Сбор информации с помощью формы

Создавайте формы и предоставляйте к ним совместный доступ для сбора любой информации (например, результатов опросов, запросов на покупку, заказов продуктов) и её хранения в упорядоченном виде в таблице. После создания формы вы сможете предоставлять доступ к ней другим людям. После каждой отправки данных в форму они будут добавляться в начало или конец вашей таблицы в виде новой строки.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если вам нужно дать кому-то возможность изменять существующую строку, отправьте пользователю запрос изменения. (Дополнительные сведения о запросах изменений см. в соответствующей статье.)

Содержание статьи

Необходимые разрешения

Чтобы создавать, изменять и настраивать формы, а также создавать ссылки на них, необходимо: 

  • быть владельцем таблицы ИЛИ иметь доступ к ней с правами администратора;
  • иметь учётную запись Smartsheet.

ПРИМЕЧАНИЕ. Во время 30-дневного бесплатного пробного периода вы можете создавать, просматривать и тестировать формы, но не можете создавать для них общедоступный URL-адрес и код внедрения. Эти возможности доступны только лицензированным пользователям.

Любой пользователь, имеющий доступ к форме, может использовать её для отправки информации в таблицу.


Создание формы

  1. Откройте таблицу, в которую нужно вложить форму.
  2. В строке меню в верхней части окна Smartsheet выберите пункт Формы > Создать форму.

    строка-меню
    В редакторе вверху указано название формы, а ниже — имена всех её полей. По умолчанию название формы соответствует названию таблицы, а поля соответствуют названиям столбцов таблицы.

    создать-форму
     
  3. Щелкните элемент слева, и его свойства будут показаны справа, где вы можете изменить их.
  4. Завершив настройку формы, щёлкните Сохранить и просмотреть, чтобы сохранить изменения.
  5. После просмотра формы можно закрыть окно браузера, в котором она открыта.
  6. Щёлкните значок x в правом верхнем углу редактора формы, чтобы закрыть его и вернуться к окну «Формы».

В окне «Формы» появится имя созданной вами формы с её URL-адресом (обратите внимание: URL-адреса доступны только для форм, принадлежащих лицензированным пользователям).

К началу


Распространение формы

После создания формы вы можете сделать ее доступной для других. 

Ссылка или сообщение электронной почты

Чтобы получить URL-адрес для предоставления совместного доступа другим людям, выполните описанные ниже действия.

  1. В строке меню выберите пункт Формы > Управление формами. Откроется окно Формы.
    строка-меню
  2. В окне
    > Формы выполните одно из указанных ниже действий.
    • В разделе URL-адрес скопируйте URL-адрес, а затем вставьте его в другую программу или отправьте в сообщении электронной почты.
      -или-
    • Щёлкните значок с конвертом справа от URL-адреса, чтобы отправить ссылку по электронной почте.

ПРИМЕЧАНИЕ: В приложении Smartsheet невозможно настроить или сократить URL-адрес веб-формы.

Внедрение кода

Чтобы создать код внедрения и использовать его для внедрения формы в веб-страницу с помощью HTML, выполните описанные ниже действия.

  1. В строке меню выберите пункт Формы > Управление формами. Откроется окно Формы.
  2. Щёлкните ссылку рядом со словом Дополнительно и выберите пункт Получить код для внедрения.

К началу


Дополнительные способы работы с формой и её распространения

После базовой настройки формы можно настроить её детальнее. Для справки см. параметры, указанные в следующей таблице.

Параметр Результат выполнения
Создать форму (кнопка)Связывание дополнительной формы с таблицей.
Для одной таблицы можно создать несколько форм для сбора разной информации или отображения различных форматов для разных людей.
ПросмотрПредварительное отображение формы.

ПРИМЕЧАНИЕ. Данные, отправленные из режима просмотра, будут отображаться в таблице как новые строки.
ИзменитьОткрытие формы для изменения в редакторе.
Дополнительно > Получить код для внедренияДоступно только лицензированным пользователям: позволяет получить код внедрения, с помощью которого можно скопировать форму и вставить ее на веб-сайте.
Дополнительно > КлонСоздание точной копии формы, но с другим URL-адресом.
Дополнительно > СвойстваПоказ состояния формы, числа отправленных записей, времени первой и последней отправки, адреса электронной почты создателя формы и даты ее создания.
Дополнительно > ДеактивироватьОтключает URL-адрес (при попытке открыть его выводится сообщение об ошибке), однако адрес и сама форма сохраняются и могут быть использованы в будущем.
Дополнительно > Удалить

Форма и её URL-адрес удаляются из Smartsheet.

