Rollen zu einer WorkApp hinzufügen

Gilt für

Smartsheet Advance Package

Funktionen

Wer kann diese Funktion nutzen?

Alle lizenzierten Benutzer in einem qualifizierten Plan können eine WorkApp erstellen. Nur der WorkApp-Ersteller kann Rollen für diese WorkApp erstellen und zuweisen. WorkApp-Ersteller mit einem WorkApps Collab Pack oder Smartsheet Advance-Plan können ihre Workapp für jeden freigeben. 

Nachdem Sie alle gewünschten Seiten zu Ihren WorkApps hinzugefügt haben, können Sie Rollen erstellen, um zu steuern, welche Seiten die verschiedenen Entscheidungsträger anzeigen und bearbeiten können.

Berechtigungsstufen in WorkApps-Rollen sind unabhängig von Smartsheet-Berechtigungsstufen der Mitarbeiter für das Quellelement. Wenn Sie eine WorkApp mit jemandem teilen, müssen Sie dieser Person keinen Zugriff auf die einzelnen individuellen Smartsheet-Elemente, die in der WorkApp enthalten sind, gewähren.

Hier sind einige Beispiele dafür, wie Sie diese Funktionen verwenden können:

  • Verschiedene Bereiche eines Projekts für bestimmte Rollen einblenden Sie können eine Rolle für Projektmanager erstellen. Diese ermöglicht es Personen, die diese Rolle haben, den vollständigen Projektplan zu bearbeiten und das Dashboard mit Messzahlen anzuzeigen. Sie können auch eine separate Rolle für die zugewiesene Person erstellen, durch die das Dashboard mit Messzahlen ausgeblendet wird und die Person lediglich einen Bericht bearbeiten kann, der die ihr zugewiesene Arbeit enthält.
  • Einem Benutzer Zugriff auf einen Bericht außerhalb von Smartsheet erteilen Ein Benutzer, für den ein Bericht „Offene Anforderungen“ in Smartsheet nicht freigegeben ist, kann beispielsweise Bearbeiterzugriff auf denselben Bericht durch die Berechtigungen der WorkApps-Rolle erhalten. Dieser Mitarbeiter kann den Bericht in Smartsheet nicht sehen oder damit interagieren, aber er kann in der WorkApp darauf zugreifen.
  • Ziel-Arbeitszuweisungen Nutzen Sie den Filter Aktueller Benutzer mit einem Bericht und setzen Sie die Seitenberechtigung auf Bearbeiter.  Der Bericht wird so gefiltert, dass nur die Zeilen angezeigt werden, die für den Mitarbeiter relevant sind. Die Mitarbeiter, die eine Rolle mit Bearbeitungsberechtigungen haben, können über die WorkApp die Zeilenwerte der Zeilen bearbeiten, die ihnen zugewiesen sind.  

Rollen erstellen und bearbeiten

Um den Bereich „Rollen“ zu öffnen, wählen Sie das Symbol Rollen im linken Teil aus.

Um eine Rolle im Bereich Rollen zu erstellen, wählen Sie Rollen hinzufügen aus.

Um eine bestehende Rolle zu bearbeiten oder zu entfernen (zu löschen), wählen Sie das Menü-Symbol rechts neben dem Rollennamen aus und wählen Sie dann Bearbeiten bzw. Löschen aus.

Rollen


Nachdem Sie eine Rolle erstellt oder eine Rolle zum Bearbeiten ausgewählt haben, werden Sie zur Seite mit den Rolleneinstellungen weitergeleitet.

Rolleneinstellungen

Auf dieser Seite haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Benennen Sie die Rolle, indem Sie den fettgedruckten Rollennamen oben im Bereich auswählen.
  • Steuern Sie, wer dieser Rolle zugewiesen ist, indem Sie Personen hinzufügen auswählen.
  • Dieser Rolle zugewiesene Personen können durch Klicken auf die Registerkarte Personen ausgewählt werden.

    HINWEIS: Wenn einem Mitarbeiter mehrere Rollen in Ihrer App zugewiesen werden, kann er zwischen den einzelnen Rollen wechseln, um zu steuern, wie er die App anzeigt und mit ihr interagiert.
     
  • Sie können Personen löschen, die der Rolle nicht mehr zugewiesen sein sollen.
  • Steuern Sie die Berechtigungen für jede Seite in Ihrer App für der Rolle zugewiesene Mitarbeiter.
  • Steuern Sie die Reihenfolge der Seiten in der App, indem Sie den Mauszeiger über den Seitennamen halten und ihn in der Liste nach oben oder unten ziehen, wenn das Ziehen-Symbol angezeigt wird.

Verweis auf Seitenberechtigungen

Wenn Sie Rollen erstellen, müssen Sie dabei die Berechtigungen auf Seitenebene berücksichtigen. Es hat sich bewährt, den Personen die geringste Berechtigungstufe zu geben, die sie benötigen, um ihre Aufgaben zu erledigen. 

Rollenberechtigungen sind unabhängig von den Berechtigungen des Mitarbeiters für das Quellelement innerhalb von Smartsheet.

In der folgenden Tabelle werden die Seitenberechtigungen erläutert, die den von Ihnen erstellten Rollen zugewiesen werden können.

Seitenberechtigung

Das können Benutzer mit diesen Berechtigungen tun:

Bearbeiter

Mit der Berechtigung Bearbeiter erhalten Mitarbeiter die Möglichkeit, Zeilen und Zellen zu bearbeiten und Anlagen hinzuzufügen.

Für Dashboards, Formulare und Webinhalte ist diese Berechtigung identisch mit der Berechtigung Betrachter.

Betrachter

Mit der Berechtigung Betrachter erhalten Mitarbeiter eine schreibgeschützte Ansicht der Seite.

Dies ist die Standardberechtigung jeder Seite, wenn Sie eine neue Rolle erstellen.

Betrachter können Formularseiten ausfüllen und mit Webinhaltsseiten auf dieselbe Weise interagieren, wie sie dies in einem separaten Browser-Fenster tun würden.

Ausgeblendet

Durch die Berechtigung Ausgeblendet wird die Seite für Mitarbeiter ausgeblendet.