Relatório de dados de várias planilhas

Com um relatório, você pode compilar informações de várias planilhas e mostrar apenas os itens que atendem aos critérios especificados.

Quem pode usar esse recurso

Ícone de requisitos de permissão Usuários licenciados podem criar e gerenciar relatórios. Usuários com permissões de Proprietário ou de Admin podem editar os critérios de relatório no Gerador de relatório. Os usuários com quem o item em questão foi compartilhado precisarão de permissões de Visualizador (ou superiores) sobre o relatório e todas as planilhas de origem para ver os dados no relatório. Para edição dos dados nas células do relatório, o relatório e as planilhas de origem precisarão ser compartilhados com os usuários com permissões de Editor (ou superiores).
Ícone de disponibilidade do plano Todos os tipos de plano.


Existem dois tipos de relatórios disponíveis: Relatórios de linha e Relatórios de resumo da planilha:

  • Os Relatórios de linha permitem agregar informações de linha provenientes de várias planilhas distintas. Por exemplo, se você quiser ver todas as tarefas atribuídas a você, classificadas como alta prioridade e que não estão concluídas e, além disso, se quiser ver tais tarefas em várias planilhas, será possível fazê-lo com um relatório de linha.
  • Os Relatórios de resumo de linha permitem exibir dados resumidos de várias planilhas. Os relatórios de resumo de planilha são uma excelente maneira de obter uma visão geral de alto nível sobre vários projetos ou destacar estatísticas no âmbito do portfólio em um painel. Confira Criar uma exibição de portfolio com um relatório de resumo de planilha para obter mais informações sobre a criação de um relatório de resumo da planilha.

Da mesma maneira que uma planilha, um relatório também pode ser enviado, compartilhado e publicado. Você também pode editar e classificar os dados de um relatório. Observe que um relatório é diferente de uma planilha porque nenhuma informação é armazenada nele. Devido a essa diferença, os relatórios não são contabilizados no limite de planilhas da sua conta.

Para tornar os relatórios compartilhados mais flexíveis, você pode especificar o Usuário Atual como um dos critérios para exibição de linhas no relatório. O usuário atual é a pessoa que está visualizando a planilha e se baseia no endereço de e-mail usado para fazer login no Smartsheet. Você pode usar o critério de Usuário Atual, por exemplo, para criar um relatório que todos os membros da sua equipe possam usar para ver suas próprias tarefas atribuídas, sem precisar gerar vários relatórios.

Neste artigo:

Quem pode criar um relatório

Para criar um relatório, você deve ser um usuário licenciado de um plano que inclua esse recurso. Para ver quais planos incluem relatórios, consulte a nossa página de Preços. Não sabe ao certo qual tipo de plano você tem? Consulte Identificar seu plano e tipo de usuário do Smartsheet.


Crie um relatório de linha

NOTA: Se você estiver criando um relatório de resumo de planilha, confira Criar uma exibição de portfólio com um relatório de resumo de planilha.

Etapa 1 Criar o contêiner de relatório

Você criará seu relatório no Gerador de relatório. Veja como começar:

  1. Clique no ícone de Menu (canto superior esquerdo da janela do Smartsheet) > Início.
  2. Clique no ícone da Central de soluções (mais).
  3. No painel à esquerda, clique em Criar e selecione o bloco Relatório.
  4. Digite um nome para o relatório, selecione “Relatório de linha” e clique em OK.
    Janela Dê um nome ao seu relatório

    
 Seu novo relatório é criado na pasta Planilhas.

Etapa 2 Selecione os critérios a incluir no relatório

Crie seu relatório usando as opções de critérios disponíveis no Gerador de relatório.

Gerador de relatório

Onde?

Clique no botão Onde? para selecionar as planilhas e as áreas de trabalho que deseja incluir no relatório. As planilhas que você criou ou que foram compartilhadas contigo estarão disponíveis nesta lista.

DICA: Para que o relatório inclua automaticamente novas planilhas, você pode fazer referência a uma área de trabalho inteira. Quando uma nova planilha for adicionada à área de trabalho, o relatório fará referência a ela automaticamente. Mais informações sobre áreas de trabalho podem ser encontradas no artigo de ajuda Gerenciando os itens de uma área de trabalho.

