Steuern, wer über Alarme und Anforderungen benachrichtigt wird

Sie können steuern, wer Alarme oder Anforderungen basierend auf der Beziehung einer Person zu Ihrer Organisation erhält und ob diese Personen Zugriff auf das Blatt haben, auf das sich die Alarme oder Anforderungen beziehen. Sie können beides auf Konto- und Blattebene steuern.

Damit Chat-Integrationen (Slack, Google Hangouts, Microsoft Teams) Alarme und Anforderungen empfangen können, sollten Sie sicherstellen, dass die Automatisierungseinstellungen sowohl auf Konto- als auch auf Blattebene auf „Uneingeschränkt“ eingestellt sind.

Automatisierungssteuerung auf Kontoebene

Wenn Sie ein Systemadministrator für das Konto sind, können Sie Ihre bevorzugten Einstellungen dafür festlegen, wer auf Kontoebene benachrichtigt wird, indem Sie zu Konto > Kontoverwaltung > KontoeinstellungenAutomatisierungsberechtigungen navigieren.

Weitere Informationen erhalten Sie unter Globale Kontoeinstellungen.

Automatisierungssteuerung auf Blattebene

Wenn Sie der Blattinhaber sind oder Freigabeberechtigungen auf Administratorebene haben, können Sie angeben, wer Alarme und Anforderungen für das Blatt erhalten kann.

So ändern Sie die Benachrichtigungseinstellungen auf Blattebene: 

  1. Klicken Sie auf Automatisierung > Automatisierte Workflows verwalten oben im Blatt, um das Fenster „Automatisierung“ anzuzeigen.

    Wenn Sie die Schaltfläche Automatisierung nicht sehen, klicken Sie rechts oben im Smartsheet-Fenster auf den Pfeil nach unten.
    Anzeige-Menüleiste-Freigabe
  2. Wählen Sie rechts oben im Fenster „Automatisierung“ das Symbol Einstellungen aus. 

    Einstellungen
  3. Wählen Sie im angezeigten Fenster „Berechtigungen für die Automatisierung“ Ihre gewünschte Einstellung dafür aus, wer in Zusammenhang mit diesem Blatt benachrichtigt werden soll:
    • Eingeschränkt (Standard): Nur Personen, die das Blatt in Smartsheet anzeigen können, werden benachrichtigt.
    • Begrenzt: Personen in Ihrem Smartsheet-Konto sowie Personen, die das Blatt in Smartsheet anzeigen, werden benachrichtigt.
    • Uneingeschränkt: Jeder wird benachrichtigt, auch wenn das Blatt nicht für die Person freigegeben ist.

      HINWEIS: Wenn die Berechtigungen auf Kontoebene auf Begrenzt oder Eingeschränkt gesetzt sind, stehen Ihnen einige dieser Einstellungen vielleicht nicht zur Verfügung. Wenn Sie Ihre gewünschten Einstellungen für Alarme und Aktionen auf Blattebene festgelegt haben, wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator, damit er sie auf Kontoebene anpassen kann.

Alarm „Eine Automatisierungsregel in Ihrem Blatt weist ungültige Empfänger auf“ empfangen

Haben Sie einen Alarm von Smartsheet erhalten, dass ein oder mehr Benutzer keine Benachrichtigungen erhalten werden? Folgendes können Sie versuchen:

Geben Sie das Blatt für den gewünschten Empfänger frei

Wenn Sie einen Alarm erstellt haben, der an Personen versendet werden soll, für die Ihr Blatt freigegeben ist, aber Sie eine E-Mail erhalten haben, dass der Alarm an einen oder mehr Empfänger nicht zugestellt werden konnte, sollten Sie überlegen, ob Sie das Blatt für diese Personen freigeben möchten, wenn dies noch nicht geschehen ist.

  1. Öffnen Sie das Blatt und klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Freigeben. Das Blattfreigabeformular wird angezeigt.
  2. Geben Sie im Feld Mitarbeiter einladen die E-Mail-Adresse der Person ein, für die das Blatt freigegeben werden soll.
  3. Legen Sie die für sie gewünschte Freigabeberechtigung fest. (Weitere Informationen zu Freigabeberechtigungsstufen.)

    TIPP: Im Abschnitt Einladungsdetails können Sie eine persönliche Mitteilung an die Person eingeben, damit diese mehr Kontext zu Ihrem Blatt hat.
     
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Blatt freigeben.

Wenn das Blatt für die Person freigegeben ist, wird sie Alarme und Anforderungen erhalten.

Machen Sie Ihre Einstellungen weniger restriktiv

Wenn Sie einen Alarm erstellt haben, der an Personen verschickt werden soll, für die Ihr Blatt nicht freigegeben ist, müssen Sie Ihre Einstellungen für Alarme und Aktionen möglicherweise weniger restriktiv gestalten. Dies kann auch der Fall sein, wenn Sie die Freigabe einer Person für das Blatt aufgehoben haben, diese Person aber immer noch Alarme erhalten soll.

  1. Öffnen Sie das Blatt und klicken Sie auf Automatisierung > Automatisierte Workflows verwalten.
  2. Klicken Sie oben rechts im Workflow Manager auf das Symbol Einstellungen.
  3. Wählen Sie eine weniger restriktive Einstellung aus (z. B. alle Personen mit einer E-Mail-Adresse).

Bearbeiten Sie Ihre Empfängerliste für Benachrichtigungen

Dies kann der Fall sein, wenn Sie eine Kopie Ihres Blattes mit Alarmen gespeichert haben, die an bestimmte Personen geschickt werden sollen.

  1. Öffnen Sie das Blatt und klicken Sie auf Automatisierung > Automatisierte Workflows verwalten.
  2. Doppelklicken Sie auf die Regel (sie umfasst eine Meldung mit rotem Text, die angibt, dass ein Empfänger entfernt wurde).
  3. Bearbeiten Sie die Empfängerliste im Workflow-Builder wie erforderlich.

Bestätigen Sie die E-Mail-Adressen auf der Einbeziehungsliste

Prüfen Sie gemeinsam mit dem Systemadministrator für Ihr Konto, ob alle erforderlichen E-Mail-Adressen sich auf der Einbeziehungsliste für Ihre Organisation befinden.

Sie finden die E-Mail-Adresse Ihres Systemadministrators in Smartsheet, indem Sie rechts oben in Ihrem Bildschirm auf Ihr Profilsymbol klicken und Kontoverwaltung auswählen.