Agendar o salvamento diário da planilha

A função TODAY no Smartsheet exibe a data de hoje com fórmulas.  No entanto, você deve atualizar e salvar a planilha para que a função TODAY reconheça a data atual. Se a planilha não tiver atividades diárias suficientes para que a função TODAY seja atualizada, esse fluxo de trabalho de trabalho do Bridge poderá fazer isso automaticamente para você todos os dias.

Quando esse fluxo de trabalho é executado, ele captura o status atual da coluna Save Sheet (Salvar planilha). Em seguida, para alterar a planilha e forçar o salvamento, ele seleciona ou limpa a caixa. Quando essas alterações são aplicadas e salvas, o fluxo de trabalho atualiza a fórmula TODAY.

O que você precisa para começar

• Uma planilha:
  • ID da planilha.
  • Uma coluna de caixa de seleção chamada Save Sheet.
  • O ID da linha referente a uma linha que sempre ficará na planilha.
• Bridge:
  • Integração do Smartsheet
  • Acionador de cronograma do Bridge
  • Módulos de fluxo de trabalho do Bridge:
    • Smartsheet — Get Row (Obter linha)
    • Smartsheet — Update Row (Atualizar linha)
    • Conditional Junctions > Match Junction (Junções condicionais > Junção de correspondência)
    • Estados

Introdução

Para criar este fluxo de trabalho no Bridge, autentique a integração do Smartsheet para sua área de trabalho do Bridge. Consulte as etapas sobre como configurar a integração do Smartsheet para o Bridge. 

Mantenha a planilha e o fluxo de trabalho do Bridge abertos em duas guias separadas ao criar o fluxo de trabalho. Isso facilitará a navegação no processo de criação.

1. Criar um campo oculto

1. Na planilha que você deseja salvar diariamente, adicione uma coluna e nomeie-a como Save Sheet. 
2. Faça com que seja um tipo de coluna de caixa de seleção. 
3. Marque a caixa na linha selecionada.
4. Oculte a coluna Save Sheet.
5. Salve a planilha.

Você só usará apenas uma linha na coluna para seus fluxos de trabalho. Escolha uma linha que faça sentido para o seu processo e que você saiba que não será excluída. Isso não interferirá em nenhuma outra coluna na mesma linha.

2. Construir o modelo de fluxo de trabalho básico

Antes de mais nada, extraia todos os módulos necessários para o fluxo de trabalho. 

1. Crie um fluxo de trabalho no Bridge. 
2. No gerador de fluxo de trabalho, use o painel para adicionar módulos nesta ordem:
   1. Integrações > Smartsheet: Get Row (Obter linha).
   2. Conditional Junctions (Junções condicionais) > Match (Corresponder): nomeie como Check Box Value (Valor da caixa de seleção). Nomeie um estado como Clear Box (Limpar caixa) e o outro como Select Box (Selecionar caixa).
   3. Integrações > Smartsheet: Update Row (Atualizar linha). Você precisa de dois desses módulos, um sob cada caminho Junction (Junção).
3. Salve o fluxo de trabalho.

Isto é o que você deverá ver no fluxo de trabalho quando terminar:

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3. Configurar os módulos do fluxo de trabalho

Etapa 1: configurar o módulo Get Row (Obter linha)

Você precisa inserir valores manualmente no módulo Get Row (Obter linha). Em seguida, preencha os módulos restantes e use referências de dados de tempo de execução (Run Log) dos resultados Get Row (Obter linha).

1. No campo Sheet (Planilha), insira o ID da planilha. 
2. No campo Row ID (ID da linha), insira o ID da linha. 
3. Salve o fluxo de trabalho. 
4. Abra Run Log (Registro de execução), no painel direito.
5. Para executar o fluxo de trabalho, selecione Play (Reproduzir) .

O que o módulo Get Row (Obter linha) faz nesse fluxo de trabalho?

O módulo Get Row (Obter linha) extrai os dados da linha e os transfere para o Run Log (Registro de execução) do fluxo de trabalho.  A referência aos dados pode ser feita nos seguintes estágios do fluxo de trabalho.

Etapa 2: configurar o módulo Junction Match (Junção de correspondência)

1. Abra o Run Log (Registro de execução). 

2. Para ver a execução de teste criada quando você selecionou o botão Play (Reproduzir), atualize o Run Log (Registro de execução).

   A entrada do Run Log (Registro de execução) exibirá Stopped (Interrompido). Isso é esperado porque você ainda não concluiu a configuração.

