Вложение файла или ссылки из веб-сервиса

Чтобы следить за файлами, которые хранятся в другом веб-сервисе (например, в Google Диск или OneDrive), и связывать их с интересующими вас элементами в Smartsheet, используйте возможность вложения файлов. Файлы можно прикреплять на уровне рабочего пространства, таблицы, строки или комментария.

Чтобы начать, выполните описанные ниже действия.

  • Рабочее пространство: в нужном рабочем пространстве щёлкните значок Вложения в правом верхнем углу.
      кнопка вложений в рабочее пространство
  • Таблица: щёлкните значок Вложения на панели справа, чтобы открыть панель «Вложения».
     значок вложений на панели справа
     В нижней части панели «Вложения» щёлкните Вложить файлы в таблицу.
  • Строка: щёлкните значок Вложения (в представлении карточек щёлкните карточку и выберите пункт Добавить вложение).
  • Комментарий: откройте нужный комментарий для редактирования и справа от него щёлкните значок Добавить вложение.

Кому доступна эта возможность?

Значок требуемых разрешений Владельцы, администраторы и редакторы таблицы могут добавлять и удалять вложения, а также управлять их версиями. Все пользователи с доступом к таблице могут просматривать и загружать вложения. Вложение можно отправить по электронной почте любому пользователю с действительным электронным адресом. Некоторые веб-сервисы хранения данных требуют наличия дополнительных разрешений у пользователя для доступа к файлам или их изменения.
Значок доступности планов Эта возможность доступна для планов всех типов. Системные администраторы учётных записей с планами «Корпоративный» и «Премьер» могут отключать любые возможности вложения файлов. (См. статью Управление глобальными параметрами учётной записи.)


Поддерживаемые сторонние облачные сервисы хранения данных

В таблице ниже указаны веб-сервисы хранения данных, которые можно использовать для вложения файлов в Smartsheet. Следуйте инструкциям для соответствующего сервиса, чтобы эффективно вкладывать хранящиеся в нём файлы и получать к ним доступ.

Сервис хранения данных

Инструкции по вкладыванию файла

Инструкции по получению доступа к файлу

Google Диск

 

Если в качестве адреса Smartsheet вы используете адрес Google, появится всплывающее окно с запросом на доступ к вашим документам в сервисе Google Диск.


 Чтобы продолжить, нажмите кнопку Предоставить доступ.


 Если вы не используете адрес Google в Smartsheet, появится всплывающее окно, позволяющее войти в учётную запись Google. Вводить учётные данные необходимо только при первом вложении файла из сервиса Google Диск, так как они сохраняются и в следующий раз будут использоваться автоматически.

Вам потребуются соответствующие разрешения в этих сервисах, а также доступ к таблице или рабочему пространству в Smartsheet.

При открытии вложения из сервиса Google Диск, преобразованного в формат Google Документов, Google Таблиц или Google Презентаций, можно внести изменения непосредственно в файл, и Google автоматически сохранит их.


 Эти изменения отразятся во вложении Smartsheet.


 Дополнительные сведения см. в справочных материалах для Google Диска.

OneDrive

 

При первом использовании этой функции появится всплывающее окно для входа в OneDrive. Данные для входа сохранятся и будут использоваться при следующем добавлении файла из OneDrive.

Если вам нужно войти в другую учётную запись OneDrive, щёлкните свой адрес электронной почты в верхнем правом углу и выберите Сменить учётную запись.

Файл, вложенный из OneDrive, доступен только для просмотра, если вы не являетесь его владельцем и вам не был предоставлен доступ к нему из OneDrive.

Если у вас есть разрешения на редактирование файла, над ним будет отображаться команда «Изменить документ».

Dropbox

При первом использовании этой функции появится всплывающее окно для входа в Dropbox. Данные для входа сохранятся и будут использоваться при следующем добавлении файла из Dropbox. При вложении объекта из Dropbox создается общедоступная ссылка на него, которая добавляется в Smartsheet.

Если вам нужно войти в другую учётную запись Dropbox, щёлкните своё имя в правом верхнем углу, чтобы выйти, а затем войдите в необходимую учётную запись.

Если вложения Dropbox, открываемые с помощью Smartsheet, не являются файлами в формате Microsoft Word, PowerPoint или Excel, они доступны только для просмотра.

DropBox поддерживает интеграцию с Microsoft Office Online, что позволяет изменять эти файлы, щёлкнув ссылку «Открыть» в верхней части окна. Внесённые изменения будут синхронизированы с вложением в Smartsheet.

Дополнительные сведения см. в разделах справки Dropbox о редактировании файлов Office.

Box

При первом использовании этой функции появится всплывающее окно для входа в Box. Данные для входа сохранятся и будут использоваться при следующем добавлении файла из Box.

Если вам нужно войти в другую учётную запись Box, щёлкните ссылку Сменить учётную запись Box в левом нижнем углу окна.

В Smartsheet вложения Box доступны только для просмотра. (Чтобы загрузить или изменить файл, необходимо перейти в сервис Box.)

Evernote

При первом использовании этой функции появится всплывающее окно для входа в Evernote и предоставления системе Smartsheet доступа к файлам. Данные для входа сохранятся и будут использоваться при следующем добавлении файла из Evernote.

 Если вам нужно войти в другую учётную запись Evernote, щёлкните ссылку Сменить учётную запись Evernote в левом нижнем углу окна.

 

Заметки Evernote, открываемые из Smartsheet, будут доступны только для чтения. Однако все изменения заметок, внесённые в сервисе Evernote, будут синхронизированы с вложением Smartsheet.

 

Egnyte

Появится всплывающее окно с просьбой указать домен Egnyte, имя пользователя и пароль Egnyte и подтвердить разрешение на доступ для Smartsheet. Данные для входа сохранятся и будут использоваться при следующем добавлении файла из Egnyte.

 Если вам нужно войти в другую учётную запись Egnyte, щёлкните «Сменить пользователя» в верхнем правом углу и войдите в необходимую учётную запись.

 

При открытии вложения Egnyte в верхней части окна может отображаться команда для редактирования. Для изменения файлов Egnyte необходимо загрузить и установить средство Egnyte WebEdit. Дополнительные сведения см. в центре технической поддержки Egnyte. Изменения, внесённые в файл с помощью средства Egnyte WebEdit, будут синхронизированы с вложением Smartsheet.

 ПРИМЕЧАНИЕ. Чтобы другие соавторы могли открыть в приложении Smartsheet файлы, содержащиеся в папке Egnyte, необходимо предоставить общий доступ к данной папке (а не к отдельным файлам). В службе технической поддержки Egnyte имеются инструкции по предоставлению общего доступа к папкам.