Conectores: Sincronizar o Smartsheet com o Salesforce ou o Service Cloud

Use o Conector Salesforce para que oportunidades, contatos e outros registros do Salesforce sejam atualizados automaticamente do Smartsheet em tempo real.

Use o Conector Service Cloud para rastrear e calcular dados de atendimento ao cliente, incluindo rastreamento preciso de casos escalados, visibilidade das interações com as principais contas e contatos e a duração aproximada do caso da sua equipe para garantir que ela esteja no caminho certo para cumprir os prazos do SLA.

Esses Conectores estão disponíveis como suas próprias ofertas premium.Para obter informações sobre preços, entre em contato com a nossa equipe de vendas.

Depois que os Conectores Salesforce ou Service Cloud forem comprados, um usuário com permissões de Admin de sistema do Smartsheet e admin do Salesforce ou do Service Cloud deve instalá-los seguindo as etapas descritas no artigo Configurando as integrações do Smartsheet com o Salesforce ou o Service Cloud.

Neste artigo:

Criação de fluxos de trabalho: Iniciando
Para fazer login no Conector
Para criar um fluxo de trabalho
Assistente de fluxo de trabalho
Use filtros para controlar a sincronização de dados
Mantenha os registros relacionados juntamente com a hierarquia do Smartsheet
Para gerenciar fluxos de trabalho
Para encontrar e corrigir erros de sincronização
Smartsheet for Salesforce: Melhores práticas para fluxo de trabalho


Criação de fluxos de trabalho: Iniciando

Para instalar os Conectores Salesforce ou Service Cloud

Depois de comprar a integração, um Admin do Salesforce ou do Service Cloud (uma função em nível de conta que é exclusiva da integração) ou alguém que seja tanto Admin de sistema do Smartsheet , quanto Admin do Salesforce ou do Service Cloud deve instalá-lo usando as etapas descritas no artigo Configurando as integrações do Smartsheet com o Salesforce ou o Service Cloud.

Permissões necessárias para usar Conectores

Para criar fluxos de trabalho em cada Conector, você precisa ter todos os seguintes tipos de conta:

  • Usuário licenciado do Smartsheet - Seu Admin de sistema do Smartsheet poderá lhe fornecer uma licença. Confira Gerenciamento de usuários para obter mais informações.
  • Usuário Salesforce - Seu Admin de sistema do Smartsheet poderá transformá-lo em um Usuário Salesforce. Confira Gerenciamento de usuários para obter mais informações.
  • Conta no Salesforce - Você deverá ser capaz de entrar nos aplicativos Salesforce ou do Service Cloud. Além disso, entre em contato com o Admin do Salesforce ou do Service Cloud da sua organização para obter detalhes.

Para fazer login nos Conectores

Depois que os Conectores Salesforce ou Service Cloud forem configurados, você usará o seguinte URL para criar e sincronizar fluxos de trabalho com as integrações:

https://connectors.smartsheet.com/c/salesforce

Para obter informações sobre a compatibilidade do navegador, consulte Requisitos e diretrizes de sistema para usar o Smartsheet.)


Para criar um fluxo de trabalho

Após fazer login no Conector, você pode criar fluxos de trabalho que usam a sincronização automática. O assistente de fluxo de trabalho o guiará por esse processo.

Para iniciar a criação do fluxo de trabalho:

  1. Clique no menu, no canto superior esquerdo da página, depois selecione Painel.

    Painel
     
  2. Clique em Adicionar fluxo de trabalho para iniciar o assistente de fluxo de trabalho.
    Assistente de fluxo de trabalho

Assistente de fluxo de trabalho

Use o assistente de fluxo de trabalho para selecionar sua planilha e o objeto do Salesforce ou do Service Cloud e mapear suas respectivas colunas e campos para sincronização.

