Blöcke und Pfade: Anatomie eines automatisierten Workflows

Das Erstellen eines automatisierten Workflows ähnelt dem Aufbau eines Flussdiagramms. Sie platzieren Auslöser, Bedingungen und Aktionen zusammen von einem Startblock aus in einem oder mehr Endblöcken.

Im Workflow-Builder:

  1. Wählen Sie die Schaltfläche Hinzufügen Hinzufügen-Schaltfläche  
  2. Wählen Sie aus, was Sie hinzufügen möchten (Bedingung, Bedingungspfad, Aktion). 

Um die Automatisierung zu konzeptualisieren, denken Sie im Kontext des folgenden Musters über Workflows nach: Wenn eine Änderung den Workflow auslöst, wenn die Zeile die von Ihnen festgelegten Bedingungen erfüllt, dann soll die angegebene Aktion ausgeführt werden.

Sehen Sie sich die Tabelle im Anschluss an, um Einzelheiten dazu zu erhalten, was diese Elemente bewirken.

Element Verwenden für
Auslöserblock Das angegebene Datum und die Uhrzeit, die Konfiguration der Wiederholung oder Aktivitäten im Blatt, die den automatisierten Workflow auslösen. 
Bedingungsblock Wird zur Filterung dessen verwendet, welche Zeilen in Workflow-Aktionen in demselben Pfad enthalten sind
Aktionsblock Der Typ der Automatisierung (Alarm, Genehmigung, Anforderung und mehr), die als Ergebnis des Auslösers und vorhergehender Bedingungen durchgeführt werden soll. Weitere Informationen zu den verschiedenen Automatisierungstypen finden Sie hier.
Bedingungspfad Eine Zeile, die Blöcke mit vorgegebenen Routen verbindet, denen Ihr Workflow in Abhängigkeit der von Ihnen festgelegten Bedingungen folgen kann. Ihr Workflow kann einem einzelnen Pfad von Auslöser zu Aktion oder verschiedenen Pfaden zu verschiedenen Aktionen basierend auf vorhergehenden Bedingungen folgen.

Bewährte Vorgehensweisen zu automatisierten Workflows

Bedenken Sie Folgendes, wenn Sie Ihren Workflow einrichten:

  • Geben Sie einen Namen für Ihren Workflow links oben im Workflow-Builder ein
  • Speichern Sie Ihren Workflow unbedingt (klicken Sie rechts unten auf „Speichern“), nachdem Sie ihn eingerichtet oder Änderungen daran vorgenommen haben. Sie können jederzeit zurückkommen und weitere Änderungen an Ihrem Workflow vornehmen.
  • Jedes Blatt kann bis zu 150 Workflows umfassen. 
  • Jeder Workflow kann bis zu 100 Blöcke umfassen. Dies umfasst Auslöser-, Bedingungs- und Aktionsblöcke.
  • Jeder Workflow kann bis zu 30 Aktionsblöcke umfassen.
  • Bedingungsblöcke können bis zu 20 Bedingungsaussagen enthalten (20 Zeilen innerhalb des Blocks). 
  • Anlagenlinks, die in E-Mails zu automatisierten Workflows enthalten sind, laufen nach 14 Tagen ab.