Steuern, wer Alarme und Anforderungen erhält

Automatisierungssteuerung auf Planebene

1. Melden Sie sich bei Admin Center an.
2. Wählen Sie oben links das Symbol Menü aus.
3. Navigieren Sie zu Einstellungen > Sicherheitssteuerung > Berechtigungen.

Nur Systemadministrator*innen können auf diese Einstellung zugreifen.

Automatisierungssteuerung auf Sheetebene

Der*Die Sheetinhaber*in oder Administrator*in kann festlegen, wer Alarme und Anforderungen für das Sheet erhalten kann.

Um Alarme und Anforderungen per Chat (Slack, Google Chat, Microsoft Teams) zu erhalten, stellen Sie sicher, dass Sie die Automatisierungseinstellungen sowohl auf Konto- als auch auf Sheetebene auf Unbegrenzt einstellen.

So ändern Sie die Benachrichtigungseinstellungen auf Sheetebene: 

1. Wählen Sie Automatisierung > Automatisierungs-Workflows verwalten aus.
2. Wählen Sie Einstellungen aus. 
3. Wählen Sie im Fenster Automatisierungsberechtigungen die gewünschten Einstellungen für Benachrichtigungen aus:
   • Eingeschränkt (Standard): Nur Personen, die das Sheet anzeigen können und sich bei Smartsheet angemeldet haben, erhalten Benachrichtigungen.

   • Beschränkt: Personen in Ihrem Smartsheet-Konto sowie Personen, die das Sheet in Smartsheet anzeigen, werden benachrichtigt. 

     Wenn Sie eine E-Mail-Adresse zu Ihren Kontakten hinzufügen, wird eine Person nicht automatisch in Ihrem Konto verfügbar. Sie müssen sie auch als Benutzer*in hinzufügen.

   • Unbegrenzt: Jede Person kann Benachrichtigungen erhalten, auch wenn das Sheet nicht für sie freigegeben ist.

     Wenn die Berechtigungen auf Kontoebene auf Beschränkt oder Eingeschränkt eingestellt sind, stehen einige dieser Einstellungen vielleicht nicht zur Verfügung. Wenn Sie die gewünschten Einstellungen für Alarme und Aktionen nicht auf Sheetebene festlegen können, wenden Sie sich an Ihre*n Systemadministrator*in, damit er bzw. sie sie auf Kontoebene anpassen kann.

Empfänger*in erhält keine Benachrichtigungen über Automatisierungs-Workflows

Sie können Folgendes versuchen, wenn Smartsheet Sie darüber informiert, dass ein oder mehrere Benutzer*innen keine Benachrichtigungen erhalten.

Das Sheet für den gewünschten Empfänger bzw. die gewünschte Empfängerin freigeben

1. Öffnen Sie das Sheet und wählen Sie Freigeben aus.
2. Geben Sie im Feld Mitarbeiter einladen die E-Mail-Adresse der Person ein, für die das Sheet freigegeben werden soll.
3. Legen Sie die für sie gewünschte Freigabeberechtigung fest.
4. Geben Sie im Abschnitt Einladungsdetails eine persönliche Nachricht für die Person ein, um weitere Informationen zu Ihrem Sheet bereitzustellen.
5. Wählen Sie Sheet freigeben aus.

Einstellungen weniger restriktiv machen

Wenn Sie einen Alarm erstellen, der an Personen verschickt werden soll, für die Ihr Sheet nicht freigegeben ist, bearbeiten Sie die Einstellungen für Alarme und Aktionen so, dass sie weniger restriktiv sind. Dieser Schritt ist sinnvoll, wenn Sie einer Person den Zugriff auf das Sheet entzogen haben, sie aber weiterhin Benachrichtigungen erhalten soll.

1. Öffnen Sie das Sheet und wählen Sie Automatisierung > Automatisierungs-Workflows verwalten aus.
2. Wählen Sie Einstellungen aus.
3. Wählen Sie eine weniger restriktive Einstellung aus (z. B. Unbegrenzt).

Empfängerliste für Benachrichtigungen bearbeiten

1. Öffnen Sie das Sheet und wählen Sie Automatisierung > Automatisierungs-Workflows verwalten aus.
2. Doppelklicken Sie auf die Regel. (Eine Meldung mit rotem Text gibt an, dass ein*e Empfänger*in entfernt wurde.)
3. Ändern Sie die Empfängerliste nach Bedarf.

Wenn Sie ein Sheet kopieren, bei dem Alarme für bestimmte Personen konfiguriert sind, für die das neue Sheet nicht freigegeben ist, aktualisieren Sie die Workflow-Empfängerliste, um diese Personen zu entfernen, wenn sie keine Alarme mehr erhalten sollen.

E-Mail-Adressen auf der Liste der zugelassenen Adressen bestätigen

Prüfen Sie gemeinsam mit dem*der Systemadministrator*in für Ihr Konto, ob alle erforderlichen E-Mail-Adressen sich auf der Liste der zugelassenen Adressen für Ihre Organisation befinden.

Um die E-Mail-Adresse Ihres Systemadministrators bzw. Ihrer Systemadministratorin zu finden, wählen Sie in Smartsheet Ihr Profilsymbol und dann Kontoverwaltung aus.