Criar WorkApps com o Smartsheet Control Center

As pessoas compartilhadas com um WorkApp podem visualizar e usar o aplicativo de acordo com as funções atribuídas a elas pelo criador de aplicativos.

O portfólio do WorkApp contém informações no nível do portfólio, uma planilha de entrada para ajudar a provisionar vários projetos e uma lista de projetos que mostra todos os projetos provisionados. Você pode limitar o acesso da equipe apenas aos projetos e itens relevantes personalizando funções e opções de compartilhamento.

Talvez seja necessário criar um novo programa do Control Center se não for possível ver as Configurações do WorkApp nas configurações do Blueprint.

Lembre-se antes de começar

• Blueprints filho multicamadas não são compatíveis com o portfólio do WorkApp
• O Portfolio WorkApps está disponível apenas para os planos Enterprise.
• Os blueprints têm limite de 50 páginas nos WorkApps. 

Você pode aumentar esse limite para no máximo 90 páginas. Entre em contato com seu CSM e tenha uma justificativa comercial para fazer isso.

Permissões do Centro de Controle e do Portfolio WorkApps 

Os líderes principais e líderes adicionais do Control Center podem gerenciar portfólios do WorkApp criados por meio do Smartsheet Control Center. Eles automaticamente se tornam administradores de portfólio no portfólio, blueprint ou nos WorkApps de projeto.

Os administradores de portfólio podem:

• reorganizar páginas e permissões nos aplicativos;
• Adicionar ou remover usuários e grupos.
• Atualizar o tema do aplicativo 
• republicar o aplicativo;
• Adicionar páginas 
• adicionar ou excluir funções personalizadas.

Uma vez que um projeto é provisionado com o Control Center, o proprietário do projeto se torna um administrador no WorkApp para esse projeto. 

Crie um WorkApp com o Control Center 

1. Adicionar funções à planilha de entrada

Por padrão, o Smartsheet Control Center cria um portfólio do WorkApp para cada novo programa. Especifique o proprietário do WorkApp em uma coluna de contato única na planilha de entrada. Também é possível especificar funções padrão do WorkApp na planilha de entrada. 

2. Criar um novo portfólio e projeto 

1. Criar um novo programa.
2. Abra o programa Centro de Controle e selecione Gerenciar Programa. Você verá um link para abrir o portfólio do WorkApp. O portfólio do WorkApp estará em branco.
3. Crie um projeto.

3. Aplicar configurações dos WorkApps

1. Navegue até o programa Centro de Controle e avance pelo construtor de blueprint até a página Configurações do WorkApps.  
2. Selecione a coluna a ser preenchida com o URL do WorkApp. Caso ainda não tenha feito isso, você precisa adicionar uma coluna de URL do WorkApp à sua planilha de admissão. 
3. Selecione as configurações do proprietário do projeto WorkApp. Selecione uma coluna em sua folha de admissão para designar um proprietário de projeto WorkApp. Caso você deixe esta configuração em branco, o líder principal (a pessoa que criou o portfólio) se torna o proprietário do projeto. 
4. Opcional: Marque a caixa de seleção Send notifications (Enviar notificações ) para enviar e-mails para a equipe quando os projetos forem provisionados. 
5. Selecione suas configurações de funções do WorkApps. As configurações das funções dos WorkApps limitam o acesso aos dados por função. É possível ter várias funções, sendo que cada uma delas consiste em uma coluna na planilha de entrada. Conclua o processo como de costume e salve o blueprint.  
6. Na tela Blueprint Created/Updated, selecione Open WorkApp. 

4. Configurar o blueprint do WorkApp

1. Para configurar um novo blueprint do WorkApp, você deve:

• Selecione o Gerenciamento de blueprint ícone
• Vá para Gerenciar > Abrir Blueprint

2. Na guia Roles (Funções ), selecione uma função. 
3. Para definir as permissões de página para cada função, selecione a seta suspensa ao lado de uma página e selecione uma permissão(Viewer/Hidden/Editor). Por padrão, todas as páginas ficam ocultas em todas as funções.

Você deve selecionar as permissões de funções e páginas antes de provisionar projetos nos WorkApps.

4. No canto superior direito da tela, selecione Update Blueprint (Atualizar projeto). A atualização de um blueprint afeta todos os WorkApps de projeto criados a partir dele, exceto a exibição de página padrão.

A exibição de página padrão no blueprint só será levada em consideração quando projetos forem criados. Ela não é atualizada durante esse processo.

Para encontrar seu blueprint no WorkApps, você deve:

• Selecione WorkApps > Editar no painel esquerdo. 
• Abra o ícone Gerenciamento de blueprint na barra lateral esquerda para acessar seu novo blueprint. 
• Selecione Gerenciar > Abrir blueprint para editar o blueprint no WorkApps.
   

5. Configurar o portfólio do WorkApp

1. No painel esquerdo, selecione Add Portfolio pages para adicionar páginas, formulários, outros itens do Smartsheet ou conteúdo externo da Web. 
2. Crie funções conforme a necessidade. Duas funções aparecem automaticamente: 
   • Os administradores de portfólio podem editar todos os itens do portfólio. Os administradores do portfólio abrangem todos os líderes principais e adicionais do programa do Control Center. Você pode editar essas configurações no Control Center. 
   • Os usuários do portfólio podem visualizar os projetos com os quais estão compartilhados na lista de projetos.
3. No canto superior direito da tela, selecione Publicar. 

Agora, sua equipe pode usar o WorkApp de portfólio. 

Pontos importantes

• Os WorkApps de projeto têm a mesma estrutura dos blueprints de projeto. Não é possível modificar páginas e funções do blueprint dentro do projeto. Os itens com um ícone de cadeado indicam páginas e funções definidas em seu blueprint. 
• Se você for o proprietário do projeto ou um líder adicional, poderá adicionar páginas e funções a um projeto individual.
• Não é possível criar funções com permissões que excedem as do blueprint. Por exemplo, se um blueprint possibilitar permissões de visualizador e ocultas em uma planilha de orçamento, não será possível criar uma função em um projeto com permissões de editor na mesma planilha de orçamento.
• A exibição padrão da página no blueprint só será levada em consideração quando novos projetos forem criados. Projetos antigos não têm exibições de página aplicadas a eles.
• Na página da lista de projetos de portfólio do WorkApp, é possível pesquisar projetos por nome de projeto ou filtrá-los com base no nome ou no proprietário do blueprint.