Gere relatórios sobre dados de várias planilhas

Com um relatório, você pode compilar informações de várias planilhas e mostrar somente os itens que atendem aos critérios especificados por você. Por exemplo, se quiser ver todas as tarefas atribuídas a você, que estão marcadas como alta prioridade e não estão concluídas, e quiser ver essas tarefas em várias planilhas, poderá fazer isso com um relatório.

Semelhante a uma planilha, um relatório pode ser enviado e publicado. Você também pode editar e classificar os dados em um relatório. Observe que um relatório é diferente de uma planilha porque nenhuma informação fica armazenada nele. Devido a essa diferença, os relatórios não são contabilizados no limite de planilhas da sua conta.

Para deixar os relatórios compartilhados mais flexíveis, você pode especificar Usuário atual como um dos critérios pelos quais as linhas são exibidas no relatório. O usuário atual é a pessoa que está visualizando a planilha e se baseia no endereço de e-mail usado para entrar no Smartsheet. Você pode usar o critério de Usuário atual, por exemplo, para criar um relatório que todos os membros da sua equipe usarão para ver suas próprias tarefas atribuídas sem precisar criar vários relatórios.

Conteúdo do artigo:

Quem pode criar um relatório 

Para criar um relatório, você deve ser um usuário licenciado de um plano que inclui o recurso. Para ver quais planos incluem relatórios, consulte nossa página de Preços. Não tem certeza quanto ao seu tipo de plano? Consulte Identificar seu tipo de plano e usuário no Smartsheet.


Criar um relatório

Etapa 1: criar um contêiner de relatório

Você criará seu relatório no construtor de relatórios. Para começar:

  1. Clique no ícone Menu (canto superior esquerdo da janela do Smartsheet) e, em seguida, clique no ícone Solution Center (mais).
  2. No painel esquerdo, clique em Criar e selecione o bloco Relatório.
  3. Digite um nome para o relatório e clique em OK.
    

Seu novo relatório será criado na pasta Planilhas.



  4. Clique duas vezes no relatório e selecione Abrir para exibir o formulário Construtor de relatórios.


Etapa 2: selecione os critérios a serem incluídos no relatório

Construa seu relatório usando as opções de critério disponíveis no Construtor de relatórios.

Construtor de relatório

Onde?

Clique no botão Onde? para selecionar as planilhas e as áreas de trabalho que deseja incluir no relatório. As planilhas que você criou ou que foram compartilhadas com você estão disponíveis nessa lista.

Tenha em mente o seguinte:

  • Você deve selecionar pelo menos uma planilha, pasta ou área de trabalho em Onde? antes das outras opções (Quem?, O quê? e Quando?) estarem disponíveis no Construtor de relatório.
  • Se você selecionar uma pasta, as novas planilhas adicionadas a essa pasta após ela ter sido selecionada não serão incluídas em seu relatório. Remova a pasta de Onde? e, em seguida, adicione-a novamente para incluir planilhas recentemente adicionadas.

Quem?

Clique no botão Quem? para selecionar as pessoas que você gostaria de ver em seu relatório (por exemplo, Steve aparece em "atribuído a"). Clique no nome de coluna para a coluna que inclui as pessoas que você gostaria de incluir no relatório. As colunas com o tipo de coluna "lista de contatos" estão disponíveis para seleção aqui. Na etapa 2 de 2, selecione os nomes das pessoas cujas tarefas você deseja ver. (Para obter mais informações sobre os tipos de coluna existentes, confira nosso artigo Tipos de Coluna).



DICA: você pode deixar o relatório mais versátil selecionando Usuário atual como o critério para Quem. Por exemplo, se você planeja compartilhar o relatório e deseja fazer com que a pessoa que visualiza o relatório veja as tarefas atribuídas a ela, selecione a coluna Atribuído a e, em seguida, selecione Usuário atual.

Usuário atual no construtor de relatório

O quê?

Selecione os critérios do relatório com base nos resultados (em que a % concluída se equivale a 1).

Quando?

Selecione uma data ou intervalo de datas específico a ser exibido (por exemplo, mostrar as linhas em que a data de vencimento está nos próximos 7 dias). Somente as colunas "tipo de data" estão disponíveis para selecionar nesta lista.

Etapa 3: escolha quais informações aparecerão no relatório

Para escolher quais colunas de planilha aparecem em seu relatório, clique em Colunas no formulário Construtor de relatório. Para organizar as colunas, você pode arrastá-las para locais diferentes na planilha. Por padrão, as colunas que você utiliza para os critérios do relatório serão automaticamente adicionadas ao relatório junto com a coluna principal e a coluna Nome da planilha. Você pode optar por não exibir essas colunas padrão. Além disso, você pode adicionar colunas extras clicando nos nomes das colunas.

Etapa 4: execute e visualize o relatório

Clique em Salvar para gerar o relatório.

Observe que a execução de um relatório pela primeira vez geralmente leva mais tempo para ser concluída que as execuções subsequentes.

Feche o formulário Construtor de relatório para exibir o relatório.

