Übersicht über automatisierte Benachrichtigungen, die über Smartsheet gesendet werden

Wenn Sie und Ihre Kollegen mit Smartsheet arbeiten, erhalten Sie wahrscheinlich Benachrichtigungen zu mit Smartsheet in Verbindung stehenden Aktivitäten per E-Mail. Diese Benachrichtigungen stammen von der Smartsheet-Plattform. Eine Benachrichtigungs-E-Mail in Ihrem Posteingang sieht in etwa folgendermaßen aus:

Personalisierter Absender

Sie erhalten Benachrichtigungen, wenn Smartsheet-Funktionen, wie z. B. automatisierte Benachrichtigungen, Erinnerungen, Aktualisierungsanforderungen und Genehmigungsanforderungen, in Gang gesetzt werden (weitere Informationen zu diesen Funktionen finden Sie im Abschnitt „Verwandter Inhalt“ in diesem Artikel).

Felder der Benachrichtigungsnachricht (Von und Antwort an)

Eine Benachrichtigungs-E-Mail verfügt über Felder Von und Antwort an. Mit jedem Feld sind ein Anzeigename und eine E-Mail-Adresse verknüpft. E-Mail-Empfänger schenken E-Mails in der Regel mehr Aufmerksamkeit, wenn sie von Personen stammen. Also sind E-Mail-Benachrichtigungen von Smartsheet personalisiert, um eine bessere Zusammenarbeit zu fördern:

  • Absendername
  • Name für Antwort an
  • E-Mail-Adresse für Antwort an

In den meisten Fällen sehen Sie in der Nachricht den Namen der Person, die die Änderung ausgelöst hat, also der Person, die eine Änderung an dem Blatt vorgenommen hat, die zum Versand der Benachrichtigung an Sie geführt hat. In allen anderen Fällen ist der verwendete Name der Name der Person, die der Blattinhaber ist.

TIPP: Um zu sehen, wer der Blattinhaber ist, öffnen Sie das Blatt in Smartsheet und klicken auf Datei > Eigenschaften

HINWEIS: Während die E-Mail-Adresse für Antwort an variieren kann, ist die E-Mail-Adresse für Von immer automation@smartsheet.com. 

In der Beispielbenachrichtigung unten ist Paul Finley entweder der Benutzer, dessen Änderung einen Workflow ausgelöst hat, oder er ist der Blattinhaber. Sie sehen, dass sein Name unter „Von“ und „Antwort an“ zu sehen ist und seine E-Mail-Adresse wird für die Antwort-an-Adresse verwendet.

Personalisierte Absender-E-Mail-Adresse

Tipps und bewährte Vorgehensweisen

Im Anschluss finden Sie einige Tipps und bewährte Vorgehensweisen in Zusammenhang mit dieser Funktion:

  • Um sicherzustellen, dass die Namen in Benachrichtigungen im Kontext der Arbeit Sinn machen, sollten Sie die Blattinhaber auf dem neuesten Stand und relevant halten. Wenn ein Blattinhaber seine Rolle wechselt, kann er seine Eigentümerschaft auf eine andere Person übertragen, die weiterhin aktiv an der Arbeit beteiligt ist, die im betreffenden Blatt verwaltet wird.

    Informationen dazu, wie Sie die Inhaberschaft an einem Blatt ändern, finden Sie unter Die Inhaberschaft an einem Blatt, Bericht oder Dashboard ändern.
  • Wenn Sie der Blattinhaber sind und Nachrichten in Zusammenhang mit dem Blatt als Sammlung prüfen möchten, können Sie eine Posteingangsregel für Ihre E-Mails erstellen, damit dies möglich wird. (Wie Sie Regeln erstellen, hängt von der verwendeten E-Mail-Anwendung ab, wie z. B. Gmail oder Microsoft Outlook.)
  • Wenn es nicht sinnvoll ist, eine einzelne Person als Blattinhaber zu bezeichnen oder wenn ein gewisses Maß an Anonymität wichtig ist, können Sie ein Servicekonto für den Blattinhaber nutzen. (Ein Servicekonto müssen Sie gemeinsam mit Ihrer IT-Abteilung einrichten. Das Konto würde eine Smartsheet-Lizenz benötigen, damit es Eigentümer von Blättern sein kann.)