Автоматическое копирование или перемещение строк между таблицами

Применить к

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Возможности

Кому доступна эта возможность?

Владельцы и администраторы исходной и целевой таблиц могут создать действие автоматического перемещения или копирования строк. Для использования этой возможности необходима лицензия.

Активировать такое действие может любой пользователь с правом на редактирование таблицы (напрямую, через отчёт либо посредством запроса изменения или утверждения).
 

Действия Переместить строки и Копировать строки позволяют автоматически перемещать или копировать строки в другую таблицу при соблюдении условий. Рассмотрим пример.

  1. В таблицу через форму поступил запрос на поставку.
  2. Добавив сведения к запросу, вы назначаете его ИТ-отделу.
  3. Руководитель ИТ-отдела одобряет запрос.
  4. Строка, содержащая запрос на поставку, автоматически перемещается в активную таблицу ИТ-проекта для дальнейшей обработки.

Чтобы создать рабочий процесс автоматического перемещения или копирования строк, у вас и владельца исходной таблицы должны быть права владельца или администратора конечной таблицы.


Настройка действия автоматического перемещения или копирования строк

В исходной таблице выполните описанные ниже действия.

  1. Создайте рабочий процесс и настройте для него триггеры и условия.
  2. В поле Выбор действия выберите Переместить строки или Копировать строки.
  3. В области Переместить строки или Копировать строки щёлкните Выбрать таблицу.
  4. В диалоговом окне Выбрать таблицу укажите целевую таблицу и нажмите ОК.

Чтобы запросы на утверждение не отображались бесконечно, ячейки с межтабличными формулами и связями не будут запускать рабочие процессы, автоматически меняющие таблицу (перемещение, копирование, блокировка и разблокировка строк, запросы утверждения). При необходимости используйте автоматизированные рабочие процессы на основе времени или повторяющиеся рабочие процессы.


Что нужно знать о копировании и перемещении строк между таблицами

При перемещении и копировании строк между таблицами следует учитывать указанные ниже аспекты.

  • При перемещении: 
  • При копировании:
    • строка сохраняется в исходной таблице и добавляется в целевую;
    • история ячеек не переносится в целевую таблицу.
  • При копировании и перемещении срока добавляется в нижнюю часть целевой таблицы.
  • Все вложения и комментарии строки автоматически переместятся в конечную таблицу.
  • Формулы в строке заменяются в конечной таблице статическими значениями.
  • Если в исходной таблице есть столбцы, которых нет в целевой, при перемещении или копировании строки они автоматически создаются в целевой таблице.

Перемещение или копирование строк с системными столбцами и столбцами базовых показателей

  • Если столбец существует в целевой таблице, но отсутствует в исходной, для него в столбце Автор указываются дата и время перемещения или копирования строки.
  • В столбце Автор также отображается имя пользователя, который переместил или скопировал строку. Если строка перемещена или скопирована автоматически, отображается электронный адрес automation@smartsheet.com.
  • Если столбец есть в исходной и целевой таблицах, значение из исходной таблицы будет перенесено в целевую. Имена столбцов не обязательно должны быть одинаковыми.

Если название системного столбца или столбца базовых показателей совпадает с названием столбца другого типа (раскрывающийся список, столбец с текстом или числом и т. д.), могут возникнуть указанные ниже ошибки.

  • Невозможно добавить строки в конечную таблицу, так как имя одного из столбцов совпадает с именем системного столбца в исходной таблице.
  • Невозможно добавить строки в конечную таблицу, так как имена системного столбца и столбца в исходной таблице совпадают.

Чтобы решить проблему, переименуйте столбец или измените его тип на соответствующий исходной таблице.