Поддержание актуальности вложенных файлов

Со временем вложения, добавленные в Smartsheet, могут устаревать или становиться ненужными. В таких случаях вы можете загружать новые версии вложений, при этом сохраняя предыдущие. (Сведения об удалении ненужных вложений см. в статье Удаление вложенного файла из таблицы.)

Кому доступна эта возможность?

Значок требуемых разрешений Владельцы, администраторы и редакторы таблицы могут добавлять и удалять вложения, а также управлять их версиями. Все пользователи с доступом к таблице могут просматривать и загружать вложения. Вложение можно отправить по электронной почте любому пользователю с действительным электронным адресом.
Значок доступности планов Эта возможность доступна для планов всех типов. Системные администраторы учётных записей с планами «Корпоративный» и «Премьер» могут отключать любые возможности вложения файлов. (См. статью Управление глобальными параметрами учётной записи.)


Обновление вложения

Способ обновления вложения зависит от того, откуда оно получено.

  • Файл был отправлен с компьютера или мобильного устройства. Если файл вложен непосредственно в таблицу (так как был отправлен с компьютера или мобильного устройства), вам потребуется загрузить его, изменить в другой программе, а затем отправить в Smartsheet в качестве новой версии.
  • Вложение хранится в стороннем сервисе. Если файл вложен из стороннего сервиса хранения данных, совместимого с функцией вложений Smartsheet (Google Диск, OneDrive, Dropbox, Evernote, Egnyte или Box), скорее всего, наиболее эффективным способом поддержания его актуальности будет его редактирование в таком сервисе (например, в Google Диске).

     Для доступа к файлу и его редактирования вам могут потребоваться соответствующие разрешения, предоставленные веб-сервисом хранения данных. Дополнительные сведения о поддерживаемых сторонних сервисах хранения файлов см. в статье Вложение файла или ссылки из веб-сервиса.

     ПРИМЕЧАНИЕ. При доступе с помощью Smartsheet к файлам, вложенным из Box, возможно только чтение. Вам должен быть предоставлен доступ к файлу с соответствующими разрешениями в Box, чтобы вы могли редактировать его и загружать для редактирования и управления версиями. Дополнительные сведения о редактировании файлов и управлении их версиями в Box см. на сайте сообщества Box.

СОВЕТ. Если вы не знаете, откуда получен файл, с которым вы работаете, это можно выяснить на панели «Вложения». Откройте её, щёлкнув значок Вложения на панели справа, и наведите указатель мыши на значок меню. Если файл был отправлен с компьютера или мобильного устройства, среди элементов меню будут Загрузить файл и Отправить новую версию.

Обновление файла, отправленного с компьютера или мобильного устройства

  1. Щёлкните значок Вложения на панели справа.
  2. Наведите указатель мыши на вложение, которое нужно обновить, и щёлкните значок «Меню» > Загрузить файл.

    Изображение меню «Вложение»

     После загрузки файла нужно будет редактировать его в другой программе (не Smartsheet).
  3. Когда вы отредактируете файл, найдите его устаревшую версию в Smartsheet и выберите Отправить новую версию.

    Откроется каталог вашего устройства.
  4. Найдите файл на устройстве и выберите Открыть.

Когда кто-то загрузит вложение, он получит самую последнюю версию.

Вот и всё! Под именем вложения будет отображаться обновлённый номер версии.

номер новой версии

 

Просмотр и загрузка версий вложений

  1. На вкладке «Вложения» найдите вложение, предыдущую версию которого вы хотите просмотреть или загрузить.
  2. Наведите указатель мыши на имя файла вложения и щёлкните значок «Меню» > Просмотреть историю версий (или щёлкните индикатор версии в данных о файле).

    номер новой версии
    Откроется окно «История версий вложения».
  3. Наведите указатель мыши на версию вложения, которую вы хотите просмотреть или загрузить, и щёлкните Предпросмотр файла или Загрузить файл.