Приложение Dynamic View: создание административных представлений

Применить к

Smartsheet
Smartsheet Advance Package (Requires Enterprise Plan)

Премиум-приложение Dynamic View предоставляет возможности детального управления общим доступом к таблицам, повышающие эффективность совместной работы. Предоставляйте доступ к разделам таблицы или отчёта без необходимости предоставлять доступ к исходному элементу. Например, вы можете предоставить поставщику доступ к определённым строкам, чтобы он мог просматривать и изменять только относящиеся к нему данные.

Эта статья посвящена созданию и изменению представления администратором приложения Dynamic View. Сведения о работе с представлением см. в статье Взаимодействие с представлением.

Это платная надстройка премиум-класса. За дополнительной информацией о том, как получить премиум-приложения Smartsheet, обращайтесь в отдел продаж Smartsheet.

Основы работы с приложением Dynamic View

Прежде чем создавать представления в приложении, необходимо создать исходные таблицы и отчёты, а также настроить разрешения для создателей представлений. Чтобы проверить, есть ли у вас всё необходимое для начала работы, обратитесь к статье Управление процессами в необходимом масштабе с помощью динамического представления.

Доступ к приложению

Чтобы запустить приложение, откройте панель запуска.

Панель запуска на левой панели навигации

 

Если у вас возникают проблемы с доступом к приложению с панели запуска, см. статью Доступ к премиум-приложениям и шаблонам с помощью панели запуска.

Кто может создавать представления

Представления могут создавать пользователи Smartsheet, являющиеся сотрудниками организации, которая приобрела приложение Dynamic View. Чтобы создать представление, нужно иметь разрешения по крайней мере уровня администратора для исходной таблицы или отчёта.

ПРИМЕЧАНИЕ. Для создания представлений в приложении Dynamic View лицензия не требуется, однако учтите, что владельцем исходных элементов Smartsheet может быть только лицензированный пользователь. Дополнительные сведения см. в статье Типы пользователей и разрешения.

Создание представления

Прежде всего следует определить, доступ к каким данным исходных таблиц и отчётов нужно предоставить и кому. 

Перед созданием представления нужно настроить исходные таблицы и отчёты Smartsheet с информацией о процессе. Сведения о том, что необходимо для создания представления, см. в статье Управление процессами в необходимом масштабе с помощью динамического представления.

Чтобы создать представление, выполните указанные ниже действия.

  1. Войдите в приложение Dynamic View, используя свои учётные данные Smartsheet.
  2. На панели слева щёлкните значок меню (в левом верхнем углу) и выберите пункт New View (Новое представление).

    Появится ваш каталог Smartsheet с доступными таблицами и отчётами, на основе которых можно создать представление.

    ПРИМЕЧАНИЕ. Если в каталоге нет нужной вам таблицы или отчёта, возможно, вы не являетесь владельцем этого элемента или не имеете прав на его администрирование.
     
  3. Выберите элемент, на основе которого нужно создать представление, и нажмите кнопку Create (Создать).

    ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы ошиблись при выборе исходного элемента, придётся создать представление заново. (Вернуться и выбрать другой исходный элемент нельзя.)

Появятся страницы параметров представления (начиная со страницы General (Общие)). С помощью панели навигации вверху окна вы можете переходить по страницам, чтобы настроить все параметры: от названия до разрешений совместного доступа.

Сведения о параметрах на каждой странице и рекомендации см. в разделе «Настройка условий и логики общего доступа для представления» ниже.

Изменение существующего представления

  1. Чтобы увидеть список имеющихся представлений, в левом верхнем углу приложения Dynamic View щёлкните значок меню.
  2. Выберите представление, которое нужно изменить. Загрузятся все соответствующие данные.
  3. После загрузки представления щёлкните Settings (Параметры) в левом верхнем углу (под изображением профиля).

Появятся страницы параметров представления (начиная со страницы General (Общие)). С помощью панели навигации вверху окна вы можете переходить по страницам, чтобы настроить все параметры: от названия до разрешений совместного доступа.

Сведения о параметрах на каждой странице и рекомендации см. в разделе «Настройка условий и логики общего доступа для представления» ниже.

Настройка условий и логики общего доступа для представления

Преимущество динамических представлений заключается в возможности детально настраивать общий доступ и определять условную логику для отображения новых данных при внесении определённых изменений в исходный элемент.

Всё это можно настроить на страницах параметров представления. Сведения о параметрах на каждой странице и рекомендации см. в разделах ниже.

Навигация по страницам приложения Dynamic View

General (Общие): присвоение имени представлению и настройка общих разрешений

На странице General вы можете присвоить имя представлению и настроить общие разрешения (какую информацию могут просматривать пользователи и могут ли они добавлять новые элементы в исходную таблицу).

