Сбор информации с помощью форм

Применить к

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Возможности

Кому доступна эта возможность?

Создавать и изменять формы могут владельцы и администраторы таблиц.

Отправлять данные с помощью формы может любой пользователь, имеющий к ней доступ. Для создания и изменения форм необходима лицензия. В пробной версии Smartsheet можно создавать формы, но нельзя предоставлять к ним доступ.

Вы можете создавать и рассылать формы для сбора и упорядочения информации в Smartsheet. Когда очередной пользователь заполняет форму, внесённые им данные будут отображаться на новой строке в начале или конце вашей таблицы.

Например, с помощью форм можно собирать результаты опросов, принимать запросы проектов и заказы продуктов.

Любой пользователь, имеющий доступ к форме, может с её помощью вносить информацию в таблицу.

Данные, полученные из форм, всегда добавляются в виде новых строк. Если вам нужно дать кому-то возможность изменить существующую строку, отправьте пользователю запрос на изменение. Дополнительные сведения см. в статье Ускорение работы и экономия времени с помощью автоматизированных рабочих процессов

Для оптимальной отправки данных с мобильного устройства открывайте формы в мобильном приложении (для iOS или Android).


Создание формы

  1. Откройте таблицу, в которую нужно вложить форму.
  2. В левом верхнем углу таблицы выберите пункты Формы > Создать форму.

    При создании формы в неё автоматически добавляются все столбцы таблицы (кроме системных). Каждое поле работает согласно типу соответствующего столбца.

    Для списков контактов и раскрывающихся списков предусмотрен флажок Только значения из списка. Если он установлен, заполняющий форму пользователь сможет выбрать только значения из столбца.

    Дополнительные сведения о типах столбцов см. в статье Выбор подходящего типа столбца для данных.

    По умолчанию название формы соответствует имени таблицы, а поля формы — именам соответствующих столбцов таблицы.

    Построитель форм

  3. Выберите элемент на панели предпросмотра в центре, и его параметры будут показаны на правой панели, где вы сможете изменить их. Дополнительные сведения о параметрах полей см. в статье Изменение и удаление полей в форме.
  4. Для изменения параметров на уровне формы используйте кнопку Параметры в верхней части построителя форм. Дополнительные сведения см. в статье Управление параметрами отображения и отправки формы.
  5. Завершив настройку формы, выберите Сохранить в правом верхнем углу, чтобы сохранить изменения.

Ограничения по количеству символов в полях формы

В этой таблице представлены ограничения (при наличии) для полей, которые можно использовать в форме. 

Имя поля Ограничение по количеству символов
Название формы 100
Подробное описание формы 100
Метка поля формы 100
Форматированный текст справки к полю формы Без ограничений
Заголовок 100
Форматированный текст описания 4000
Подтверждение 4000
Поле ответа  4000

Параметры предпросмотра и просмотра общего доступа

  1. Выберите Открыть форму, чтобы просмотреть форму и проверить, всё ли в ней правильно настроено.
    После просмотра формы можно закрыть вкладку браузера, на которой она открыта.
  2. Выберите Поделиться формой, чтобы отправить её в сообщении электронной почты из Smartsheet, скопировать на неё ссылку или внедрить её на панель мониторинга или веб страницу. 
  3. Щёлкните стрелку возврата в левом верхнем углу редактора форм, чтобы закрыть его и вернуться к таблице.

Имя созданной формы будет отображаться в диспетчере форм, в котором можно распространять формы, просматривать их свойства и выполнять другие действия.

После того как вы поделитесь формой, пользователи смогут отправлять данные в вашу таблицу. При каждой отправке данные будут добавляться в новую строку.

Даже если отредактировать форму, ссылка останется прежней. Изменения отобразятся в форме после их сохранения.