Smartsheet Merge Add-on für Google Docs

Es stehen ein paar Smartsheet-Google Drive-Integrationspunkte zur Verfügung, die aus dem Chrome Web Store installiert werden können:
  1. Smartsheet Merge: Importieren Sie Smartsheet-Daten auf strategische Art und Weise in Ihr Google-Dokument.
  2. Smartsheet Sync: Speichern Sie Antworten zu Google Forms in einem Blatt in Smartsheet.
  3. Erstellen Sie neue Blätter aus Google Drive: Neue Blätter werden in Smartsheet gespeichert. Es wird jedoch auch ein Link in Drive erstellt, sodass Sie diese von dort aus einfach öffnen können.
HINWEIS: Sie müssen initial den Chrome-Browser zum Installieren einer Smartsheet-App oder eines Smartsheet-Add-ons verwenden. Nach der Installation können Sie jedoch in jedem Browser auf die Google Drive-Smartsheet-Funktionen zugreifen.

Darüber hinaus gibt es mehrere Integrationspunkte mit Google, für die keine Installation erforderlich ist: Eine vollständige Liste finden Sie hier.
 

Verwendung des Smartsheet Merge-Add-ons

Smartsheet Merge ist ein Add-on für Google Docs, mit dem Sie aus Ihren Smartsheet-Daten Rechnungen, Serienbriefe, Umschläge oder andere Dokumente erstellen können. Sie können beispielsweise die Namen in Ihrer Spalte "Kundenname" in Smartsheet verwenden, um einen Serienbrief anzupassen, der für alle Ihre Kunden in Google Docs erstellt wurde.
  1. Installieren Sie zunächst Smartsheet Merge aus dem Chrome Web Store und erteilen Sie Smartsheet Merge eine Zugriffsberechtigung für Ihre Google Drive-Dokumente.

  2. Nach der Installation gelangen Sie zu einem Dokument in Google Docs. Sie können auch zu einem beliebigen anderen Dokument navigieren, mit dem Sie Smartsheet-Daten zusammenführen möchten.

  3. Klicken Sie oben auf Add-ons, und wählen Sie Smartsheet Merge > Starten aus. Die Smartsheet Merge-Randleiste wird auf der rechten Seite des Dokuments angezeigt.

  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Mit Smartsheet verbinden, und befolgen Sie dann die Schritte, um den Zugriff zwischen der App und Ihrem Smartsheet-Konto zu autorisieren.

    HINWEIS: Falls Sie bei mehreren Google-Konten angemeldet sind, wird während dieses Vorgangs möglicherweise eine Fehlermeldung angezeigt. Melden Sie sich in diesem Fall in allen Browserfenstern bei allen Google-Konten ab, schließen Sie den Browser und melden Sie sich anschließend bei nur einem Google-Konto an.

  5. Nach der erfolgreichen Anmeldung wird die Seite aktualisiert, und Sie werden aufgefordert, das Fenster zu schließen und zu Ihrem Google Doc mit der Smartsheet Merge-Randleiste zurückzukehren.

  6. Sie werden feststellen, dass die Smartsheet Merge-Randleiste aktualisiert wurde. Klicken Sie auf Blatt auswählen, um in Ihrem Smartsheet-Konto das Blatt auszuwählen, das Sie für das Zusammenführen verwenden möchten. Mit dem Feld Suchen gleich über Ihrer Blätterliste können Sie die Liste schnell nach dem gesuchten Blatt filtern.​

  7. Klicken Sie auf der Smartsheet Merge-Randleiste auf die Option zum Auswählen von Zeilen, um mit dem Dokument zusammenzuführende Zeilen auszuwählen. Wenn Sie mehrere Zeilen auswählen, erstellt Smartsheet Merge mehrere Kopien des Google-Dokuments, wobei jede mit Daten aus einer ausgewählten Zeile zusammengeführt wird.

  8. Klicken Sie auf der Smartsheet Merge-Randleiste auf die Option zum Einfügen von Zusammenführungsfeldern.

  9. Smartsheet Merge verwendet Zusammenführungsfelder, um Ihre Smartsheet-Daten im Google-Dokument zu platzieren. Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der das erste Tag im Dokument erscheinen soll, und klicken Sie auf der Randleiste auf den Namen einer Spalte. Dadurch wird ein Zusammenführungsfeldtag eingefügt, das für die aus Smartsheet stammenden Daten als ein Platzhalter fungiert. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jede Datenspalte, die Sie im Dokument zusammenführen möchten.

