeitslast-Heatmap in den Vollbild-Arbeitszeitplan, um zu sehen, welche anderen Projekte viel Zeit beanspruchen und zu einer Überbuchung beitragen.
6. Passen Sie Projektzuweisungen im Arbeitszeitplan oder im Projektsheet an, um eine Überbuchung zu beheben. Arbeiten Sie mit anderen Projektmanagern zusammen, um Zuweisungen bei ihren Projekten nach Bedarf anzupassen.
7. Überprüfen Sie regelmäßig die Arbeitslast-Heatmap, um andere Probleme mit der Personalbesetzung während des gesamten Projektlebenszyklus zu identifizieren. 

Sie können die Arbeitslast nur von Benutzer*innen nachverfolgen, die Ihrem Plan angehören.

Arbeitslastverfolgung deaktivieren

Wählen Sie im Resource Management-Bereich das Dreipunktmenü und dann Arbeitslastverfolgung deaktivieren aus. Die Daten zur Arbeitslastverfolgung werden archiviert und sind nicht mehr sichtbar. 

Archivierte Projekte werden im Arbeitszeitplan ausgeblendet. Wenn Sie über ein Konto in Resource Management verfügen, melden Sie sich bei diesem an, um archivierte Projekte im Resource Management-Zeitplan anzuzeigen. 

Stellen Sie vor dem Löschen eines Sheets sicher, dass Sie die Arbeitslastverfolgung deaktiviert haben. Zuweisungen aus diesem Sheet werden dann nicht für Projekte im Arbeitszeitplan angezeigt. 

Zwischen Resource Management-Konten wechseln

Wenn Sie über mehrere Resource Management-Konten verfügen, können Sie das Projekt bei Bedarf in ein anderes Konto verschieben. 

1. Wählen Sie das Dreipunktmenü aus. Wählen Sie „Arbeitslastverfolgung deaktivieren“ aus.
2. Wählen Sie im Resource Management-Bereich Arbeitslast verfolgen aus.
3. Wählen Sie das Konto aus, das Sie für das Projekt verwenden möchten. 

Projekt in Resource Management anzeigen

Dies gilt für Benutzer*innen mit einem Resource Management-Konto. Unten finden Sie Informationen dazu, wie Sie Ihr Konto mit einem Upgrade um Resource Management erweitern können.

Benutzer*innen, für die das Sheet freigegeben wurde und die über eine Resource Management-Lizenz verfügen, können das Projekt in Resource Management anzeigen. Wählen Sie in der Arbeitslast-Heatmap den Namen des Projekts aus, um das Projekt in Resource Management zu öffnen. Sie können zusätzliche Informationen zu Budgets, Zeitplan, Standort und mehr anzeigen.

Ihre Resource Management-Berechtigungsstufe bestimmt, wie viele Projektinformationen Sie in Resource Management sehen können.  Weitere Informationen zu Berechtigungsstufen 

Upgrade auf Resource Management-Funktionen durchführen

Die Resource Management-Funktionen von Smartsheet bieten verbesserte und erweiterte Profile für die Erfassung der Fähigkeiten einer Person, ihrer Rolle, Disziplin, Teilzeitverfügbarkeit und weiterer Faktoren. Mithilfe dieser Informationen kann Resource Management kompetenzbasierte Personalempfehlungen aussprechen, Zeitpläne von Mitarbeitenden zur Planung nutzen und vieles mehr.

Weitere Informationen zum Kauf von Smartsheet Resource Management erhalten Sie von Ihrem Kundenteam oder unserem Support.

Resource Management erstellt automatisch Benutzerprofile (nicht verwaltete Ressourcen), wenn sie einem Projekt zugewiesen werden, das Arbeitslastverfolgung nutzt. Resource Management arbeitet hinter den Kulissen an der Verbesserung der Arbeitslastverfolgung. Wenn Sie sich für ein Upgrade auf Resource Management-Funktionen entscheiden, stehen Ihnen diese Daten zur Verfügung. Weitere Informationen zu Profilen für nicht verwaltete Ressourcen.  

Wenn Sie Smartsheet Resource Management bereits verwenden, werden die Daten der Arbeitslastverfolgung automatisch mit Ihrer Resource Management-Instanz synchronisiert. 

Arbeitslastverfolgung in der kostenlosen Smartsheet-Testversion aktivieren

Wenn Sie kein Smartsheet-Konto haben, aber die Arbeitslastverfolgung ausprobieren möchten, können Sie eine kostenlose Smartsheet-Testversion buchen. So aktivieren Sie die Arbeitslastverfolgung nach dem Start der Testversion:

1. Wählen Sie Ihr Profilsymbol und dann Benutzerverwaltung (altes Mitarbeitendenmodell) oder Benutzerrollen und Berichte (Benutzer-Abonnement-Modell) aus.

   Die Option „Benutzerverwaltung“ steht nur der Person zur Verfügung, die die kostenlose Testversion gebucht hat. 

2. Wählen Sie Benutzer hinzufügen aus. 
3. Geben Sie im Fenster „Kontoeinrichtung“ den Kontonamen ein.
4. Speichern Sie die Änderungen. 
5. Nun wird auf der rechten Seite das Resource Management-Symbol angezeigt. Wählen Sie das Symbol aus, um die Arbeitslastverfolgung zu starten.  

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welchen Modelltyp Sie verwenden, finden Sie hier Informationen zur Bestimmung des Modells in Ihrem Plan.