Política de compartilhamento seguro

Se você quiser configurar a política imediatamente, confira Configurar uma política de compartilhamento seguro.

Sobre a política de compartilhamento seguro

A política de compartilhamento seguro permite criar uma lista de usuários e domínios aprovados para compartilhar itens. Você pode aplicá-la em planilhas, formulários, relatórios, fluxos de trabalho, WorkApps e painéis. Por exemplo, a política pode impedir que os usuários compartilhem, enviem e-mails ou executem fluxos de trabalho com alguém que não esteja na lista de compartilhamento seguro.

Você também pode impedir que usuários não autorizados:

• Compartilhem planilhas e áreas de trabalho
• Enviem linhas
• Usem a opção Enviar link para formulário dentro do link do formulário
• Adicionem usuários ao plano
• Adicionem usuários a grupos

As listas de usuários e domínios aprovados também restringem e-mails. Isso significa que os usuários não poderão enviar e-mails do Smartsheet para domínios e endereços de e-mail restritos.

O que esperar

Depois de ativar a política de compartilhamento seguro no centro de administração, duas planilhas ficarão disponíveis para você:

• uma para a lista de domínios;
• outra para a lista de usuários (endereços de e-mail permitidos).

São planilhas padrão que você pode editar e compartilhar com outros usuários. Porém, é aconselhável compartilhá-las apenas com alguém em quem você confia para gerenciar a lista de compartilhamento seguro. Elas têm oito colunas geradas automaticamente que são bloqueadas por padrão. Para evitar comprometer as permissões ou os fluxos de trabalho existentes e evitar problemas com aprimoramentos futuros do recurso, não altere essas colunas.

• Domínios/e-mails autorizados a compartilhar
• Isenção da exigência de conta corporativa
• Isenção da exigência de MFA
• Modificado por
• Modificado em
• Created By
• Criado
• Notas

Além disso, uma nova área de trabalho de configurações de administrador é gerada automaticamente para você armazenar ambas as planilhas. Os dados inseridos nessas planilhas são sincronizados com a lista de isentos, que você usa para gerenciar o compartilhamento externo.

Limitações conhecidas

• Os futuros administradores de sistema adicionados ao Smartsheet não terão acesso automático à lista de compartilhamento seguro. Um administrador de sistema existente deve compartilhar as planilhas de compartilhamento seguro (ou área de trabalho) com eles.
• Depois que você modificar a política de compartilhamento seguro, a aplicação dela poderá levar até três minutos.
• Ambas as planilhas só aceitam até 20.000 linhas. Você pode notar pequenos atrasos durante a aplicação da política se estiver trabalhando com mais de 20.000 entradas. 
• As alterações nas planilhas de compartilhamento seguro não acionam automaticamente uma notificação, mas recomendamos adicionar um fluxo de trabalho para acionar uma notificação sobre alterações nas planilhas.

Outros pontos importantes

• Você pode gerenciar a lista de compartilhamento seguro de forma programática usando a API de planilha.
• Você precisa adicionar subdomínios à lista de permissões individualmente. Por exemplo, se você adicionar empresa.com à lista de permissões, não estará adicionando portal.empresa.com junto. Você precisa adicionar os dois domínios.
• Quando ativadas, as capacidades restritas de compartilhamento seguro restringirão quem pode receber e-mails de notificação.
• Você pode auditar a lista de compartilhamento seguro pelo relatório de acesso à planilha e usar o registro de atividade das planilhas para verificar quem fez alterações nelas.
• Após a ativação, todos os administradores de sistema no plano receberão permissões de administrador em ambas as planilhas vinculadas à lista de compartilhamento seguro. Eles também receberão uma notificação quando a política for ativada ou desativada.