Über Smartsheet gesendete automatische Benachrichtigungen

Sie müssen eine Berechtigung auf Inhaber-, Administrator- oder Bearbeiterebene für das Sheet haben, um Workflows erstellen zu können. Benutzer*innen mit Berechtigungen zum Bearbeiten können Benachrichtigungen oder Erinnerungen nur erstellen, bearbeiten oder löschen, wenn sie selbst die Empfänger*innen sind. Weitere Informationen zu Workflow-Berechtigungen

Sie können beispielsweise einen Workflow erstellen, der eine Benachrichtigung auslöst, wenn Sheets bearbeitet werden, deren Inhaber Sie sind. Jedes Mal, wenn eine Person Ihr Sheet bearbeitet, erhalten Sie von Smartsheet per E-Mail eine Benachrichtigung. 

Diese Arten von Benachrichtigungen erhalten Sie per E-Mail:

• Aktualisierungsanforderungen
• Genehmigungsanforderungen
• Erinnerungen

Nachrichtenfelder der Benachrichtigung

Wenn Sie eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, sehen Sie in der E-Mail folgende Felder:

• Absender: Dies ist der oder die Benutzer*in, der bzw. die den Alarm ausgelöst hat, oder ein Host. Sie sehen jedoch die Absenderadresse automation@app.smartsheet.com.
• Antwort an (Name): Der Name des Benutzers bzw. der Benutzerin, der bzw. die den Alarm ausgelöst hat, und seine/ihre E-Mail-Adresse.
• Antwort an (E-Mail-Adresse): Die E-Mail-Adresse des Benutzers.

Normalerweise sehen Sie in der Nachricht den Namen der Person, die den Alarm ausgelöst hat, aber manchmal wird auch der Name des Sheetinhabers als Absender angezeigt. Dies ist der Fall, wenn für die E-Mail-Benachrichtigung Folgendes zutrifft:

• Eine Benachrichtigung wurde ausgelöst, da mehrere Benutzer Änderungen vorgenommen haben.
• Sie ist eine Erinnerung (eine zeitbasierte Benachrichtigung).
• Sie ist eine Aktualisierungsanforderung.
• Sie ist eine Genehmigungsanforderung.

Sie können konfigurieren, wie Sie Alarme erhalten möchten.

Um zu sehen, wer der oder die Sheetinhaber*in ist, öffnen Sie das Sheet in Smartsheet und wählen Sie Datei > Eigenschaften aus.

Das System entfernt externe URLs und ersetzt sie durch [Externer Link entfernt] in E-Mails von Konten, die nicht die erforderlichen Zugriffsrechte haben.

Best Practices für die Verwendung von Benachrichtigungen

Stellen Sie sicher, dass Sheetinhaber relevant bleiben

Stellen Sie sicher, dass Personen, die E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, mit Ihrer Arbeit in Verbindung stehen. Wenn ein Sheetinhaber seine Rolle wechselt oder das Team verlässt, kann er/sie die Inhaberberechtigungen auf die übernehmende Person übertragen. 

Ein Dienstkonto verwenden

Verwenden Sie ein Dienstkonto, wenn Sie mehr als eine Person als Sheetinhaber benötigen oder ein gewisses Maß an Anonymität wichtig ist. Sie können bei Ihrer IT-Abteilung ein Dienstkonto einrichten, um Inhaber eigener Sheets zu sein.

Für Ihre E-Mail-Benachrichtigungen eine Posteingangsregel erstellen

Überlegen Sie sich, eine Regel zu erstellen, um alle Ihre Smartsheet-Benachrichtigungen in einem Ordner zu erfassen. So finden Sie Aktualisierungs- oder Genehmigungsanforderungen und andere automatische Benachrichtigungen viel leichter. 

Nutzen Sie das Benachrichtigungs-Center

Wenn Sie das Benachrichtigungs-Center nutzen, müssen Sie nicht von der Smartsheet-App zu Ihrem E-Mail-Posteingang wechseln, um zu überprüfen, ob Sie Benachrichtigungen erhalten haben.