Como administrador de sistema, você pode configurar a política de compartilhamento seguro nos controles de governança para gerenciar o modo como os usuários trabalham no Smartsheet.
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Se você quiser configurar a política imediatamente, confira Configurar uma política de compartilhamento seguro.
A política de compartilhamento seguro permite criar uma lista de usuários e domínios aprovados para compartilhar itens. Você pode aplicá-la em planilhas, formulários, relatórios, fluxos de trabalho, WorkApps e painéis. Por exemplo, a política pode impedir que os usuários compartilhem, enviem e-mails, executem fluxos de trabalho ou visualizem dados incorporados em painéis entre planos com qualquer pessoa que não esteja na lista de compartilhamento seguro.
Você também pode impedir que usuários não autorizados:
- Compartilhem planilhas e áreas de trabalho
- Enviem linhas
- Usem a opção Send Link to Form (Enviar link para formulário) dentro do link do formulário
- Adicionem usuários ao plano
- Adicionem usuários a grupos
As listas de usuários e domínios aprovados também restringem o e-mail, o que significa que os usuários não poderão enviar e-mails do Smartsheet para domínios e endereços de e-mail restritos.
O que esperar
Depois de ativar a política de compartilhamento seguro no centro de administração, duas planilhas ficarão disponíveis para você:
- uma para a lista de domínios;
- outra para a lista de usuários (endereços de e-mail permitidos).
São planilhas padrão que você pode editar e compartilhar com outros usuários. Porém, é aconselhável compartilhá-las apenas com alguém em quem você confia para gerenciar a lista de compartilhamento seguro. Elas têm oito colunas geradas automaticamente que são bloqueadas por padrão. Não altere essas colunas para evitar comprometer permissões ou fluxos de trabalho existentes e evitar problemas com aprimoramentos futuros do recurso.
- Domínios/e-mails autorizados a compartilhar
- Isenção da exigência de conta corporativa
- Isenção da exigência de MFA
- Modificado por
- Modificado em
- Created By
- Criado
- Notas
Além disso, uma nova área de trabalho de configurações de administrador é gerada automaticamente para você armazenar ambas as planilhas. Os dados inseridos nessas planilhas são sincronizados com a lista de isentos, que você usa para gerenciar o compartilhamento externo.
Considerações para compartilhamento seguro
- Os futuros administradores de sistema adicionados ao Smartsheet não terão acesso automático à lista de compartilhamento seguro. Um administrador de sistema existente deve compartilhar as planilhas de compartilhamento seguro (ou área de trabalho) com eles.
- Depois que você modificar a política de compartilhamento seguro, a aplicação dela poderá levar até três minutos.
- Ambas as planilhas só aceitam até 20.000 linhas. Você pode notar pequenos atrasos durante a aplicação da política se estiver trabalhando com mais de 20.000 entradas.
- As alterações nas planilhas de compartilhamento seguro não acionam automaticamente uma notificação, mas recomendamos adicionar um fluxo de trabalho para acionar uma notificação sobre alterações nas planilhas.
Outros pontos importantes
- Você pode gerenciar a lista de compartilhamento seguro de forma programática usando a API de planilha.
- Você precisa adicionar subdomínios à lista de permissões individualmente. Por exemplo, se você adicionar empresa.com à lista de permissões, não estará adicionando portal.empresa.com junto. Você precisa adicionar os dois domínios.
- Quando ativadas, as capacidades de compartilhamento seguro restringem quem pode receber e-mails de notificação.
- Você pode auditar a lista de compartilhamento seguro pelo relatório de acesso à planilha e usar o registro de atividade das planilhas para verificar quem fez alterações nelas.
- Após a ativação, todos os administradores de sistema no plano receberão permissões de administrador em ambas as planilhas vinculadas à lista de compartilhamento seguro. Eles também receberão uma notificação quando a política for ativada ou desativada.
Incorporação de painel entre planos
Se a sua organização tiver ativado o compartilhamento seguro, os usuários do seu plano poderão incorporar planilhas pertencentes ao seu plano como widgets de métricas ou gráficos em um painel de um plano diferente. No entanto, sua lista de permissões rege a visibilidade dos dados:
- Acesso autorizado: se o domínio ou e-mail do visualizador do painel estiver na lista de permissões de compartilhamento seguro do seu plano, ele poderá ver os dados no widget.
- Acesso restrito: se o visualizador não estiver autorizado, o widget aparecerá em branco e uma mensagem Acesso restrito a dados será exibida.
Se um colaborador externo relatar que um widget de painel está em branco ou mostrar uma mensagem informando que o acesso foi negado, considere adicionar o domínio ou endereço de e-mail dele à lista de permissões.