Kommunikation mit Skype for Business in Smartsheet

Mit der Integration für Skype for Business Online können Sie direkt aus Smartsheet-Sofortnachrichten (Instant Messages) an andere Skype for Business-Benutzer senden. Nutzen Sie die Integration von Skype for Business Online, um beispielsweise einen Kollegen nach dem Status einer Aufgabe zu fragen, und zeichnen Sie Ihre Unterhaltungen als Serie von Kommentaren in einer Zeile Ihres Blatts auf.

Die hier besprochene Skype for Business-Integration ist in Business - und qualifizierten Enterprise-Plänen enthalten. Weitere Informationen zu Plänen und Preisen (und zu den in den Plänen enthaltenen Funktionen) finden Sie auf der Seite Preise.

Unterhaltungsfenster

Bevor Sie beginnen

Ein Smartsheet-Systemadministrator muss die Integration von Skype for Business für alle im Plan Ihrer Organisation vorhandenen Benutzer aktivieren, damit diese darüber aus Smartsheet mit Kollegen kommunizieren können. 

Weisen Sie Ihren Smartsheet-Systemadministrator auf unseren Artikel zu den Optionen für die Chat-Integration hin, in dem Schritte zur Aktivierung der Skype for Business-Integration für alle Smartsheet-Benutzer in Ihrer Organisation beschrieben werden.

Kompatibilität

  • Skype for Business (teilweise auch als Microsoft Lync bezeichnet) unterscheidet sich von der Skype-Version für den privaten Einsatz. Smartsheet ist ausschließlich mit der Version Skype for Business kompatibel.
  • Smartsheet ist ausschließlich mit der Version Skype for Business kompatibel und nicht mit lokalen Skype for Business-Systemen.

In Smartsheet bei Skype for Business anmelden

So melden Sie sich in Smartsheet bei Skype for Business an:

  1. Klicken Sie in der oberen linken Ecke des Smartsheet-Fensters auf Konto.
  2. Wählen Sie im Menü Konto die Option Anmelden bei Skype aus.

    Sie werden dazu aufgefordert, sich mit Ihren Anmeldedaten für Skype for Business zu authentifizieren.

Das war's! Sie sind erfolgreich angemeldet, wenn im Menü Konto anstelle von Anmelden bei Skype der Eintrag Skype for Business angezeigt wird.

Skype for Business

HINWEIS: Sie können auch Ihren Skype-Status festlegen (Beispiel: Verfügbar, Beschäftigt oder Abwesend). Klicken Sie in der oberen linken Ecke des Smartsheet-Fensters auf Konto > Skype.

Unterhaltungen mit Skype for Business starten

Nachdem die Skype for Business-Chat-Option in Smartsheet aktiviert ist, können Sie die Instant-Messages-Funktion (IM-Funktion) initiieren, um Chat-Unterhaltungen mit Kollegen zu beginnen, die Skype for Business verwenden. Es ist hierzu nicht erforderlich, dass Ihre Kollegen ebenfalls Smartsheet verwenden.

Sie können einen neuen Chat in Smartsheet auf mehrere Arten starten:

  • Aus Zeilen in einem Blatt – Starten Sie hier, wenn Sie den Verlauf der Unterhaltung in der Zeile als Kommentare aufzeichnen möchten.
  • Menü „Konto“ – Starten Sie hier, wenn es nicht um ein spezifisches Blatt geht und Sie den Verlauf der Unterhaltung nicht in einer Zeile eines Blatts aufzeichnen möchten.

HINWEIS: Sie können auch Ihren Skype-Status festlegen (Beispiel: Verfügbar, Beschäftigt oder Abwesend). Klicken Sie in der oberen linken Ecke des Smartsheet-Fensters auf Konto > Skype.

Chat aus Zeilen eines Blatts

Wenn Sie einen Chat aus einer ausgewählten Zeile starten, können Sie den Verlauf der Unterhaltung in der Zeile als Kommentare speichern.

So senden Sie eine Sofortnachricht aus Spalten:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeilennummer links in Ihrem Blatt und wählen Sie dann Neuer Chat.

