Центр администрирования: объединение учётных записей пользователей

Объединение пользователей позволяет обновить адреса электронной почты или объединить две учётных записи пользователя в одну. При объединении все таблицы, отчёты, панели мониторинга, рабочие пространства и сведения о предоставлении доступа автоматически переносятся в одну учётную запись.

При использовании плана "Профессиональный" или "Бизнес" необходимо перенести объекты в выбранную учётную запись, а затем удалить ненужную.

Объединение пользователей можно использовать в описанных ниже ситуациях.

• Объединить две учётные записи одного сотрудника (одна из них могла появиться после смены адреса или домена электронной почты).
• Изменить основной адрес электронной почты сотрудников вашей организации. Это возможно только в случае, если адрес не используется кем-то вне компании.
  Если выбранный электронный адрес уже зарегистрирован в Smartsheet, его владелец должен работать в вашей организации.
• Изменить домены электронной почты сотрудников. Это может потребоваться в случае слияния, поглощения, реорганизации, ребрендинга или консолидации компаний.

Обратите внимание на следующие моменты

Прежде чем объединять учётные записи, необходимо проверить и активировать все соответствующие домены электронной почты.

Системный администратор, выполняющий объединение пользователей, не может объединить собственную учётную запись. Это должен сделать другой системный администратор.

Проверка и активация доменов

При объединении пользователей требуется проверка и активация доменов, но автоматическую подготовку пользователей можно отключить.

Если указанный адрес уже закреплён за другой учётной записью, её владелец должен работать в организации. Найти этого сотрудника можно в списке пользователей.

Однако если этот пользователь был удалён из учётной записи или у него нет доступа к таблице, он не будет показываться на вкладке "Управление пользователями". Чтобы выполнить объединение, пригласите этого пользователя в учётную запись. Когда сотрудник примет приглашение, он появится в списке пользователей с активным статусом в вашей организации.

Отключите разрешения для работы с премиум-приложениями

Если одна из выбранных для объединения учётных записей имеет доступ к премиум-приложениям, запретите эти приложения перед запуском процесса. Вы сможете вернуть пользователю доступ к ним после объединения.

Скачайте и настройте шаблон для объединения пользователей

1. Войдите в Центр администрирования на странице https://admin.smartsheet.com, указав текущие учётные данные Smartsheet.
2. Выберите Другие действия > Объединить пользователей.
   
   
3. Чтобы скачать файл шаблона, выберите Скачать. 
   Шаблон будет использоваться для объединения пользователей.
4. Введите следующие данные в скачанный шаблон:
   • в столбце Текущий адрес эл. почты для входа укажите адреса учётных записей, которые будут закрыты после объединения;
   • в столбце Замена адреса эл. почты для входа укажите основные адреса учётных записей, которые необходимо оставить.
     
     
5. Сохраните готовый файл в формате CSV.

Убедитесь, что указанные пары адресов электронной почты принадлежат одному человеку.

В одном файле можно указать до 500 пар адресов. Чтобы изменить адреса электронной почты большего количества пользователей, создайте и загрузите дополнительный файл.

Если для одного из введённых электронных адресов уже зарегистрирована учётная запись Smartsheet, её владелец должен быть сотрудником вашей организации.

После объединения основной адрес оставшейся учётной записи появится в столбце Новый адрес электронной почты. Адрес в столбце Текущий адрес электронной почты будет сохранён как дополнительный адрес этой учётной записи.

Включите предпросмотр и запустите объединение

1. Войдите в Центр администрирования на странице https://admin.smartsheet.com, указав текущие учётные данные Smartsheet.
2. На странице "Управление пользователями" выберите Другие действия > Объединить пользователей.
3. Загрузите обновлённый файл и нажмите кнопку Предпросмотр результатов слияния.

   Предпросмотр объединения поможет проверить указанные данные и обнаружить несуществующие или повторяющиеся электронные адреса, неподтверждённые домены и другие ошибки. Адреса, не получившие статус Готово к объединению, не будут объединены. Узнать о доступных решениях проблемы можно в столбце Рекомендации.
   
   

4. Когда всё будет готово, нажмите кнопку Начать объединение.
   
   Вы увидите сообщение о том, что объединение пользователей выполняется.
   
   

5. Когда процесс завершится, все задействованные пользователи получат на электронную почту уведомление об изменениях.

   Вам также придёт письмо со ссылкой на отчёт о результатах. В нём будет содержаться следующее:

   • Столбец Текущий адрес электронной почты со списком адресов, которые были объединены с новыми.
   • Столбец Новый адрес электронной почты с данными об изменённых электронных адресах.
   • Столбец Результаты с итогами процесса объединения.
   • Информация о действующей учётной записи: количество ролей, объектов во владении и групп, к которым был предоставлен доступ.

Готово! Объединение пользователей завершено.

Элементы, которые затрагивает объединение пользователей

При объединении пользователей в Smartsheet действуют следующие правила:

1. если у пользователя есть лицензированная и нелицензированная учётная запись, Smartsheet закроет нелицензированную; 
   • Smartsheet переносит все активы пользователя из нелицензированной в лицензированную учётную запись; 
2. если у пользователя есть две лицензированные учётные записи, Smartsheet сохранит старую и закроет новую.

В результате объединения Smartsheet перенесёт в оставшуюся учётную запись следующие объекты:

• все таблицы, отчёты, рабочие пространства и панели мониторинга, для работы с которыми у пользователя был доступ или права владельца;
• все группы во владении пользователя;
• участие в группах;
• роли (например, "Лицензированный пользователь", "Администратор группы", "Системный администратор", "Наблюдатель ресурсов");
• дополнительные электронные адреса;
• данные профиля.

В ходе объединения пользователей система переместит все объекты из рабочего пространства в папку От владельца.

Что нужно иметь в виду

Smartsheet предложит внешним пользователям создать учётную запись при получении:

• приглашения редактировать или просматривать объекты Smartsheet;
• уведомления от автоматизированного рабочего процесса или других триггеров.

Чтобы не потерять рабочие процессы соединителя и токены API при объединении учётных записей, убедитесь, что:

• учётная запись, которую вы хотите сохранить, лицензирована;
• учётная запись, которую необходимо закрыть, не лицензирована.

Объекты, которые невозможно перенести при объединении

• автоматизированные рабочие процессы;
• контакты;
• коннекторы;
• избранное;
• токены API.*

* Токены API необходимы для работы интегрированных инструментов и премиум-приложений, таких как Control Center и приложение календаря. Чтобы продолжить пользоваться этими приложениями, необходимо выполнить вход повторно.

Отмена объединения пользователей

Если возникли проблемы или потребовалось отменить объединение каких-либо учётных записей, необходимо выделить соответствующие строки в файле для объединения и обратиться в службу поддержки Smartsheet. Не забудьте приложить этот файл к своему запросу.

Служба поддержки Smartsheet свяжется с вами, чтобы подтвердить запрос, прежде чем вносить изменения.

Отмена возможна только в течение семи дней после объединения пользователей.

Отмена объединения не приведёт к полному восстановлению исходной учётной записи. Будут восстановлены только объединённые элементы. Пользователям может потребоваться заново пройти аутентификацию в премиум-приложениях, настроить автоматизированные рабочие процессы или выполнить другие действия.