Einen Workflow erstellen, um automatisch Dokumente zu generieren

Gilt für

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Funktionen

Wer kann diese Funktion nutzen?

Um einen Workflow für die automatische Generierung von Dokumenten zu verwenden, benötigt mindestens ein Mitglied Ihres Teams eine DocuSign-Lizenz.
 

Mit Smartsheet Automotion können Sie automatisch Dokumente generieren, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Mithilfe dieser Funktion können Sie Aufträge, Patientenaufnahmeformulare, Verträge und andere Dokumente generieren, die Standard in Ihren Arbeitsprozessen sind. 

Bevor Sie die automatische Dokumentenerstellung einrichten, benötigen Sie eine ausfüllbare PDF- oder DocuSign-Dokumentenvorlage und eine Dokumentenzuordnung. Weitere Informationen zur Dokumentenzuordnung für Docusign oder für eine ausfüllbare PDF

So generieren Sie automatisch Dokumente: 

Wählen Sie im Menü Automatisierung die Option Neuer Workflow

  1. Wählen Sie Von Grund auf und erstellen Sie Ihren Workflow mit den gewünschten Auslösern und Überlegungen. 
  2. Legen Sie die Auslöser für den Workflow fest. Hierbei kann es sich um ein bestimmtes Datum handeln, wenn ein Feld Änderungen aufweist, oder um jede beliebige andere Änderung an der Zeile, die das verknüpfte Dokument erforderlich macht. 
  3. Wählen Sie unter Aktionsblock auswählen die Vorlage Dokument generieren, wenn sich etwas ändert aus. 
  4. Wählen Sie im Dropdown-Feld Zuordnung auswählen die zu verwendende Zuordnung aus. 
  5. Fügen Sie sämtliche Bedingungen oder zusätzliche Aktionen hinzu, die bei der Generierung des Dokuments stattfinden sollen. Vielleicht möchten Sie beispielsweise jemanden in Ihrem Team benachrichtigen, dass das Dokument verfügbar ist. Weitere Informationen zu Workflow-Bedingungen
  6. Klicken Sie unten rechts auf Speichern. Smartsheet generiert jetzt Ihr Dokument automatisch, sobald die Bedingungen erfüllt sind. 

Sie können auch eine Workflow-Vorlage verwenden, um Ihre Dokumente automatisch zu generieren. Anstatt Ihren Workflow von Grund auf neu zu erstellen, wählen Sie die Vorlage Dokument generieren, wenn sich etwas ändert und folgen Sie den Anweisungen im Workflow-Builder.