URL-адрес восстановить невозможно. Будьте осторожны, удаляя формы.

К началу


Изменение и удаление полей и других элементов в форме

  1. В строке меню выберите пункт Формы > Управление формами. Откроется окно Формы.
    строка-меню
  2. Щёлкните Изменить в форме, которую нужно отредактировать.

Чтобы удалить элемент из формы, выберите его, а затем щёлкните Удалить из формы (крестик (Х) справа). Учтите, что столбец при этом не удаляется из таблицы. Вы всегда можете вернуть элемент с помощью раздела Добавить поле.

Чтобы изменить расположение поля в форме, выберите его и перетащите вверх или вниз. При этом очередность столбцов в таблице не меняется.

Когда вы изменяете свойства каждого элемента формы в правой части редактора формы, в левой части отображается базовый макет, который будет использоваться в форме.

Чтобы посмотреть, как будет выглядеть форма, можно в любой момент нажать кнопку Сохранить и просмотреть в нижней части окна.

Ниже перечислены свойства, которые можно устанавливать для полей формы.

СвойствоРезультат выполнения
МеткаУкажите, что следует использовать в качестве имени поля формы: имя столбца или настраиваемую метку.
Поясняющий текстДобавьте описание или инструкцию, которая будет отображаться под полем формы.
Тип отображенияТолько для столбцов с флажками, раскрывающимся списком и символами. Этот параметр позволяет указать, как они будут отображаться в форме.

ПРИМЕЧАНИЕ. Чтобы изменить тип и значения поля, нужно настроить соответствующий столбец в таблице. То есть, эти свойства невозможно настроить в редакторе формы. Чтобы внести такие изменения, закройте редактор формы и измените свойства столбца в таблице. 
Высота текстового поляУкажите, сколько пустых строк должно содержать поле формы (одну или несколько).
Обязательное полеОтправить форму, не заполнив все обязательные поля, невозможно. Если они останутся пустыми, отправитель получит сообщение об ошибке.
Скрытое полеСкрытые поля не отображаются в форме, но видны в таблице.
Используйте их, если в столбце таблицы должно отображаться значение по умолчанию (заполняющему форму не нужно будет вводить его). Например, если имеется поле «Отправитель», вы можете задать значение по умолчанию form (форма) и сделать поле скрытым. Таким образом можно различать строки, которые были добавлены в таблицу вами и соавторами, и строки, отправленные через веб-форму.
Значение по умолчаниюИспользуйте, чтобы указывать значения по умолчанию для полей.

ПРИМЕЧАНИЕ. Системные и заблокированные столбцы нельзя включать в форму в качестве полей. Однако вы можете добавить в таблицу системные столбцы для автоматического отслеживания даты и времени отправки строк через форму.  

К началу


Добавление дополнительных элементов в форму

  1. Щёлкните Добавить поле в нижней части формы.
    Элементы можно разместить в любом месте под описанием формы, которое находится вверху. При перетаскивании элемента в левую часть формы появляется пунктирная линия, показывающая, где будет вставлен элемент.

    используйте перетаскивание полей формы
     
  2. Используйте различные параметры настройки формы.
     
    • Поле Отправка файла позволит отправителю добавлять в форму вложения (до 10 файлов размером не более 30 МБ каждый на одну отправку формы).
    • Перетащите элемент из раздела Добавить разделитель разделов, чтобы создать структуру и упорядочить вашу форму с помощью заголовков и горизонтальных разделителей.

К началу


Управление параметрами отображения и отправки формы

Чтобы настроить параметры отображения и отправки формы, откройте форму в редакторе и в нижней части его окна щёлкните Параметры формы.

параметры-формы

Для выбора доступны указанные ниже параметры.

Параметр Результат выполнения
Параметры подтверждения

Укажите, что будет видеть пользователь после отправки формы.

Можно отображать сообщение с подтверждением, перезагружать форму для повторной отправки или направлять пользователя на другой URL-адрес (загружается в той же вкладке браузера).

Включить отправку сообщения с подтверждением

Установите флажок Отправить мне копии моих ответов внизу формы.

Если отправитель формы установит его, он сможет ввести свой адрес электронной почты и автоматически получить на него подтверждение о принятии отправленной формы. В нем будут указаны отправленные данные.

Владелец и соавторы таблицы не могут получать по электронной почте подтверждение отправки формы, однако вы можете настроить для таблицы уведомление, чтобы получать по электронной почте оповещения о поступлении новых записей.

