Criar um fluxo de trabalho de upload no Data Shuttle

Se você tiver acesso à Smartsheet University, poderá encontrar essas mesmas informações com instruções interativas no curso Fluxos de trabalho de upload do Data Shuttle.

Faça login no Data Shuttle

Principais termos

• Fonte: local de onde você importa os dados. Por exemplo, a fonte pode ser um arquivo XLSX exportado de outro sistema que você deseja transferir para o Smartsheet. 
• Destino: local para onde você importa os dados. O Data Shuttle pode importar dados para uma planilha ou um DataTable. Neste artigo, temos uma visão geral de como importar dados para uma planilha. Para saber como fazer um upload para um DataTable, siga as etapas em Criar e preencher um DataTable.
• Identificador exclusivo: identificadores exclusivos são IDs exclusivos (valores de coluna principais) que não devem ser duplicados em uma coluna específica em uma planilha.

Exemplo

Se você usar uma planilha para rastrear seus contatos, poderá designar o endereço de e-mail como o identificador exclusivo para evitar que o mesmo endereço de e-mail seja listado duas vezes na coluna Endereço de e-mail. Outros exemplos de identificadores exclusivos são números de peça, números de identificação do aluno ou códigos de funcionário.

Noções básicas sobre fluxos de trabalho de upload do Data Shuttle

O Data Shuttle consegue carregar dados de:

• sistemas que permitem exportação para arquivos de texto Planilhas Google, XLSX ou CSV; 
• arquivos do Google Drive, Microsoft (OneDrive, SharePoint) ou Box;
• unidades compartilhadas do Google, Box e SharePoint.

Se você selecionar o OneDrive como local de origem ou destino, seus locais do SharePoint aparecem no painel esquerdo abaixo dos arquivos do OneDrive.

Ao criar um fluxo de trabalho, certifique-se de que:

• o arquivo CSV ou XLSX esteja anexado a uma planilha no Smartsheet; ou
• o arquivo CSV, XLSX ou Planilha Google esteja localizado no Google Drive de uma conta à qual você tenha acesso.
• Ao importar arquivos do Google Drive para o Data Shuttle, o usuário licenciado do Smartsheet precisa ter ao menos acesso de visualizador aos documentos da unidade compartilhada do Google.

Etapa 1: crie um fluxo de trabalho

1. Faça login no Data Shuttle.

   Você também pode acessar o recurso acessando a barra de navegação e selecionando Inicializador > Data Shuttle.

2. Na barra de navegação à esquerda, selecione para criar um fluxo de trabalho.
3. Selecione Carregar dados.

Copiar de um fluxo de trabalho existente 

Você também pode fazer uma cópia de um fluxo de trabalho existente e editá-lo para criar um novo. 

1. Passe o cursor sobre o fluxo de trabalho que deseja copiar. Em seguida, selecione no lado direito da tela nessa linha.
2. Selecione Criar uma cópia e dê um nome ao novo fluxo de trabalho.
3. Passe o mouse sobre essa linha e selecione novamente para editar o fluxo de trabalho com as alterações desejadas.

Etapa 2: selecione um arquivo de origem

Notas sobre origens

• Para quaisquer unidades compartilhadas usadas como origem, você deve ter pelo menos permissões de editor. Para o OneDrive, o Smartsheet aceita apenas uma conexão com unidades pessoais. 
• O Data Shuttle não aceita arquivos XLSX baseados em XML aberto. Ao gerar os dados do arquivo usando uma API, considere criar um arquivo CSV em vez de XLSX.
• O arquivo de origem não pode ser maior do que 1 GB.
   

Para selecionar uma origem

1. Selecione o Local de origem. O arquivo de origem deve estar em um dos locais a seguir:

   • Anexo do Smartsheet: quando você estiver conectado, poderá pesquisar ou selecionar um arquivo para localizar a planilha onde o arquivo está anexado. Você deve ter pelo menos permissões de visualizador para a planilha. Escolha entre sempre importar o anexo mais recente ou um anexo com um nome específico.

     Se estiver tendo dificuldades para anexar arquivos às suas planilhas, entre em contato com o administrador de sistema do Smartsheet.
      

