Gerenciar tarefas e atribuições com a lista de trabalho do projeto

Use a lista de trabalho para:

• Ver todo o trabalho, os status e a quem foi atribuído
• Criar e editar projetos
• Indicar quem deve trabalhar no quê e quando 
• Adicionar itens de trabalho para entregáveis ou marcos importantes

Antes de usar a lista de trabalho, você precisa configurar um projeto.

Fases 

As fases dividem um projeto em diferentes tipos de trabalho. Primeiro adicione fases e depois adicione itens de trabalho a cada fase.

Para adicionar fases à lista de trabalho:

1. Na parte superior esquerda da Lista de trabalho, selecione Fase. Uma nova linha de fase será exibida na parte inferior da lista de trabalho.
2. Nomeie a fase. Use a tecla Enter para adicionar mais fases; clique em qualquer lugar da tela quando terminar.  
3. Para editar a fase, selecione a nova linha. O painel de propriedades é exibido na barra lateral direita. 

Para ajustar as datas da fase: 

1. Selecione a data de início ou término em uma linha da fase para abrir o calendário. 
2. Selecione as novas datas no calendário. 

Configure as datas para cada fase à medida que as cria; a próxima fase que você adicionar começará imediatamente após o término da fase anterior.

Adicionar itens de trabalho à lista de trabalho 

Itens de trabalho definem entregáveis, expectativas e responsabilidades do projeto, da fase ou da pessoa.

Para adicionar itens de trabalho:

1. Passe o cursor do mouse sobre uma pessoa e selecione Item de trabalho.   
2. No painel direito, preencha as Propriedades do item de trabalho.  

Passe o cursor do mouse sobre uma linha para ativar + Item de trabalho na parte inferior do projeto ou no agrupamento de fases e, assim, você poderá adicionar detalhes sobre o item.

Para atribuir itens de trabalho:

1. Selecione a linha do item de trabalho para abrir os detalhes dele.
2. Selecione Atribuir membro da equipe.

Ou: 

• Passe o cursor do mouse sobre o item de trabalho e selecione Atribuir. 

Copiar itens de trabalho na lista de trabalho

Você pode duplicar um item de trabalho, copiando-o para o projeto ou uma fase do projeto. Copie itens de trabalho quando:

• tiver várias pessoas trabalhando na mesma coisa. Copie o item de trabalho várias vezes e atribua cada cópia às pessoas que estão trabalhando nele; 
• tiver atribuições semelhantes em muitas fases do projeto, por exemplo, uma revisão de design. Copie o item de trabalho para cada fase e edite as datas;
• precisar mover um item de trabalho. Copie o item de trabalho para a nova fase e exclua o item de trabalho antigo.

Para copiar um item de trabalho:

1. Na lista de trabalho, selecione o item de trabalho que você quer copiar.  
2. Na parte inferior do painel de detalhes à direita, selecione Copiar. 
3. Selecione o projeto ou a fase em que você quer copiar o item de trabalho.

Excluir itens de trabalho da lista de trabalho

Somente administradores de recursos e editores de portfólio podem excluir itens de trabalho. Excluir um item de trabalho exclui toda a linha e respectivo conteúdo, incluindo a atribuição. O tempo já monitorado da atribuição não é excluído.

1. Selecione a linha do item de trabalho. 
2. Na parte inferior do painel à direita, selecione Excluir. 

Adicionar pessoas à lista de trabalho

Para adicionar um membro da equipe a uma fase: 

Existem duas maneiras de adicionar um membro da equipe à lista de trabalho:

• Selecione o projeto ou a fase e depois + Adicionar membro da equipe no painel à direita.
• Passe o cursor do mouse na última fase ou entrada do projeto e selecione Membro da equipe. O diretório da sua equipe é exibido no painel à direita. 

Para adicionar um membro da equipe a várias fases:

1. Na parte superior da Lista de trabalho, selecione Membro da equipe. 
2. No painel à direita, selecione as Fases às quais você quer adicionar membros da equipe. Você também pode selecionar o projeto inteiro. 
3. Na parte inferior do painel, selecione Adicionar fases. 
4. Selecione o membro da equipe que você quer adicionar.

Todas as atribuições têm datas de início e término. Dependendo do nível ao qual a pessoa está atribuída (nível do projeto ou da fase), as atribuições herdarão as datas de início e término do projeto ou da fase.

Especificar status do trabalho na lista de trabalho

Você pode especificar um status para cada item de trabalho. Administradores de recursos, editores de portfólio e a pessoa atribuída ao trabalho podem alterar o status ao longo de um projeto. 

Use o status para identificar itens que precisam de atenção. Você pode personalizar as configurações de status para se adequar ao vocabulário exclusivo da sua organização.

O status é exibido na mesma área de um item de trabalho. Saiba mais sobre status do trabalho.

Mudar datas na lista de trabalho

As datas do projeto e da fase mudam. Se você tiver fases e atribuições definidas, poderá mudar as datas sem editar cada item.

Para mudar as datas: 

1. Na Lista de trabalho, selecione o nome do projeto ou da fase. Está em negrito na parte superior da seção do projeto ou da fase. 
2. No painel à direita, selecione Mudar datas.
3. Digite uma nova data de início e selecione Salvar

A alteração de um projeto muda todas as fases, atribuições e prazos das tarefas.