Автоматическое копирование или перемещение строк между таблицами

Действия Переместить строки и Копировать строки позволяют автоматически перемещать или копировать строки в другую таблицу при соблюдении условий. Рассмотрим пример.

1. В таблицу через форму поступил запрос на поставку.
2. Добавив сведения к запросу, вы назначаете его ИТ-отделу.
3. Руководитель ИТ-отдела одобряет запрос.
4. Строка, содержащая запрос на поставку, автоматически перемещается в активную таблицу ИТ-проекта для дальнейшей обработки.

Чтобы создать рабочий процесс автоматического перемещения или копирования строк, у вас и владельца исходной таблицы должны быть права владельца или администратора конечной таблицы.

Настройка действия автоматического перемещения или копирования строк

В исходной таблице выполните описанные ниже действия.

1. Создайте рабочий процесс и настройте для него триггеры и условия.
2. В поле Выбор действия выберите Переместить строки или Копировать строки.
3. В области Переместить строки или Копировать строки щёлкните Выбрать таблицу.
4. В диалоговом окне Выбрать таблицу укажите целевую таблицу и нажмите ОК.

Чтобы запросы на утверждение не отображались бесконечно, ячейки с межтабличными формулами и связями не будут запускать рабочие процессы, автоматически меняющие таблицу (перемещение, копирование, блокировка и разблокировка строк, запросы утверждения). При необходимости используйте автоматизированные рабочие процессы на основе времени или повторяющиеся рабочие процессы.

Что нужно знать о копировании и перемещении строк между таблицами

При перемещении и копировании строк между таблицами следует учитывать указанные ниже аспекты.

• При перемещении: 
  • строка удаляется из исходной таблицы и добавляется в целевую;
  • для ячеек в строке сохраняется история.
• При копировании:
  • строка сохраняется в исходной таблице и добавляется в целевую;
  • история ячеек не переносится в целевую таблицу.
• При копировании и перемещении срока добавляется в нижнюю часть целевой таблицы.
• Все вложения и комментарии строки автоматически переместятся в конечную таблицу.
• Формулы в строке заменяются в конечной таблице статическими значениями.
• Если в исходной таблице есть столбцы, которых нет в целевой, при перемещении или копировании строки они автоматически создаются в целевой таблице.

Перемещение или копирование строк с системными столбцами и столбцами базовых показателей

• Если столбец существует в целевой таблице, но отсутствует в исходной, для него в столбце Автор указываются дата и время перемещения или копирования строки.
• В столбце Автор также отображается имя пользователя, который переместил или скопировал строку. Если строка перемещена или скопирована автоматически, отображается электронный адрес automation@smartsheet.com.
• Если столбец есть в исходной и целевой таблицах, значение из исходной таблицы будет перенесено в целевую. Имена столбцов не обязательно должны быть одинаковыми.

Если название системного столбца или столбца базовых показателей совпадает с названием столбца другого типа (раскрывающийся список, столбец с текстом или числом и т. д.), могут возникнуть указанные ниже ошибки.

• Невозможно добавить строки в конечную таблицу, так как имя одного из столбцов совпадает с именем системного столбца в исходной таблице.
• Невозможно добавить строки в конечную таблицу, так как имена системного столбца и столбца в исходной таблице совпадают.

Чтобы решить проблему, переименуйте столбец или измените его тип на соответствующий исходной таблице.