Smartsheet Gov: relatório sobre dados de várias planilhas

Visão geral

Os relatórios de linha permitem agregar informações de linha de várias planilhas. Por exemplo, se você quiser ver todas as tarefas atribuídas a você, rotuladas com alta prioridade e que ainda não foram concluídas, e se quiser ver essas tarefas em várias planilhas, poderá fazer isso com um relatório de linha.

Um relatório pode ser enviado, compartilhado e publicado como uma planilha. Você também pode editar e classificar os dados em um relatório. Observe que um relatório é diferente de uma planilha porque nenhuma informação é armazenada nele. Devido a essa diferença, os relatórios não são contabilizados no limite de planilhas do seu plano.

O Proprietário do relatório e os Admins poderão editar os critérios do relatório no gerador de relatórios.

• Para editar os dados nas células de relatório, você precisa ser compartilhado com o relatório e as planilhas de origem com permissões de Editor ou superior.
• Para visualizar os dados nas células do relatório, você precisa ser compartilhado com o relatório e as planilhas de origem com permissões de Visualizador ou superior. 

Criar um relatório de linhas

Etapa 1: Crie o contêiner de relatório

Você criará seu relatório no Report Builder. Veja como começar.

1. Selecione a guia Criar solução (ícone de adição) na barra lateral esquerda.
2. Selecione o bloco Relatório e, em seguida, Relatório de linha.
3. Digite um nome para o relatório, selecione "Relatório de linha" e selecione OK.

O seu novo relatório é criado na pasta Planilhas.

Etapa 2: selecione os critérios a serem incluídos no relatório

Crie seu relatório usando as opções de critérios disponíveis no Report Builder.

Onde?

selecione o botão Onde? para selecionar as planilhas e áreas de trabalho a serem incluídas no relatório. As planilhas que você criou ou que foram compartilhadas com você estão disponíveis nesta lista.

Para que o relatório inclua automaticamente novas planilhas, você pode fazer referência a um espaço de trabalho inteiro. Quando uma nova planilha é adicionada à área de trabalho, o relatório fará referência a ela automaticamente. Para saber mais sobre espaços de trabalho, consulte Gerenciando itens em um espaço de trabalho.

Tenha em mente o seguinte:

• É necessário selecionar pelo menos uma planilha, pasta ou área de trabalho de Onde? antes das outras opções (Quem?, O quê? e Quando?) ficam disponíveis no Gerador de relatórios.
• Se você selecionar uma pasta, as novas planilhas adicionadas a essa pasta depois de selecioná-la não serão incluídas no relatório. Remova a pasta de Onde? e adicione-a novamente para incluir folhas recém-adicionadas.

Quem?

selecione o botão Quem? para selecionar as pessoas que você gostaria de ver no relatório (por exemplo, Atribuído a é Steve). Selecione o nome da coluna que inclui as pessoas que você deseja incluir no relatório. As colunas com o tipo de coluna Lista de contatos estão disponíveis para seleção aqui. Na Etapa 2 de 2, selecione os nomes das pessoas cujas tarefas você deseja ver. (Para obter mais informações sobre os tipos de coluna, confira Tipos de coluna.)

Você pode tornar o relatório mais versátil selecionando Usuário atual como critério para Quem. Por exemplo, se você planeja compartilhar o relatório e deseja que a pessoa que visualiza o relatório veja as tarefas atribuídas a ela, selecione a coluna Atribuído a e, em seguida, selecione Usuário atual.

O quê?

Selecione os critérios do relatório com base nos resultados (por exemplo, % concluída é igual a 1—onde 1 representa 100%​​​​​).

Quando?

Selecione uma data ou intervalo de datas específico a ser exibido (por exemplo, exibir linhas onde a Data de vencimento está nos próximos 7 dias). Somente as colunas de tipo de Data estão disponíveis para seleção nesta lista.

Etapa 3: escolha quais informações aparecerão no relatório

Para escolher quais colunas da planilha aparecem em seu relatório, selecione Colunas no formulário Construtor de relatórios. Para organizar as colunas, você pode arrastá-las para diferentes locais da planilha. Por padrão, as colunas usadas para os critérios do relatório serão automaticamente adicionadas ao relatório junto com a coluna Principal e a coluna Nome da planilha. Você pode optar por não exibir essas colunas padrão e adicionar colunas adicionais selecionando os nomes das colunas.

Etapa 4: Execute o relatório para visualizá-lo

selecione Salvar para gerar o relatório.

Observe que a execução de um relatório pela primeira vez geralmente leva mais tempo para ser concluída que as execuções subsequentes.

Feche o Report Builder para exibir o relatório.

O relatório irá exibir 500 linhas por página. Se houver mais de 500 linhas que atendem aos critérios do relatório, utilize os botões Anterior e Próxima na parte inferior do relatório para navegar entre as páginas.

DICA: se o seu relatório incluir colunas de data, você poderá visualizar os dados no Modo de Exibição Gantt e no Modo de Exibição de Calendário. Use os botões Exibição Gantt e Exibição de Calendário na barra de ferramentas esquerda para alternar entre essas exibições.