3. Localize as referências de dados necessárias. 
   • Expanda a linha Smartsheet: Get Row (Obter linha). 
   • Expanda a linha: Object (Objeto). 
   • Expanda as células: Object (Objeto). 
   • Localize a entrada da coluna Save Sheet (Salvar planilha) na lista de colunas da planilha. Em seguida, expanda a entrada. 
4. No lado direito da entrada do valor, selecione .
5. Selecione Copy data reference (Copiar referência de dados).  
6. Abra o módulo Junction: Match (Junção: corresponder). 
7. No campo First Value (Primeiro valor), cole a referência que você copiou.
8. No campo Second Value (Segundo valor), digite true (verdadeiro).
9. Salve o fluxo de trabalho. 

Isto é o que você deve ver no módulo Junction Match (Junção de correspondência) quando terminar:

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O que os módulos Junction Match (Junção de correspondência) fazem neste fluxo de trabalho?

O módulo Junction Match (Junção de correspondência) analisa os dados da coluna Save Sheet (Salvar planilha) dos resultados do módulo Get Row (Obter linha) para determinar se a caixa da coluna Save Sheet (Salvar planilha) está marcada ou não. Se a caixa estiver marcada, o módulo Junction Match (Junção de correspondência) seguirá o caminho Clear Box (Limpar caixa). Se a caixa estiver desmarcada, ela seguirá Select Box (Selecionar caixa).

Etapa 3: configurar os módulos Update Row (Atualizar linha)

1. Obtenha o valor de sheetId do módulo Smartsheet: Get Row (Smartsheet: obter linha).
   1. Abra novamente o Run Log (Registro de execução).
   2. Localize o valor de sheetId dos dados de Smartsheet: Get Row (Smartsheet: obter linha).
   3. Copie a referência de dados.
   4. Abra o módulo Update Row (Atualizar linha).
2. Obtenha o valor de id do módulo Update Row (Atualizar linha).
   1. Retorne ao Run Log (Registro de execução).
   2. Localize o campo id.
   3. Copie a referência de dados. 
   4. Abra o módulo Update Row (Atualizar linha).
   5. No campo Row ID (ID da linha), cole a referência.
3. No caminho Uncheck Box (Desmarcar caixa) do módulo Update Row (Atualizar linha), siga estas etapas: 
   1. Expanda Cells (Células). 
   2. No campo Key #1 (1ª linha), digite o nome da coluna Save Sheet (Salvar planilha). 

   3. No campo Value #1 (1º valor), digite false (falso).

      Em uma coluna de caixa de seleção, false (falso) desmarca a caixa.

4. No caminho Check Box (Marcar caixa) do módulo Update Row (Atualizar linha), siga estas etapas:
   1. Expanda Cells (Células). 
   2. No campo Key #1 (1ª linha), digite o nome da coluna Save Sheet (Salvar planilha). 

   3. No campo Value #1 (1º valor), digite true (verdadeiro).

      Em uma coluna de caixa de seleção, true (verdadeiro) marca a caixa.

5. Salve o fluxo de trabalho.

Isto é o que você deverá ver nos módulos Update Row (Atualizar linha) quando terminar:

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O que os módulos Update Row (Atualizar linha) fazem nesse fluxo de trabalho?

Os módulos Update Row (Atualizar linha) marcam ou desmarcam a caixa na coluna Save Sheet (Salvar planilha) para forçar uma alteração na célula e salvar a planilha.

Etapa 4: testar o fluxo de trabalho

Teste ambas as condições para garantir que o fluxo de trabalho esteja em execução e realize as ações certas. Antes de começar, verifique se a coluna Save Sheet (Salvar planilha) na linha da planilha está marcada.  

1. Abra o Run Log (Registro de execução).  
2. Selecione Play (Reproduzir) . 
3. Volte para a planilha.
4. Aguarde até que a caixa de seleção seja desmarcada na sua linha. 
5. Assim que a caixa de seleção for desmarcada com sucesso, retorne ao Bridge. 
6. Reproduza o fluxo de trabalho novamente. 
7. Para ver a caixa ser selecionada novamente, retorne à planilha. 

Agora que ambos os fluxos de trabalho concluíram suas ações com sucesso, é hora de configurar o acionador para executar o fluxo de trabalho diariamente.

Repita cada etapa de configuração se o fluxo de trabalho não estiver sendo executado como esperado. Certifique-se de que todos os campos e referências de dados apareçam conforme as instruções.

4. Configurar o acionador do fluxo de trabalho 

1. No gerador de fluxo de trabalho, selecione o módulo Trigger (Acionador). 
2. Expanda o painel Schedules (Cronogramas). 
3. Escolha Add a new schedule (Adicionar um novo cronograma).

4. Escolha uma hora para executar o fluxo de trabalho todos os dias.

   Todos os horários estão em UTC. Ajuste conforme as necessidades do processo.

5. Escolha uma data de início no futuro para o fluxo de trabalho. 
6. Na lista Frequency (Frequência), escolha Daily (Diariamente). 
7. Salve o acionador.