O relatório exibirá 500 linhas por página. Se houver mais de 500 linhas que atendem aos critérios do relatório, utilize os botões Anterior e Próximo na parte inferior do relatório para navegar entre as páginas de resultados.

DICA: se o seu relatório inclui colunas de data, você pode visualizar os dados nos modos Exibição em Gantt e Exibição em calendário. Utilize os botões Exibição de Gantt e Exibição em calendário na barra de ferramentas esquerda para alternar entre essas exibições.

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Modificar um relatório existente

A partir de um relatório existente, abra o construtor de relatório clicando no botão Construtor de relatório localizado na parte superior do relatório.

Para adicionar ou remover colunas no relatório, clique com o botão direito em um cabeçalho da coluna e selecione Adicionar coluna ou Remover coluna.

Aqui estão algumas coisas para ter em mente ao modificar relatórios:

  • A formatação (cor da fonte da célula, cor de fundo, texto em negrito, etc) que aparece em um relatório se baseia na formatação da planilha de origem.

  • Hierarquias de linhas não são exibidas em relatórios.

  • As células que contêm fórmulas não podem ser modificadas a partir de um relatório.

  • Se as dependências forem habilitadas na planilha:
     
    • As Datas de término das linhas dessa planilha não poderão ser editadas no relatório, pois elas são calculadas automaticamente com base nas configurações de dependência. Mas, é possível editar a Data de início e a Duração da linha para recalcular automaticamente a Data de término.
    • A Data de início de qualquer tarefa conduzida por uma predecessora não será editável em um relatório. Mas, você pode alterar a Data de início ou a Duração da tarefa anterior para recalcular automaticamente as datas associadas às tarefas dependentes.

       
    Para obter mais informações, consulte o artigo da Central de Ajuda Habilitar dependências e usar predecessores.


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Dicas para trabalhar com critérios de relatório

A partir de um relatório existente, abra o construtor de relatório clicando no botão Construtor de relatório localizado na parte superior do relatório.

Clique em um valor existente para editá-lo.

Para excluir um critério de relatório, passe o mouse sobre ele e clique no botão "excluir" (x) que aparece à direita do critério.

Critério de exclusão

Use múltiplos critérios

Para adicionar vários critérios a qualquer seção, clique em Quem, O quê ou Quando novamente. Por exemplo, na seção O quê, você pode optar por definir critérios tais como Alta prioridade e Status em andamento.

Use operadores "e" e "ou" nas seções com vários critérios

Por padrão, você verá um operador "e" dentro de uma seção se tiver múltiplos critérios: isso significa que uma linha precisará cumprir com todos os critérios para ser exibida no relatório. Clique em qualquer operador e para alterar os operadores para operadores ou. Neste caso, basta a linha atender a um dos critérios para aparecer no relatório. Não há como ter uma mistura de operadores "e" e "ou" dentro da mesma seção.

Use operadores "e" e "ou" dentro das seções

Por padrão, os operadores "e" ocorrem entre as seções Quem , O quê e Quando do construtor de relatório. Você pode clicar sobre qualquer operador "e" para alterar todos eles para operadores "ou", mas não pode haver uma mistura de operadores "e" e "ou" entre as seções.

Crie uma condição "não é"

Se você deseja excluir informações de um relatório, use a caixa de seleção Excluir os itens selecionados. Por exemplo, se você deseja exibir linhas para as quais uma coluna de endereço não está em branco, selecione a condição "está vazio" e marque a caixa de seleção Excluir os itens selecionados.


Solução de problemas com relatórios

O campo "Quem" mostra números incorretos entre parênteses

Os números entre parênteses que aparecem ao lado dos nomes de contato se referem ao número de vezes que o contato aparece nas colunas de Lista de contatos nas planilhas selecionadas. Se esse número não coincide com o número de linhas gerado pelo relatório, isso pode ocorrer porque o nome do contato foi digitado manualmente em células nas planilhas, em vez de ser selecionado da lista de contatos do Smartsheet.

Para corrigir isso, abra a planilha de origem e passe o mouse sobre o nome do membro da equipe em cada célula. Se uma mensagem "adicionar informação de contato" aparecer, clique no link e adicione um endereço de e-mail ao nome do contato. Quando você executar novamente o relatório, o número entre parênteses deverá exibir o número esperado de linhas.

Relatório compartilhado está aparecendo em branco

Os relatórios aparecerão em branco, ou parecerão ter menos informações, quando outra pessoa examinar o relatório e eles não forem compartilhados com as planilhas subjacentes que o relatório está examinando. Um relatório não dá acesso às planilhas que ainda não foram compartilhadas com alguém (para obter mais informações, consulte Compartilhar planilhas, relatórios e painéis).

Se eles não precisarem editar dados no relatório, você poderá publicar o relatório para exibi-lo em um formato somente leitura. Quando publicadas, as planilhas subjacentes não precisam ser compartilhadas para que os dados fiquem visíveis na versão publicada (Veja Publicar um relatório).

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