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Smartsheet
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  • Enterprise

Funktionen

Wer kann diese Funktion nutzen?

Jeder Benutzer mit Zugriff auf das Sheet kann Benachrichtigungen erhalten. Um Workflows zu erstellen, müssen Sie ein lizenzierter Smartsheet-Benutzer sein und für das Sheet über Berechtigungen auf Inhaber-, Administrator- oder Bearbeiterebene verfügen. Benutzer mit Berechtigungen auf Bearbeiterebene können Alarme oder Erinnerungen nur erstellen, bearbeiten oder löschen, wenn sie selbst der Empfänger sind. Weitere Informationen zu Workflow-Berechtigungen.

Nur ein Systemadministrator kann Automatisierungen auf Kontoebene steuern.

Über Smartsheet gesendete automatische Benachrichtigungen

Verwenden Sie automatische Benachrichtigungen, um Aktualisierungsanforderungen, Genehmigungsanforderungen und Erinnerungen per E-Mail zu erhalten, wenn eine bestimmte Aktion einen Workflow auslöst. 

PLANS

  • Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Berechtigungen

Jeder Benutzer mit Zugriff auf das Sheet kann Benachrichtigungen erhalten. Um Workflows zu erstellen, müssen Sie ein lizenzierter Smartsheet-Benutzer sein und für das Sheet über Berechtigungen auf Inhaber-, Administrator- oder Bearbeiterebene verfügen. Benutzer mit Berechtigungen auf Bearbeiterebene können Alarme oder Erinnerungen nur erstellen, bearbeiten oder löschen, wenn sie selbst der Empfänger sind. Weitere Informationen zu Workflow-Berechtigungen.

Nur ein Systemadministrator kann Automatisierungen auf Kontoebene steuern.

Nehmen wir an, Sie erstellen einen Workflow, der eine Benachrichtigung auslöst, wenn Sheets bearbeitet werden, deren Inhaber Sie sind. Jedes Mal, wenn eine Person Ihr Sheet bearbeitet, erhalten Sie von Smartsheet per E-Mail eine Benachrichtigung. 

Diese Arten von Benachrichtigungen erhalten Sie per E-Mail:

  • Aktualisierungsanforderungen
  • Genehmigungsanforderungen
  • Erinnerungen

Nachrichtenfelder der Benachrichtigung

Wenn sie eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, sehen Sie in der E-Mail folgende Felder:

  • Von (Name): Dies ist der Benutzer, der die Warnung ausgelöst hat, oder ein Host. Die E-Mail-Adresse, die Sie hier sehen, ist jedoch automation@org.smartsheet.com.
  • Antwort an (Name): Dieses Feld zeigt sowohl den Namen des Benutzers, der die Benachrichtigung ausgelöst hat, und dessen tatsächliche E-Mail-Adresse.
  • Antwort an (E-Mail-Adresse): Hier sehen Sie ausschließlich die E-Mail-Adresse des Benutzers.

Gegebenenfalls werden Sheetinhaber als Absender der Benachrichtigung angezeigt

Normalerweise sehen Sie in der Nachricht den Namen der Person, die die Benachrichtigung ausgelöst hat, aber manchmal wird auch der Name des Sheetinhabers als Absender angezeigt. Dies ist der Fall, wenn für die E-Mail-Benachrichtigung Folgendes zutrifft:

  • Eine Benachrichtigung wurde ausgelöst, da mehrere Benutzer Änderungen vorgenommen haben.
  • Sie ist eine Erinnerung (eine zeitbasierte Benachrichtigung).
  • Sie ist eine Aktualisierungsanforderung.
  • Sie ist eine Genehmigungsanforderung.

Um zu sehen, wer der Sheetinhaber ist, öffnen Sie das Sheet in Smartsheet und wählen Sie Datei > Eigenschaften aus.

In E-Mails, die von kostenlosen, nicht lizenzierten oder Testkonten stammen, entfernt das System externe URLs und ersetzt sie durch [Externer Link entfernt].

Best Practices für die Verwendung von Benachrichtigungen

Stellen Sie sicher, dass Sheetinhaber auf dem Laufenden und relevant bleiben

Stellen Sie sicher, dass Personen, die E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, mit Ihrer Arbeit in Verbindung stehen. Wenn ein Sheetinhaber seine Rolle wechselt oder das Team verlässt, kann er die Inhaberschaft auf die übernehmende Person übertragen

Überlegen Sie sich, für den Sheetinhaber ein Dienstkonto einzurichten

Ein Dienstkonto können Sie gemeinsam mit Ihrer IT-Abteilung einrichten. Für dieses Konto ist eine Smartsheet-Lizenz erforderlich, um darin Inhaber von Sheets sein zu können.

Verwenden Sie ein Dienstkonto, wenn Sie mehr als eine Person als Sheetinhaber benötigen oder ein gewisses Maß an Anonymität wichtig ist.

Erstellen Sie für Ihre E-Mail-Benachrichtigungen von Smartsheet eine Posteingangsregel

Wenn Sie der Sheetinhaber sind, überlegen Sie sich, eine Regel zu erstellen, um alle Ihre Smartsheet-Benachrichtigungen in einem Ordner zu erfassen. So finden Sie Aktualisierungs- oder Genehmigungsanforderungen und andere automatische Benachrichtigungen viel leichter. 

Nutzen Sie das Benachrichtigungs-Center

Eine andere Möglichkeit, um zu überprüfen, ob Sie automatische Benachrichtigungen erhalten haben, ist über das Benachrichtigungs-Center. Wenn Sie das Benachrichtigungs-Center nutzen, müssen Sie nicht von der Smartsheet-App zu Ihrem E-Mail-Posteingang wechseln, um zu überprüfen, ob Sie Benachrichtigungen erhalten haben. 

Anpassen, wie Sie Benachrichtigungen erhalten

Benachrichtigungen werden folgendermaßen verschickt:

  • Per E-Mail
  • Als mobile Push-Benachrichtigungen
  • Über Messaging-Apps

Konfigurieren Sie, wie Sie Benachrichtigungen erhalten möchten und entscheiden Sie, ob Sie sie über all diese Kanäle, oder nur über einen oder zwei davon erhalten möchten.

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