    Auf der Randleiste sind nur die ersten 100 Spalten zur Auswahl verfügbar. Sie können jedoch manuell ein Zusammenführungsfeldtag für eine beliebige Spalte erstellen, indem Sie im Dokument den Namen der Spalte in jeweils zwei geschweiften Klammern eingeben. Beispiel: {{Spaltenname}}.

    TIPP: Falls sich die Namen Ihrer Spalten oder die Speicherorte nach dem Start des Add-ons ändern, klicken Sie auf Spalten aktualisieren, um die Liste auf der Randleiste zu aktualisieren.

  10. Klicken Sie nach dem Einrichten des Dokuments auf der Smartsheet Merge-Randleiste auf die Schaltfläche zum Ausführen des Add-ons. Wählen Sie aus, ob Sie mehrere Google-Dokumente erstellen, mehrere PDFs erstellen und/oder ob Sie zu einer Datei kombinieren möchten. Wenn Sie die letzte Option auswählen, werden alle zusammengeführten Dokumente zu einem einzigen Google-Dokument oder einer PDF-Datei kombiniert, um das Drucken zu vereinfachen.

    HINWEIS: Google erstellt PDF-Dateien ausschließlich aus Dokumenten mit einer Größe unter 10 MB.

  11. Passen Sie das Dateinamensformat an. Standardmäßig enthält der Name einer Datei die Daten der primären Spalte Ihres Blatts. Sie können jedoch neben dem Dateinamensformat auf Ändern klicken, um dies anzupassen.

  12. Weitere Optionen konfigurieren:
    • In Google Drive freigeben: Gibt alle in der Zeile aufgeführten zusammengeführten Dokumente mit einer gültigen Gmail- oder Google Apps-E-Mail-Adresse frei. Hierzu ist es erforderlich, dass in einer der ersten 100 Spalten des Blatts die E-Mail-Adresse angegeben wird, für die das in der Zeile enthaltene Dokument freigegeben werden soll.
    • An Zeile in Smartsheet anhängen: Hängt an des generierte Google- oder PDF-Dokument einen Link zu der Zeile in Smartsheet an.
    • In Zeile in Smartsheet hochladen (nur für PDF-Dokumente): Lädt die erzeugte PDF-Datei in Smartsheet hoch und verbindet sie mit der Zeile.
    • Per E-Mail senden (nur für PDF-Dokumente): Sendet alle PDF-Dokumente als E-Mail-Anhang an die in der Zeile gefundene E-Mail-Adresse. Absender der E-Mails ist die Person, die das Add-on ausführt. Hierzu ist es erforderlich, dass in einer der ersten 100 Spalten des Blatts die E-Mail-Adresse angegeben wird, an die das in der Zeile enthaltene Dokument gesendet werden soll. Klicken Sie auf Konfigurieren, um die Betreffzeile und den Text E-Mails anzupassen. Sie können in der Betreffzeile und im Text Zusammenführungsfelder verwenden, um Werte aus der Zeile einzufügen. Dies verläuft genauso wie bei der Verwendung von Zusammenführungsfeldern im Google-Dokument.

  13. Klicken Sie unten auf der Randleiste auf die Schaltfläche zum Ausführen der Zusammenführung. Der Zusammenführungsvorgang wird ausgeführt und die neuen Dokumente werden in einem Ordner abgelegt, dessen Name zum Beginn des Zusammenführungsvorgangs aus dem Namen des aktuellen Dokuments erstellt wurde.
HINWEIS: Wenn Sie Benutzer von Google Apps sind und beim Ausführen der Zusammenführung eine Fehlermeldung angezeigt wird, wenden Sie sich an Ihren Google Apps-Administrator und bitten Sie ihn, in der Administratorkonsole die Option zu aktivieren, die Benutzern die Installation von Google Drive-Apps von Drittanbietern erlaubt.
 

Apps und Add-ons deinstallieren

Befolgen Sie die Anweisungen auf der Google-Supportwebsite für das Deinstallieren von Apps aus Google Drive.