Smartsheet Merge Add-on для Документов Google

В интернет-магазине Chrome доступны для установки несколько надстроек для интеграции Smartsheet и Google Диска.
  1. Smartsheet Merge: оперативный импорт данных из таблицы Smartsheet в документ Google.
  2. Smartsheet Sync: сохранение ответов из Форм Google в новую таблицу Smartsheet.
  3. Создание таблиц из Google Диска: новые таблицы сохраняются в Smartsheet, а в сервисе Google Диск создаются ссылки для быстрого доступа к этим таблицам.
ПРИМЕЧАНИЕ. Для начальной установки приложения или надстроек Smartsheet необходимо использовать браузер Chrome, а после установки функции Google Диска и Smartsheet будут доступны в любом браузере.

Имеется также несколько вариантов интеграции с Google, не требующих установки компонентов: полный список см. здесь.
 

Использование Smartsheet Merge Add-on

Smartsheet Merge — это надстройка для Документов Google, которая позволяет создавать счета-фактуры, типовые письма, конверты и другие документы на основе данных из приложения Smartsheet. Например, создав и заполнив в таблице Smartsheet столбец «Имя клиента», вы сможете настроить типовое письмо, созданное в Документах Google, для каждого из своих клиентов.
  1. Для начала установите Smartsheet Merge из интернет-магазина Chrome и разрешите ей доступ к вашим документам на Google Диске.

  2. После завершения установки вы вернетесь в Документы Google. Можно также перейти к любому документу, в который необходимо добавить данные из приложения Smartsheet.

  3. Щелкните пункт Дополнения в верхней части экрана и выберите пункт Smartsheet Merge > Начать. Справа от документа появится боковая панель «Smartsheet Merge».

  4. Нажмите кнопку Подключиться к Smartsheet и выполните инструкции по установке доступа между приложением и вашей учетной записью в Smartsheet.

    ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы выполнили вход сразу в несколько учетных записей Google, при выполнении данной процедуры может появиться сообщение об ошибке. В этом случае выйдите из всех учетных записей Google во всех окнах браузера, закройте браузер и войдите в какую-то одну учетную запись Google.

  5. После успешного входа в систему страница обновится и предложит вам закрыть окно и вернуться в Документы Google с боковой панелью «Smartsheet Merge».

  6. Внешний вид боковой панели «Smartsheet Merge» изменится. Нажмите кнопку Выбрать таблицу, чтобы указать, какая таблица из учетной записи Smartsheet будет использоваться для слияния. Для быстрого поиска нужной таблицы воспользуйтесь полем Поиск над списком таблиц.​

  7. Щелкните пункт Выбрать строки на боковой панели «Smartsheet Merge» и выберите строки для слияния с документом. Если вы выберете несколько строк, Smartsheet Merge создаст несколько копий документа Google, в каждую из которых будут вставляться данные из выбранной строки.

  8. Щелкните пункт Вставить поля слияния на боковой панели «Smartsheet Merge».

  9. Поля слияния используются данной надстройкой для размещения данных из приложения Smartsheet в документе Google. Установите курсор там, где должен отображаться первый тег в документе, и щелкните на боковой панели имя столбца, который нужно вставить в это место. В указанное место будет вставлен тег слияния, действующий как поле для подстановки данных из таблицы Smartsheet. Повторите описанные действия для каждого столбца данных, который нужно добавить в документ.

    На боковой панели доступны для выбора только 100 первых столбцов в таблице. Тег слияния для любого столбца можно создать вручную, указав имя этого столбца в документе и заключив его в две фигурные скобки, например {{Имя столбца}}.

    СОВЕТ. Если после запуска надстройки имена или расположение столбцов изменились, обновите список на боковой панели с помощью кнопки Обновить столбцы.

  10. Закончив настройку документа, нажмите кнопку Выполнить слияние на боковой панели «Smartsheet Merge». Выберите параметр Создать несколько документов Google, Создать несколько PDF-файлов и (или) Объединить в один файл. При выборе последнего из этих параметров все участвующие в слиянии документы будут объединены в один документ Google или PDF-файл для удобства печати.

    ПРИМЕЧАНИЕ. Google создает PDF-файлы только из тех документов, размер которых составляет меньше 10 МБ.

  11. Выберите Формат имени файла. По умолчанию имя каждого файла включает данные из основного столбца таблицы, однако, его можно скорректировать с помощью кнопки Изменить, расположенной рядом с параметром Формат имени файла.

  12. Настройте дополнительные параметры:
    • Предоставить доступ через Google Диск: позволяет предоставить доступ ко всем используемым в слиянии документам пользователю Gmail или Google Apps, указанному в строке. Для этого нужно, чтобы в одном из первых ста столбцов в таблице были построчно указаны адреса электронной почты тех пользователей, которым следует предоставить доступ.
    • Прикрепить к строке в Smartsheet: позволяет прикрепить к сформированному документу Google или PDF-файлу ссылку на строку в Smartsheet.
    • Отправить в строку Smartsheet (только для PDF-документов): позволяет отправить сформированный PDF-документ в Smartsheet и прикрепить его к строке.
    • Отправить по электронной почте (только для PDF-документов): позволяет отправить PDF-документ в виде вложения по действительному адресу электронной почты, указанному в строке. Вложения отправляются с адреса пользователя, запустившего надстройку. Для этого нужно, чтобы в одном из первых ста столбцов в таблице были построчно указаны адреса электронной почты пользователей, которым нужно отправить документ. Выберите команду Настроить, чтобы изменить тему и текст сопроводительного письма. В теме можно указать поля слияния, а в теле письма — значения из строки (как при использовании полей слияния в документе Google).

  13. Нажмите кнопку Выполнить слияние в нижней части боковой панели. После слияния в папку, которая получит имя текущего документа на момент начала слияния, будут добавлены новые документы.
ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы являетесь пользователем Google Apps и после нажатия кнопки Выполнить слияние получаете сообщение об ошибке, обратитесь к администратору вашей учетной записи в Google Apps и попросите его открыть консоль администрирования и разрешить пользователям устанавливать приложения для Google Диска от независимых разработчиков.
 

Удаление служб и надстроек

Для удаления приложений из Google Диска воспользуйтесь инструкциями справочного центра Google.