Автоматическое перемещение или копирование строк между таблицами

Возможности

Кому доступна эта возможность?

Значок требуемых разрешений Владельцы и администраторы исходной и конечной таблиц могут создать действие автоматического перемещения или копирования строк. Для использования этой возможности необходима лицензия.

Активировать такое действие может любой пользователь с правом на редактирование таблицы (напрямую, через отчёт либо посредством запроса изменения или утверждения).

Значок доступности в различных планахЭта возможность доступна для планов «Индивидуальный», «Бизнес», «Корпоративный» и «Премьер».

Действия Переместить строки и Копировать строки позволяют автоматически перемещать или копировать строки в другую таблицу при соблюдении условий. Рассмотрим пример.

  1. В таблицу через форму поступил запрос на поставку.
  2. Добавив сведения к запросу, вы назначаете его ИТ-отделу.
  3. Руководитель ИТ-отдела одобряет запрос.
  4. Строка, содержащая запрос на поставку, автоматически перемещается в активную таблицу ИТ-проекта для дальнейшей обработки.

Чтобы создать рабочий процесс автоматического перемещения или копирования строк, у вас и владельца исходной таблицы должны быть права владельца или администратора конечной таблицы.


Настройка действия автоматического перемещения или копирования строк

В исходной таблице выполните описанные ниже действия.

Примечание. Чтобы таблица отобразилась в окне «Выбрать таблицу», у вас и владельца исходной таблицы должны быть права владельца или администратора конечной таблицы.

  1. Создайте рабочий процесс, выбрав Автоматизация > Создать рабочий процесс. (Дополнительные сведения о создании рабочих процессов см. в статье Ускорение работы и экономия времени с помощью автоматизированных рабочих процессов.)
  2. В области «Выбрать действие» выберите Переместить строки.

    Область действий рабочего процесса
  3. В области Переместить строки или Копировать строки щёлкните Выбрать таблицу.

    Появится окно Выбрать таблицу.

    Выбор таблицы
    ПРИМЕЧАНИЕ. Чтобы таблица отобразилась в окне Выбрать таблицу, у вас и владельца исходной таблицы должны быть права владельца или администратора конечной таблицы.
  4. Выберите конечную таблицу и нажмите кнопку OK.

Добавив действие Переместить строки или Копировать строки в рабочий процесс, сохраните его. При необходимости можно также добавить условия, настроить триггер и внести другие изменения в рабочий процесс.
 


 

Особенности перемещения и копирования строк

При перемещении и копировании строк между таблицами следует учитывать указанные ниже аспекты.

  • При перемещении строка удаляется из исходной таблицы и добавляется в конечную. При копировании строка сохраняется в исходной таблице и добавляется в конечную.
  • Строка помещается внизу конечной таблицы, откуда её можно вручную перетащить в нужную позицию.
  • Все вложения и комментарии строки автоматически переместятся в конечную таблицу.
  • При перемещении строк между таблицами для ячеек сохраняется история (если щёлкнуть ячейку правой кнопкой мыши и выбрать пункт Просмотр истории ячейки, вы увидите сообщение «Строка была перемещена из другой таблицы»). 
  • При копировании строк между таблицами история ячеек не сохраняется.
  • Формулы в строке заменяются в конечной таблице статическими значениями.
  • Если в исходной таблице есть столбцы, которых нет в конечной, при перемещении или копировании строки они будут созданы в конечной таблице.
  • Если столбец есть в конечной таблице, но отсутствует в исходной, для него будут указаны дата и время перемещения или копирования строки.
  • В столбце «Автор» отображается пользователь, переместивший или скопировавший строку. Если строка перемещена или скопирована автоматически, отображается электронный адрес automation@smartsheet.com.
  • Если столбец есть в исходной и конечной таблицах, значение из исходной таблицы будет перенесено в конечную. Имена столбцов не обязательно должны быть одинаковыми.

Чтобы запросы на утверждение не отображались бесконечно, ячейки с межтабличными формулами и связями не будут запускать рабочие процессы, автоматически меняющие таблицу (перемещение, копирование, блокировка и разблокировка строк, запросы утверждения). При необходимости используйте автоматизированные рабочие процессы на основе времени или повторяющиеся рабочие процессы.

Если в одной из таблиц есть системный столбец, название которого совпадает со столбцом другого типа (с раскрывающимися списками, текстом/числами и т. д.), могут возникнуть указанные ниже ошибки. 

  • Невозможно добавить строки в конечную таблицу, так как имя одного из столбцов совпадает с именем системного столбца в исходной таблице.
  • Невозможно добавить строки в конечную таблицу, так как имена системного столбца и столбца в исходной таблице совпадают.

Чтобы решить проблему, переименуйте столбец или измените его тип на соответствующий исходной таблице. Дополнительные сведения см. в статье Системные столбцы.