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Smartsheet
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Blöcke und Pfade: Anatomie eines automatisierten Workflows
Das Erstellen eines automatisierten Workflows ähnelt dem Aufbau eines Flussdiagramms. Sie platzieren Auslöser, Bedingungen und Aktionen zusammen von einem Startblock aus in einem oder mehr Endblöcken.
Im Workflow-Builder:
- Wählen Sie die Schaltfläche Hinzufügen
- Wählen Sie aus, was Sie hinzufügen möchten (Bedingung, Bedingungspfad, Aktion).
Um die Automatisierung zu konzeptualisieren, denken Sie im Kontext des folgenden Musters über Workflows nach: Wenn eine Änderung den Workflow auslöst, wenn die Zeile die von Ihnen festgelegten Bedingungen erfüllt, dann soll die angegebene Aktion ausgeführt werden.
Sehen Sie sich die Tabelle im Anschluss an, um Einzelheiten dazu zu erhalten, was diese Elemente bewirken.
| Element | Verwenden für |
|---|---|
| Auslöserblock | Das angegebene Datum und die Uhrzeit, die Konfiguration der Wiederholung oder Aktivitäten im Blatt, die den automatisierten Workflow auslösen. |
| Bedingungsblock | Wird zur Filterung dessen verwendet, welche Zeilen in Workflow-Aktionen in demselben Pfad enthalten sind |
| Aktionsblock | Der Typ der Automatisierung (Alarm, Genehmigung, Anforderung und mehr), die als Ergebnis des Auslösers und vorhergehender Bedingungen durchgeführt werden soll. Weitere Informationen zu den verschiedenen Automatisierungstypen finden Sie hier. |
| Bedingungspfad | Eine Zeile, die Blöcke mit vorgegebenen Routen verbindet, denen Ihr Workflow in Abhängigkeit der von Ihnen festgelegten Bedingungen folgen kann. Ihr Workflow kann einem einzelnen Pfad von Auslöser zu Aktion oder verschiedenen Pfaden zu verschiedenen Aktionen basierend auf vorhergehenden Bedingungen folgen. |
Bewährte Vorgehensweisen zu automatisierten Workflows
Bedenken Sie Folgendes, wenn Sie Ihren Workflow einrichten:
- Geben Sie einen Namen für Ihren Workflow links oben im Workflow-Builder ein
- Speichern Sie Ihren Workflow unbedingt (klicken Sie rechts unten auf „Speichern“), nachdem Sie ihn eingerichtet oder Änderungen daran vorgenommen haben. Sie können jederzeit zurückkommen und weitere Änderungen an Ihrem Workflow vornehmen.
- Jedes Blatt kann bis zu 150 Workflows umfassen.
- Jeder Workflow kann bis zu 100 Blöcke umfassen. Dies umfasst Auslöser-, Bedingungs- und Aktionsblöcke.
- Jeder Workflow kann bis zu 30 Aktionsblöcke umfassen.
- Bedingungsblöcke können bis zu 20 Bedingungsaussagen enthalten (20 Zeilen innerhalb des Blocks).
- Anlagenlinks, die in E-Mails zu automatisierten Workflows enthalten sind, laufen nach 14 Tagen ab.
- Setzen Sie Ihre Auslöser so, dass sie eine Stunde, bevor die Aktion stattfinden soll, aktiv werden. Dadurch wird sichergestellt, dass technische Probleme die pünktliche Durchführung der Aktion nicht verhindern.
- Um unendliche Genehmigungsschleifen zu vermeiden, lösen Zellen, die blattübergreifende Formeln oder Zellverknüpfungen enthalten, keine Automatisierung aus, die das Blatt automatisch ändert (Zeile verschieben, Zeile kopieren, Zeile sperren, Zeile entsperren, Genehmigungsanforderung, Datum aufzeichnen, Personen zuweisen, Zelle ändern, Zelleninhalt löschen). Um dies zu umgehen, ziehen Sie die Verwendung der zeitbasierten Automatisierung oder regelmäßiger Workflows in Betracht.
- Je mehr aktive Workflows Sie auf einem Blatt haben, desto langsamer sind die Workflows. Um die Leistung zu verbessern, kombinieren Sie Workflows, die zusammen ausgelöst werden sollen, und deaktivieren Sie ältere Workflows, die nicht mehr gebraucht werden.
- Anders als Formeln brauchen Workflows einige Sekunden zur Verarbeitung. E-Mails, Aktualisierungs-/Genehmigungsanforderungen, Automatisierungen zum Verschieben von Zeilen auf großen Blättern und ältere Workflows, die kürzlich geändert wurden, dauern möglicherweise einige Minuten, bis sie abgeschlossen sind.