Dynamic View: как создавать представления и управлять ими

В Dynamic View можно предоставлять доступ не только ко всей базовой исходной таблице, но и к отдельным разделам таблицы или отчёта. Например, вы можете разрешить подрядчику просматривать и изменять информацию только в определённой строке. При этом доступ к другим данным не предоставляется.

Чтобы вам было удобнее пользоваться приложением Dynamic View, встройте его в панель мониторинга Smartsheet с помощью виджета для веб-контента.

Такая возможность доступна в планах "Бизнес" и "Корпоративный". Узнать больше о расширениях для Smartsheet можно у специалистов отдела продаж Smartsheet.

Как подготовиться к созданию представлений в Dynamic View

1. Убедитесь, что у вас есть всё необходимое для работы с Dynamic View.
2. Вам нужно создать исходные таблицы и отчёты и задать права для пользователей, которые будут формировать представления.

Как создать представление

1. Войдите в приложение Dynamic View с учётными данными Smartsheet.
2. В правом верхнем углу экрана нажмите Create View (Новое представление). Появится список таблиц и отчётов, которые можно использовать в представлении Dynamic View. 
3. Выберите нужный объект и нажмите Create (Создать). Если вы указали неправильный исходный объект, вернуться и выбрать другой нельзя. В таком случае вам придётся создать новое представление.

Как дать название представлению и установить общие права

Введите название представления и укажите права на просмотр и добавление новых объектов в исходную таблицу.

Описание настроек:

• Review by current user (Просмотр текущим пользователем). Вы можете фильтровать представление пользователя по задачам, назначенным ему в столбце Contact List (Список контактов). 
• Restrict view by sheet filter (Ограничить представление фильтром таблицы). С помощью фильтров можно выбирать, какие данные будут показаны в представлении. Подробнее о фильтрах таблицы… 
• New Item Submission (Создание новых объектов). Если этот параметр выбран, пользователи могут создавать новые объекты. Если в качестве исходного объекта используется отчёт, то при определении источников укажите не только отчёт, но и базовую таблицу.

Если вы получаете информацию от множества пользователей, создайте форму. Так вы обеспечите согласованность данных, а участникам будет удобнее пользоваться своими представлениями.

Как выбрать поля представления

1. В разделе Available fields (Доступные поля) выберите поля, которые будут показываться в представлении.
2. Чтобы получить возможность фильтровать информацию по определённым полям, добавьте поле с раскрывающимся списком или символами из данных источника. Например, чтобы показывать задачи с нужным статусом, добавьте в раздел Visible fields (Видимые поля) поле статуса.
3. Добавьте вложения или комментарии со следующими параметрами (необязательно):  
   •  Вложения
     • Display attachments (Показывать вложения);
     • Users can add attachments (Пользователи могут добавлять вложения).
   • Комментарии
     • Display comments (Показывать комментарии);
     • Users can add comments (Пользователи могут добавлять комментарии).

Выбранные на этом шаге поля появятся в виде столбцов и строк в представлении Dynamic View. Если вы хотите показывать поля только при определённых условиях, не добавляйте их в раздел Visible fields (Видимые поля). Вместо этого задайте условия или логику на вкладке Details Panel (Панель сведений).

Как указать настройки на панели сведений 

Когда пользователь выбирает строку в представлении, появляется панель сведений. Вы можете выбрать, что на ней будет показано. 

С помощью панели сведений можно собирать информацию, предоставлять дополнительные данные и многое другое. На ней также показываются вложения и комментарии. Вы можете выбрать, какие поля на панели сведений будут доступны для редактирования. 

Логика поля отличается от его свойств. С помощью свойств вы указываете, каким будем поле: обязательным, в режиме "только чтение" или скрытым. Логика поля позволяет добавлять для него условия. 