Modificar um relatório existente

A partir de um relatório existente, abra o Construtor de Relatórios selecionando o botão Construtor de Relatórios na parte superior do relatório.

Para adicionar ou remover colunas no relatório, selecione um cabeçalho de coluna à direita e selecione Adicionar coluna ou Remover coluna.

Tenha em mente o seguinte ao pesquisar:

• A formatação (célula, cor da fonte, cor de fundo, texto em negrito etc.) que aparece em um relatório é baseada na formatação da planilha de origem.
• A hierarquia não é exibida nos relatórios.
• Você não pode modificar células que contêm fórmulas de um relatório.
• Se as dependências estiverem habilitadas em uma planilha:
  • As Datas de Término para as linhas dessa planilha não são editáveis em um relatório porque elas são calculadas automaticamente com base nas configurações de dependência. Mas é possível editar a Data de Início e a Duração da linha, para recalcular automaticamente a Data de Término.
  • A Data de Início de qualquer tarefa dirigida por uma anterior não será editável em um relatório. Mas você pode alterar a data de início ou a duração da tarefa do predecessor para recalcular automaticamente as datas associadas às tarefas dependentes.

Para obter mais informações, confira o artigo da Central de Ajuda Ativar dependências e usar predecessores.

Dicas para trabalhar com critérios de relatório

Excluir critérios do relatório

A partir de um relatório existente, abra o Construtor de Relatórios selecionando o botão Construtor de Relatórios na parte superior do relatório.

selecione um valor existente para editá-lo.

Para excluir um critério de relatório, passe o mouse sobre ele e selecione o botão de exclusão (x) que aparece à direita do critério.

Use vários critérios

Para adicionar vários critérios a qualquer seção, selecione Quem, O quê ou Quando novamente. Por exemplo, na seção O que, você pode optar por definir critérios como Prioridade é Alta e Status é Em andamento.

Use operadores E e Ou em seções com vários critérios

Por padrão, você verá um operador E dentro de uma seção se você tiver múltiplos critérios: isso significa que uma linha precisará atender a todos os critérios para que ela seja exibida no relatório. Selecione qualquer operador e para alterar os operadores para ou operadores. Neste caso, basta a linha atender a um dos critérios para aparecer no relatório. Não é possível ter uma mistura de operadores E e Ou dentro da mesma seção.

Use operadores E e Ou em todas as seções

Por padrão, os operadores E ocorrem entre as seções Quem, O quê e Quando do Construtor de Relatórios. Você pode selecionar qualquer operador e para alterá-los para operadores Ou, mas não pode ter uma mistura de operadores E e Ou entre as seções.

Criar uma condição "Não é"

Se você quiser excluir informações de um relatório, use a caixa de seleção Excluir itens selecionados. Por exemplo, se você deseja exibir linhas para as quais uma coluna de endereço não está em branco, marque a condição está em branco e marque a caixa de seleção Excluir itens selecionados.

Solucione problemas com relatórios

O campo Quem mostra o número errado entre parênteses

Os números entre parênteses que aparecem ao lado dos nomes de contato referem-se ao número de vezes que o contato aparece nas colunas da Lista de contatos nas planilhas selecionadas. Se esse número não coincidir com o número de linhas gerado pelo relatório, pode ser porque o nome do contato foi digitado manualmente em células nas planilhas, não selecionado da lista de contatos Smartsheet.

Para corrigir isso, abra a planilha de origem e passe o mouse sobre o nome do membro da equipe em cada célula. Se uma mensagem "Adicionar informações de contato" for exibida, selecione o link e adicione um endereço de e-mail ao nome do contato. Quando você executar o relatório novamente, o número entre parênteses deverá exibir o número esperado de linhas.

O relatório compartilhado aparece em branco

Os relatórios aparecerão em branco ou parecerão ter menos informações quando outra pessoa olhar para o relatório e não forem compartilhados com as planilhas subjacentes que o relatório está analisando. Nenhum relatório oferecerá acesso a planilhas que ainda não tenham sido compartilhadas com alguém (para obter mais informações, consulte Compartilhar planilhas, relatórios e painéis).

Se eles não precisarem editar os dados no relatório, você poderá publicá-lo para exibi-lo em um formato somente leitura. Quando publicadas, as planilhas subjacentes não precisam ser compartilhadas para que os dados fiquem visíveis na versão publicada. Consulte Publicar um relatório.

As colunas nos relatórios aparecem em branco

Isso pode acontecer se as colunas usadas nas seções Quem, O quê ou Quando do Construtor de Relatórios tiverem seus nomes alterados na planilha subjacente. Você verá [Column Name] - (coluna não encontrada) se uma configuração de coluna no Report Builder não estiver presente na planilha.

Para corrigir isso, atualize o Criador de relatórios para apontar para o nome da coluna atualizado e remova o nome da coluna antiga.