О Data Shuttle

C Data Shuttle можно интегрировать любую систему (включая системы управления отношениями с клиентами, автоматизированные системы управления предприятием, базы данных и т. д.), поддерживающую экспорт данных в формате CSV или XLSX. 

Data Shuttle также позволяет выгружать данные в виде вложения в таблицу Smartsheet или во внешнее облачное хранилище (OneDrive/SharePoint, Google Диск или Box).

Подключение к Data Shuttle можно установить через меню Соединители на верхней панели навигации в приложении Smartsheet или нажав кнопку Войти в Data Shuttle ниже.

Войти в Data Shuttle

Data Shuttle для загрузки данных

С помощью рабочего процесса загрузки данных в Data Shuttle можно выполнять следующие действия:

• импортировать фактическое количество отработанных часов из внешнего инструмента отслеживания времени;
• импортировать информацию о расходах из внешней системы учёта;
• обновлять каналы продаж из CRM-системы (не SFDC);
• объединять данные из внешней системы с таблицей вводных данных, чтобы облегчить работу со Smartsheet Control Center;
• непрерывно объединять данные из нескольких систем в одно решение на базе Smartsheet для централизованной проверки руководством;
• объединять данные из ERP-системы с рабочими задачами;
• импортировать данные в Smartsheet из различных инструментов для создания форм;
• импортировать аналитическую информацию, на основе которой будут предприниматься определённые шаги.

Data Shuttle для выгрузки данных

С помощью рабочего процесса выгрузки данных в Data Shuttle можно выполнять следующие действия:

• показывать ключевую информацию из Smartsheet тем, кто не использует экосистему Smartsheet;
• экспортировать обработанные данные из Smartsheet для импорта в другие инструменты анализа, CRM-системы и прочие корпоративные системы учёта данных;
• экспортировать комплексные данные с простой структурой для добавления в базы данных;
• создавать в облачных системах хранения данных еженедельные сводки по таблицам, чтобы использовать их как вложения в электронных письмах;
• отправлять изменённые отфильтрованные данные из таблиц как вложения в другую таблицу для создания комплексных решений;  
• в соответствии с заданным графиком экспортировать ключевые данные об управлении проектами и портфелем для коррекции и сравнения с бюджетами во внешних системах;
• экспортировать и архивировать таблицы для долгосрочного хранения и проведения аудита.

Загрузка данных

Data Shuttle может загружать данные из следующих источников:

• из систем, которые поддерживают экспорт в Google Таблицы, а также экспорт файлов в формате .xlsx или .csv;
• из файлов, хранящихся на Google Диске, в Microsoft (OneDrive/SharePoint) и Box;
• с общих дисков Google, Box и SharePoint.

При выборе хранилища OneDrive в качестве исходного или целевого расположения ваши сайты SharePoint появятся на панели слева, под файлами OneDrive. 

При создании рабочего процесса должно быть выполнено одно из следующих условий:

• файл в формате .csv или .xlsx прикреплён в качестве вложения к таблице Smartsheet; или
• файл в формате .csv, .xlsx или Google Таблиц расположен на Google Диске, в учётной записи, к которой вы имеете доступ.
• При импорте файлов с Google Диска в Data Shuttle лицензированный пользователь Smartsheet должен иметь доступ к общему диску Google не ниже уровня "Наблюдатель".

Выгрузка данных из Smartsheet

Чтобы иметь возможность выгружать файлы из Smartsheet или Excel на общий диск Google, лицензированный пользователь Smartsheet должен обладать доступом к общему диску Google не ниже уровня "Редактор".

Data Shuttle поддерживает выгрузку данных из Smartsheet в следующие сервисы:

• в OneDrive/SharePoint, Box и на Google Диск или в таблицы Smartsheet в качестве вложений в формате .xlsx или .csv;
• на общие диски Google, Box и SharePoint. Для работы с общим диском необходимо иметь доступ не ниже уровня "Редактор".

Data Shuttle не поддерживает файлы Excel со старым расширением (.xls).

Сведения о совместимости браузеров см. в статье Требования к системе для использования Smartsheet.

Совместимость данных

Если вы пользуетесь коммерческой версией Smartsheet, доступ ко всем внешним сервисам будет включён по умолчанию.

Если вы используете учётную запись Smartsheet Gov, доступ ко внешним сервисам будет отключён. Пользователи учётных записей Smartsheet Gov могут выбрать внешние сервисы, доступ к которым будет осуществляться с помощью Data Shuttle, но для этого нужно обратиться в службу поддержки.

Рабочие процессы Data Shuttle

Чтобы загрузить или выгрузить данные, вы должны создать рабочие процессы.При создании каждого рабочего процесса выполняются следующие действия:

• выбор источника данных и места назначения; 
• фильтрация данных; 
• сопоставление данных в месте назначения; 
• создание графика автоматического запуска (необязательно). 
  • После настройки графика вы можете больше не возвращаться к рабочему процессу: данные в месте назначения будут обновляться автоматически. Рабочий процесс также можно в любой момент запустить вручную.

При создании рабочих процессов убедитесь, что у вас есть чёткая конечная точка. Не создавайте циклические рабочие процессы: они будут запускаться бесконечно и создавать проблемы с данными.

Создание рабочего процесса

1. Проверьте совместимость данных и наличие необходимых разрешений. 
2. Выполните вход в Data Shuttle на странице datashuttle.smartsheet.com.
3. Нажмите на значок + на панели навигации слева, чтобы создать новый рабочий процесс. 
4. Выберите действие, которое будет выполнять рабочий процесс, — загрузку или выгрузку.
5. Следуйте инструкциям на экране, чтобы выполнить следующие действия:
   • задать источник данных; 
   • указать место назначения данных; 
   • применить фильтры; 
   • сопоставить столбцы. 
6. Настройте график автоматического запуска (необязательно).
7. Опубликуйте рабочий процесс, чтобы иметь к нему доступ в любой момент. Чтобы просмотреть, отредактировать или архивировать рабочий процесс, перейдите на панель запуска.

Советы и рекомендации

• Ограничения Smartsheet применяются и к Data Shuttle.
• Если требуется загрузить данные из источника с заменой более чем 5000 строк или объединением данных в 20 000 строк, используйте фильтры или ограниченное число сопоставленных столбцов. Также можно создать несколько рабочих процессов, которые будут обращаться к общей категории данных, распределяя их по нескольким таблицам. Выгрузить можно до 20 000 строк. 
• Если вы часто работаете с большими наборами данных, превышающими ограничение в 20 000 строк, рекомендуем осуществлять загрузку в DataTable.
• Фильтры Data Shuttle задаются с учётом регистра. Если рабочий процесс выполняется с ошибками, проверьте использование строчных и прописных букв.
• При настройке рабочего процесса подумайте, насколько эффективным он будет. Если рабочий процесс настроен так, чтобы запускаться каждый раз при добавлении нового вложения, то любой пользователь, добавивший вложение, спровоцирует запуск рабочего процесса.