1. В разделе Available fields (Доступные поля) перетащите нужные поля в область Details Panel Layout (Содержание панели сведений).
2. Чтобы настроить поле, выберите его. 
3. Измените свойства или логику.
   • На панели справа нажмите на значок Field Properties (Свойства поля).
     Если вы выберете поле в разделе Details Panel Layout (Содержание панели сведений), по умолчанию откроется окно Field Properties (Свойства поля).
   • Чтобы изменить логику поля, на панели справа нажмите значок Field Logic (Логика поля).

Свойства поля

В таблице ниже приводится список действий, доступных в окне Field Properties (Свойства поля).

 

Логика поля

Если вы указываете для поля логику, то оно будет показываться или скрываться в представлении в зависимости от условий или изменений в объекте Smartsheet или представлении Dynamic View.

Логика поля задаётся на основе столбцов с раскрывающимся списком и символами. Добавив такой столбец, вы сможете дать название правилам логики поля и сохранить их.

Если в качестве источника вы используете отчёт с несколькими таблицами, убедитесь, что значения в раскрывающемся списке конкретного столбца во всех таблицах одинаковы. Если в свойствах столбца с раскрывающимся списком отсутствует определённое значение, то оно может быть недоступно в логике поля.

1. В окне Field Logic (Логика поля) выберите + Logic (Добавить логику). 
2. Укажите название логики. 
3. В разделе When (Когда) укажите столбец и одно или несколько значений, которые будут активировать логику. 
   • Например, логика может активироваться, когда столбец задачи в исходной таблице получает статус Complete (Готово).
4. В разделе Action (Действие) выберите, что произойдёт при активации логики в представлении. Можно указать следующие параметры: 
   • Hide selected fields (Скрыть выбранные поля). Одно или несколько полей будут скрыты в представлении.
   • Show selected fields as Read-only (Показывать выбранные поля с параметром "Только чтение"). Когда в исходной таблице произойдут изменения, появится поле с параметром "Только чтение".
   • Show selected fields as Editable (Показывать выбранные поля с параметром "Редактирование").
   • Show selected fields as Required (Показывать выбранные поля с параметром "Обязательное"). Появится одно или несколько полей, которые нужно обязательно заполнить.
5. Выберите одно или несколько полей, которые появятся в представлении или исчезнут из него, и нажмите Save (Сохранить).

Вы можете создавать правила с конфликтующими действиями. При этом приоритет будет отдан тому правилу, у которого самый низкий уровень прав. Например, вы создали одно правило, которое показывает поле, и другое, которое скрывает это же поле. Условия активации одинаковые. В таком случае будет действовать правило, которое скрывает поле.

Указанные здесь параметры видимости появляются на панели сведений. Чтобы открыть её, нужно выбрать строку в представлении. 

Часто задаваемые вопросы: почему поле доступно только для чтения

Некоторые поля нельзя редактировать. Это зависит от типа данных или информации в ячейке. В Dynamic View поля доступны только для чтения в следующих случаях:

• поле основано на системном столбце;
• поле основано на столбце даты окончания из диаграммы Ганта;
• поле основано на столбце даты окончания из диапазона дат в настройках проекта;
• поле основано на столбце предшественника из диаграммы Ганта;
• ячейка в исходной таблице содержит формулу;
• ячейка в исходной таблице содержит входящую ссылку;
• ячейка в исходной таблице содержит гиперссылку.

Как предоставить доступ к представлению или передать права на владение

На вкладке Sharing (Предоставление доступа) можно выполнить следующие действия:

• передать права на владение представлением; 
• указать, какие пользователи, группы и домены имеют доступ к представлению; 
• выбрать, какие администраторы могут просматривать и редактировать исходные данные представления и редактировать его настройки. 

У администраторов Dynamic View самый высокий уровень доступа к представлениям. Они могут изменять все настройки, в том числе предоставлять разрешения на просмотр и доступ. Рекомендуем назначать администраторами тех, кто несет ответственность за изменения в процессе работы.