  • С помощью параметра restrict view by sheet filter (ограничить представление фильтром таблицы) можно быстро настроить данные, которые будут отображаться в представлении. (Подробнее о фильтрах таблиц.)
  • С помощью параметра restrict view by current user (ограничить представление данными текущего пользователя) можно разрешить пользователю просматривать только строки, назначенные ему в столбце «Список контактов». (Если в ячейке столбца со списком контактов разрешено хранить несколько контактов, их число не может превышать 20. Дополнительные сведения см. в статье Назначение задачи пользователям.)
  • Чтобы разрешить пользователям отправлять новые элементы в исходную таблицу, включите параметр New Item Submission (Отправка новых элементов).
  • Если вы выбрали параметр New Item Submission when your source is a report (Отправка новых элементов, если источником является отчёт), необходимо также выбрать одну исходную таблицу (включённую в отчёт), в которую будут отправляться новые элементы.
  • В поле View Description (Описание представления) введите краткое описание назначения представления, указав также его создателя. Чтобы просмотреть описание представления, нажмите кнопку сведений рядом с его именем.

View Display (Отображение представления): выбор отображаемых полей

На странице View Display указываются поля из источника, которые должны отображаться в представлении. Для этого щёлкните имя поля в списке Available fields (Доступные поля). Оно немедленно появится в списке Visible fields (Отображаемые поля). 

Эти поля видны всегда. Если поле должно отображаться только при выполнении определённых условий, не добавляйте его в список Visible fields (Отображаемые поля). Настроить условное отображение можно будет на странице Details Panel (Панель подробных сведений).


отображаемые поля

  • В разделе View filter (Фильтр представления) можно выбрать столбец с раскрывающимся списком или символами, по которому любой пользователь, имеющий доступ к представлению, сможет быстро фильтровать его.
  • Чтобы другие пользователи могли просматривать и добавлять вложения и комментарии, установите флажки в разделах Attachments (Вложения) и Comments (Комментарии).

Эти поля будут отображаться в представлении в виде столбцов и строк.

Примечание. Поле с раскрывающимся списком или символами, на основе которого создаётся фильтр, должно входить в список Visible fields (Отображаемые поля).

Столбцы в представлении

Details Panel (Панель подробных сведений): автоматическое предоставление доступа к данным при выполнении условий

На странице Details Panel можно сделать следующее:

  • настроить размер поля (одна или несколько строк);
  • создать настраиваемую метку для поля (справа от параметра Custom label (Настраиваемая метка) щёлкните значок с синей стрелкой);
  • задать уровень доступа и важность для каждого поля (обязательное, только для чтения, скрытое);

    Учтите, что если все параметры отключены, то поле будет доступно для изменения, но не будет обязательным.

    состояния-поля
     
  • определить условную логику для отображения полей при внесении изменений в исходный элемент (через приложение Dynamic View или непосредственно в Smartsheet).

Чтобы определить правила, в соответствии с которыми поля отображаются или скрываются при выполнении условий, щёлкните значок логики полей.

Логика полей основана на столбцах с раскрывающимися списками или символами. Присвоить имя правилу логики и сохранить его можно только в том случае, если в исходной таблице есть такой столбец. (См. дополнительные сведения о столбцах.)

ПРИМЕЧАНИЕ. Если источник представляет собой отчёт с несколькими таблицами, необходимо обеспечить единообразие значений в раскрывающемся списке соответствующего столбца во всех таблицах, используемых в отчёте. Если в какой-то из таблиц отсутствует определённое значение в раскрывающемся списке, его невозможно будет использовать в логике полей.

панель логики формы справа

Вот пример определения правила для отображения поля при выполнении условия:

Узел логики формы

Этот пример означает следующее: когда любая ячейка в столбце Статус принимает значение «Не начато», поле «Статус» отображается в представлении как обязательное.

Возможны ситуации, когда действия в правилах конфликтуют друг с другом. В таких случаях правило, дающее больший уровень разрешений, игнорируется и применяется правило, дающее меньше разрешений. Например, если создать два правила с одинаковыми условиями активации, одно из которых отображает поле, а другое скрывает, активироваться будет только второе правило.

Настроенные на этой странице параметры отображения приводятся на панели сведений, которая открывается в правой части представления, когда пользователь щёлкает определённую строку в нём.

Панель формы справа

Sharing (Совместный доступ): определение пользователей, имеющих доступ к представлению

На странице Sharing можно сделать следующее:

  • Указать администраторов, которые смогут просматривать и изменять исходные данные из представления, а также изменять параметры представления (эти пользователи также должны иметь доступ к исходному элементу с правами администратора; см. статью Предоставление доступа к таблицам, отчётам и панелям мониторинга).
  • Предоставить доступ к представлению пользователям. Информация, доступная им для просмотра и изменения, будет зависеть от параметров, выбранных на страницах General, View Display и Details Panel, как описано в предыдущих разделах (доступ к исходным элементам не требуется).
  • Разрешить доступ для всего домена. Информация, доступная им для просмотра и изменения, будет зависеть от параметров, выбранных на страницах General, View Display и Details Panel, как описано в предыдущих разделах (доступ к исходным элементам не требуется).

