Os administradores de sistema do Smartsheet veem os fluxos de trabalho que todos os usuários de sua equipe criaram, além dos próprios. No entanto, apenas o proprietário do fluxo de trabalho pode editar um fluxo de trabalho.
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Para criar ou editar um fluxo de trabalho com o Salesforce Connector do Smartsheet:
- Você deve ter permissão de editor ou superior em qualquer planilha mapeada.
- Você deve poder fazer login no Salesforce e ter acesso aos registros necessários para construir um fluxo de trabalho.
- Se o seu administrador de sistema ativar a configuração Restringir usuários no conector do Salesforce, você também deverá manter a função de usuário do Salesforce no Smartsheet.
- O conector do Salesforce do Smartsheet deve ser um aplicativo premium disponível no plano, e você já deve ter estabelecido uma conexão inicial com o ambiente do Salesforce.
- Se você não conseguir acessar o conector do Salesforce e a mensagem de erro instruir você a entrar em contato com seu administrador de sistema do Smartsheet, pode ser necessário ter suas permissões concedidas. Saiba como entrar em contato com seu administrador de sistema.
O conector do Salesforce do Smartsheet está disponível como uma oferta premium. Para saber sobre preços, entre em contato com a nossa equipe de vendas.
Se você adquiriu o conector do Salesforce do Smartsheet com seu plano, use o botão abaixo para fazer login no conector do Salesforce do Smartsheet.
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Este artigo fornece um guia abrangente para otimizar fluxos de trabalho digitais, focando nas melhores práticas para garantir processos contínuos e soluções de solução de problemas para desafios potenciais.
Encontrar e corrigir erros de sincronização
É possível usar os seguintes recursos para encontrar e solucionar erros do fluxo de trabalho:
- Histórico de Execuções: Visite esta página para ver o número de erros de sincronização para um fluxo de trabalho, juntamente com a mensagem de erro e detalhes do problema.
- Relatórios de Erros: Quando ocorrem problemas, o proprietário do fluxo de trabalho e a pessoa que editou o campo ou a linha do fluxo de trabalho que causou o erro recebem um e-mail.
- Coluna de Erro: Verifique esta coluna no Smartsheet para revisar uma mensagem sobre linhas com um problema de sincronização.
Histórico de Execuções
Depois de criar um fluxo de trabalho, você pode acessar a página Histórico de Execuções para ver o histórico de sincronizações e quaisquer erros que ocorreram. Você pode acessar Histórico de Execuções selecionando o carimbo de data/hora em Data de Execução para seu fluxo de trabalho.
Em seu Histórico de Execuções, você pode encontrar vários tipos de execução:
- Sincronizar com Smartsheet: Isso representa execuções de fluxo de trabalho que coletam alterações do Salesforce e as sincronizam com o Smartsheet.
- Sincronizar com Salesforce: Isso se refere a execuções de fluxo de trabalho onde as modificações do Smartsheet são sincronizadas com o Salesforce.
- Localizador de Linhas Filtradas: Isso envolve execuções de fluxo de trabalho para alterações relacionadas a problemas que devem ser filtrados com base na configuração do seu fluxo de trabalho. É uma atividade em segundo plano que opera a cada 2 horas. Os problemas filtrados são categorizados sob a hierarquia Filtrados pelo Conector - não sincronizados na sua planilha. Para uma compreensão mais profunda, consulte Filtrados pelo Conector—não sincronizados.
O Localizador de Linhas Filtradas opera apenas para tipos de fluxo de trabalho automatizados e funciona mesmo sem filtros especificados na sua configuração.
Melhores práticas
Salvar e atualizar com frequência
Para minimizar os erros de sincronização à medida que os usuários trabalham em ambos os sistemas, salve as alterações e atualize as planilhas sempre que fizer alguma atualização. Salve e atualize os dados da planilha com frequência para garantir que outros vejam suas alterações.
Bloquear colunas para evitar erros
Evite alterar dados no campo ID de Registro obrigatório dentro do Smartsheet. Para manter a precisão e integridade dos dados nesta coluna, o proprietário da planilha ou outro usuário com direitos de administrador deve Bloquear ou desbloquear colunas e linhas como a coluna de ID de Registro.
Configurar colunas suspensas para única seleção.
Você pode ver erros nos seus dados quando sincroniza entre o Salesforce e planilhas com listas suspensas de múltiplas seleções, pois listas suspensas de seleção única funcionam melhor. Defina qualquer coluna de várias seleções como única seleção ao configurar seus mapeamentos.
Mostrar alterações
Você pode usar o recurso Ver histórico no Smartsheet para rastrear modificações feitas em uma célula. Para planilhas com dados sincronizados entre Smartsheet e Salesforce, a alteração é atribuída ao indivíduo que configurou o fluxo de trabalho. Isso ajuda a identificar o fluxo de trabalho de um usuário específico, especialmente se alterações inesperadas ocorrerem na sua planilha.
Verificar as permissões da planilha em colunas que não deveriam estar em branco
Se uma coluna aparecer em branco em uma planilha que você mapeou em seu fluxo de trabalho, a coluna pode estar bloqueada. Peça ao proprietário da planilha (ou outro administrador) que conceda permissões de administrador para você na planilha.
Mapear campos de Pesquisa por para editar campos de objeto relacionados
Para editar um campo somente leitura dentro do Smartsheet, considere mapear a versão Pesquisa por… de um campo de objeto relacionado. Esse método é especialmente útil para tarefas como atualizar diretamente o proprietário de um registro do Salesforce a partir do Smartsheet, eliminando a necessidade de copiar e colar manualmente um ID de Usuário. Por exemplo, você pode vincular o campo ID do Proprietário (Pesquisa por Nome Completo do Usuário) para sincronizar com o campo Nome Completo do objeto Usuário.
O objeto Usuário geralmente se associa a outros objetos, como Conta e Oportunidade.
Enviar dados do Smartsheet para o Salesforce apenas para linhas específicas
Considere adicionar uma coluna, como Atualizar Registro no Salesforce, à sua planilha para um controle aprimorado sobre as linhas específicas que enviam dados de volta ao Salesforce. Em seguida, dentro do fluxo de trabalho do Conector Smartsheet Salesforce, estabeleça um Filtro de Planilha no fluxo de trabalho do Conector Smartsheet Salesforce para sincronizar apenas aquelas linhas com Atualizar Registro no Salesforce marcadas.