   • OneDrive ou SharePoint: siga os avisos para permitir que smartsheetapps.com visualize os arquivos da sua conta do OneDrive ou SharePoint. Após a autenticação, busque ou explore no OneDrive/SharePoint sincronizado para encontrar o arquivo.

     Se você escolher o OneDrive como local de origem ou destino, seus locais do SharePoint aparecem no painel esquerdo abaixo dos arquivos do OneDrive.

   • Google Drive: siga os avisos para permitir que smartsheetapps.com visualize os arquivos da sua conta do Google Drive. Depois da autenticação, busque ou explore no Google Drive sincronizado para localizar o arquivo (XLSX, CSV ou Planilha Google).
      
   • Box: siga os avisos para permitir que smartsheetapps.com visualize os arquivos da sua conta do Box. Depois da autenticação, busque ou explore no Box sincronizado para localizar o arquivo (XLSX ou CSV). Você pode carregar arquivos do Box de sua propriedade ou compartilhados com você.
2. Marque a caixa Este arquivo tem cabeçalhos de coluna se o arquivo contiver cabeçalhos de coluna.
3. Se seus dados não começarem na linha 1 ou não estiverem na guia 1 da pasta de trabalho, especifique a Primeira linha dos dados e o Número da guia.
4. Selecione Avançar.

Etapa 3: selecione um destino e as ações do fluxo de trabalho

Configure o modo como deseja que os resultados sejam carregados no Smartsheet.

1. Selecione o destino, ou seja, o local para onde os dados serão enviados. Para este exemplo, mostramos como carregar dados em uma planilha.
   • Se quiser saber como fazer o upload para um DataTable, siga as etapas em Criar e preencher um DataTable.
   • Se estiver usando anexos do Smartsheet como origem, sua planilha de destino pode ser a mesma planilha de origem.
2. Escolha como deseja importar os dados para o Smartsheet. Selecione apenas uma destas duas opções:
   • Substituir todas as linhas da planilha de destino pelos dados do arquivo de entrada. Essa opção sobrescreve todos os dados que você tem na planilha e os substitui inteiramente pelos dados de origem.
   • Mescle os dados no destino com base em um valor principal de coluna. Observe que você deve ter uma coluna de identificador exclusivo para usar essa funcionalidade. Se você decidir mesclar os dados, também terá que selecionar opções de linha. Você pode selecionar qualquer uma dessas combinações:
     • Adicionar linhas à planilha conforme elas são inseridas no arquivo de origem. Essa opção adiciona novas linhas para quaisquer identificadores exclusivos que ainda não estejam incluídos no destino.
        

• Exemplo

  Se você tiver uma lista de contatos e usar endereços de e-mail como identificador exclusivo e o Data Shuttle encontrar um novo endereço de e-mail em sua fonte (por exemplo: Hiro Senjima, hiro.senjima@mbfcorp.com) que ainda não esteja na planilha, ele adicionará uma nova linha para Hiro e preencherá seus detalhes. Se Hiro tiver dois endereços de e-mail diferentes, pode ser que ele seja listado duas vezes na planilha de destino.

• Atualizar as linhas conforme elas mudam no arquivo de origem. Essa opção faz parte de uma funcionalidade de "mesclagem". Se houver uma linha de dados existente em sua planilha para um ID exclusivo e forem feitas alterações na origem, ela atualizará essa linha no destino.

  Exemplo

  Se a coluna Identificador exclusivo for de endereços de e-mail e Sally Smith (sally.smith@mbfcorp.com) alterar o número de telefone para (111) 222-3333, o Data Shuttle procurará a linha em que o endereço de e-mail é sally.smith@mbfcorp.com e atualizará o número de telefone para essa linha.

• Excluir as linhas que não correspondem mais aos critérios de filtro. Essa opção remove as linhas que não correspondem mais aos filtros que você configurará na próxima etapa.

  Exemplo

  Se você definir um filtro para importar apenas registros da origem, onde a coluna Localização tem o valor de Estados Unidos e Hiro Senjima se muda para o Canadá, isso excluirá a linha com os dados de Hiro da planilha de destino.

3. Atualizar as opções da lista suspensa para as colunas selecionadas. Essa opção substitui as opções de coluna suspensa na planilha de destino por valores no arquivo CSV ou do Excel. Criar listas suspensas dinâmicas com o Data Shuttle.