    Wenn Sie Zeilen ausgewählt haben, die mehrere E-Mail-Adressen in der Kontaktspalte auf dem Blatt haben, werden die Optionen Chat mit angezeigt, um Unterhaltungen mit Personen in diesen Kontaktzellen zu starten. Weitere Informationen zu Kontaktspalten finden Sie im Artikel Spaltentypen.

    Chat mit Untermenü

    TIPP: Bevor Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeilennummer klicken, können Sie mehrere Zeilen mit der [Umschalttaste] oder [Strg] (⌘ für Mac) auswählen.

    Das Unterhaltungsfenster wird angezeigt.

    Unterhaltungsfenster
  2. Geben Sie unten im Unterhaltungsfenster Ihre Nachricht ein und drücken Sie die Eingabetaste, um die Nachricht zu senden.

    Ihr Unterhaltungsverlauf wird standardmäßig als Kommentare in der Zeile gespeichert.

TIPPS:

  • Wenn Sie in Smartsheet ein anderes Blatt öffnen, nachdem Sie einen Chat gestartet haben, können Sie oben im Chatfenster auf den verlinkten Blattnamen klicken, um zurück zu dem Blatt zu navigieren, mit dem Sie die Unterhaltung gestartet haben.
  • Sie können weitere Mitarbeiter zur Unterhaltung hinzufügen, indem Sie im Unterhaltungsfenster Personen hinzufügen Personen hinzufügen auswählen.

Nachverfolgung Ihres Kommentarverlaufs

Wenn Sie eine Unterhaltung von einer ausgewählten Zeile aus starten, wird Ihr Unterhaltungsverlauf als Kommentare zur Zeile gespeichert. Sie können die Funktion zur Aufzeichnung des Unterhaltungsverlaufs abschalten, indem Sie das Kontrollkästchen neben Nachrichten in Zeilenkommentaren speichern deaktivieren. Weitere Einzelheiten zur Verwendung von Kommentaren finden Sie in unserem Artikel Mit Kommentaren arbeiten.

Unterhaltungsfenster oben

 

Beachten Sie folgende Aspekte, wenn Sie den Unterhaltungsverlauf in einem Blatt aufzeichnen:

  • Wenn Sie die Unterhaltung schließen, werden von anderen Benutzern gesendete Chat-Nachrichten in der Unterhaltung nicht mehr als Kommentare zu Ihrem Blatt gespeichert.
  • Wenn Sie mehrere Zeilen ausgewählt haben, wird Ihr Unterhaltungsverlauf als Kommentare auf Blattebene gespeichert. Lesen Sie unseren Artikel Mit Kommentaren arbeiten für Einzelheiten zur Verwendung von Kommentaren.
  • Die erste Sofortnachricht in der Unterhaltung wird als Kommentar gespeichert und alle weiteren Nachrichten als Antworten.
     Als Kommentare gespeichert

Chat über das Menü „Konto“

Sie können direkt über das Menü Konto in Smartsheet mit allen Kollegen chatten, die Skype for Business verwenden. Hierzu müssen diese weder Smartsheet verwenden noch in einem Blatt in einer Kontaktspalte angegeben sein.

Falls Sie Ihren Unterhaltungsverlauf jedoch in einem Blatt aufzeichnen möchten, müssen Sie den Chat stattdessen aus Zeilen starten.

So starten Sie eine Unterhaltung im Menü Konto:

  1.  Klicken Sie in der oberen linken Ecke des Smartsheet-Fensters auf Konto > Skype.
     
  2. Wählen Sie Neuer Chat aus.

    Das Fenster Unterhaltung wird angezeigt.

    Unterhaltung ohne Titel
  3. Fügen Sie mindestens eine Person zur Unterhaltung hinzu, indem Sie im Fenster Unterhaltung auf Personen hinzufügen  Personen hinzufügen  klicken.
     
  4. Geben Sie unten im Fenster Unterhaltung Ihre Nachricht ein und drücken Sie die Eingabetaste, um die Nachricht zu senden.