Verwenden Sie automatische Benachrichtigungen, um Aktualisierungsanforderungen, Genehmigungsanforderungen und Erinnerungen per E-Mail zu erhalten, wenn eine bestimmte Aktion einen Workflow auslöst.
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Sie müssen eine Berechtigung auf Inhaber-, Administrator- oder Bearbeiterebene für das Sheet haben, um Workflows erstellen zu können. Benutzer*innen mit Bearbeiterberechtigungen können Alarme oder Erinnerungen nur erstellen, bearbeiten oder löschen, wenn sie selbst die Empfänger*innen sind. Informationen zu Workflow-Berechtigungen
Sie können beispielsweise einen Workflow erstellen, der eine Benachrichtigung auslöst, wenn Sheets bearbeitet werden, deren Inhaber Sie sind. Smartsheet sendet Ihnen dann jedes Mal eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn jemand Ihr Sheet bearbeitet.
Diese Arten von Benachrichtigungen erhalten Sie per E-Mail:
Nachrichtenfelder der Benachrichtigung
Wenn Sie eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, sehen Sie in der E-Mail folgende Felder:
- Absender: Die Person, die den Alarm ausgelöst hat, oder ein Host. Sie sehen jedoch die Absenderadresse automation@app.smartsheet.com.
- Antwort an (Name): Der Name der Person, die den Alarm ausgelöst hat, und ihre E-Mail-Adresse.
- Antwort an (E-Mail-Adresse): Die E-Mail-Adresse der Person.
Normalerweise sehen Sie in der Nachricht den Namen der Person, die den Alarm ausgelöst hat, aber manchmal wird auch der Name des Sheetinhabers als Absender*in angezeigt. Dies ist der Fall, wenn für die E-Mail-Benachrichtigung Folgendes zutrifft:
- Eine Benachrichtigung wurde ausgelöst, da mehrere Benutzer Änderungen vorgenommen haben.
- Sie ist eine Erinnerung (eine zeitbasierte Benachrichtigung).
- Sie ist eine Aktualisierungsanforderung.
- Sie ist eine Genehmigungsanforderung.
Sie können konfigurieren, wie Sie Alarme erhalten möchten.
Um zu sehen, wer der Sheetinhaber ist, öffnen Sie das Sheet in Smartsheet und wählen Sie Datei >Eigenschaften aus.
Das System entfernt externe URLs und ersetzt sie durch [Externer Link entfernt] in E-Mails von Konten, die nicht die erforderlichen Zugriffsrechte haben.
Best Practices für die Verwendung von Benachrichtigungen
Stellen Sie sicher, dass Sheetinhaber relevant bleiben
Stellen Sie sicher, dass Personen, die E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, mit Ihrer Arbeit in Verbindung stehen. Wenn ein Sheetinhaber seine Rolle wechselt oder das Team verlässt, kann er oder sie die Inhaberberechtigungen auf die übernehmende Person übertragen.
Ein Dienstkonto verwenden
Verwenden Sie ein Dienstkonto, wenn mehr als eine Person Inhaber eines Sheets sein muss oder wenn ein gewisses Maß an Anonymität wichtig ist. Sie können bei Ihrer IT-Abteilung ein Dienstkonto einrichten, um Inhaber eigener Sheets zu sein.
Für Ihre E-Mail-Benachrichtigungen eine Posteingangsregel erstellen
Sie können eine Regel erstellen, mit der alle Ihre Smartsheet-Benachrichtigungen in einem Ordner abgelegt werden. So können Sie Aktualisierungen, Genehmigungsanforderungen und andere automatisierte Benachrichtigungen leichter finden.