  1. Na página Configurações, você estabelecerá o básico para o seu fluxo de trabalho:
    • Ao lado de O que você deseja que este fluxo de trabalho faça? escolha a direção da sincronização do fluxo de trabalho (para o Salesforce ou o Service Cloud, Smartsheet ou bidirecionalmente entre os dois aplicativos).
    • Ao lado de Nome da Planilha, selecione uma planilha ou selecione Criar uma nova planilha para criar imediatamente uma nova planilha no Smartsheet.
    • Selecione um objeto do Salesforce ou do Service Cloud no menu suspenso a seguir.

      NOTA: Depois de salvar o fluxo de trabalho, a planilha, o objeto do Salesforce ou do Service Cloud e suas direções de sincronização, não é possível fazer modificações; no entanto, você pode criar um novo fluxo de trabalho para selecionar configurações diferentes.
  2. Clique em Continuar para salvar suas configurações.
  3. Use a página Campos para mapear os campos entre o Salesforce ou o Service Cloud e o Smartsheet.

    Se necessário, você pode selecionar nova coluna no seletor suspenso para inserir uma nova coluna na planilha. Para incluir mais campos de objetos do Salesforce ou do Service Cloud no fluxo de trabalho, selecione adicionar campo.
    Você pode alterar a direção da sincronização usando as listas suspensas Seletor de Direção de Sincronização entre campos e colunas do objeto.

    NOTA: Talvez você não consiga modificar as direções de sincronização de determinados mapeamentos com base em suas permissões no Salesforce, Service Cloud e no Smartsheet, bem como no uso do campo na integração (como os IDs do Salesforce ou do Service Cloud).
     
  4. Clique em Continuar para salvar suas opções de mapeamento de campo.
  5. Nas páginas Filtros, você pode criar filtros para controlar melhor o tipo e a quantidade de dados compartilhados entre os dois aplicativos. (Consulte a seção Filtros abaixo para obter mais informações.)
  6. Na página Salvar, você nomeará e salvará seu fluxo de trabalho e examinará um resumo das atualizações que serão feitas no seu objeto e planilha do Salesforce ou do Service Cloud.

    Se você achar que o Resumo da Atualização exibe um número inesperado de alterações, será possível retroceder no assistente e fazer alterações adicionais no fluxo de trabalho, como adicionar filtros.
     
  7. Clique em Salvar fluxo de trabalho para iniciar a sincronização do fluxo de trabalho, adicionando qualquer registro e linha do Salesforce ou do Service Cloud especificados no Resumo da Atualização.

Depois de salvar o fluxo de trabalho, você conclui o assistente e é levado ao Painel. Seu fluxo de trabalho será executado e atualizará automaticamente os registros no Salesforce ou no Service Cloud e as linhas na sua planilha no Smartsheet de acordo com as regras que você configurou no fluxo de trabalho.

Para modificar um fluxo de trabalho existente, siga as etapas na seção Gerenciando fluxos de trabalho abaixo.

Use filtros para controlar a sincronização de dados

Filtros do Salesforce ou do Service Cloud

Você tem a opção de adicionar filtros para regular melhor os registros do Salesforce ou do Service Cloud que fluem para a planilha. Esses filtros ajudam a garantir que você sincronize apenas os campos que pertencem a um projeto, cliente ou funcionário específico, por exemplo.

Para criar filtros do Salesforce ou do Service Cloud:

  1. Clique em adicionar campo para preencher a lista de campos de objeto disponíveis e selecione um deles para criar o filtro.
     
  2. Use o menu suspenso para selecionar a condição do filtro. Por exemplo: igual a, contém, em branco.

    NOTA: Se você precisar inserir critérios de filtro adicionais, um campo de texto aparecerá à direita.
     
  3. Clique em Continuar para confirmar e aplicar os filtros.

Você verá o número de campos que serão atualizados no seu objeto do Salesforce ou do Service Cloud na página Salvar do assistente, ao lado de Resumo da Atualização. Você pode usar isso para avaliar a quantidade de dados da sua planilha que flui para o objeto.

Se a contagem do resumo da atualização parecer inesperadamente alta ou baixa, você poderá voltar para adicionar ou remover filtros, conforme necessário.

