Gilt für
- Pro
- Business
- Enterprise
Funktionen
Wer kann diese Funktion nutzen?
Jeder Benutzer mit Zugriff auf das Sheet kann Benachrichtigungen erhalten.
Um Workflows zu erstellen, müssen Sie ein lizenzierter Smartsheet-Benutzer sein und für das Sheet über Berechtigungen auf Inhaber-, Administrator- oder Bearbeiterebene verfügen. Benutzer mit Berechtigungen auf Bearbeiterebene können Benachrichtigungen oder Erinnerungen nur erstellen, bearbeiten oder löschen, wenn sie selbst der Empfänger sind.
Weitere Informationen zu Workflow-Berechtigungen.
Nur ein Systemadministrator kann Automatisierungen auf Kontoebene steuern.
Über Smartsheet gesendete automatische Benachrichtigungen
Verwenden Sie automatische Benachrichtigungen, um Aktualisierungsanforderungen, Genehmigungsanforderungen und Erinnerungen per E-Mail zu erhalten, wenn eine bestimmte Aktion einen Workflow auslöst.
Nehmen wir an, Sie erstellen einen Workflow, der eine Benachrichtigung auslöst, wenn Sheets bearbeitet werden, deren Inhaber Sie sind. Jedes Mal, wenn eine Person Ihr Sheet bearbeitet, erhalten Sie von Smartsheet per E-Mail eine Benachrichtigung.
Diese Arten von Benachrichtigungen erhalten Sie per E-Mail:
Nachrichtenfelder der Benachrichtigung
Wenn Sie eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, sehen Sie in der E-Mail folgende Felder:
- Absender: Dies ist der Benutzer, der den Alarm ausgelöst hat, oder ein Host. Die E-Mail-Adresse, die Sie sehen, ist jedoch automation@org.smartsheet.com.
- Antwort an (Name): Der Name des Benutzers, der den Alarm ausgelöst hat, und dessen E-Mail-Adresse.
- Antwort an (E-Mail-Adresse): Die E-Mail-Adresse des Benutzers.
Normalerweise sehen Sie in der Nachricht den Namen der Person, die den Alarm ausgelöst hat, aber manchmal wird auch der Name des Sheetinhabers als Absender angezeigt. Dies ist der Fall, wenn für die E-Mail-Benachrichtigung Folgendes zutrifft:
- Eine Benachrichtigung wurde ausgelöst, da mehrere Benutzer Änderungen vorgenommen haben.
- Sie ist eine Erinnerung (eine zeitbasierte Benachrichtigung).
- Sie ist eine Aktualisierungsanforderung.
- Sie ist eine Genehmigungsanforderung.
Sie können konfigurieren, wie Sie Alarme erhalten möchten.
Um zu sehen, wer der Sheetinhaber ist, öffnen Sie das Sheet in Smartsheet und wählen Sie Datei > Eigenschaften aus.
In E-Mails, die von kostenlosen, nicht lizenzierten oder Testkonten stammen, entfernt das System externe URLs und ersetzt sie durch [Externer Link entfernt].
Best Practices für die Verwendung von Benachrichtigungen
Stellen Sie sicher, dass Sheetinhaber relevant bleiben
Stellen Sie sicher, dass Personen, die E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, mit Ihrer Arbeit in Verbindung stehen. Wenn ein Sheetinhaber seine Rolle wechselt oder das Team verlässt, kann er die Inhaberschaft auf die übernehmende Person übertragen.
Verwenden eines Dienstkontos
Verwenden Sie ein Dienstkonto, wenn Sie mehr als eine Person als Sheetinhaber benötigen oder ein gewisses Maß an Anonymität wichtig ist. Sie können ein Dienstkonto von Ihrer IT-Abteilung einrichten lassen. Um Sheetinhaber zu sein, benötigt dieses Konto eine Smartsheet-Lizenz.
Erstellen Sie für Ihre E-Mail-Benachrichtigungen eine Posteingangsregel
Überlegen Sie sich, eine Regel zu erstellen, um alle Ihre Smartsheet-Benachrichtigungen in einem Ordner zu erfassen. So finden Sie Aktualisierungs- oder Genehmigungsanforderungen und andere automatische Benachrichtigungen viel leichter.
Nutzen Sie das Benachrichtigungs-Center
Wenn Sie das Benachrichtigungs-Center nutzen, müssen Sie nicht von der Smartsheet-App zu Ihrem E-Mail-Posteingang wechseln, um zu überprüfen, ob Sie Benachrichtigungen erhalten haben.