Расположение новых записейВыберите, где будут отображаться строки, вставленные с помощью формы: в самом верху таблицы или в нижней ее части. (Нельзя вставлять строки под определенной родительской строкой или в другом месте.)
СтильУкажите, наследует ли форма фирменное оформление таблицы или обычный стиль без цвета фона и логотипа.
Кому доступно

Выберите, будет ли веб-форма доступна для просмотра и отправки всем пользователям, имеющим ссылку, или только зарегистрированным пользователям Smartsheet. В последнем случае при переходе к форме по URL-адресу каждому пользователю будет предлагаться войти в Smartsheet (если он ещё этого не сделал), чтобы иметь возможность просмотреть и отправить форму. Если выбран параметр Включить отправку сообщения с подтверждением, то при установке флажка Отправить мне копию моих ответов будет автоматически подставляться адрес отправителя формы.

Включить проверку подлинности «вызов-ответ» для дополнительной защитыЕсли выбран этот параметр, при отправке формы пользователь должен будет с помощью CAPTCHA доказать, что не является роботом. Это позволит избежать автоматической отправки форм и уменьшить количество спама.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если в таблице есть системный столбец Автор и отправлять форму могут только зарегистрированные пользователи Smartsheet, столбец будет содержать адреса электронной почты пользователей, отправивших форму. Если форма доступна по ссылке всем пользователям, в столбце «Автор» будет отображаться адрес [email protected] (Сведения о системных столбцах см. в статье Использование системного столбца для автоматического добавления информации в строку.)

СОВЕТ. Чтобы удалить текст «На основе форм Smartsheet» в нижней части формы и на странице подтверждения, нажмите кнопку Параметры формы, щёлкните ссылку Дополнительные параметры формы справа и установите соответствующий флажок. (Эта возможность недоступна в планах для одного пользователя. Не знаете, какой у вас план? См. статью Определение плана и типа пользователя Smartsheet.)


Использование строк запроса с URL-адресом формы

После перехода к форме с помощью URL-адреса она отобразится на экране. При этом будут пустыми все поля, кроме полей со значениями по умолчанию.

URL-адрес веб-формы можно дополнить строками запроса для передачи информации в поля. Эта функция используется, когда нескольким людям требуется заполнить одну и ту же форму, указав при этом разные значения по умолчанию.

В качестве примера предположим, что отдел сбыта использует форму для регистрации телефонных звонков клиентам. Каждый представитель отдела продаж отправляет форму, поэтому все звонки клиентам перечислены в одном месте и легко доступны менеджеру. Для доступа к форме отдел сбыта использует следующий URL-адрес:
https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b

При этом форма выглядит следующим образом:

Представители отдела продаж могут заполнить все поля вручную. Однако чтобы облегчить им работу, можно настроить URL-адрес для каждого представителя отдела продаж с помощью строк запроса.

  1. В конце URL-адреса введите символ вопросительного знака (?):
    https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?

    ПРИМЕЧАНИЕ. Использовавшиеся ранее строки запроса с символом амперсанда (&) будут работать как обычно. Далее при добавлении первой строки запроса к URL-адресу следует использовать символ вопросительного знака (?).
     
  2. Введите поле формы, которое требуется заполнить. В этом примере нужно указать в поле Представитель имя одного из представителей отдела сбыта:
    https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep

    ПРИМЕЧАНИЕ. Указывайте имена полей формы с учетом регистра.
     
  3. Введите знак равенства (=):
    https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep=
     
    1. Введите значение по умолчанию. В данном примере в качестве имени представителя будет указано Мария Иванова:
      https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep=Мария Ив%20анова

      СОВЕТ. Если в параметрах формы пользователю разрешено получать по электронной почте подтверждение отправки, с помощью строк запроса можно автоматически выбирать этот параметр в форме и настраивать адрес электронной почты по умолчанию. Для передачи информации в данное поле используйте переменную ECA. Например: https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b[email protected].
       
      Требуется вставитьНужно ввести в URL-адресе
      знакоместо%20
      = (знак равенства)%3D
      % (знак процентов)%25
      дополнительные поля формы& (амперсанд и необходимое дополнительное значение)

      Пример: https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep=Sally%20Smart&[email protected]
      # (знак номера)%23
  4. Отправьте настроенный URL-адрес Марии. Когда она перейдет по ссылке, в поле Представитель будет указано ее имя, поэтому ей не потребуется вводить его вручную.
Вам помогла эта статья?
ДаНет