Etapa 4: crie filtros (opcional)

• Se você não quiser criar um filtro, selecione Avançar e continue para a Etapa 5.

A criação de filtros é opcional, mas você pode usá-los para determinar os dados que deseja trazer para Smartsheet. Por exemplo, você pode criar um filtro para importar linhas com o valor Em andamento na coluna Status.

Os filtros são úteis para trabalhar com grandes conjuntos de dados que excedem o limite de 20 mil linhas. Para conjuntos de dados que ultrapassam os limites da planilha, considere usar o DataTable. Para obter mais informações sobre os tamanhos máximos de arquivos importados e de planilhas, confira Diretrizes e requisitos de sistema do Smartsheet.

Os filtros fazem distinção entre letras maiúsculas e minúsculas. Digite os valores exatamente como aparecem no arquivo.

Para criar filtros:

1. Na guia Filtrar, selecione Adicionar outro filtro.
2. Na configuração de filtro, selecione uma coluna de entrada, um operador de comparação (por exemplo: "é igual a" ou "contém") e o valor.
3. Na caixa Lógica do filtro, conecte cada filtro aos operadores AND ou OR. 

   • Para definir os relacionamentos entre os filtros, use os IDs de filtro. O ID do filtro é o número ao lado de cada filtro.

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4. Selecione Avançar.

Definir uma lógica mais complexa

Você pode definir uma lógica de filtro mais complexa usando parênteses junto com os operadores AND ou OR.

Exemplo

(1 AND 2) OR 3 combina operadores lógicos para incluir todos os dados em que (Departamento = "Serviços" AND Tamanho do widget = "Grande") OR Departamento = "Marketing".

Neste exemplo, serão importados somente widgets grandes do departamento de serviços e todos os widgets de marketing.

Etapa 5: mapeie as colunas entre a origem e o destino

Designe quais colunas do arquivo de origem devem ser mapeadas para as colunas de destino. Confira alguns pontos a serem observados:

• Os nomes das colunas de origem e de destino não precisam ser iguais.

• Se houver nomes de colunas da origem que correspondam aos nomes de colunas na planilha de destino, eles serão mapeados automaticamente. Você pode adicionar ou editar qualquer um desses mapeamentos. 

• Você não precisa mapear todas as colunas da origem ou do destino. 

• Se você mesclou dados no destino com base em um valor de coluna de chave, deverá selecionar a coluna Identificador exclusivo. Consulte os termos principais para obter mais informações. 

• Se você tiver problemas com a formatação de seus campos após a importação, poderá selecionar o formatador Tipo de coluna para alterar o formato da coluna. Essa opção é um menu de coluna oculto entre as colunas Campo de origem e Planilha.

• Se você modificar a planilha subjacente, clique em Atualizar para atualizar as colunas de origem e de destino. A atualização substitui quaisquer alterações manuais feitas por você; portanto, verifique se as colunas estão mapeadas corretamente.

Ao mapear, você verá as colunas do seu Arquivo de origem e as colunas da Planilha.

1. Para mapear uma coluna, selecione a lista suspensa na coluna Arquivo de origem. Em seguida, escolha o mapeamento correto para a coluna do Smartsheet indicada do lado direito.

2. Depois de concluir todo o mapeamento, selecione Próximo. 

Etapa 6: agende o fluxo de trabalho

Há duas formas de agendar a execução automática do fluxo de trabalho:

• executar com base no anexo; ou
• executar com base em agendamento.

Você pode escolher uma, ambas ou nenhuma configuração. Se você não escolher uma configuração, deverá executar o fluxo de trabalho manualmente. 

Executar com base no anexo

Use essa opção se a origem for um anexo do Smartsheet. Observe que você não poderá usá-la se o destino for o DataTable.

Quando essa opção é ativada, sempre que alguém adiciona um novo anexo à planilha de origem, o fluxo de trabalho é executado caso o anexo atenda aos critérios. Os critérios para correspondência dependem se ele se alinha com o nome indicado que você definiu na página de origem. Se você selecionar Mais Recente, ele importará consistentemente novos dados se as colunas no anexo corresponderem aos nomes das colunas na etapa de mapeamento.

Executar com base em agendamento

Se você selecionar Executar com base no anexo, ainda poderá escolher Executar com base em agendamento. Observe que você também poderá ativá-los separadamente.

