Übersicht über automatisierte Benachrichtigungen, die durch Smartsheet gesandt wurden

Gilt für

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

„Automatisierte Benachrichtigung“ ist eine der Aktionen, die Sie durch Workflows auslösen können. Sie haben beispielsweise einen Workflow erstellt, der eine Benachrichtigung auslöst, wenn Sheets bearbeitet werden, deren Inhaber Sie sind. Die Smartsheet-App benachrichtigt Sie jedes Mal per E-Mail, wenn eine Person Ihr Sheet bearbeitet. 

Diese Arten von Benachrichtigungen erhalten Sie per E-Mail:

  • Aktualisierungsanforderungen
  • Genehmigungsanforderungen
  • Erinnerungen

Nachrichtenfelder der Benachrichtigung

Wenn sie eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, sehen Sie in der E-Mail folgende Felder:

  • Von-Name: In diesem Feld sehen Sie, welcher Benutzer die Benachrichtigung ausgelöst hat. Allerdings wird hier die E-Mail automation@app.smartsheet.com angezeigt.
  • Antwort-Name: Sie sehen immer noch den Namen des Benutzers, der die Benachrichtigung ausgelöst hat, und dessen tatsächliche E-Mail-Adresse.
  • Antwort-E-Mail-Adresse: In diesem Feld sehen Sie ausschließlich die E-Mail-Adresse des Benutzers.

Manchmal werden Sheet-Inhaber als Absender der Benachrichtigung angezeigt

Normalerweise wird in dieser Nachricht der Name der Person angezeigt, die diese Benachrichtigung ausgelöst hat. 

Es kann jedoch vorkommen, dass der Name des Sheet-Inhabers als Absender angezeigt wird. Der Sheet-Inhaber erscheint als Absender, wenn für die E-Mail-Benachrichtigung Folgendes zutrifft:

  • Eine Benachrichtigung wurde ausgelöst, da mehrere Benutzer Änderungen an Ihrem Sheet vorgenommen haben.
  • Sie ist eine Erinnerung (eine zeitbasierte Benachrichtigung).
  • Sie ist eine Aktualisierungsanforderung.
  • Sie ist eine Genehmigungsanforderung.

Um zu sehen, wer der Sheet-Inhaber ist, öffnen Sie das Sheet in Smartsheet. Wählen Sie anschließend Datei > Eigenschaften aus.

Im Beispiel unten ist Paul Finley entweder der Benutzer, der die Benachrichtigung ausgelöst hat, oder der Sheet-Inhaber. Sein Name wird in den Feldern Von-Name und Antwort-Name angezeigt. Außerdem wird seine E-Mail-Adresse im Feld Antwort-E-Mail-Adresse angezeigt.

Personalisierte Absender-E-Mail

Best Practices für die Verwendung von Benachrichtigungen

Stellen Sie sicher, dass Sheet-Inhaber auf dem Laufenden und relevant bleiben

Stellen Sie sicher, dass die Namen in der E-Mail-Benachrichtigung im Kontext Ihrer Arbeit Sinn ergeben. Wenn ein Sheet-Inhaber seine Rolle wechselt oder das Team verlässt, kann er die Inhaberschaft auf eine andere Person übertragen, die die in dem Sheet verwaltete Arbeit übernehmen kann

Überlegen Sie sich, für den Sheet-Inhaber ein Dienstkonto einzurichten

Ein Dienstkonto müssen Sie mit Ihrer IT-Abteilung einrichten. Für dieses Konto ist eine Smartsheet-Lizenz erforderlich, um damit Sheet-Inhaber sein zu können.

Verwenden Sie ein Dienstkonto: 

  • wenn es nicht sinnvoll ist, dass eine einzelne Person Inhaber eines Sheets ist oder 
  • wenn eine gewisse Anonymität wichtig ist.

Erstellen Sie für Ihre E-Mail-Benachrichtigungen von Smartsheet eine Posteingangsregel

Sie können Ihre E-Mails nicht immer übersichtlich halten. Sie können jedoch eine Posteingangsregel erstellen, um Ihre Nachrichten zu organisieren. Wenn Sie der Sheet-Inhaber sind, überlegen Sie sich, eine Regel zu erstellen, um alle Ihre Smartsheet-Benachrichtigungen in einem Ordner zu erfassen. Auf diese Weise können Sie Aktualisierungs- oder Genehmigungsanforderungen und weitere automatisierte Benachrichtigungen einfacher finden. 

Wie Sie Regeln erstellen, hängt davon ab, welche Anwendung Sie für Ihre E-Mail benutzen – beispielsweise Gmail oder Microsoft Outlook.

Benachrichtigungs-Center benutzen

Eine andere Möglichkeit, um zu überprüfen, ob Sie automatisierte Benachrichtigungen erhalten haben, ist über das Benachrichtigungs-Center. Wenn Sie das Benachrichtigungs-Center benutzen, müssen Sie nicht von der Smartsheet-App zu Ihrem E-Mail-Posteingang wechseln, um zu überprüfen, ob Sie Benachrichtigungen erhalten haben. 

Weitere Informationen zur Nutzung des Benachrichtigungs-Centers. 

Anpassen, wie Sie Benachrichtigungen erhalten

Benachrichtigungen werden folgendermaßen verschickt:

  • Per E-Mail
  • Als mobile Push-Benachrichtigungen
  • Über Messaging-Apps

Sie können auswählen, ob Sie Benachrichtigungen über all diese Optionen, oder nur über eine oder zwei davon erhalten möchten.

Weitere Informationen dazu, wie Sie einstellen, wo Sie Benachrichtigungen erhalten.