Aplica-se a

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise
Smartsheet Advance Package

Recursos

Quem pode usar esse recurso?

Para criar ou editar um fluxo de trabalho usando o Salesforce Connector do Smartsheet, siga estas diretrizes de permissões:

  • Você precisa ser um usuário licenciado
  • Você deve ter permissão de editor ou superior em qualquer planilha mapeada
  • Você deve poder fazer login no Salesforce e ter acesso aos registros para os quais o fluxo de trabalho será criado
  • Se o administrador de sistema ativar a configuração Restringir usuários Salesforce Connector, você também deverá manter a função usuário do Salesforce no Smartsheet. 
  • O Salesforce Connector do Smartsheet é um aplicativo premium disponível no plano e a conexão inicial com o ambiente do Salesforce já foi estabelecida

Administração e configuração do Salesforce Connector do Smartsheet

PLANS

  • Business
  • Enterprise
  • Smartsheet Advance Package

Permissões

Para criar ou editar um fluxo de trabalho usando o Salesforce Connector do Smartsheet, siga estas diretrizes de permissões:

  • Você precisa ser um usuário licenciado
  • Você deve ter permissão de editor ou superior em qualquer planilha mapeada
  • Você deve poder fazer login no Salesforce e ter acesso aos registros para os quais o fluxo de trabalho será criado
  • Se o administrador de sistema ativar a configuração Restringir usuários Salesforce Connector, você também deverá manter a função usuário do Salesforce no Smartsheet. 
  • O Salesforce Connector do Smartsheet é um aplicativo premium disponível no plano e a conexão inicial com o ambiente do Salesforce já foi estabelecida

Se o Salesforce Connector do Smartsheet estiver incluído no seu plano, use o seguinte URL para fazer login e criar fluxos de trabalho entre o Smartsheet e o Salesforce: https://connectors.smartsheet.com/c/salesforce

Faça login agora no Salesforce Connector do Smartsheet


Terminologia e níveis de permissão

Antes de começar, veja abaixo alguns termos úteis: 

  • Conexão: vincula o Salesforce Connector (por exemplo, Smartsheet) e um ambiente específico do Salesforce.
  • Fluxo de trabalho: é o link estabelecido no Salesforce Connector entre elementos específicos do Salesforce e uma planilha no Smartsheet. 

Existem três tipos de usuários que podem interagir com o Salesforce Connector do Smartsheet:

  • Administrador de sistema do Smartsheet: gerencia e restringe os administradores e usuários do Salesforce Connector.
  • Administrador do Conector do Salesforce: estabelece a conexão entre uma instância do Salesforce e o Salesforce Connector do Smartsheet.
  • Usuário do Conector do Salesforce: cria fluxos de trabalho que sincronizam informações entre o Smartsheet e o Salesforce.

Use este gráfico como referência para recursos com base nos tipos de usuários que podem acessar o conector.


Recursos por tipo de usuário

RecursoAdministrador de sistema do SmartsheetAdministrador do Conector do SalesforceUsuário do Conector do Salesforce
Criar fluxos de trabalho

✔️*

✔️*

✔️

Editar os próprios fluxos de trabalho

✔️*

✔️*

✔️

Desabilitar os próprios fluxos de trabalho

✖️

✖️

✔️

Ver todos os fluxos de trabalho na organização

✔️

✔️

✖️

Desabilitar fluxos de trabalho na organização

✔️

✔️

✖️

Habilitar ou executar fluxos de trabalho na organização

✖️

✖️

✖️

Atribuir a função de usuário do Conector do Salesforce

✔️

✔️

✖️

Atribuir a função de administrador do Conector do Salesforce

✔️

✖️

✖️

Habilitar a configuração Restrição de acesso

✔️

✔️

✖️

Adicionar pessoas à lista Restrição de acesso (depois que as restrições forem habilitadas)

✔️

✔️

✖️

*Administradores de sistema do Smartsheet e administradores do conector poderão criar e editar livremente fluxos de trabalho se o recurso Restrição de acesso estiver desativado. No entanto, quando esse recurso estiver ativado, esses administradores deverão ter uma função de usuário do Conector para manter esse privilégio. Consulte Restrição de acesso para obter mais informações sobre esta configuração.


Configuração de conexão

Para começar a usar o Salesforce Connector do Smartsheet, primeiro configure a conexão entre o Smartsheet e seu ambiente do Salesforce para que os usuários possam criar fluxos de trabalho para conectar entre elementos específicos no Smartsheet e no Salesforce. 

Requisitos

Para conectar o Smartsheet ao Salesforce, você precisa ter TODAS as permissões a seguir. 

No Salesforce:

  • Função de administrador de sistema da Salesforce
  • API habilitada
  • Configurar e definir exibições
  • Exibir todos os dados

No Smartsheet:

  • Licenças do Smartsheet
  • Função de administrador de sistema do Smartsheet (confira o artigo Tipos de usuários para obter mais informações) - OU - Função de administrador do Conector do Salesforce do Smartsheet (uma função no nível da conta, exclusiva para os conectores; confira Terminologia para obter mais informações)

 

Embora apenas a função de administrador de sistema do Smartsheet ou de administrador do Conector do Salesforce do Smartsheet seja necessária, é recomendado ter as duas funções para configurar o conector.