Lembre-se sempre do seguinte:

  • Você deve selecionar pelo menos uma planilha, pasta ou área de trabalho em Onde? Para que as outras opções (Quem?, O quê? e Quando?) fiquem disponíveis no Gerador de relatório.
  • Se você selecionar uma pasta, as novas planilhas adicionadas a ela após a seleção não serão incluídas no seu relatório. Remova a pasta de Onde? e, em seguida, adicione-a novamente para incluir planilhas recém-adicionadas.

Quem?

Clique no botão Quem? para selecionar as pessoas que gostaria de ver no relatório (por exemplo, em Atribuído a está Steve). Clique no nome da coluna que contém as pessoas que você deseja incluir no relatório. As colunas do tipo Lista de Contatos estão disponíveis para seleção aqui. Na Etapa 2 de 2, selecione os nomes das pessoas cujas tarefas você deseja ver. (Para obter mais informações sobre os tipos de colunas, consulte o nosso artigo sobre Tipos de colunas.)

DICA: Você pode tornar o relatório mais versátil selecionando Usuário atual como critério para Quem. Por exemplo, se você planeja compartilhar o relatório e deseja fazer com que a pessoa que visualiza o relatório veja tarefas atribuídas a eles, selecione a coluna Atribuído a e, em seguida, Usuário atual.

Widget de relatórios - Usuário atual

O que?

Selecione os critérios de relatório para basear os resultados (por exemplo, % Concluído é igual a 1 - onde 1 representa 100%).

Quando?

Selecione uma data específica ou um intervalo de datas a exibir (por exemplo, exibir as linhas em que a Data de Vencimento ocorre nos próximos 7 dias). Somente as colunas do tipo Data estão disponíveis para seleção nessa lista.

Etapa 3 Escolha quais informações serão exibidas no relatório

Para escolher quais colunas da planilha serão exibidas no seu relatório, clique em Colunas no formulário do Gerador de Relatório. Para organizar as colunas, você pode arrastá-las para diferentes locais da planilha. Por padrão, as colunas usadas nos critérios do relatório são automaticamente adicionadas ao relatório, juntamente com a Coluna principal e a coluna Nome da planilha. Você pode optar por não exibir essas colunas padrão e adicionar outras colunas, clicando nos nomes das colunas.

Etapa 4 Execute o relatório e visualize-o

Clique em Salvar para gerar o relatório.

Observe que a execução de um relatório pela primeira vez geralmente leva mais tempo para ser concluída que as execuções subsequentes.

Feche o Gerador de relatório para exibir o relatório.

O relatório exibirá 500 linhas por página. Se houver mais de 500 linhas que atendem aos critérios do relatório, utilize os botões Anterior e Próximo, na parte inferior do relatório, para navegar entre as páginas.

DICA: Se o relatório incluir colunas de data, você poderá visualizar os dados nas Exibições de Gantt e em Calendário. Utilize os botões de Exibição de Gantt e Exibição em calendário, na barra de ferramentas à esquerda, para alternar entre essas exibições.

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Modifique um relatório existente

Em um relatório existente, abra o Gerador de relatório clicando no botão Gerador de relatório, na parte superior do relatório.

Para adicionar ou remover colunas do relatório, clique com o botão direito do mouse no cabeçalho de uma coluna e selecione Adicionar Coluna ou Remover Coluna.

Eis algumas coisas que devemos ter em mente ao modificar relatórios:

  • A formatação (célula, cor da fonte, cor de fundo, texto em negrito, etc.) que aparece em um relatório é baseada na formatação da planilha de origem.

  • As hierarquias de linha não são exibidas nos relatórios.
  • Células que contêm fórmulas não podem ser modificadas em um relatório.
  • Se o recurso de dependências estiver ativado em uma planilha:
    • As Datas de Término das linhas dessa planilha não são editáveis a partir de um relatório, pois são calculadas automaticamente com base nas configurações de dependência. Em vez disso, é possível editar a Data de Início e a Duração na linha, para recalcular automaticamente a Data de Término.
    • A Data de Início de qualquer tarefa conduzida por um predecessor não poderá ser editada a partir de um relatório. Em vez disso, é possível alterar a Data de Início ou a Duração da tarefa predecessora a fim de recalcular automaticamente as datas associadas às tarefas dependentes.
    
