Использование Skype для бизнеса в Smartsheet

Благодаря интеграции со службой Skype для бизнеса Online можно отправлять мгновенные сообщения другим пользователям Skype для бизнеса прямо из Smartsheet. Например, вы можете спросить коллегу о состоянии задачи и проследить историю беседы, сохраненную в виде серии комментариев в таблице.

Рассматриваемая здесь интеграция со службой Skype для бизнеса включена в план «Бизнес» и соответствующие корпоративные планы. Подробные сведения о планах с указанием их стоимости и функций, включенных в каждый план, см. на странице с расценками.

Окно беседы

Перед началом работы

Чтобы обеспечить возможность связываться с коллегами прямо из Smartsheet, системный администратор Smartsheet должен включить интеграцию со Skype для бизнеса для всех пользователей в организации. 

Порекомендуйте системному администратору Smartsheet вашей организации прочитать статью Возможности интеграции служб чатов, в которой приведены пошаговые инструкции по подключению Skype для бизнеса для всех пользователей.

Совместимость

  • Служба Skype для бизнеса (другое название — Microsoft Lync) отличается от персональной (пользовательской) версии Skype. Приложение Smartsheet совместимо только с версией Skype, предназначенной для бизнеса.
  • Приложение Smartsheet поддерживает интеграцию только со службой Skype для бизнеса Online, но не с локальными версиями Skype для бизнеса.

Вход в Skype для бизнеса из Smartsheet

Чтобы войти в Skype из Smartsheet, выполните описанные ниже действия.

  1. В левом верхнем углу окна Smartsheet выберите пункт Учётная запись.
  2. В меню Учётная запись выберите пункт Войти в Skype.

    Чтобы пройти проверку подлинности, укажите данные своей учётной записи Skype для бизнеса.

Вот и всё! Вы успешно вошли в Skype для бизнеса через меню Учётная запись вместо стандартного входа в Skype.

Skype для бизнеса

ПРИМЕЧАНИЕ. Вы также можете устанавливать свой статус Skype (например, «В сети», «Занят», «Нет на месте») через меню Учётная запись > Skype, расположенное в левом верхнем углу окна Smartsheet.

Начало беседы в Skype для бизнеса

Настроив возможность открывать чат Skype для бизнеса из Smartsheet, вы сможете обмениваться мгновенными сообщениями со всеми коллегами, которые используют Skype для бизнеса, даже если они не работают в Smartsheet.

Начать чат в Smartsheet можно разными способами.

  • Из строк в таблице. Начните отсюда, если хотите отслеживать историю беседы в виде комментариев в строке.
  • Из меню «Учётная запись». Выберите этот вариант, если нет необходимости использовать конкретную таблицу и вам не нужно отслеживать историю беседы в строке таблицы.

ПРИМЕЧАНИЕ. Вы также можете устанавливать свой статус Skype (например, «В сети», «Занят», «Нет на месте») через меню Учётная запись > Skype, расположенное в левом верхнем углу окна Smartsheet.

Запуск чата из строк в таблице

Запустив чат из выбранных строк, вы можете сохранить историю беседы в строке в виде последовательности комментариев.

Чтобы отправить мгновенное сообщение из строк таблицы, выполните указанные ниже действия.

  1. Щелкните правой кнопкой мышки номер строки в левой части таблицы и выберите в контекстном меню пункт Новый чат.

    Если вы выбрали строки, в которых в столбце «Контакты» указано несколько адресов электронной почты, то вы сможете использовать параметры команды Начать чат, чтобы начать беседу с пользователями, чьи адреса содержатся в этих ячейках. Дополнительные сведения о столбцах с контактами см. в статье Типы столбцов.

    Чат с подменю

    СОВЕТ. Перед тем как щелкнуть правой кнопкой мышки номер строки, вы можете выбрать несколько строк с помощью клавиши [SHIFT] или [CTRL] (⌘ для компьютеров Mac).

    Откроется окно беседы.

    Окно беседы
  2. В нижней части окна беседы введите сообщение и нажмите клавишу [Ввод], чтобы отправить его.

    По умолчанию история беседы сохранится в виде комментариев в строке.

СОВЕТЫ.

  • Если после запуска чата открыть другую таблицу Smartsheet, можно вернуться к исходной таблице, щелкнув ссылку с ее именем вверху окна беседы.
  • Чтобы подключить к беседе других соавторов, нажмите Добавить пользователей  Добавить пользователей  в окне беседы. 

Отслеживание истории комментариев

По умолчанию, если беседа начата из выбранной строки, ее история сохраняется в виде комментариев к строке. Чтобы отключить отслеживание истории беседы, снимите флажок Сохранять сообщения в комментариях. Подробные сведения об использовании комментариев см. в статье Работа с комментариями.

Верхняя часть окна беседы

 

При отслеживании истории беседы в таблице следует учитывать указанные ниже аспекты.

  • Если вы покинете беседу, сообщения чата, отправленные в ней другими участниками, больше не будут сохраняться в виде комментариев к вашей таблице.
  • Если выбрано несколько строк, история беседы сохранится в виде комментариев на уровне таблицы. Подробные сведения об использовании комментариев см. в статье Работа с комментариями.
  • Первое мгновенное сообщение в беседе сохраняется как комментарий, а остальные — как ответы.
     Сохранены в виде комментариев

Запуск чата из меню «Учётная запись»

Из меню Учётная запись в Smartsheet можно начать чат с коллегой, использующим службу Skype для бизнеса, даже если этот человек не работает в Smartsheet и в таблицах нет столбца с его контактными данными.

Если же вы хотите отслеживать историю беседы в таблице, нужно запустить чат из ее строк.

Чтобы начать обмен сообщениями из меню Учётная запись, выполните описанные ниже действия.

  1. В левом верхнем углу окна Smartsheet выберите пункт Учётная запись > Skype.
     
  2. Выберите команду Новый чат.

    Откроется окно Беседа.

    Беседа без имени
  3. Подключите к беседе хотя бы одного человека, нажав Добавить пользователей  Добавить пользователей  в окне Беседа.
     
  4. В нижней части окна Беседа введите сообщение и нажмите клавишу [Ввод], чтобы отправить его.