Conectores: Sincronizar o Smartsheet com o Salesforce ou o Service Cloud

Use estes Conectores para fazer o seguinte:

• Conector do Salesforce: enviar ou extrair registros do Salesforce de ou para o Smartsheet, em tempo real
• Conector do Service Cloud: monitorar e calcular dados de serviço do cliente para garantir que sua equipe cumpra o SLA

Esses Conectores estão disponíveis como suas próprias ofertas premium. Para obter informações sobre preços, entre em contato com a nossa equipe de vendas. 

Como criar fluxos de trabalho: introdução

Faça o seguinte antes de começar a criar fluxos de trabalho.

Instale os Conectores do Salesforce ou do Service Cloud

Após adquirir a integração, somente esses usuários poderão instalar o Conector do Salesforce ou do Service Cloud: 

• Administrador do Salesforce ou do Service Cloud (uma função no nível da conta que seja exclusiva à integração);
• Administrador de sistema do Smartsheet (SysAdmin); ou
• Um usuário que seja tanto administrador de sistema do Smartsheet quanto administrador do Salesforce ou do Service Cloud 

Reserve essas permissões para usar os Conectores.

Para criar fluxos de trabalho em cada Conector, você precisa ter todos os seguintes tipos de conta:

• Usuário licenciado do Smartsheet: seu administrador de sistema do Smartsheet poderá lhe fornecer uma licença. 
• Usuário do Salesforce: seu administrador de sistema do Smartsheet poderá transformá-lo em Usuário do Salesforce. 
• Conta no Salesforce: você deverá ser capaz de entrar nos aplicativos Salesforce ou do Service Cloud. Sua conta do Salesforce também deverá ter as seguintes permissões: 
  • Configurar e definir exibições 
  • API habilitada
    Entre em contato com o administrador do Salesforce ou do Service Cloud da sua organização para obter mais detalhes.

Fazer login nos Conectores

Depois que os Conectores do Salesforce ou do Service Cloud forem configurados, você usará o seguinte URL para criar e sincronizar fluxos de trabalho com as integrações:

https://connectors.smartsheet.com/c/salesforce.

Verificar mais de uma vez se o seu navegador é compatível com o Smartsheet.

Antes de criar um fluxo de trabalho

Primeiro, inicie o assistente de fluxo de trabalho.

Só é possível criar um fluxo de trabalho do Salesforce por planilha.

Para iniciar o assistente de fluxo de trabalho

1. Na área superior esquerda da página, selecione .
2. Selecione Painel.
3. Selecione Adicionar fluxo de trabalho.

Pronto! Agora, você pode usar o Assistente de fluxo de trabalho para: 

• Selecionar sua planilha e o objeto do Salesforce ou do Service Cloud e 
• Mapear as respectivas colunas e campos para sincronização.

Configure o básico do seu fluxo de trabalho         

1. Na página Configurações, preencha os seguintes campos:
   • O que você quer que este fluxo de trabalho faça?: Escolha o sentido da sincronização do fluxo de trabalho (para o Salesforce ou o Service Cloud, para o Smartsheet, ou bidirecional, entre os dois aplicativos). 
     Depois de salvar o fluxo de trabalho, a planilha e o objeto do Salesforce ou do Service Cloud, não será possível modificar os sentidos da sincronização. No entanto, você pode criar um novo fluxo de trabalho para selecionar configurações diferentes.
   • Nome da planilha: selecione uma planilha ou selecione Criar uma nova planilha para criar imediatamente uma nova planilha no Smartsheet.
   • Objeto do Salesforce: selecione um objeto do Salesforce ou do Service Cloud no menu suspenso a seguir.
2. Para confirmar suas configurações, selecione Continuar.

Mapear os campos

1. Na guia Campos, mapeie os campos entre o Salesforce ou o Service Cloud e o Smartsheet.
2. Opcional: para inserir uma nova coluna na planilha, na lista suspensa, selecione Nova coluna. Para incluir mais campos de objetos do Salesforce ou do Service Cloud no fluxo de trabalho, selecione Adicionar campo.
3. Opcional: no menu suspenso Fluxo, altere 
    o sentido da sincronização entre os campos do objeto e as colunas.
   Dependendo das suas permissões nas ferramentas obrigatórias e no uso de campos na integração, pode não ser possível alterar os sentidos de sincronização de alguns mapeamentos.
4. Para confirmar suas opções de mapeamento de campos, selecione Continuar.