Filtros do Smartsheet

Você tem a opção de adicionar filtros para controlar as linhas que são sincronizadas com objetos no Salesforce ou Service Cloud. Você pode usar esses filtros para regular melhor os registros que são sincronizados com o seu objeto. Por exemplo, use um filtro para sincronizar somente linhas específicas que têm um lead com um objeto Leads no Salesforce.

Para criar filtros do Smartsheet:

  1. Clique em adicionar campo para preencher a lista de colunas da planilha disponíveis e selecione uma coluna para preencher o filtro.
     
  2. Use o menu suspenso para selecionar a condição do filtro. (Exemplos: igual a, contém, em branco.)

    NOTA: Se você precisar inserir critérios de filtro adicionais, um campo de texto aparecerá à direita.
     
  3. Clique em Continuar para confirmar e aplicar os filtros.

Para entender as alterações que serão feitas depois que o fluxo de trabalho for salvo, você verá o número de linhas que serão adicionadas e atualizadas em sua planilha na página Salvar do assistente, ao lado de Resumo da atualização.

Se a contagem do resumo da atualização parecer inesperadamente alta ou baixa, você poderá voltar para adicionar ou remover filtros, conforme necessário.

Mantenha os registros relacionados juntamente com a hierarquia do Smartsheet

Defina grupos de linhas no seu fluxo de trabalho para manter seus registros do Salesforce ou do Service Cloud juntos como tarefas pai e filho no Smartsheet. Crie grupos de linhas para que seu fluxo de trabalho organize seus registros do Salesforce pelas opções de um campo específico, como Estágios de uma oportunidade (como Fechada e convertida, Fechada e perdida, Requer análise), sem precisar movê-los manualmente na planilha após a sincronização.

Grupo de linhas do Salesforce

Lembre-se do seguinte ao definir grupos de linhas:

  • Em Agrupar por, você pode selecionar um campo do Salesforce ou do Service Cloud ou digitar um novo valor para agrupar registros à medida que eles são sincronizados com sua planilha. O Agrupar por determinará o valor da coluna Principal das linhas pai na sua planilha. Por exemplo, quando você agrupa pelo estágio de uma oportunidade, as linhas pai são criadas em sua planilha para cada estágio (como Fechada e convertida, Fechada e perdida, Requer análise)
  • Novas linhas pai serão criadas na parte inferior da sua planilha, a menos que o seu Agrupar por corresponda completamente ao valor existente da coluna Principal da planilha.
  • Você pode definir um subgrupo para uma camada adicional da organização. Sincronize os registros, por exemplo, abaixo de uma linha pai internacional que também é filha de uma linha Vendas no Smartsheet.
  • Os registros do Salesforce ou do Service Cloud devem ter os hiperlinks corretos na coluna ID do Salesforce ou do Service Cloud da sua planilha. (Se uma coluna ID do Salesforce ou do Service Cloud ainda não existir, ela será adicionada automaticamente à sua planilha quando o fluxo de trabalho for executado pela primeira vez.) Copiar e colar manualmente os IDs do Salesforce ou do Service Cloud diretamente em sua planilha pode fazer com que o fluxo de trabalho não seja sincronizado conforme esperado.

Para gerenciar fluxos de trabalho

Você gerenciará os fluxos de trabalho no Painel. Clique no menu no canto superior esquerdo da página e selecione Painel para ver uma lista dos fluxos de trabalho que você criou.

NOTA: Os Admins de sistema do Smartsheet veem os fluxos de trabalho que todos os usuários de sua equipe criaram, além dos próprios. Para obter mais informações sobre os recursos de Admin de sistema nos Conectores, consulte o nosso artigo sobre a Instalação do Admin.

Página do painel

Configurações

Clique em Configurações para expandir as seguintes opções:

  • Editar fluxo de trabalho leva você de volta ao assistente de fluxo de trabalho para fazer alterações no fluxo de trabalho.
  • Renomear fluxo de trabalho permite que você altere o título do fluxo de trabalho.
  • Desabilitar/habilitar fluxo de trabalho interrompe ou inicia a automação do fluxo de trabalho.
  • Excluir fluxo de trabalho remove o fluxo de trabalho do Painel.