Instruções de configuração de conexão

  1. Faça login no Salesforce Connector do Smartsheet em https://connectors.smartsheet.com/c/salesforce. Se for solicitado acesso à sua conta do Smartsheet, selecione Permitir.
     
  2. Clique no ícone de menu no canto superior esquerdo da página e selecione Administração da conta.

    Brandfolder Image
    Salesforce Account Admin
  3. Selecione Registrar nova organização do Salesforce e indique se você está conectando uma organização do Salesforce ou uma organização de sandbox do Salesforce. Este exemplo assumirá que você está se conectando a uma organização do Salesforce.
     
  4. A página de login do Salesforce será exibida. Faça login na sua conta do Salesforce (se você ainda não estiver conectado) e selecione Permitir quando solicitado.

    Brandfolder Image
    Salesforce login

Agora você está na página Administração da conta do Smartsheet Salesforce Connector.  Essa página oferece acesso a ferramentas que criam e gerenciam fluxos de trabalho entre o Smartsheet e a instância do Salesforce.

O nome da sua organização do Salesforce será exibido na página Administração da conta.

Brandfolder Image
Your Salesforce organization

Consulte o artigo de ajuda do Smartsheet Criar fluxos de trabalho com o Salesforce Connector do Smartsheet para obter detalhes sobre como criar fluxos de trabalho que sincronizam dados entre o Smartsheet e o Salesforce.


Restringir acesso

Suas habilidades no Salesforce Connector dependem das restrições ativas e das permissões concedidas no Smartsheet (como permissões de compartilhamento de planilhas) e no Salesforce (como permissões de leitura/gravação de objetos).

Para estabelecer um fluxo de trabalho entre um objeto do Salesforce e uma planilha Smartsheet, você precisa de pelo menos permissões de editor no Smartsheet e permissões para ler, gravar, atualizar e excluir o objeto do Salesforce.

Restringir acesso

Você pode limitar os indivíduos que podem criar fluxos de trabalho com o Salesforce Connector fazendo com que o administrador de sistema do Smartsheet/Salesforce ative a configuração de Restrição de acesso.

Siga estas etapas para ativar a configuração de Restrição de acesso:

  1. Use suas credenciais do Smartsheet para fazer login no Salesforce Connector em https://connectors.smartsheet.com/c/salesforce.
  2. Selecione o ícone de menu no canto superior esquerdo da página e escolha Gerenciamento de usuários.
  3. Marque a caixa de seleção Restringir quais usuários podem acessar a integração do Smartsheet para Salesforce. 

    Brandfolder Image
    Restrict access to Salesforce


    O endereço de e-mail de qualquer pessoa que tenha criado fluxos de trabalho anteriormente será adicionado automaticamente à lista de usuários com permissão para acessar o Conector. Se necessário, você pode restringir o acesso ao conector removendo os endereços de e-mail deles dessa lista.
     

  4. Adicione o endereço de e-mail de qualquer pessoa a quem você deseje conceder acesso ao conector.

Depois de ativar essa configuração, somente os usuários com as permissões de usuário ou administrador do Salesforce do Smartsheet poderão acessar o Salesforce Connector. Gerencie esses níveis de permissão por meio da interface do Salesforce Connector e do aplicativo Smartsheet.  

Confira o artigo Centro de administração para obter mais informações sobre o gerenciamento de usuários no aplicativo Smartsheet.

Remover acesso

Os administradores de sistema do Smartsheet/Salesforce também podem remover os usuários do Conector do Salesforce selecionando o ícone de exclusão, à direita do nome de usuário.

Você não poderá mais criar ou editar seus fluxos de trabalho se for removido da lista.

Brandfolder Image
Salesforce connector user

Se você não tiver mais acesso, seus fluxos de trabalho ficarão ativos por até 10 minutos. Após esse período, eles serão desativados automaticamente.


Frequência da pesquisa

Você pode ajustar a frequência de pesquisa para solicitações feitas entre o Smartsheet e o Salesforce. O Salesforce tem um limite para o número de vezes que as informações podem atualizar automaticamente por minuto. Se você exceder esses limites, os fluxos de trabalho ativos retornarão erros e não sincronizarão as informações. Para corrigir esse problema, remova o limite do Salesforce ou defina a frequência de pesquisa para um intervalo mais longo.

Você pode gerenciar melhor a conexão entre o Smartsheet e o Salesforce, criando notificações personalizadas de uso da API no Salesforce (consulte a documentação de ajuda do Salesforce). Esteja ciente de que o Salesforce pode usar tipos de campo relacionados a outros objetos, aumentando o número de solicitações enviadas ao Salesforce pelo Smartsheet Salesforce Connector.

Definir a frequência da pesquisa

Para alterar a frequência da pesquisa nos Conectores:

  1. Selecione Menu no canto superior esquerdo e selecione Administração da conta
  2. Próximo à sua organização, selecione Preferências no lado direito para abrir o painel de Frequência da pesquisa.
     

    Brandfolder Image
    Salesforce preferences

Em seguida, você pode definir uma taxa específica em segundos para todos os fluxos de trabalho em sua organização com o objetivo de ajudar a impedir que seus fluxos de trabalho excedam as limitações da solicitação.

 

 

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