Usar filtros para controlar a sincronização de dados

Nas páginas Filtros, você pode criar filtros para controlar melhor o tipo e a quantidade de dados compartilhados entre os dois aplicativos. Esses filtros ajudam a garantir que você sincronize apenas os campos que pertencem a um projeto, cliente ou funcionário específico.

Para criar filtros do Salesforce ou do Service Cloud e do Smartsheet

1. Para preencher a lista de campos de objetos disponíveis, selecione adicionar campo.
2. Selecione o campo do objeto na lista.
3. Selecione uma condição de filtro. Por exemplo: igual a, contém, está vazio, etc.
   Se você precisar inserir critérios de filtro adicionais, um campo de texto aparecerá à direita.
4. Para confirmar e aplicar os filtros, selecione Continuar.

Defina os grupos de linhas do seu fluxo de trabalho

Crie grupos de linhas para que o fluxo de trabalho organize seus registros do Salesforce de acordo com as opções de um campo específico. Por exemplo, é possível agrupar seus registros de acordo com as seguintes fases de oportunidade:

• Conquista encerrada 
• Perda encerrada
• Precisa de análise 

Quando você agrupar os registros, não terá que movê-los manualmente na sua planilha depois de sincronizá-los.

Para definir os grupos de linhas no seu fluxo de trabalho

Antes de começar

• Os registros do Salesforce ou do Service Cloud devem ter os hiperlinks corretos na coluna ID do Salesforce ou do Service Cloud da sua planilha. Se copiar e colar manualmente IDs do Salesforce ou do Service Cloud do aplicativo para sua planilha, o fluxo de trabalho pode não funcionar adequadamente.
  • Se uma coluna ID do Salesforce ou do Service Cloud ainda não existir, ela será adicionada automaticamente à sua planilha quando o fluxo de trabalho for executado pela primeira vez.  
• Mapeie o campo de ID do Salesforce ou do Service Cloud na coluna principal da planilha. Isso garante que as linhas pai e a hierarquia sejam criadas corretamente.
   

Definir os grupos de linhas é opcional. Se você não precisar agrupar seus registros, prossiga para a seção Salvar seu fluxo de trabalho. Caso contrário, siga estas etapas:

1. Na lista Agrupar por, selecione um campo do Salesforce ou Service Cloud já existente ou digite um novo valor.
2. Opcional: defina um subgrupo para uma camada adicional da organização. 
   • Por exemplo, faça os registros sincronizarem abaixo de uma linha pai Internacional que também é filha de uma linha Vendas no Smartsheet.
3. Selecione Continuar. 

Ao definir grupos de linhas:

• O valor escolhido na lista Agrupar por determina o valor da coluna Principal nas linhas pai da sua planilha. Por exemplo, quando você agrupa pela fase de uma oportunidade, as linhas pai são criadas em sua planilha para cada fase.
• Novas linhas pai serão criadas na parte inferior da sua planilha, a menos que o seu campo Agrupar por corresponda completamente ao valor existente da coluna Principal da planilha.

Salve seu fluxo de trabalho

Na seção Resumo de atualizações da página Salvar, você verá o número de campos que serão atualizados no seu objeto do Salesforce ou do Service Cloud. Você pode usar isso para avaliar a quantidade de dados da sua planilha que flui para o objeto. Se a contagem de Resumo de atualizações parecer inesperadamente alta ou baixa, volte e adicione ou remova filtros, conforme necessário.

1. Na página Salvar, dê um nome para o seu fluxo de trabalho. 
2. Confira um resumo das atualizações que serão feitas no seu objeto do Salesforce ou do Service Cloud e na planilha do Smartsheet.
3. Selecione Salvar fluxo de trabalho.

Depois de salvar seu fluxo de trabalho, você será direcionado ao painel. Em seguida, seu fluxo de trabalho executará  registros de atualizações automaticamente da seguinte forma, com base nas regras que você definiu no fluxo de trabalho:

• Salesforce ou Service Cloud 
• Linhas na sua planilha do Smartsheet 

Para modificar um fluxo de trabalho existente, siga as etapas na seção Gerenciando fluxos de trabalho abaixo.

O número automático ou as colunas do sistema no Smartsheet são somente leitura. Eles só podem ser selecionados se o mapeamento no Salesforce estiver definido como Enviar dados do Salesforce para o Smartsheet.