Dokumente mit Workflows automatisch generieren

Verwenden Sie diese Funktion, um Bestellungen, Patientenaufnahmeformulare, Verträge oder andere Standarddokumente in Ihren Arbeitsprozessen zu generieren. 

Wer kann das nutzen?

Pläne:

  • Business
  • Enterprise

Berechtigungen:

  • Inhaber
  • Admin
  • Bearbeiter

Finden Sie heraus, ob diese Funktion in Smartsheet-Regionen oder Smartsheet Gov enthalten ist.

Benutzer*innen mit Bearbeiterberechtigungen können Alarme oder Erinnerungen nur erstellen, bearbeiten oder löschen, wenn sie selbst die Empfänger*innen sind. Weitere Informationen zu Workflow-Berechtigungen

Um einen Workflow für das automatische Erstellen von Dokumenten zu verwenden, muss mindestens ein Mitglied Ihres Teams eine DocuSign-Lizenz besitzen.

Bevor Sie die automatische Dokumentenerstellung einrichten, benötigen Sie eine Zuordnung für ausfüllbare PDFs oder DocuSign. 

Sobald Sie diese eingerichtet haben, führen Sie die folgenden Schritte aus, um Dokumente automatisch zu erstellen: 

  1. Wählen Sie oben im Bildschirm Automatisierung > Von Grund auf neu erstellen … aus.
  2. Legen Sie den Auslöser für den Workflow fest. 
  3. Wählen Sie im Block Aktion auswählen die Option Dokument erstellen aus. 
  4. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Zuordnung auswählen die Zuordnung aus, die Sie verwenden möchten. Wenn Sie noch keine Zuordnung haben, müssen Sie eine erstellen. 
  5. Fügen Sie die gewünschten Workflow-Bedingungen hinzu, bevor Sie das Dokument erstellen.
  6. Wählen Sie Speichern aus. 

Nun erstellt Smartsheet Ihr Dokument automatisch, wenn der Auslöser und die Bedingungen eintreten.

Um keine Endlosschleifen zu erstellen, startet Smartsheet die Aktion Dokument generieren nicht durch Zellen, die eine sheetübergreifende Formel oder Zellenlinks enthalten. Dazu gehören auch Formeln, die auf eine andere Zelle mit einem eingehenden Zellenlink oder einer sheetübergreifenden Formel verweisen. Um dies zu umgehen, verwenden Sie zeitbasierte Automatisierungen oder regelmäßige Workflows.