Quando você habilita Executar com base em agendamento, o Data Shuttle analisa o local de origem de forma recorrente e atualiza automaticamente a planilha de destino com quaisquer alterações encontradas. Os locais de origem incluem unidades compartilhadas como Google Drive, OneDrive/SharePoint e Box.

1. Ative a opção Executar com base em agendamento. 
2. Para configurar um cronograma, preencha os campos a seguir:
   • Dias da semana: dias em que você deseja que o fluxo de trabalho seja executado 
   • Horário de início: horário em que você deseja que a execução do fluxo de trabalho inicie
   • Executar a cada: frequência em que você deseja que o fluxo de trabalho seja executado. Por exemplo, a cada 15 minutos.
   • Horário de término: o horário em que você deseja que a execução do fluxo de trabalho termine

3. Selecione Avançar.

   O Data Shuttle usa o fuso horário GMT.

Executar manualmente

Essa opção não é uma configuração que pode ser selecionada, mas você pode executar manualmente qualquer fluxo de trabalho do Data Shuttle após a criação, mesmo se ele estiver definido como Executar com base no anexo ou Executar com base em agendamento.

Depois de publicar um fluxo de trabalho, você poderá executá-lo manualmente no painel, passando o mouse sobre o fluxo de trabalho desejado e selecionando Executar.

Você pode ver o status da execução do fluxo de trabalho na coluna Última execução (UTC) no painel.

Etapa 7: use expressões de entrada (opcional)

Como etapa opcional, você pode usar expressões de entrada para aplicar fórmulas do Smartsheet aos dados inseridos na planilha por meio do Data Shuttle. Muitas vezes, você pode optar por renunciar a essa etapa e, em vez disso, criar fórmulas de coluna depois de carregar os dados na planilha de destino.

Exemplo

Digamos que você tenha vários arquivos de origem que alimentam uma planilha no Smartsheet. Você deve diferenciar a origem de cada linha de dados. Se um arquivo veio do NetSuite e outro do Oracle, você pode usar uma expressão de entrada para identificar a origem durante o upload do Data Shuttle.

Para marcar os dados com as informações do local de origem

1. Sua planilha de destino já deve conter a coluna que você usa para a expressão de entrada. Neste exemplo, a coluna é Origem.

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2. Quando gerar seu fluxo de trabalho do Data Shuttle, ignore a coluna Origem na etapa de mapeamento.

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3. Na guia Expressões, selecione Adicionar outra expressão.
4. Insira o nome da nova coluna em Nome exclusivo do campo. Este exemplo usa Origem.

5. Insira uma fórmula no campo Sintaxe da função. Este exemplo usa ="NetSuite".

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6. Volte à guia Mapeamento e relacione esse campo de expressão à coluna correspondente. Neste exemplo, Origem está relacionado a Origem.

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Depois de concluir a criação do fluxo de trabalho e publicá-lo, quando o Data Shuttle for executado, a fórmula será aplicada às linhas carregadas. Neste exemplo, ao selecionar uma célula na coluna Origem, você vê a fórmula ="NetSuite".

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Você pode usar qualquer função do Smartsheet como expressão, inclusive as que fazem referência a valores de outras colunas.

Veja alguns exemplos:

• =TODAY(). Essa fórmula seria colocada na função TODAY(), que seria atualizada sempre que a planilha fosse aberta.
• =RIGHT(Location@row,3). Essa fórmula extrairia os três caracteres corretos da cadeia de caracteres na linha correspondente da coluna Local.

Etapa 8: publique o novo fluxo de trabalho

1. Conclua o seu trabalho na página Expressões de entrada e selecione Próximo.
2. Insira um nome para o fluxo de trabalho e selecione Publicar. Você pode acessar o fluxo de trabalho no painel do Data Shuttle a qualquer momento para executá-lo, editá-lo ou excluí-lo.
   • Se você definir o fluxo de trabalho de trabalho do Data Shuttle para ser executado de acordo com um agendamento, ele será executado no momento designado.
   • Se você escolheu Executar com base no anexo ou nenhuma opção, pode ser necessário executar o fluxo de trabalho manualmente selecionando Executar ao passar o mouse sobre o fluxo de trabalho no painel do Data Shuttle.