Чтобы следить за файлами, которые хранятся в другом веб-сервисе (например, в Google Диск или OneDrive), и связывать их с интересующими вас элементами в Smartsheet, используйте возможность вложения файлов. Файлы можно прикреплять на уровне рабочего пространства, таблицы, строки или комментария.
Чтобы начать, выполните описанные ниже действия.
- Рабочее пространство: в нужном рабочем пространстве щёлкните значок Вложения в правом верхнем углу.
- Таблица: щёлкните значок Вложения на панели справа, чтобы открыть панель «Вложения».
В нижней части панели «Вложения» щёлкните Вложить файлы в таблицу. - Строка: щёлкните значок Вложения (в представлении карточек щёлкните карточку и выберите пункт Добавить вложение).
- Комментарий: откройте нужный комментарий для редактирования и справа от него щёлкните значок Добавить вложение.
Кому доступна эта возможность?
Владельцы, администраторы и редакторы таблицы могут добавлять и удалять вложения, а также управлять их версиями. Все пользователи с доступом к таблице могут просматривать и загружать вложения. Вложение можно отправить по электронной почте любому пользователю с действительным электронным адресом. Некоторые веб-сервисы хранения данных требуют наличия дополнительных разрешений у пользователя для доступа к файлам или их изменения.
Эта возможность доступна для планов всех типов. Системные администраторы учётных записей с планами «Корпоративный» и «Премьер» могут отключать любые возможности вложения файлов. (См. статью Управление глобальными параметрами учётной записи.)
Поддерживаемые сторонние облачные сервисы хранения данных
В таблице ниже указаны веб-сервисы хранения данных, которые можно использовать для вложения файлов в Smartsheet. Следуйте инструкциям для соответствующего сервиса, чтобы эффективно вкладывать хранящиеся в нём файлы и получать к ним доступ.
|
Сервис хранения данных |
Инструкции по вкладыванию файла |
Инструкции по получению доступа к файлу |
|---|---|---|
|
Google Диск
|
Если в качестве адреса Smartsheet вы используете адрес Google, появится всплывающее окно с запросом на доступ к вашим документам в сервисе Google Диск.
|
Вам потребуются соответствующие разрешения в этих сервисах, а также доступ к таблице или рабочему пространству в Smartsheet. При открытии вложения из сервиса Google Диск, преобразованного в формат Google Документов, Google Таблиц или Google Презентаций, можно внести изменения непосредственно в файл, и Google автоматически сохранит их.
|
|
OneDrive
|
При первом использовании этой функции появится всплывающее окно для входа в OneDrive. Данные для входа сохранятся и будут использоваться при следующем добавлении файла из OneDrive. Если вам нужно войти в другую учётную запись OneDrive, щёлкните свой адрес электронной почты в верхнем правом углу и выберите Сменить учётную запись. |
Файл, вложенный из OneDrive, доступен только для просмотра, если вы не являетесь его владельцем и вам не был предоставлен доступ к нему из OneDrive. Если у вас есть разрешения на редактирование файла, над ним будет отображаться команда «Изменить документ». |
|
Dropbox |
При первом использовании этой функции появится всплывающее окно для входа в Dropbox. Данные для входа сохранятся и будут использоваться при следующем добавлении файла из Dropbox. При вложении объекта из Dropbox создается общедоступная ссылка на него, которая добавляется в Smartsheet. Если вам нужно войти в другую учётную запись Dropbox, щёлкните своё имя в правом верхнем углу, чтобы выйти, а затем войдите в необходимую учётную запись. |
Если вложения Dropbox, открываемые с помощью Smartsheet, не являются файлами в формате Microsoft Word, PowerPoint или Excel, они доступны только для просмотра. DropBox поддерживает интеграцию с Microsoft Office Online, что позволяет изменять эти файлы, щёлкнув ссылку «Открыть» в верхней части окна. Внесённые изменения будут синхронизированы с вложением в Smartsheet. Дополнительные сведения см. в разделах справки Dropbox о редактировании файлов Office. |
|
Box |
При первом использовании этой функции появится всплывающее окно для входа в Box. Данные для входа сохранятся и будут использоваться при следующем добавлении файла из Box. Если вам нужно войти в другую учётную запись Box, щёлкните ссылку Сменить учётную запись Box в левом нижнем углу окна. |
В Smartsheet вложения Box доступны только для просмотра. (Чтобы загрузить или изменить файл, необходимо перейти в сервис Box.) |
| Evernote |
При первом использовании этой функции появится всплывающее окно для входа в Evernote и предоставления системе Smartsheet доступа к файлам. Данные для входа сохранятся и будут использоваться при следующем добавлении файла из Evernote.
|
Заметки Evernote, открываемые из Smartsheet, будут доступны только для чтения. Однако все изменения заметок, внесённые в сервисе Evernote, будут синхронизированы с вложением Smartsheet.
|
| Egnyte |
Появится всплывающее окно с просьбой указать домен Egnyte, имя пользователя и пароль Egnyte и подтвердить разрешение на доступ для Smartsheet. Данные для входа сохранятся и будут использоваться при следующем добавлении файла из Egnyte.
|
При открытии вложения Egnyte в верхней части окна может отображаться команда для редактирования. Для изменения файлов Egnyte необходимо загрузить и установить средство Egnyte WebEdit. Дополнительные сведения см. в центре технической поддержки Egnyte. Изменения, внесённые в файл с помощью средства Egnyte WebEdit, будут синхронизированы с вложением Smartsheet.
|