Dynamic View: создание представлений данных и управление ими

Dynamic View позволяет отображать определённые данные для просмотра и редактирования другими пользователями.  

Перед началом работы

В качестве источника данных для Dynamic View используется таблица или отчет.

Их необходимо создать до начала работы с Dynamic View.

Создание нового представления

Существует два разных способа создания представлений Dynamic View.

С домашней страницы Dynamic View

1. Выберите значок панели запуска, а затем Dynamic View.

Brandfolder Image

2. Начните создание представления, выбрав Создать представление в правой верхней части экрана или нажав на значок плюса  на левой панели навигации. Откроется окно Создать представление.
3. Выберите исходную таблицу или отчёт для представления в окне Создать представление. Затем выберите Создать.

Откроется окно Параметры для нового представления.

Если вы выбрали неправильный исходный элемент, создайте новое представление. Вернуться назад и выбрать другой исходный элемент невозможно.

Из исходного элемента

В исходной таблице открыть Dynamic View можно в представлении таблицы или сетки.

Представление таблицы

1. Перейдите на главную панель инструментов в своей таблице.
2. Выберите Дополнительные инструменты > Dynamic View > Создать Dynamic View.

Brandfolder Image

Представление сетки

1. Выберите Dynamic View в меню в верхней части таблицы или отчёта.
2. Выберите Создать представление Dynamic View.

Brandfolder Image

Откроется окно Параметры для нового представления.

Настройка представления

На вкладке Параметры > Общие вашего представления можно, в частности, присвоить ему имя, настроить, что будут видеть пользователи, и разрешить им добавлять новые элементы.

Ниже приведены некоторые ключевые параметры:

• Просмотр представления текущим пользователем: Фильтрация представления пользователя по назначенным ему задачам с помощью столбца «Список контактов». 
• Ограничение представления по фильтру таблицы: фильтры таблицы определяют отображаемые в ней данные. Предоставьте доступ к фильтрам таблицы, чтобы несколько пользователей могли использовать один и тот же фильтр. 
• Отправка нового элемента: позволяет пользователям создавать новые записи. Если источником является отчёт, укажите базовую таблицу. Одного отчёта недостаточно. 

Если вы собираете информацию от широкого круга пользователей, может быть полезно создать форму сбора данных вместо использования опции Отправка нового элемента. Форма помогает поддерживать согласованность данных и служит ещё одним способом обеспечить правильное использование представления всеми пользователями.

Выбор полей для отображения

На вкладке Параметры > Отображение представления можно выбрать определённые поля для отображения в представлении и задать настройки вложений и комментариев.

Выбор отображаемых полей

1. Выберите вкладку Отображение представления.
2. В разделе Доступные поля выберите поля, которые нужно отобразить в представлении.

Настройка вложений и комментариев

Чтобы разрешить пользователям с правом просмотра видеть и добавлять вложения и комментарии, установите флажки в каждом разделе:

• Вложения
  • Показывать вложения
  • Пользователи могут добавлять вложения
• Комментарии
  • Показывать комментарии

  • Пользователи могут добавлять комментарии. Если этот параметр включён, выберите, будут ли отмеченные пользователи получать уведомление, а также куда оно будет их направлять. 

    Помните, что отмеченные пользователи получают доступ к именам, адресам электронной почты и изображениям профилей всех пользователей, которым предоставлен доступ к исходной таблице.

    Вы можете указать, куда их перенаправить: 

    • Исходная таблица. Уведомление будет содержать ссылку на таблицу, на которой основано представление Dynamic View. Это параметр по умолчанию.
    • Это представление Dynamic View. Уведомление содержит ссылку на Dynamic View с временным фильтром, который отображает только строку, где был отмечен пользователь.

    • Ни то, ни другое. Отмеченные пользователи не получают уведомлений.

      Brandfolder Image

      

    Эта настройка применяется для одного представления за раз. Её необходимо задавать отдельно для каждого представления Dynamic View, которым вы управляете.

Поля, выбранные на этом этапе, отображаются в строках Dynamic View как столбцы. Если нужно отображать поля только при выполнении определённых условий, не добавляйте их в раздел Видимые поля. Вместо этого задайте условия или логику на вкладке Панель «Подробности».

Настройка панели "Подробности" 

На вкладке Параметры > Панель "Подробности" можно настроить содержимое, которое появляется на панели "Подробности", когда пользователи выбирают строку в Dynamic View. С помощью панели "Подробности" можно собирать информацию и предоставлять сведения. 

1. В разделе Добавить поле слева перетащите поля в раздел Макет панели "Подробности".
2. (Необязательно.) Включите Описание панели "Подробности", чтобы указать инструкции для пользователей. Пользователи увидят ваши инструкции, когда откроют панель "Подробности" для строки в вашем представлении. 
3. Выберите вкладку, на которой будет установлен фокус при отображении панели «Подробности». Доступны следующие вкладки:
   1. Данные
   2. Вложения (если включены)
   3. Комментарии (если включены)
4. Отредактируйте свойства или логику каждого поля. Свойства поля определяют его, а логика позволяет применять к нему условную логику. 
   • На боковой панели справа нажмите значок Свойства поля.
     При выборе поля в разделе Макет панели "Подробности" появляется панель Свойства поля.
   • Чтобы изменить логику поля, нажмите значок Логика поля на боковой панели справа.

Свойства поля

Поле только для чтения

Некоторые поля могут быть недоступны для редактирования в зависимости от типа данных или информации в ячейке. При соблюдении следующих условий поле в Dynamic View доступно только для чтения:

• Поле из системного столбца
• Поле из столбца даты окончания на диаграмме Ганта
• Поле является столбцом даты окончания в отображении диапазона дат в параметрах проекта
• Поле из предшествующего столбца на диаграмме Ганта
• Ячейка в исходной таблице содержит формулу
• Ячейка в исходной таблице содержит входящую связь
• Ячейка в исходной таблице содержит гиперссылку

Логика поля

При добавлении логики поля представление показывает или скрывает поля на основе этой логики. Эта логика основана на условиях и изменениях элемента Smartsheet или Dynamic View.

Логика поля зависит от раскрывающихся списков и столбцов типа "Символ". Чтобы присвоить имена правилам логики для поля и сохранить их, используйте раскрывающийся список или столбец типа "Символ" в исходной таблице.

Если источником является отчёт на основе нескольких таблиц, значения раскрывающихся списков в определённом столбце должны быть согласованы во всех таблицах. Нельзя использовать значение в логике поля, если в таблице отсутствует значение в свойствах столбца.

1. На панели Логика поля выберите + Логика. 
2. Задайте имя для логики поля. 
3. В разделе Когда укажите столбец и значения, которые будут запускать логику. 
4. В разделе Действие выберите, что произойдёт, когда представление обнаружит триггер. Можно выполнить следующие действия: 
   • Скрыть выбранные поля.
   • Показывать выбранные поля в режиме "только для чтения".
   • Показывать выбранные поля как редактируемые.
   • Показывать выбранные поля как обязательные.
5. Выберите поля, которые будут отображаться в представлении или исчезать из него, затем нажмите Сохранить.

Заданные здесь разрешения, связанные с видимостью, отображаются на панели Подробности. Чтобы открыть панель Подробности, выберите строку в представлении.

Можно создать правила с конфликтующими действиями. В Dynamic View приоритет имеет правило с самым низким уровнем разрешений.

Предоставление доступа к представлению Dynamic View

На вкладке Настройки > Совместный доступ укажите, кто может просматривать и редактировать представление. 

Подробные сведения см. в статье Предоставление доступа к представлению Dynamic View.