    NOTA: A ação de excluir um fluxo de trabalho não pode ser desfeita e os fluxos de trabalho excluídos não podem ser recuperados.

Para encontrar e corrigir erros de sincronização

Disponibilizamos vários recursos para ajudá-lo a detectar e resolver erros no fluxo de trabalho, incluindo:

  • A página do Histórico de Execuções: Fornece uma contagem do número de erros de sincronização para um fluxo de trabalho e exibe uma mensagem de erro com os detalhes do problema. Consulte a seção Histórico de Execuções abaixo para obter mais informações.
  • E-mails de relatórios de erro: À medida que os problemas ocorrem, as mensagens são enviadas por e-mail ao proprietário do fluxo de trabalho e à pessoa que editou o campo ou a linha que causou o problema no fluxo de trabalho.
  • A coluna Erro de Sincronização no Smartsheet preenche uma mensagem nas linhas com problema de sincronização. (Essa coluna deve existir em qualquer planilha associada a um objeto do Salesforce ou do Service Cloud .)

Use a página Histórico de Execuções para solucionar erros de sincronização

Após criar um fluxo de trabalho, você poderá ver o histórico de sincronizações (incluindo erros que ocorreram) na página Histórico de Execuções do fluxo de trabalho.

Para acessar a página do Histórico de Execuções:

  1. Clique em Painel, no menu (canto superior esquerdo), para visualizar a lista de fluxos de trabalho.

    Painel do Conector

  2. Clique no carimbo de data e hora, em Data da execução para ver a página do Histórico de Execuções de um fluxo de trabalho.

  3. Você poderá clicar no carimbo de data e hora, em Última execução de uma instância de execução específica para ver eventuais mensagens de erro.

    Última execução

Melhores práticas para Conectores de fluxo de trabalho

Salvar e atualizar com frequência

Já que você trabalhará em dois aplicativos, as oportunidades de erros de sincronização aumentarão, à medida que mais pessoas trabalhem juntas. Para ajudar a minimizar o risco de problemas de sincronização, salve as alterações e atualize suas planilhas sempre que fizer alguma atualização. Salvar e atualizar com frequência garantirá que os demais vejam suas alterações e que essas alterações sejam sincronizadas com o Salesforce ou Service Cloud e o Smartsheet de acordo com os fluxos de trabalho configurados.

Para obter mais informações sobre como salvar e atualizar planilhas no Smartsheet, consulte o artigo da Central de Ajuda Salvando e atualizando planilhas.

Para conceder permissão de visualizador nas planilhas

Para evitar alterações acidentais na planilha que podem causar problemas de sincronização entre o Smartsheet e o Salesforce ou o Service Cloud, você pode conceder permissões de Visualizador aos colaboradores da planilha.

Com as permissões de visualizador, os colaboradores podem ver os dados da planilha, mas não editá-los.

Para exibir alterações

No Smartheet, você pode usar o recurso Exibir Histórico para ver um registro das alterações feitas em uma célula. Para planilhas que incluem dados compartilhados entre o Smartsheet e o Salesforce ou o Service Cloud, o nome do usuário associado à alteração será o nome da pessoa que criou o fluxo de trabalho.

Essas informações podem ajudar a isolar o fluxo de trabalho de um usuário específico, caso você encontre alterações inesperadas em sua planilha, possivelmente em colunas mapeadas incorretamente, e não estiver recebendo erros na coluna Erro de Sincronização.

Para obter mais detalhes sobre como rastrear alterações no Smartsheet, confira Exibição do histórico de células na Central de Ajuda.

Enviar dados do Smartsheet para Salesforce ou Service Cloud apenas para linhas específicas

Para lhe oferecer maior controle sobre quais linhas enviarão explicitamente dados de volta ao Salesforce ou o Service Cloud, crie uma coluna de Atualizar Problema no Salesforce ou no Service Cloud na planilha do Smartsheet e um filtro no fluxo de trabalho do Conector:

  1. Na planilha do Smartsheet que você planeja conectar ao objeto do Salesforce ou do Service Cloud, crie uma nova coluna (as etapas para criar novas colunas em uma planilha estão disponíveis na Central de Ajuda), marque o tipo de caixa de seleção e nomeie a coluna Atualização no Salesforce ou no Service Cloud.