 Para obter mais informações, consulte o artigo da Central de Ajuda Habilitar dependências e usar predecessores.

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Dicas para trabalhar com critérios de relatório

Em um relatório existente, abra o Gerador de relatório clicando no botão Gerador de relatório, na parte superior do relatório.

Clique em qualquer valor existente para editá-lo.

Para excluir um critério de relatório, passe o mouse sobre ele e clique no botão Excluir (x), que aparece à direita do critério.

Excluir critérios de relatório

Usar vários critérios

Para adicionar vários critérios a qualquer seção, clique em Quem, O que ou Quando novamente. Por exemplo, na seção O que, você pode optar por definir critérios como Prioridade alta e Status em andamento.

Use os operadores E e Ou nas seções com vários critérios

Por padrão, você verá um operador E dentro de uma seção se tiver múltiplos critérios:isto significa que a linha terá que atender a todos os critérios para ser exibida no relatório. Clique em qualquer operador E para trocar todos os operadores da seção para Ou. Neste caso, basta a linha atender a um dos critérios para ser exibida no relatório. Não é possível ter uma mistura de operadores E e Ou na mesma seção.

Use os operadores E e Ou em todas as seções

Por padrão, os operadores E ocorrem entre as seções Quem, O que e Quando do Gerador de relatório. Você pode clicar em qualquer operador E para alterar todos os operadores da seção para Ou, mas não é possível ter uma combinação de operadores E e Ou entre as seções.

Criar uma condição “Não é”

Se quiser excluir informações de um relatório, use a caixa de seleção Excluir itens selecionados. Por exemplo, se quiser exibir linhas para as quais uma coluna de endereço não seja nula, selecione a condição É nulo e marque a caixa de seleção Excluir itens selecionados.


Solucionar problemas com relatórios

Campo Quem mostra número errado entre parênteses

O número entre parênteses que aparece ao lado do nome do contato refere-se ao número de vezes que o contato aparece nas colunas de Lista de contatos das planilhas selecionadas. Se esse número não coincidir com o número de linhas geradas no relatório, isso pode indicar que o nome do contato foi digitado manualmente em algumas células das planilhas, em vez de ser selecionado na lista de contatos do Smartsheet.

Para corrigir isso, abra a planilha de origem e passe o mouse sobre o nome do membro da equipe em cada célula. Se a mensagem “Adicionar informações de contato” for exibida, clique no link e adicione um endereço de e-mail ao nome do contato. Ao executar o relatório novamente, o número entre parênteses deverá exibir a quantidade de linhas esperada.

O relatório compartilhado está aparecendo em branco

Os relatórios são exibidos em branco ou parecem ter menos informações quando visualizados por indivíduos com quem a(s) planilha(s) de origem do relatório não foi(foram) compartilhada(s). Relatório não fornece acesso a planilhas que ainda não foram compartilhadas com um indivíduo. (Para obter mais informações, consulte Compartilhar planilhas, relatórios e painéis).

Caso esses indivíduos não precisem editar os dados do relatório, você poderá publicá-lo a fim de exibi-lo em formato somente leitura. Quando publicados, as planilhas subjacentes não precisam ser compartilhadas para que os dados fiquem visíveis na versão publicada do relatório (confira Publicar um relatório).

Algumas colunas aparecem em branco nos relatórios

Isso pode acontecer se as colunas usadas nas seções Quem, O que ou Quando do Gerador de relatório tiverem seus nomes alterados na planilha subjacente. Você verá a mensagem [Nome da coluna] - (coluna não encontrada) se uma coluna configurada no Gerador de relatório não estiver presente na planilha.

Para corrigir isso, atualize o Gerador de relatório para apontar para o nome da coluna atualizado e remova o nome antigo da coluna.

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