Администраторы Dynamic View имеют самый высокий уровень доступа к представлению. Они могут изменять все его параметры, включая то, какая информация доступна другим пользователям. Назначать администраторами представления рекомендуется только тех сотрудников, которые отвечают за изменение процесса.

Представления, к которым пользователю предоставлен доступ, будут доступны на боковой панели Dynamic View после входа пользователя в приложение. Вы также можете предоставить пользователю URL-адрес представления из адресной строки, чтобы пользователь мог сразу перейти к нему. Дополнительные сведения см. в статье Приложение Dynamic View: взаимодействие с представлением.

ПРИМЕЧАНИЕ. При доступе к представлению с личными фильтрами пользователи могут увидеть пустое представление со следующей ошибкой: "Sheet filter was deleted" (Фильтр таблицы был удалён). Дополнительные сведения о том, как обойти эту проблему, см. в разделе Передача прав владения представлением с личным фильтром.

Передача прав владения представлением

Владелец представления может запросить передачу прав владения им любому лицензированному пользователю, у которого есть доступ к исходной таблице представления с правами администратора. Для этого нужно выполнить указанные ниже действия.

  1. В представлении щёлкните  в правом верхнем углу окна.
  2. Выберите пункт Sharing (Совместный доступ).
  3. Щёлкните Transfer Ownership (Передать права владения).
    Передача прав владения
  4. В списке выберите пользователя, которому хотите передать права владения.
    Примечание. Если этот раскрывающийся список пуст, значит к представлению не предоставлен доступ ни одному пользователю, который мог бы стать владельцем.

Выбранный вами пользователь получит в приложении Dynamic View запрос на принятие прав владения. После принятия этого запроса он станет владельцем представления. Обратите внимание, что это единственное уведомление, которое получит пользователь. По электронной почте уведомления не будет.

Чтобы быть уверенными в том, что пользователь войдет в приложение Dynamic View и примет приглашение стать владельцем, вы можете связаться с ним по электронной почте (или через другой сервис обмена сообщениями).

Просмотр ожидающих рассмотрения запросов на передачу

Вы можете открыть окно Ownership Transfer Requests (Запросы на передачу прав владения), щёлкнув значок передачи в правом верхнем углу.

Ожидающий рассмотрения запрос на передачу прав владения

Выберите вкладку Received (Полученные), чтобы просмотреть, принять или отклонить отправленные вам запросы на передачу, или вкладку Sent (Отправленные), чтобы просмотреть или отменить запросы на передачу, отправленные вами другим пользователям.

Передача прав владения представлением с личным фильтром

При попытке передать права владения представлением с личным фильтром может появиться следующее сообщение:

This view is based on a private filter and will be invalid for others. If you choose to continue the new owner will need to update the view configuration. (Это представление имеет личный фильтр и будет недействительно для других пользователей. Если вы решите продолжить, новому владельцу потребуется изменить конфигурацию представления.)

Представление на основе отфильтрованной таблицы или отчёта может отображаться неправильно, если фильтр был удалён или изменён с личного на общедоступный или наоборот. 

Чтобы сбросить представление, владелец может выполнить указанные ниже действия.

  1. Перейдите на страницу Settings (Параметры).

    Фильтр таблицы был удалён
  2. Измените значение параметра Restrict view by sheet filter (Ограничить представление фильтром таблицы) на допустимый фильтр из списка или выберите значение No filter — all rows visible to everyone shared (Без фильтра — все строки видны всем пользователям с доступом).
  3. Нажмите кнопку Save (Сохранить), чтобы применить новые параметры к представлению.

    Ограничение представления фильтром таблицы

Вот и всё! Фильтр представления обновлён.

Внедрение представления на панель мониторинга Smartsheet

Встройте представление Dynamic View на панель мониторинга Smartsheet с помощью мини-приложения для веб-контента, чтобы персонализировать свой рабочий процесс.
Дополнительные сведения о внедрении динамического представления на панель мониторинга приведены здесь.

Почему поле доступно только для чтения?

Некоторые поля невозможно изменить из-за типа данных или содержимого исходных ячеек. Поле доступно в динамическом представлении только для чтения в следующих случаях:

  • поле основано на системном столбце;
  • поле основано на столбце "Дата окончания" в диаграмме Ганта;
  • поле основано на столбце "Дата окончания" диапазона дат в параметрах проекта;
  • поле основано на столбце "Предшественник" в диаграмме Ганта;
  • ячейка в исходной таблице содержит формулу;
  • ячейка в исходной таблице содержит входящую ссылку;
  • ячейка в исходной таблице содержит гиперссылку.