  2. Faça login na página Smartsheet para Salesforce ou Service Cloud e siga as etapas para criar um fluxo de trabalho.

  3. No assistente de Fluxo de trabalho, especifique um fluxo de trabalho bidirecional e crie filtros para sincronizar apenas as linhas da planilha que tenham a coluna Atualização no Salesforce ou Service Cloud marcada.

Na próxima vez que a planilha e os objetos do Salesforce ou do Service Cloud forem sincronizados, os dados serão enviados de volta ao Salesforce ou ao Service Cloud apenas para as linhas em que a caixa de seleção Atualizar no Salesforce (ou Service Cloud) estiver marcada.

Verifique as permissões da planilha em colunas que não deveriam estar em branco

É possível que os dados não sejam atualizados para uma planilha, dependendo das suas permissões de compartilhamento, mas você pode não receber uma mensagem de erro. Se uma coluna aparecer em branco em uma planilha que você mapeou em seu fluxo de trabalho, é possível que a coluna esteja bloqueada na planilha. Faça com que o proprietário da planilha (ou outro Admin) conceda a você permissões de Admin na planilha seguindo as etapas no artigo Compartilhando Planilhas da Central de Ajuda.

Ajustar a frequência de pesquisa ao mapear campos de relacionamento

Às vezes, o Salesforce e o Service Cloud usam tipos de campo em um objeto que se relacionam com outros objetos, como Campos de relacionamento de pesquisa (por exemplo, Nome da Conta no Objeto de Conta) e Campos de relacionamento polimórficos (por exemplo, o campo “O que” de um evento).

Lembre-se do seguinte sobre esses tipos de campo:

  • Quando você cria fluxos de trabalho no Conector que mapeia esses campos, a integração deve verificar esse objeto e todos os objetos relacionados. Isso multiplica o número de solicitações feitas, dependendo do número de objetos relacionados ao campo mapeado.
  • Fazer um Admin de sistema do Smartsheet, Salesforce ou Service Cloud ajustar a frequência de pesquisa para fazer menos solicitações ajudará a reduzir as solicitações de API feitas à sua organização do Salesforce.

Mapa “Pesquisa por ...” Campos para editar facilmente campos de objetos relacionados no Smartsheet

Você pode mapear uma versão de “pesquisa por…” de um campo de objeto relacionado para editar um campo no Smartsheet que, de outra forma, seria somente leitura. Essa é uma ótima forma de alterar um proprietário do registro do Salesforce ou do Service Cloud do Smartsheet sem precisar copiar e colar um ID de usuário. (Consulte o artigo Base de conhecimento do Salesforce em Localizando um ID de usuário.)

Por exemplo, você pode mapear o campo ID do proprietário (pesquisa por nome completo do usuário) para sincronizar o campo Nome completo do objeto Usuário (que normalmente está relacionado a outros objetos, como Conta e Oportunidade).

salesforce-lookup
 
Existem duas opções de mapeamento do campo ID do proprietário. O campo ID do responsável contém um ID de usuário, que é uma série de caracteres do objeto Usuário que representa quem é o responsável por um determinado registro do Salesforce ou do Service Cloud - como Conta ou Oportunidade. (Consulte o artigo Base de conhecimento do Salesforce em Localizando um ID de usuário.)

Vamos usar como exemplo o cenário de mapeamento do objeto Oportunidade acima:

  • Você pode mapear o ID do responsável, que sincronizará a série de caracteres (por exemplo: 00530000000ibYc) para o Smartsheet como somente leitura.
    -OU-
  • Você pode mapear o ID do Responsável (pesquisa por nome completo do usuário), que sincronizará o campo Nome completo (por exemplo: Sally Smart) do objeto Usuário para o Smartsheet como editável. Isso permite alterar o ID do Responsável de um registro digitando outro nome na sua planilha.