Obtenha informações sobre a alocação de recursos com a exibição de recursos do projeto

Uma Exibição de recursos fornece uma maneira visual de controlar e revisar como as pessoas em seu plano (recursos) do Smartsheet são alocadas nos projetos em que estão trabalhando. Use visualizações de recursos para tomar decisões sobre cargas de trabalho de recursos.

Para obter informações sobre como configurar e habilitar o gerenciamento de recursos, consulte Gerenciamento e alocação de recursos.

Antes de começar

Antes de poder visualizar os recursos em uma exibição de recursos, os membros da equipe devem ser atribuídos a itens em planilhas de projeto habilitadas para gerenciamento de recursos, conforme descrito no artigo Gerenciando recursos.

O administrador de sistema Smartsheet também deve fazer o seguinte:

• Designar você para ser um visualizador de recursos na conta
• Certifique-se de que as pessoas que você deseja rastrear estejam incluídas na conta — eles podem ser usuários não licenciados, mas devem ser incluídos na conta. (Para obter mais informações, consulte o artigo Gerenciamento de usuários.)

NOTA: Esse recurso não está disponível para contas de planos Pro. (Você não sabe ao certo qual é o tipo do seu plano? Consulte Identificar seu plano e tipo de usuário Smartsheet.)

Mostrar recursos na exibição de recursos do projeto

1. Em uma planilha com o gerenciamento de recursos habilitado, clique em Exibição de Gantt na barra de ferramentas e clique no ícone Exibição de recursos do projeto Ícone (sob o botão Compartilhar) no lado direito da janela.
2. A partir deste ponto, você pode rever a carga de trabalho de todos os seus recursos que possuem tarefas atribuídas na planilha em questão.
3. Clique no nome do recurso para revisar sua alocação por projeto.

DICA: Quando você clicar no ícone de alerta de alocação para mostrar a exibição de recursos do projeto.

Visualizar recursos em várias planilhas

Os visualizadores de recursos também podem rever a alocação de todas as planilhas que têm este recurso habilitado. Para fazer isso:

1. Clique no ícone de Menu (canto superior esquerdo da janela do Smartsheet) > Início.
2. Clique com o botão direito do mouse no comando Exibições de recursos e clique em Criar nova exibição.
3. Selecione as planilhas ou recursos para os quais deseja ver a alocação e clique em OK.
   
   NOTA: Se um recurso estiver alocado para tarefas em planilhas que não são compartilhadas com você, a alocação em todas estas planilhas será combinada e listada em Outras planilhas na Exibição de recursos.

O ícone de alerta de alocação será exibido próximo a qualquer tarefa atribuída a pelo menos um recurso sobrealocado. Percorra a linha do tempo para ver as planilhas em que o recurso possui tarefas atribuídas e considere a possibilidade de reatribuir algumas de suas tarefas para outros usuários.

Compartilhar ou exportar exibição de recursos

Para exportar e compartilhar a exibição de recursos,

1. Na Barra de navegação, clique em Procurar e role até Exibições de recursos. 
2. Em Exibições de recursos, clique na exibição e execute um dos seguintes procedimentos:
   • Para enviar por e-mail a exibição de recursos como um anexo do Microsoft Excel (.xls), clique no ícone de envelope .
   • Para baixar um arquivo do Microsoft Excel (.xls) da exibição de recursos, clique no ícone de exportação . Clique no intervalo de datas para alterar o período de tempo apresentado na exibição.

Criar uma exibição de recursos personalizada

Use uma exibição de recursos personalizada para criar um conjunto de dados mais relevante:

1. Na Barra de navegação, clique em Procurar e role até Exibições de recursos.
2. Clique com o botão direito do mouse no comando Exibições de recursos e clique em Criar nova exibição.
3. Escolha o filtro desejado:
   • Por usuário mostrará todos os projetos em que os recursos especificados são atribuídos a tarefas.
   • Por projeto irá exibir uma lista de recursos que possuem tarefas atribuídas nos projetos especificados. A exibição irá incluir os outros projetos em que esses recursos estão alocados para que você possa identificar possíveis problemas de programação.
   • Por grupos irá mostrar todos os projetos com tarefas atribuídas a membros do grupo.
4. Clique em OK.