Gilt für

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Funktionen

Wer kann diese Funktion nutzen?

Um Workflows zu erstellen, müssen Sie ein lizenzierter Smartsheet-Benutzer sein und für das Sheet über Berechtigungen auf Inhaber-, Administrator- oder Bearbeiterebene verfügen. Benutzer mit Berechtigungen auf Bearbeiterebene können Alarme oder Erinnerungen nur erstellen, bearbeiten oder löschen, wenn sie selbst der Empfänger sind. Weitere Informationen zu Workflow-Berechtigungen.

Um einen Workflow für das automatische Erstellen von Dokumenten zu verwenden, muss mindestens ein Mitglied Ihres Teams eine DocuSign-Lizenz besitzen.

Dokumente mit Workflows automatisch generieren

Verwenden Sie diese Funktion, um Aufträge, Patientenaufnahmeformulare, Verträge oder andere Dokumente zu generieren, die in Ihren Arbeitsprozessen Standard sind. 

PLANS

  • Business
  • Enterprise

Berechtigungen

Um Workflows zu erstellen, müssen Sie ein lizenzierter Smartsheet-Benutzer sein und für das Sheet über Berechtigungen auf Inhaber-, Administrator- oder Bearbeiterebene verfügen. Benutzer mit Berechtigungen auf Bearbeiterebene können Alarme oder Erinnerungen nur erstellen, bearbeiten oder löschen, wenn sie selbst der Empfänger sind. Weitere Informationen zu Workflow-Berechtigungen.

Um einen Workflow für das automatische Erstellen von Dokumenten zu verwenden, muss mindestens ein Mitglied Ihres Teams eine DocuSign-Lizenz besitzen.

Bevor Sie die automatische Dokumentenerstellung einrichten, benötigen Sie eine Zuordnung zu ausfüllbarem PDF oder DocuSign. Sobald Sie diese eingerichtet haben, führen Sie die folgenden Schritte aus, um Dokumente automatisch zu erstellen:

  1. Wählen Sie oben im Bildschirm Automatisierung > Von Grund auf neuer Workflow …
  2. Legen Sie den Auslöser für den Workflow fest. 
  3. Wählen Sie im Block Aktion auswählen die Option Dokument erstellen aus. 
  4. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Zuordnung auswählen die Zuordnung aus, die Sie verwenden möchten. Wenn Sie noch keine Zuordnung haben, müssen Sie eine erstellen. 
  5. Fügen Sie die gewünschten Workflow-Bedingungen hinzu, bevor Sie das Dokument erstellen.
  6. Wählen Sie Speichern aus. 

Nun erstellt Smartsheet Ihr Dokument automatisch, wenn der Auslöser und die Bedingungen eintreten.

Um unendliche Genehmigungsschleifen zu vermeiden, lösen Zellen, die sheetübergreifende Formeln oder Zellenlinks enthalten, keine Automatisierungen aus, die das Sheet automatisch ändern (Zeile verschieben, Zeile kopieren, Zeile sperren, Zeile entsperren, Genehmigungsanforderung, Datum aufzeichnen, Personen zuweisen, Zelle ändern, Zelleninhalt löschen, Dokument generieren). Ziehen Sie, um dies zu umgehen, die Verwendung zeitbasierter Automatisierungen oder regelmäßiger Workflows in Betracht. 

War dieser Artikel hilfreich?
JaNein