Автоматическое перемещение или копирование строк между таблицами
Этот Справочная статья есть в следующих учебных курсах:
Возможности
Кому доступна эта возможность?
Владельцы и администраторы исходной и конечной таблиц могут создать действие автоматического перемещения или копирования строк. Для использования этой возможности необходима лицензия.
Активировать такое действие может любой пользователь с правом на редактирование таблицы (напрямую, через отчёт либо посредством запроса изменения или утверждения).
Эта возможность доступна для планов «Индивидуальный», «Бизнес», «Корпоративный» и «Премьер».
Действия Переместить строки и Копировать строки позволяют автоматически перемещать или копировать строки в другую таблицу при соблюдении условий. Рассмотрим пример.
- В таблицу через форму поступил запрос на поставку.
- Добавив сведения к запросу, вы назначаете его ИТ-отделу.
- Руководитель ИТ-отдела одобряет запрос.
- Строка, содержащая запрос на поставку, автоматически перемещается в активную таблицу ИТ-проекта для дальнейшей обработки.
Чтобы создать рабочий процесс автоматического перемещения или копирования строк, у вас и владельца исходной таблицы должны быть права владельца или администратора конечной таблицы.
Настройка действия автоматического перемещения или копирования строк
В исходной таблице выполните описанные ниже действия.
Примечание. Чтобы таблица отобразилась в окне «Выбрать таблицу», у вас и владельца исходной таблицы должны быть права владельца или администратора конечной таблицы.
- Создайте рабочий процесс, выбрав Автоматизация > Создать рабочий процесс. (Дополнительные сведения о создании рабочих процессов см. в статье Ускорение работы и экономия времени с помощью автоматизированных рабочих процессов.)
- В области «Выбрать действие» выберите Переместить строки.
- В области Переместить строки или Копировать строки щёлкните Выбрать таблицу.
Появится окно Выбрать таблицу.
ПРИМЕЧАНИЕ. Чтобы таблица отобразилась в окне Выбрать таблицу, у вас и владельца исходной таблицы должны быть права владельца или администратора конечной таблицы. - Выберите конечную таблицу и нажмите кнопку OK.
Добавив действие Переместить строки или Копировать строки в рабочий процесс, сохраните его. При необходимости можно также добавить условия, настроить триггер и внести другие изменения в рабочий процесс.
Особенности перемещения и копирования строк
При перемещении и копировании строк между таблицами следует учитывать указанные ниже аспекты.
- При перемещении строка удаляется из исходной таблицы и добавляется в конечную. При копировании строка сохраняется в исходной таблице и добавляется в конечную.
- Строка помещается внизу конечной таблицы, откуда её можно вручную перетащить в нужную позицию.
- Все вложения и комментарии строки автоматически переместятся в конечную таблицу.
- При перемещении строк между таблицами для ячеек сохраняется история (если щёлкнуть ячейку правой кнопкой мыши и выбрать пункт Просмотр истории ячейки, вы увидите сообщение «Строка была перемещена из другой таблицы»).
- При копировании строк между таблицами история ячеек не сохраняется.
- Формулы в строке заменяются в конечной таблице статическими значениями.
- Если в исходной таблице есть столбцы, которых нет в конечной, при перемещении или копировании строки они будут созданы в конечной таблице.
- Если столбец есть в конечной таблице, но отсутствует в исходной, для него будут указаны дата и время перемещения или копирования строки.
- В столбце «Автор» отображается пользователь, переместивший или скопировавший строку. Если строка перемещена или скопирована автоматически, отображается электронный адрес automation@smartsheet.com.
- Если столбец есть в исходной и конечной таблицах, значение из исходной таблицы будет перенесено в конечную. Имена столбцов не обязательно должны быть одинаковыми.
Чтобы запросы на утверждение не отображались бесконечно, ячейки с межтабличными формулами и связями не будут запускать рабочие процессы, автоматически меняющие таблицу (перемещение, копирование, блокировка и разблокировка строк, запросы утверждения). При необходимости используйте автоматизированные рабочие процессы на основе времени или повторяющиеся рабочие процессы.
Если в одной из таблиц есть системный столбец, название которого совпадает со столбцом другого типа (с раскрывающимися списками, текстом/числами и т. д.), могут возникнуть указанные ниже ошибки.
- Невозможно добавить строки в конечную таблицу, так как имя одного из столбцов совпадает с именем системного столбца в исходной таблице.
- Невозможно добавить строки в конечную таблицу, так как имена системного столбца и столбца в исходной таблице совпадают.
Чтобы решить проблему, переименуйте столбец или измените его тип на соответствующий исходной таблице. Дополнительные сведения см. в статье Системные столбцы.